Wie plane ich ein Projekt richtig?

Leitfaden: Projekte erfolreich und richtig planen
Aktualisiert am: 02.09.2015

Ein gescheitertes Projekt kann größere Probleme bereiten. Es schadet der Firmenkasse, den Kunden und dem Ruf der Beteiligten. Doch wenn Sie ein Projekt gut vorbereiten und den Verlauf sorgfältig planen, werden Sie Erfolg auf der ganzen Linie haben. Dazu gehört, dass Sie von A wie „Auftrag“ bis Z wie „Ziel“ alles im Griff haben.

Vorbereitung und Planung eines Projekts

Nehmen Sie sich für Vorbereitung und Planung ausreichend Zeit. Die Regel: 25 bis 35 % der voraussichtlichen Projektgesamtdauer sollten Sie für die Planung aufwenden. Denn je klarer Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen beschrieben sind, desto einfacher und schneller lässt sich das Projekt später umsetzen. Desto geringer ist auch das Risiko, dass Fehler oder Engpässe auftreten.

  • Bei externen Projekten/Aufträgen: Klären Sie mit dem Auftraggeber genau, was er sich wünscht, welche Anforderungen er an einen Auftrag hat, etwa den Bau einer großen Maschine nach individuellen Kundenwünschen.
  • Bei internen Projekten: Formulieren Sie genau, was Sie erreichen möchten, zum Beispiel ein Qualitätsmanagement-System einführen oder die Kundenbetreuung verbessern.
  • Konkretisieren Sie das Projektziel nach und nach. Am besten eignen sich dazu ein Lasten- und ein Pflichtenheft, die immer wieder abgeglichen werden.

    • Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber genau das gewünschte Ergebnis.
    • Im Pflichtenheft beschreibt der Aufragnehmer, was er konkret erstellt.

Erstellen Sie auch für interne Projekte ein Pflichtenheft, um Missverständnisse und  Fehlinterpretationen zu vermeiden.

  • Erstellen Sie eine Planung mit Aussagen zu

    • Ressourcen (Personal, Fremdleistungen, Maschinenbedarf,  Sachmittel),
    • Budgets,
    • Meilensteinen und Terminen.

  • Unterteilen Sie das Projekt wenn nötig in kleinere Arbeitspakete, um einen besseren Überblick zu erhalten und eine genauere Planung und Steuerung vornehmen zu können.
  • Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ausreichend befähigt sind. Qualifizieren Sie sie bei Bedarf (und wenn noch ausreichend Zeit vorhanden ist) weiter. Ansonsten sollten Sie Leistungen von Dritten zukaufen.
  • Ernennen Sie einen Projektleiter, wenn Sie nicht selbst diese Aufgabe übernehmen, und stellen Sie ein Projektteam zusammen, das das Projekt umsetzen soll.
  • Prüfen Sie auch vorhandene Risiken, zum Beispiel fehlende Ressourcen, ungenügendes Fachwissen, fehlende technische Möglichkeiten, Engpässe bei Fremdleistern oder mögliche Auswirkungen bei Terminüberschreitungen, etwa Konventionalstrafen oder Kundenverluste.
  • Bei starken Unsicherheiten: Versuchen Sie, einen Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen und die Termine in Absprache mit dem Kunden möglichst nach hinten zu schieben. Vermeiden Sie Zusagen, die Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht werden einhalten können.
  • Führen Sie eine Wirtschaftlichkeits- bzw. Kosten-Nutzen-Betrachtung durch. Bei externen Projekten: Ziehen Sie von den Erlösen die Kosten ab, und prüfen Sie, ob noch ausreichend Gewinn verbleibt.
  • Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang das Projekt Ihre Liquidität zumindest zeitweise belastet. Bei den meisten Projekten fallen in der Startphase mehr Ausgaben als Erlöse an. Sorgen Sie dafür, dass ausreichende Mittel bereitstehen, indem Sie etwa mit der Bank über eine Ausweitung des Kontokorrents oder mit dem Auftraggeber über eine höhere Anzahlung verhandeln.
  • Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, der die zentralen Aufgaben und Arbeitspakete mit Terminen und wenn möglich Ressourcen- und Kostenbedarf enthält. Weisen Sie die Mitarbeiter den Aufgaben und Arbeitspakten zu.
  • Legen Sie fest, in welcher Form und in welchen Abständen Sie über den Stand des Projekts informiert werden möchten, beispielsweise wöchentliche schriftliche Statusberichte, monatliche Projektberichte und Kennzahlen.
  • Erstellen Sie einen Projektauftrag, der alle wichtigen Punkte noch einmal festhält: Kunde, Projektbezeichnung, Ziele, Termine, Budgets, Ressourcen.
  • Legen Sie auch fest, mit wem und wie Sie sich abstimmen wollen.

Ergebnis: Nach dieser Vorarbeit liegen Ihnen nun ein Projektauftrag und ein vollständiger Projektplan vor: mit allen wichtigen Inhalten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Budgets, dem Projektteam sowie dem sonstigen Ressourcenbedarf.

Stimmen Sie den Plan mit dem Auftraggeber ab. Dann starten Sie mit der Umsetzung.

Werkzeuge und Methoden für die Projektdurchführung

Neben den Arbeiten für die eigentliche Projektumsetzung, etwa den Bau von Möbeln oder Maschinen, benötigen Sie noch verschiedene betriebswirtschaftliche Instrumente. Sie helfen Ihnen, den Projektverlauf zu überwachen und zu korrigieren:

  • Monatliche Plan-Ist-Vergleiche sowohl für das gesamte Projekt als auch für Arbeitspakete und Meilensteine. Sie sollten für mindestens die folgenden Sachverhalte solche Plan-Ist-Vergleiche anstellen:

    • Umsätze,
    • Kosten,
    • Arbeitsstunden,
    • Fremdleistungen,
    • Termine.

  • In regelmäßigen Teamsitzungen besprechen Sie den Projektfortschritt sowie mögliche Probleme und Maßnahmen.
  • Projektberichte und Kennzahlen zur Ergebnisdarstellung. Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sollten Sie die erreichten Ergebnisse, Abweichungen, eingeleitete Maßnahmen und deren Auswirkungen zumindest in knapper Form schriftlich festhalten und auch mit Kennzahlen arbeiten.
  • Vor allem bei externen Projekten sollten Sie sich regelmäßig mit dem Auftraggeber abstimmen, je nach Projektvolumen und -länge wöchentlich oder monatlich sowie fallweise, wenn Probleme auftreten.

Die Planung von Projekten ist oft mit großen Unsicherheiten behaftet, vor allem bei der Vorausberechnung von Arbeitsstunden und Terminen. So können Sie hier mehr Sicherheit schaffen:

  • Halten Sie sich möglichst exakt an die Vorgaben des Auftraggebers. Fügen Sie keine Arbeiten eigenständig hinzu, und prüfen Sie, ob Sie wirklich an alles gedacht haben.
  • Versuchen Sie, bei den Ressourcen, Budgets und Terminen einen Puffer einzubauen. Bedenken Sie aber, dass die Puffer das Projekt verteuern und Sie dem Auftraggeber eventuell einen höheren Preis nennen müssen.
  • Greifen Sie auf Erfahrungen zurück: Nehmen Sie sich die Abschlussdokumente und Analysen bereits beendeter Projekte zur Hand, und prüfen Sie, ob Sie mit Ihren Planungen und Annahmen in der Vergangenheit richtig lagen. In der Praxis treten vor allem bei der Montage, bei Fehlerprüfungen, Testläufen beim Kunden oder der Einbindung von Software in die EDV-Landschaft von Kunden Probleme auf.

Praxis-Beispiel: Planung eines Software-Projektes

Unternehmer U. entwickelt und verkauft Software. Sie enthält zahlreiche Standard-Module, muss jedoch immer an die Bedürfnisse seiner Kunden angepasst werden. U. plant daher für jede Software-Einführung beim Kunden ein eigenes Projekt.

So geht er vor:

  • Zunächst führt er Gespräche, in denen er mit dem Kunden dessen grundlegende Wünsche ermittelt.
  • Dann analysiert er die beim Kunden vorhandenen Programme. Er will feststellen, welche Teile der Software mit dem System von U. verknüpft werden können.
  • Dann erstellt der Kunde ein erstes Lastenheft mit genauen Spezifikationen.
  • U. entwickelt aus den Vorgaben ein Pflichtenheft, das er ebenfalls noch einmal mit dem Kunden durchgeht und mit dem Lastenheft vergleicht.
  • Sind sich beide Seiten einig, entwickelt U. einen ersten Projektplan mit wichtigen Meilensteinen und überschlägt den voraussichtlichen Ressourcenbedarf (Entwicklungskapazität, Personal, Finanzmittel).
  • Gleichzeitig stellt er ein Projektteam aus 2 bis 3 Personen zusammen.
  • Da U. schon länger im Geschäft ist, gibt es bei den meisten Projekten nur geringfügige Unsicherheiten. Dennoch kann er nicht alle Arbeiten zeitlich absolut genau kalkulieren; immer wieder kommt es bei Tests und Programmzusammenführungen zu Problemen und Verzögerungen. U. setzt daher einen Stundenpuffer von rund 10 % der realistisch geplanten Arbeitsstunden an. Dieser Wert reicht nach seiner Erfahrung fast immer, um noch etwa 12 % Gewinn vor Steuern zu erzielen.
  • Seinen Kunden macht er ein Angebot, das auf den real kalkulierten Stunden basiert. Er behält sich aber vor, dem Kunden auch die 10 % Reserve in Rechnung zu stellen. Mehr als diese 10 % muss der Kunde aber nicht bezahlen.
  • Nimmt der Kunde das Angebot an, erstellt U. den Projektstrukturplan, der alle wichtigen Aufgaben und Arbeitspakete sowie die Termine und die Anteile der Teammitglieder enthält.
  • U. vereinbart mit den Kunden wöchentliche Gespräche über den Projektfortschritt, auftretende Probleme und mögliche Änderungswünsche.
  • Während der Projektlaufzeit spricht er regelmäßig mit seinen Mitarbeitern und erstellt monatlich einen Plan-Ist-Vergleich, in dem er den Status von Arbeitspaketen, Budgets und Terminen prüft.
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