Kassenführung: Das ist bei der Buchführung steuerlich zu beachten

Richtige Kassenführung hilft nicht nur bei der Betriebsprüfung
Aktualisiert am: 12.01.2018

Kassenzettel, Quittungen, Bareinnahmen und -ausgaben sind für viele Unternehmer das tägliche Brot. Beim Buchen geht es manchmal heiß her – und gerade deshalb sollte man einen kühlen Kopf bewahren. Warten Sie nicht die nächste Betriebsprüfung oder die seit 1.1.2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau ab, bei der sich zeigt, ob Sie Ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachgekommen sind; lesen Sie stattdessen gleich nach, wie Sie bei der Kassenführung alles richtig machen.

Neuregelungen zur Kassenführung beachten

Auf Unternehmen mit bargeldintensiven Geschäften kommen steuerlich unruhige Zeiten zu. Denn aufgrund des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ dürfen künftig strengere und häufigere Überprüfungen durch das Finanzamt stattfinden. Hier vorab die wichtigsten Infos zu diesem Gesetz:

  • Seit 23.12.2016: Das Gesetz sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind.
  • Seit 1.1.2018: Das Gesetz erlaubt dem Finanzamt einen unangekündigten Besuch zur Kassen-Nachschau. Dieses neue Prüfverfahren dient der zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte durch Auslesen und Auswertung der Kassendaten.
  • Ab 1.1.2020: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Einrichtung muss aus den drei folgenden Bestandteilen bestehen: Aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Dadurch werden Kasseneinnahmen mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und können später nicht mehr unerkannt verändert werden,
  • Ab 1.1.2020: Für jeden Kunden muss bei Nutzung einer elektronischen Kasse ab 1.1.2010 ein Beleg erstellt und zur Verfügung gestellt werden.
  • Ab 1.1.2020: Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme melden.

Praxis-Tipp: Offene Ladenkassen weiterhin erlaubt

Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also steuerlich zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse einzusetzen. 

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Steuer-1x1 zur ordnungsmäßigen Kassenführung

Durch das neue Gesetz sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten.

Bis zu dieser neuen gesetzlichen Regelung ließ die Finanzverwaltung Ausnahmen zu. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben „sollten“ täglich festgehalten werden.

Insbesondere in folgenden Fällen war es deshalb nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich auf den neuesten Stand gebracht wurde:

  • Kassengeschäfte fallen nur nebenbei an und betragen einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz.
  • Die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst oder die Aufzeichnungen erfolgen bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr.

Konnten Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am selben Tag gebucht werden, konnte dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann musste aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) klar hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hatte.

Praxis-Tipp: BMF regelt Ausnahmen in neuem BMF-Schreiben

Trotz des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ muss es weiterhin Ausnahmen vom Grundsatz, die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festzuhalten, geben. Für welche Fälle weiterhin Ausnahmen zu diesem Grundsatz gelten, wird ein aktualisiertes Schreiben des Bundesfinanzministeriums ausführen, dass sich nach Auskunft der Pressestelle des Bundesfinanzministeriums bereits in Bearbeitung befindet.

Beispiel: Kassenführung in Filialen
Die Kasseneinnahmen einer Filiale wurden durch einen Fahrer nach Geschäftsabschluss abgeholt und am folgenden Tag in der Zentrale abgeliefert und können erst dann gebucht werden.

Kassenführung mit Einzelaufzeichnung

Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen:

  • Gegenleistung
  • Inhalt des Geschäfts
  • Name oder Firma des Vertragspartners

In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall bei der Kassenführung einzeln aufzuzeichnen:

  • Hotel- und Beherbergungsgewerbe. Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können.
  • Autoreparaturwerkstätten. Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen.
  • Restaurants und Gaststätten. Hier sind die Vertragspartner für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen namentlich bekannt.
  • Freiberufler und HandwerkerHier sind die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt.
  • Taxigewerbe. Einnahmen aus einzelnen Taxifahrten.

Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung bei der Kassenführung

Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesondere die Kassenführung im Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen und Gaststätten.

Achtung: Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, also nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen.

Erkennbarkeit von Veränderungen

Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss

  • der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben,
  • erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Kassenführung: Kassenbuchpflicht bei Einnahmen-Überschussrechnung

Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch die Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, sind grundsätzlich nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto.

Aber auch Unternehmer mit EÜR können zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet sein. So müssen bargeldintensive Betriebe ein detailliertes Kassenkonto oder Kassenbuch führen. Der Grund: Ergeben sich die Einnahmen fast ausschließlich aus Bargeschäften, sind diese die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer. Deshalb müssen für die Berechnung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen gemacht werden. Da es sich um Bareinnahmen handelt, müssen Sie grundsätzlich die für Kasseneinnahmen geltenden Aufzeichnungspflichten bei der Kassenführung erfüllen.

Auch wenn Betriebe mit EÜR kein Kassenbuch führen, müssen sie die einzelnen Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet aufbewahren. Normalerweise sind das die fortlaufend nummerierten Belege einer Registrierkasse. Sind diese Aufzeichnungen aus der Kassenführung nicht vorhanden, darf das Finanzamt die Höhe der Bareinnahmen schätzen.

Kassenführung: Mittel zur Erfassung

Unabhängig davon, welches Kassensystem Sie verwenden, gilt: Änderungen, die nach der Buchung vorgenommen werden, müssen feststellbar sein. Nur dann sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über die Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.

1. Kassenführung mit Kassenberichten

Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn bei der Kassenführung die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern:

  • Das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt.
  • Das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben.
  • Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt.

So erstellen Sie den Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse

  • Ermitteln Sie den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, indem Sie das in der Kasse vorhandene Geld zählen. Tragen Sie die Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht ein.
  • Übernehmen Sie den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortags. Dieser Betrag ist vom Kassenbestand bei Geschäftsschluss abzuziehen.
  • Die Betriebsausgaben, die Transite in die Hauptkasse, die Zuführungen zur Bank, die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie per Beleg nachweisen. Soweit Fremdbelege fehlen, muss der, der die Kasse führt, Eigenbelege fertigen und mit Datumsangabe unterzeichnen. Die Privateinlagen sind zu mindern, die übrigen Beträge hinzuzufügen.
  • Fügen Sie dem Kassenbericht täglich ein Zählprotokoll bei und stützen Sie so die Richtigkeit des ausgewiesenen Kassenbestandes am Geschäftsschluss. Lassen Sie das Zählprotokoll vom Geschäftsinhaber oder von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit der Kassenzählung unterschreiben.

2. Kassenführung mit Kassenbüchern, die Computerprogramme erstellen

Vielfach werden Kassenaufzeichnungen in Kassenbüchern vorgenommen, die durch Computerprogramme wie z. B. Lexware Kassenbuch gefertigt worden sind. Auch sie müssen die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung erfüllen.

3. Kassenführung mit Registrierkassen

In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.

4. Kassenführung mit PC-Kassensystemen

Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist die Speicherfähigkeit von PC-gestützten Kassen nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.

Kassenführung: Aufbewahrung und Vorlage der Aufzeichnungen

Geschäfte mit wechselnden Kunden: Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Zahlungen in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet.

Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen Sie entweder als

  • Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) oder
  • sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)

i. d. R. 10 Jahre aufbewahren.

Kassenaufzeichnungen:  Für Betriebe, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege müssen Sie hingegen aufbewahren.

Aufbewahrung von Notizzetteln:  Ein in der Praxis umstrittenes Thema, das meist bei Betriebsprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie die Notizen aufbewahrt haben und anhand dieser Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.

Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften:  Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Verhaltensknigge zur Kassen-Nachschau ab 1.1.2018

Seit 1.1.2018 kann es tatsächlich passieren, dass es bei Ihnen in der Firma klingelt und ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür steht und den Zugang zu Ihren Kassen fordert. Diese Kassen-Nachschau wurde durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ eingeführt und soll es dem Finanzamt ermöglichen, Unstimmigkeiten bei der Kassenführung umgehend und zeitnah zu klären.

Sollte tatsächlich ein Prüfer des Finanzamts zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau in Ihrem Betrieb erscheinen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Bitten Sie den Prüfer herein und behandeln Sie ihn zuvorkommend.
  • Lassen Sie sich seinen Dienstausweis zeigen und notieren Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten.
  • Bitten Sie den Prüfer um Geduld, weil Sie ohne Zustimmung Ihres Steuerberaters keine Kassendaten ausgeben möchten.
  • Informieren Sie Ihren Steuerberater und klären Sie, ob dieser die Kassen-Nachschau vor Ort betreuen kann.
  • Sollte der Steuerberater keine Zeit haben, lassen Sie den Prüfer an Ihre Kasse ran.
  • Alle Ausdrucke und Dateien, die der Prüfer beim Auslesen der Kasse erhält, sollten Sie 1 : 1 auch für sich behalten. Nur damit können Sie bei Feststellungen konkret auf die Mängel des Prüfers reagieren.
  • Bei einer Kassen-Nachschau darf der Prüfer niemals Geld für mögliche Steuernachzahlungen von Ihnen fordern. Sollte er das dennoch tun, sollten Sie die Polizei informieren. Denn dann handelt es sich bei dem Prüfer um einen Betrüger und nicht um einen Prüfer des Finanzamts. Solche Fälle wurden bereits bei Einführung der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau bekannt.

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