Definition
Was ist eine Mahnung?
Wenn Sie eine Leistung erbringen, geben Sie in der Rechnung üblicherweise ein Zahlungsziel an. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Kunde den ausstehenden Betrag überweisen. Begleicht der Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig, schicken Sie ihm eine Zahlungserinnerung, auch Mahnung genannt. Darin fordern Sie ihn auf, den fälligen Betrag zu entrichten. Auch bei Lieferverzug werden Mahnungen verschickt. Erst wenn der Kunde auch nach Erhalt mehrerer Mahnschreiben nicht reagiert, leiten Sie rechtliche Schritte ein. Der Mahnprozess wird in § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) behandelt.
Das europäische Mahnverfahren gilt hingegen für grenzüberschreitende Forderungen innerhalb der EU (außer Dänemark) und wird in Deutschland zentral vom Amtsgericht Berlin-Wedding geführt. Es basiert auf der EuMahnVO und ähnelt dem deutschen Mahnverfahren. Für Forderungen bis 2.000 EUR gibt es zusätzlich das europäische Verfahren für geringfügige Forderungen.
Info
Was ist das Mahnwesen?
Das Mahnwesen ist laut Definition ein Forderungsmanagement, das alle Maßnahmen umfasst, unbeglichene Zahlungen einzutreiben. Das Mahnwesen verfolgt das Ziel, die Gelder möglichst termingerecht einzutreiben.
Wer darf Mahnungen versenden?
Grundsätzlich darf jeder eine Mahnung schreiben, der berechtigt ist, eine Rechnung auszustellen. Das gilt für:
- Unternehmen
- Freiberufler
- Privatpersonen
Wenn Sie als Privatperson regelmäßig Rechnungen bzw. Mahnungen an Kunden schicken, sollten Sie sich fragen, ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen. Tun Sie das nicht, könnten Sie Ärger mit dem Finanzamt bekommen.
Info
Gründe für einen Zahlungsverzug seitens des Kunden
Letztendlich ist es eine Frage von Fingerspitzengefühl, wie Sie sich Ihren Kunden gegenüber verhalten und wie Sie Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen verfassen. Schließlich möchten Sie ein gutes Verhältnis mit Ihren Kunden beibehalten. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie eine freundliche Mahnung schicken oder durchaus vorher bei dem Schuldner anrufen und in einem persönlichen Gespräch erfragen, was der Grund für die Zahlungsverzögerung ist bzw. warum Sie noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konnten.
Denn dass die Kundschaft nicht pünktlich überweist, kann unterschiedliche Gründe haben:
- Vielleicht liegt ein Buchungsfehler vor und die Rechnung war nicht korrekt?
- Hat der Kunde unter Umständen reklamiert, weil er mit der Leistung nicht zufrieden war?
- Ging die Rechnung eventuell verloren?
- Möglicherweise ist der Kunde krank, im Urlaub oder hat die Rechnung schlichtweg vergessen?
- Zahlungsschwierigkeiten wegen fehlender Liquidität des Kunden können durchaus ein Grund sein.
- Betrügerische Absichten können auch dahinterstecken.
Warum müssen Sie mahnen?
Ein zu spät zahlender Kunde ist für die meisten Unternehmen kein Problem. Wenn dies jedoch öfter geschieht oder mehrere Auftraggeber in Zahlungsverzug geraten, kann das schnell die Liquidität beeinträchtigen. Mit einem gut strukturierten Mahnsystem können Sie dem vorbeugen und Außenstände rechtzeitig eintreiben.
Der Zahlungsverzug eines Kunden beginnt aus rechtlicher Sicht nicht immer automatisch dadurch, dass er seine Rechnung nicht begleicht. Die Mahnung kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Falls Sie im Vertrag oder auf der Rechnung ein genaues Datum für die Zahlung angegeben haben, tritt ohne Mahnung ein Zahlungsverzug ein, wenn der Kunde nicht zum vereinbarten Termin zahlt. Sie müssen also keine weitere Zahlungserinnerung schicken, um beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
Ist jedoch im Vertrag oder auf der Rechnung kein Datum für die Zahlung angegeben, so ist die Rechnung zwar sofort zahlbar. Automatisch wird sie aber erst nach 30 Tagen fällig. Daher kommt der Kunde auch erst dann in Zahlungsverzug, wenn er sie bis dahin nicht begleicht. Falls Sie das Geld früher möchten, müssen Sie eine Mahnung mit Fälligkeitstermin verschicken.
Tipp
Zahlungserinnerung ist übliche Praxis
Rein rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung nicht notwendig, wenn ein Schuldnerverzug bereits vorliegt. Sie könnten dann auch direkt das gerichtliche Mahnverfahren oder das Klageverfahren einleiten. Dennoch ist es die übliche Praxis im täglichen Geschäftsleben, den Kunden an seine Pflicht zu erinnern. Der Grund: Es spart Zeit sowie Kosten. Außerdem stärken Zahlungserinnerungen die Zahlungsmoral, ohne Kunden vor den Kopf stoßen zu müssen.
Info
Private Schuldner müssen gemahnt werden
Handelt es sich um einen privaten Schuldner, können Sie nicht direkt ein Mahn- oder Klageverfahren einleiten. Das BGH-Urteil III ZR 91/07 vom 25.10.2007 entschied, dass diese immer einmal gemahnt werden müssen.
Die mündliche Mahnung
Eine mündliche Mahnung ist zwar möglich, rechtlich sicherer ist jedoch die schriftliche Form – zum Beispiel durch eine Mahnung per E-Mail. Sie haben dann einen schriftlichen Beweis dafür, dass Sie den Kunden gemahnt haben. Im Gegensatz dazu besitzen Sie für ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat keine Beweise. Trotzdem kann es sinnvoll sein, Kunden nach einer schriftlichen Mahnung anzurufen. So haben Sie die Möglichkeit, Missverständnisse zu klären und Unklarheiten aus der Welt zu schaffen. Wichtig ist hier aber eine gute Vorbereitung.
Die Vor- und Nachteile einer mündlichen Mahnung finden Sie nachfolgend auf einen Blick:
Vorteile:
- Sie zwingen den Kunden direkt zu einer Erklärung.
- Sie können Missverständnisse schnell ausräumen und sparen sich dadurch Papier und Porto.
- Mündliche Mahnungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.
- Insbesondere bei Privatkunden kann eine freundliche, mündliche Mahnung effektiver sein, da diese oft weniger mit den Geschäftspraktiken vertraut sind.
Nachteile:
- Sie können die Mahnung nicht nachweisen.
- Der Aufwand für ein Telefonat kann viel höher sein als für ein Standardmahnschreiben.
Wenn Sie die Mahnung eindeutig nachweisen wollen, sollten Sie diese per Einschreiben mit Rückschein verschicken.
Achtung
Mahnung beendet häufig Geschäftsbeziehungen
Ein Mahnverfahren beendet in vielen Fällen die Geschäftsbeziehung. Bevor Sie also Mahnungen ausstellen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden weiterführen möchten oder nicht und sich im Klaren sein, dass eine Mahnung Konsequenzen haben kann.
Zeitplan für Mahnungen
Grundsätzlich ist es notwendig, einen strengen Zeitplan bei Mahnungen aufzustellen und auch einzuhalten. Dieser gewöhnt nicht nur Kunden daran, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Eine systematische Vorgehensweise sorgt auch im Unternehmen für die notwendige Disziplin im Forderungsmanagement und ist ein wichtiger Pfeiler der Liquiditätsplanung. Sie beugen somit auch einer Verjährung der Mahnung vor, denn die regelmäßige Verjährung beträgt bei Mahnungen gemäß §§ 194, 195 und 199 BGB 3 Jahre.
Tipp
Vor der Mahnung freundlich nachfragen
Bevor Sie direkt eine Mahnung schreiben, können Sie auch erst einmal telefonisch nachhaken. Fragen Sie freundlich nach, wenn ein Zahlungsziel verstrichen ist, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist. Am besten wenden Sie sich direkt an die Buchhaltung, denn dort kann man Ihnen den Grund für die Verzögerung nennen.
Zum Beispiel, ob es verzögerte Freigaben gibt, offene Fragen bestehen, der Ansprechpartner im Urlaub ist oder – zwar ärgerlich, aber häufig der Fall – die Verwaltungswege in großen Organisationsstrukturen sehr lange dauern. Manchmal liegt es jedoch auch einfach daran, dass die Rechnung nicht angekommen ist. Niemand wird Ihnen dieses Nachhaken übelnehmen. Oft reicht schon ein freundliches Telefonat von wenigen Minuten, um den Zahlungsstau zu lösen.
Mahnablauf und Zahlungsfristen
Die Einhaltung der Zahlungsfrist ist für Ihr Unternehmen entscheidend, um rechtzeitig auf Zahlungsverzögerungen reagieren zu können. Es ist wichtig, in der Mahnung eine klare Frist zu setzen, bis wann die Zahlung erfolgen muss. Dabei gibt es für Mahnungen einen Ablauf zu beachten, bei dem die Mahnstufen feste Fristen enthalten.
| Aktion/Mahnstufen | Zeitplan | Das sollten Sie beachten |
|---|---|---|
| 1. Mahnung | 2 Tage nach Fälligkeit | Wenn ein Kunde seine Zahlungsverpflichtungen nicht vollständig erfüllt, ist es Zeit zu handeln. Prüfen Sie mindestens wöchentlich, besser täglich – nach Verbuchung der Zahlungsvorgänge – die noch offenen Posten. |
| 2. Mahnung | 7-14 Tage nach Fälligkeit | Viele Schuldner zahlen die Rechnung nach der ersten Zahlungsaufforderung, andere nicht. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3. Mahnung. |
| 3. Mahnung | 7-14 Tage nach Fälligkeit | Im Umgang mit Kunden steht Freundlichkeit immer an oberster Stelle. Mit der 3. Mahnung darf der Ton aber etwas schärfer werden. Auch die konkrete Androhung rechtlicher Schritte ist hier ein bewährtes Mittel. |
| Weiteres Vorgehen | Hat der Kunde nach der 3. Mahnung noch nicht bezahlt, müssen Sie über die weitere Vorgehensweise entscheiden. |
Info
Regelung im BGB
Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist im § 286 Absatz 3 genau geregelt, wann ein Schuldner bzw. Verbraucher mit Blick auf ausstehende Forderungen in Verzug kommt. Demnach tritt der Zahlungsverzug erst ein, wenn ein Schuldner – trotz angegebenem Zahlungsziel und Mahnung – für eine Leistung nicht bezahlt.
Das Verfahren zur gerichtlichen Mahnung
Über zentrale Gerichte in jedem Bundesland können Sie einen standardisierten Online-Mahnantrag stellen. Das gerichtliche Mahnverfahren wird in der Regel vom zuständigen Amtsgericht bearbeitet, das für den Wohnsitz des Schuldners zuständig ist. Daraus wird dem Schuldner vom Mahngericht ein gesetzlicher Mahnbescheid amtlich zugestellt. Dann muss dieser reagieren. Es ist auch möglich, einen Mahnbescheid ohne vorherige Mahnung zu beantragen, allerdings wird dies nur empfohlen, wenn davon ausgegangen werden kann, dass der Schuldner die Geldforderung nicht bestreiten wird.
Das gerichtliche Klageverfahren
Die Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren ist eine Klage, die mit wesentlich höheren Kosten verbunden ist. Diese Möglichkeit sollte in Betracht gezogen werden, wenn es Anzeichen gibt, dass der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen könnte. Dieses Urteil kann weitere rechtliche Schritte nach sich ziehen, darunter auch die Ausstellung eines Vollstreckungsbescheids und eine darauffolgende Zwangsvollstreckung.
Inkasso nach Mahnung
Sie können auch die fälligen Rechnungen an ein Inkassobüro übergeben. Dabei fallen ebenfalls erhebliche Kosten an. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben diese Kosten beim Unternehmen. Der Einsatz eines Inkassobüros wird oft als letztes Mittel betrachtet, bevor gerichtliche Schritte erwogen werden.
Die Inhalte einer Mahnung
Eine Mahnung sollte, ähnlich wie eine Rechnung, gewisse Pflichtangaben beinhalten. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Gläubigers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Bezug zur fälligen Rechnung (Rechnungsnummer) auf der Mahnung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung sowie Menge
- Zahlungsaufstellung: Offener Betrag mit anzuwendendem Steuersatz oder ggf. einen Hinweis zur Steuerbefreiung
- Neues Zahlungsdatum
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Bankverbindung
- Ausstellungsdatum
- In den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers
Falls nötig, können Sie weitere Infos wie Kundennummer, Bestelldatum, Hinweis auf Eigentumsvorbehalt usw. hinzufügen.
Sie können außerdem Verzugszinsen oder Mahngebühren fordern. Wenn das der Fall ist, müssen Sie die Höhe der Zinsen bzw. Gebühren und den Grund für deren Forderung auflisten. Eine Erhöhung der Mahnpauschale kann in Betracht gezogen werden, wenn mehrere Mahnungen erfolglos bleiben.
Richtig mahnen mit unseren Mahnungs-Musterschreiben
Wie im Mahnungs-Mustertext veranschaulicht, sollte das Schreiben immer freundlich, aber bestimmt formuliert sein. Unsere Mahnungsvorlagen sind so gestaltet, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig klar und verständlich sind. Je nach Mahnungsstufe nimmt die Ernsthaftigkeit und Schärfe bis zur letzten Mahnung zu:
1. Mahnung: freundliche Erinnerung
Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,
bei der oben aufgeführten Rechnung konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Die Ausgangsrechnung liegt diesem Schreiben als Kopie bei. Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von ... Euro innerhalb der nächsten 14 Tage.
Bei Nichteinhaltung des Zahlungsziels werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.
Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Musterfirma
2. Mahnung: sachliche Erinnerung
Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,
auf unsere Mahnung vom ... haben Sie nicht reagiert. Bitte begleichen Sie folgende Beträge bis zum Datum, um weitere Unannehmlichkeiten zu ersparen:
Rechnungsbetrag ... Euro
- Verzugszins ... Euro
- Mahngebühren ... Euro
- Gesamtbetrag: … Euro
Falls Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.
Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Musterfirma
3. Mahnung: Mahnung mit Zieldatum
Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,
unsere Rechnung … war am … zur Zahlung fällig. Leider konnten wir bislang weder einen Zahlungseingang feststellen noch haben wir eine Reaktion auf unsere 2. Mahnung vom … erhalten. Deswegen müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, soweit der offene Betrag nicht bis zum … beglichen wird. Folgende Beträge stehen aus:
- Rechnungsbetrag ... Euro
- Verzugszins ... Euro
- Mahngebühren ... Euro
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von … Euro bis spätestens bis zum Datum.
Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Musterfirma
Tipp
Bankverbindung angeben
Falls die Bankverbindung nicht auf dem Briefbogen steht, geben Sie diese im Text der Mahnung an.
Zahlen aus der betroffenen Rechnung
Auf der Mahnung werden alle Positionen aufgeführt, die fällig, aber nicht ausgeglichen sind. Dazu gehören auch eventuell noch nicht verrechnete Gutschriften oder Teilzahlungen. Nur der fällige offene Saldo wird angemahnt. Pro Rechnung wird deren Nummer und Datum, der Betrag und das Fälligkeitsdatum angegeben.
Es hat sich bewährt, auch eventuell vorhandene, aber noch nicht fällige Rechnungen in der Mahnung anzugeben. Diese sind dann aber eindeutig als noch nicht fällig zu kennzeichnen.
Mahngebühren und Verzugszinsen
Ein Kunde, der seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, kann neben den Hauptsummen auch für einen Verzugsschaden verantwortlich gemacht werden. Falls gewünscht, können auch die Mahngebühren und die bisher angefallenen Verzugszinsen aufgeführt werden. Wenn die Kosten an den säumigen Schuldner berechnet werden sollen, muss das vorher so vereinbart gewesen sein. Das kann z. B. im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen. Auch eine Androhung der Kosten ab der nächsten Mahnung ist möglich. Für Verzugszinsen, die ab Fälligkeit entstehen, ist eine Verankerung in den AGB ebenfalls sinnvoll.
Die Mahngebühr soll die Kosten decken, die durch das Anfertigen und Versenden der Mahnung entstehen. Beim Berechnen von Mahngebühren sollten Sie daher nicht mit fiktiven, sondern tatsächlichen Kosten rechnen. Beträge zwischen 2,50 und 5,00 Euro erscheinen angemessen für die 2. Mahnung. Die Mahngebühren für die 3. Mahnung können hingegen höher ausfallen. Übliche Mahngebühren liegen hier etwa um die 10 - 15 Euro.
Im B2B-Umfeld ist dies anders geregelt. Bei Verzug eines Schuldners, der kein Verbraucher ist, kann der Gläubiger eine Pauschale von 40 EUR als Betreibungskosten verlangen, unabhängig vom tatsächlichen Schaden. Diese Regelung ist im § 288 Abs. 5 Satz 1 BGB geregelt.
Verzugszinsen werden ab dem Datum der Fälligkeit berechnet, also nicht erst ab dem Mahndatum. Die Höhe ist abhängig vom aktuellen Zinsniveau und dem Schuldnertypen. In der Regel wird eine maximale Höhe in den AGB angedroht. Berechnet wird dann ein Basiszinssatz plus 5 % (bei privaten Verbrauchern) bzw. plus 8 % (bei juristischen Personen) und ein Zinssatz von 9 % bei Unternehmen. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht. Er beträgt aktuell 3,12 % pro Jahr. Kann der Gläubiger nachweisen, dass er höhere Zinsen an seine Bank zahlt, darf er auch diese berechnen.
Tipp
Anpassung der Verzugszinsen
Bitte beachten Sie, dass der Basiszinssatz, der für die Berechnung von Verzugszinsen herangezogen wird, halbjährlich von der Deutschen Bundesbank überprüft und angepasst wird. Diese Anpassungen reflektieren Veränderungen im wirtschaftlichen Umfeld und können Auswirkungen auf die Höhe der Verzugszinsen haben, die Sie geltend machen können. Es ist daher ratsam, regelmäßig die aktuellen Zinssätze zu überprüfen, um Ihre Forderungen entsprechend anzupassen.
Info
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FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahnungen
Wann stellt man eine Mahnung nach der Rechnung?
Im Mahnwesen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wann genau die erste Mahnung erfolgen muss. Die erste Mahnung können Sie etwa zwei Tage nach Fälligkeit der Rechnung stellen. Setzen Sie klare Mahnfristen mit einem festen Datum.
Wie viele Mahnungen sind Pflicht?
Laut Gesetz sind Mahnungen nicht notwendig, wenn ein Schuldnerverzug vorliegt. Tritt dieser jedoch nicht automatisch ein oder handelt es sich um einen privaten Schuldner, müssen Sie eine Mahnung verschicken. Doch wie oft muss man mahnen? Dafür reicht bereits eine einzige Mahnung. In der Praxis haben sich jedoch, je nach Bonität des Kunden, drei Mahnungen etabliert.
Kann man Mahngebühren bei der ersten Mahnung geltend machen?
Bei der ersten Mahnung fallen für den Angemahnten keinerlei Mahnkosten an. Sie können Mahngebühren ab der 2. Mahnung ausweisen und für jede weitere Mahnung geltend machen.
Ist eine Mahnung ohne Unterschrift gültig?
Eine Mahnung ist, wie eine Rechnung auch, ohne Unterschrift gültig. Da das Ausstellen einer Mahnung für den Kläger nicht verpflichtend, sondern eher eine Serviceleistung und Kundenbindungsmaßnahme ist, gilt diese Regelung bei Mahnungen besonders verstärkt.
Wer muss den Mahnungszugang beweisen?
Die Beweispflicht liegt in der Regel beim Kläger. Es kann durchaus vorkommen, dass der Schuldner darauf beharrt, die Mahnung nicht erhalten zu haben. Das ist rechtserheblich, weshalb der Kläger den Zugang beweisen muss.
Fazit zur Mahnung
Ausbleibende Zahlungen oder Versäumnisse können die Liquidität von Unternehmen stark belasten. Daher ist ein gut strukturiertes und funktionierendes Mahnwesen mit festem Ablauf, welches eng mit der Buchhaltung verknüpft ist, unerlässlich.
Rechtliche Grundlage sollte dafür immer eine schriftliche Mahnung sein, auf die Sie sich im Nachhinein berufen können. In einem zusätzlichen persönlichen Gespräch oder Telefonat haben Sie aber die Möglichkeit, Ihrem Kunden den Sachverhalt und die Forderung zu schildern. Auch Ihr Gegenüber kann sich erklären. Vielleicht gibt es einen einfachen Grund dafür, warum eine Rechnung nicht beglichen wurde. Daher sollten Sie mit rechtlichen Schritten zunächst vorsichtig sein. Ein Gerichtsverfahren verärgert nicht nur Ihren Kunden, sondern kann für Sie auch mit hohen Kosten verbunden sein.
Um von vorneherein Zahlungsausfälle zu verhindern, halten Sie sich an folgende Punkte:
- Definieren Sie einen festen Zeitpunkt, bis zu welchem die Rechnung beglichen werden muss.
- Formulieren Sie Verträge und AGB klar und verständlich.
- Zeichnen Sie alle geschäftlichen Vorgänge auf.
- Stellen Sie Rechnungen stets zeitnah.
- Etablieren Sie im Unternehmen einen festen Mahnprozess-Ablauf.
