Kundeninsolvenz absichern und Zahlungsausfälle verhindern

Mit Liquiditätsprüfung Zahlungsausfälle verhindern
Aktualisiert am: 28.08.2015

Material gekauft, viel Arbeit investiert, Auftrag ausgeführt – und dann meldet der Kunde Insolvenz an. Diesen „Fehler“ machen viele Unternehmer nur einmal, weil er schnell auch das eigene Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten bringt. Aber auch wenn man sich absichert und beispielsweise Materialkosten vom Kunden vorfinanzieren lässt, schmälern Zahlungsausfälle durch mangelhafte Kundensolvenz den Gewinn. Dieses Risiko können Sie verringern, wenn Sie die Liquidität des Kunden im Vorfeld prüfen – und sich für den Fall der Fälle absichern.

Kunden im Vorfeld eines Auftrags prüfen

Wenn Sie mit einem neuen Kunden ins Geschäft kommen möchten, sollten Sie sich vorab ein Bild von seiner Zahlungsfähigkeit machen. Um an die entsprechenden Informationen zu kommen, gibt es mehrere Quellen.

Bei Geschäftskunden können Sie auf www.insolvenzbekanntmachungen.de nachsehen, ob gegen die Firma ein Insolvenzverfahren anhängig ist. Ein Verfahren bedeutet zwar nicht zwangsläufig, dass Sie kein Geld erhalten, aber das Risiko ist dann sehr groß.

Bei Privatkunden können Sie auf http://www.vollstreckungsportal.de prüfen, ob ein Kunde eine Vermögensauskunft (z. B. Offenbarungseid, eidesstattliche Versicherung) abgegeben hat. Um an die Informationen zu gelangen, müssen Sie sich registrieren und einen Grund für Ihr Ersuchen angeben, z. B.  dass Ihnen finanzielle Nachteile drohen, wenn Sie keine Informationen erhalten. Jede Auskunft kostet 4,50 EUR.

Alternativ können Sie von Ihren Kunden auch eine aktuelle Selbstauskunft verlangen. Diese ist für ihn und damit auch für Sie kostenlos. Einträge im Vollstreckungsportal gibt es seit Anfang 2013. Frühere Einträge sind im Schuldnerverzeichnis des Vollstreckungsgerichts (i.d.R. das Amtsgericht am Wohnort des Kunden) gelistet.

Darüber hinaus können Sie auch eine Bankauskunft verlangen. Diese informiert Sie detailliert über die wirtschaftlichen Verhältnisse, die Zahlungsfähigkeit und die Bonität eines Kunden. Auch hier müssen Sie ein berechtigtes Interesse nachweisen, z. B.  dass Sie mit dem Kunden ein Geschäft abschließen möchten. Bei Geschäftskunden erhalten Sie die Bankauskunft in jedem Fall – es sei denn, er hat der Bank gegenüber ausdrücklich widersprochen. Das ist unüblich und meist ein Warnzeichen. Seien Sie misstrauisch und fragen Sie den Kunden nach dem Grund, bevor Sie weiter verhandeln. Von Privatkunden erhalten Sie eine Bankauskunft nur, wenn diese ausdrücklich zustimmen. Sie können z. B.  bei den Vertragsverhandlungen mit dem Kunden die Zustimmung schriftlich einfordern. Sie müssen mit Kosten von ca. 20 EUR je Auskunft rechnen; in einigen Fällen werden zusätzlich Jahresbeiträge fällig.

Auch Auskunfteien wie z. B.  Creditreform, Bürgel, Hoppenstedt oder die Schufa liefern Informationen zu Zahlungsfähigkeit und -verhalten von Geschäfts- und Privatkunden. Je nach Anbieter muss man Jahresbeiträge von mehreren Hundert Euro sowie eine Gebühr je Abruf zahlen. Online-Anbieter sind oft preiswerter, verfügen häufig aber auch nicht über so umfangreiche Daten bzw. Informationen zu Unternehmen.

Diese Informationen helfen Ihnen bei der Beurteilung der Kundensolvenz

Recherchen über Portale, Bank oder Auskunfteien haben den Nachteil, dass Sie sich auf sekundäre Quellen verlassen müssen. Versuchen Sie daher auch selbst, Informationen über aktuelle und potenzielle Kunden zu bekommen. Hinweise auf bereits bestehende bzw. mögliche Schwierigkeiten können sein:

  • (Mehrfacher) Wechsel der Geschäftsführung
  • (Mehrfacher) Standortwechsel
  • (Mehrfacher) Wechsel der Bankverbindung
  • Häufigere Wechsel in Führungspositionen
  • Verweigerung der Zahlung per Lastschrift
  • Keine Zustimmung zur Bankauskunft
  • Kunde stammt aus einer risikoträchtigen Branche, z. B.  mit hoher Konjunkturanfälligkeit oder starkem Wettbewerb, etwa Maschinenbau oder Bauwirtschaft.
  • Güte des bisherigen Zahlungsverhaltens verschlechtert sich, z. B.  vermehrt unpünktliche Zahlungen statt fristgerechtem Rechnungsausgleich
  • (Mehrfache) Fragen nach Konditionsänderungen (außerhalb von Preisverhandlungen), z. B.  längere Zahlungsziele, Stundungen
  • Kunde zieht kein Skonto mehr, sondern nutzt volle Zahlungsziele. Möglicher Hinweis darauf, dass ihm Geld für die kurzfristige Begleichung von Schulden fehlt.
  • Nicht nachvollziehbare Veränderungen in der Geschäftstätigkeit des Kunden, z. B.  Schließung von Filialen ohne Angabe von Gründen, Entlassung von Mitarbeitern in größerem Stil, Kurzarbeit.
  • Kunde investiert nicht mehr in neue Anlagen/Produktenwicklungen.
  • Niedrige bzw. rückläufige Auslastung, Verschlechterung der Geschäftslage, z. B.  durch Auftragsverluste wegen dynamischerer Wettbewerber
  • Reduziert Ihr Kreditversicherer den Höchstbetrag der Versicherung eines Kunden oder erhöht er die Prämie, stuft er die Bonität des Kunden i.d.R. schlechter ein. Solche Veränderungen sind ein Warnsignal und Sie sollten sofort Maßnahmen einleiten.

Zwar können Sie nicht immer alle genannten Punkte beurteilen, da Sie nicht in jedem Fall an die notwendigen Informationen gelangen, gerade bei Neukunden. Aber zu vielen der genannten Punkte erhalten Sie (je nach Gesellschaftsform) Informationen z. B.  über Handelsregister / Bundesanzeiger, Internetseite des Kunden, Pressemitteilungen, Auskunfteien, Geschäftspartnern oder befreundete Firmen. Entscheidend ist dabei immer das Gesamtbild, das sich aus den zur Verfügung stehenden Informationen ergibt und das Sie genau beurteilen sollten. 

Unterziehen Sie auch Bestandskunden einer jährlichen Prüfung. Schließlich ändert sich das wirtschaftliche Umfeld schnell und auch bislang gute Kunden können Probleme bekommen. Ihr Vorteil: Bei Bestandskunden sind Sie nicht nur auf Angaben Dritter angewiesen, sondern können viele Sachverhalte auf Grund eigener Erfahrung selbst beurteilen.

Nicht alle Kunden gleich intensiv prüfen

Die Prüfung von Kunden auf ihre Zahlungsfähigkeit ist aufwendig und teuer. Sie sollten daher nicht jeden Kunden gleich intensiv prüfen. Teilen Sie Ihre Kunden in A-, B- und C-Kunden ein. A-Kunden sind Kunden mit großem Kauf-/Auftragsvolumen, B-Kunden sind Kunden mit mittlerem Auftragsvolumen. C-Kunden kaufen meist nur wenig. Je höher der Umsatz mit einem Kunden, desto mehr Aufwand sollten Sie betreiben – und umgekehrt.

Tipp: Falls möglich, sollten Sie statt dem Umsatz den Deckungsbeitrag (Umsatz - variabler Kosten) als Entscheidungskriterium verwenden, da Sie so gleichzeitig eine Aussage zur Profitabilität des Kunden erhalten. Ein hoher Umsatz bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Kunde für Sie einen hohen Wert hat – etwa, wenn der Deckungsbeitrag sehr niedrig ist.

Erstellen Sie ein Kundenprofil

Erstellen Sie ein Risikoprofil für A- und größere B-Kunden, bevor Sie mit ihm einen Vertrag abschließen und setzen Sie abhängig von Ihrer Einstufung gezielt Maßnahmen zur Absicherung Ihrer Forderungen ein. Ein Beispiel, wie Sie dies umsetzen können, sehen Sie in der Abbildung 1 (Hinweis zum : Tätigen Sie Eingaben nur in Zellen mit blauer Schrift. Zellen mit schwarzer Schrift können Formeln enthalten, deren Überschreiben die Datei unbrauchbar machen kann).

Abb. 1: Excel-Tool zur Ermittlung des Kundenprofils (Auszug)

Maßnahmenauswahl zur Absicherung von Forderungsausfällen

Was Sie immer tun sollten, auch wenn ein Kunde aus Ihrer Sicht eine sehr gute Einschätzung hat, ist die Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts bis zur vollständigen Bezahlung der Ware. Das berechtigt Sie, z. B. im Fall einer Insolvenz des Kunden, Ihr Eigentum zurückverlangen zu können. Außerdem sollten Sie grundsätzlich versuchen, möglichst Barzahlung, Vorkasse oder Nachnahme durchzusetzen. Sind diese Alternativen nicht möglich, sollten Sie auf Erteilung einer (Firmen-)Lastschrift bestehen. Bei größeren, länger laufenden Vorhaben, bei denen Sie in Vorleistung gehen müssen, sollten Sie Teilzahlungen mindestens in Höhe dieser Vorleistungen verlangen.

Bei Kunden, von denen Sie glauben, dass es Probleme geben kann, können Sie versuchen, sich über einen Bürgen abzusichern. Da es in der Praxis häufig schwierig ist, Bürgen zu finden, lässt sich eine Forderungsausfallversicherung abschließen. Der Versicherer prüft den Kunden und errechnet anhand mehrerer Faktoren, wie solvent ein Kunde ist und kalkuliert eine Prämie. Je höher das Risiko, desto höher die Prämie. Sie können versuchen, die Prämie direkt dem Kunden mit dem Angebot zu belasten (möglichst ohne die Prämie separat auszuweisen) oder Sie „verteilen“ die Prämie im Rahmen Ihrer Kalkulation auf alle Kunden bzw. Produkte. Auch zu den Maßnahmen, die einen Kunden betreffen, können Sie im unteren Teil des Tools Eingaben tätigen.

Tipp: Die Erfahrungen zeigen, dass Kunden mit latenten Zahlungsproblemen ihre Situation oft realistisch einschätzen. Werden sie mit dem Sachverhalt konfrontiert – etwa, weil Sie über eine Auskunftei Hinweise erhalten haben – sind sie meist schnell bereit, sich auf Zahlungsarten wie Vorkasse oder Nachnahme einzulassen.

Bei Insolvenzgefahr: Auftrag auch mal ablehnen

Wenn Sie sich trotz aller Maßnahmen weiter unsicher sind oder Sie das Gefühl haben, dass es mit einem Kunden Probleme geben kann, sollten Sie im Zweifel auch auf einen Auftrag verzichten. Denn kommt es später zu Zahlungsproblemen, gehen Sie u.U. vollständig leer aus, haben aber selbst schon Geld ausgegeben, um den Auftrag erledigen zu können.

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