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Was muss ich bei der Einstellung von Minijobbern beachten?

Das müssen Sie beim Minijob beachten: Wichtiges zum Arbeitsvertrag
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 13.02.2019

Fast jedes Unternehmen beschäftigt Minijobber. Sie helfen aus, wenn Not am Mann ist, oder übernehmen Tätigkeiten für die sich kein Vollzeitjob lohnt. Doch Minijobs müssen ganz bestimmte Voraussetzungen erfüllen, sonst ist eine Abrechnung als Minijobber ausgeschlossen. Hier finden Sie alles Wichtige auf einen Blick.

Minijobber einstellen: Grundregeln

  • Der Mitarbeiter verdient regelmäßig höchstens 450 EUR pro Monat.
  • Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt.
  • Für den Arbeitgeber fallen 2018 Pauschalabgaben in Höhe von rund 31 % an, darunter Krankenversicherung 13 %, Rentenversicherung 15 %, Lohnsteuer 2 %. Dazu kommen geringfügige Umlagen für Lohnfortzahlung, Schwangerschaft und Insolvenz (derzeit insgesamt ca. 1,2 %) sowie ein individueller Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung.
  • Minijobber zahlen einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, wenn sie sich nicht ausdrücklich von dieser Pflicht befreien lassen.

Arbeitsrecht wie bei allen anderen Mitarbeitern

Minijobber sind Teilzeitbeschäftigte und so zu behandeln wie jeder andere Mitarbeiter auch. Der Minijobber hat anteilig dieselben Ansprüche auf Urlaub, Weihnachtsgeld, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und für Feiertage. Anders als andere Beschäftigte erhält er aber, wenn er länger als 6 Wochen krank ist, kein Krankengeld von der Krankenkasse. Für Minijobber gelten die ganz normalen Regeln der Kündigung. Müssen Sie nach Tarif bezahlen, muss auch der Minijobber Tariflohn bekommen. Sie dürfen ihn nicht anders behandeln, weil er nur aushilft.

Tipp: Schriftlicher Arbeitsvertrag
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter finden und diesen als Minijobber einstellen, schließen Sie am besten auch mit diesem einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Damit können Sie im Streitfall beweisen, was Sie ausgehandelt haben.

Minijobber müssen Mindestlohn erhalten

Der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 EUR gilt auch für Minijobber. Ausnahmen bestehen nur für wenige Personengruppen wie z. B. bestimmte Praktikanten und Minderjährige ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet genaue Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu führen.

Achtung: Ab dem 1. Januar 2020 wird der Mindestlohn auf 9,35 EUR angehoben. In diesem Zuge müssen Sie darauf achten, dass die 450 EUR-Grenze nicht überschritten wird. Sonst wird das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig. Eine mögliche Lösung könnte in so einem Fall die Reduzierung der Arbeitszeit sein. Der Arbeitsvertrag muss dann natürlich entsprechend geändert werden.

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Minijobber einstellen: Grenze 450-EUR/Monat, 5.400 EUR/Jahr

1.   Höchstens 450 EUR pro Monat

Bei einem fixen Monatsentgelt ist die Rechnung einfach

Der Minijobber darf durchschnittlich höchstens 450 EUR pro Monat verdienen. Für die 450-EUR-Grenze sind alle Zahlungen relevant, die Sie dem Minijobber in 12 Monaten voraussichtlich zahlen. Dazu gehört z. B. auch ein Weihnachtsgeld. Alles in allem darf er in einem Jahr also höchstens 5.400 EUR verdienen. Bleibt es bei einem Jahresentgelt von höchstens 5.400 EUR, darf das Monatsentgelt auch höher als 450 EUR sein. Steht von vornherein fest, dass der Minijobber keine 12 Monate beschäftigt wird, ist die Jahresgrenze anteilig herunterzurechnen.

Beispiel: Weihnachtsgeld einrechnen
Ihr Mitarbeiter verdient jeden Monat 450 EUR. Wie alle Mitarbeiter erhält er ein Weihnachtsgeld in Höhe eines halben Monatsverdienstes.

Das ist kein Minijob, weil der Mitarbeiter durch das Weihnachtsgeld regelmäßig mehr als 450 EUR pro Monat verdient.

Ausnahmsweise darf die Jahresentgeltgrenze von 5.400 EUR überschritten werden, wenn es auf einem unvorhersehbaren Überschreiten der 450 EUR Grenze in höchstens 3 Monaten beruht.

Beispiel: Unvorhersehbares Überschreiten
Gelegentlich und unvorhersehbar ist z. B. das Überschreiten wegen Krankheitsvertretung. Ein Einsatz als Urlaubsvertretung ist dagegen vorhersehbar und daher nicht erlaubt.

Bei schwankendem Entgelt müssen Sie schätzen

Fällt der monatliche Verdienst voraussichtlich unterschiedlich aus, weil der Minijobber je nach Arbeitsanfall mehr oder weniger arbeiten soll, müssen Sie das durchschnittliche Entgelt schätzen.

Ein Minijob liegt dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter nach Ihrer Hochrechnung in 12 Monaten höchstens 5.400 EUR verdient. Der Minijob endet, sobald die 5.400 EUR überschritten werden. Vorsicht: Bei erheblichen Schwankungen ist kein Minijob möglich. Beispiel: Ein Minijob ist z. B. ausgeschlossen, wenn Ihr Mitarbeiter einige Monate Vollzeit arbeitet und den Rest des Jahres so wenig, dass er unter dem Jahresgrenzwert bleibt.

2.   Weitere Beschäftigungen

Hat Ihr Minijobber noch andere Beschäftigungen, müssen Sie aufpassen.

Keine Hauptbeschäftigung: mehrere Minijobs

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er grundsätzlich mehrere Minijobs bei mehreren Arbeitgebern haben. Aber: Er darf in allen Minijobs zusammen nicht mehr als 450 EUR im Monat verdienen. Beträgt sein Entgelt insgesamt mehr als 450 EUR werden alle Jobs versicherungspflichtig und dürfen nicht mehr als Minijob abgerechnet werden.

Eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hat keine Auswirkung auf den Minijob bei Ihnen.

Hauptbeschäftigung: nur 1 Minijob möglich

Hat der Minijobber bei einem anderen Arbeitgeber eine normale Hauptbeschäftigung, darf er bei Ihnen als Minijobber arbeiten. 1 Minijob neben der Hauptbeschäftigung ist erlaubt.

Achtung: Als versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung gelten z. B. auch eine betriebliche Berufsausbildung oder der Bezug von Vorruhestandsgeld.

Einer Ihrer Stammmitarbeiter kann bei Ihnen als Arbeitgeber keinen Minijob annehmen, auch nicht in einem anderen Ihrer Betriebe. Übernimmt z. B. Ihr Produktionshelfer neben seiner Hauptbeschäftigung für Ihren Betrieb die Hausmeistertätigkeiten, kann er die Hausmeisterarbeit nicht als Minijob erledigen.

Elternzeit- oder Arbeitslosengeldbezug: mehrere Minijobs erlaubt

Bezieher von Arbeitslosengeld I und II dürfen mehrere Minijobs bis zur 450-EUR-Grenze haben. Allerdings wird ihnen der Verdienst, der über den jeweiligen Freibetrag hinausgeht auf das Arbeitslosengeld angerechnet.

Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen sogar einen Minijob bei Ihrem Hauptarbeitgeber haben.

Studenten

Für den Minijob während des Studiums gelten die ganz normalen Minijob-Regeln.

Achtung: Unbedingt Fragebogen ausfüllen lassen
Auf der Website der Minijob-Zentrale steht ein spezieller Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte zum Download bereit. Lassen Sie diesen von Ihrem Bewerber ausfüllen und nehmen Sie ihn zu den Personalunterlagen.

Minijobber einstellen: Rentenversicherungsbeitrag

Neben dem pauschalen Rentenversicherungsbeitrag, den Sie als Arbeitgeber tragen, muss der Minijobber aus seinem Verdienst zusätzlich einen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Dieser entspricht dem Unterschied zwischen Ihrem Pauschalbeitrag und dem normalen Rentenbeitrag. 2018 sind das 3,6 %.

Bei Rentnern mit Minijobs gelten grundsätzlich die allgemeinen Regeln. Nur Rentner, die eine Vollrente wegen Alters beziehen und Ruhestandsbeamte sind nach Erreichen der Regelaltersgrenze rentenversicherungsfrei und müssen deshalb keinen eigenen Rentenversicherungsbeitrag zahlen. Der pauschale Beitrag des Arbeitgebers fällt auch bei ihnen an.

Der Minijobber kann sich vom eigenen Rentenbeitrag befreien lassen

Für Ihren Minijobber kann sich der Eigenbeitrag durchaus lohnen, z. B. um Wartezeiten in der Rentenversicherung aufzufüllen. Beurteilen kann das nur ein Rentenfachmann im Einzelfall. Möchte er keinen Eigenanteil zahlen, kann er sich von dieser Beitragspflicht befreien lassen.
Das geht so: Er reicht einen schriftlichen Befreiungsantrag bei Ihnen ein. Sie informieren innerhalb von 6 Wochen die Minijob-Zentrale, indem Sie bei der Sozialversicherungsmeldung bei Rentenversicherung die Beitragsgruppe 5 angeben. Den Antrag nehmen Sie - versehen mit dem Eingangsdatum zu Ihren Abrechnungsunterlagen. Sie benötigen ihn als Beleg für zukünftige Sozialversicherungsprüfungen.

Der Minijobber kann sich auch im laufenden Arbeitsverhältnis noch von der Beitragspflicht befreien lassen.

Bei alten Minijob-Verträgen bestehen Besonderheiten

Für Minijob-Verträge, die schon vor dem 1.1.2014 bestanden haben, gilt altes Recht. Dieser Minijobber wird nur rentenversicherungspflichtig, wenn Sie sein Entgelt auf über 400 EUR erhöhen. Auch er kann sich dann von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. 

Tipp: Auf der Website der Minijob-Zentrale finden Sie Informationen und den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.

Praxis-Beispiel: Unterschiedlicher Verdienst im Minijob

Ihr neuer Minijobber soll je nach Arbeitsanfall unterschiedlich eingesetzt werden. Von April bis Oktober soll er auf je 300 EUR, von November bis März auf 500 EUR kommen. Liegt ein Minijob vor?

Lösung: Es ist ein Minijob. Von April bis Oktober verdient Ihr Mitarbeiter insgesamt 2.100 EUR (300 x 7). Von November bis März kommen 2.500 EUR (500 x 5) dazu. Damit beträgt sein Verdienst in 12 Monaten 4.600 EUR. Er bleibt damit unter der Jahresgrenze von 5.400 EUR.

Alternative: Ihr Minijobber soll nur von November bis März beschäftigt werden und in dieser Zeit 500 EUR monatlich verdienen.

Lösung: Das ist kein Minijob. Da die Beschäftigung von vornherein auf weniger als 12 Monate ausgerichtet ist, ist von einer anteiligen Jahresgrenze auszugehen. Für die 5 Beschäftigungsmonate beträgt sie 2.250 EUR (450 x 5). Diese ist eindeutig überschritten.


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