Definition
Was ist eine Warenwirtschaft und ein Warenwirtschaftssystem laut Definition?
Eine Warenwirtschaft (Abkürzung: WaWi) umfasst, wie Unternehmen alle Abläufe verwalten und steuern. Für alle Aufgaben, die damit verbunden sind, setzen Unternehmen heute in der Regel ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WWS) ein. Das reduziert den individuellen Aufwand. Dahinter steckt ein Warenwirtschaftsprogramm, also eine Form der Unternehmenssoftware, die sich vor allem auf Logistik und Disposition fokussiert. Es bildet alle Warenströme digital ab, erfasst und verwaltet den Warenbestand und wertet ihn bei Bedarf aus. Weiterhin hilft es dir dabei, alle Ressourcen, die du verwendest und die vorhanden sind, zu überblicken, alle Kundenaufträge durchgängig erfüllen zu können sowie Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen. Eine detaillierte Warenwirtschaft fungiert beispielsweise auch als Schnittstelle zwischen deinem Online-Shop, dem stationären Handel und diversen Verkaufsplattformen, auf denen du deine Produkte oder Dienstleistungen verkaufst. Sie ist also ein wichtiges Steuerelement für dein Handelsunternehmen.
Welchen Aufbau und welche Ziele hat die Warenwirtschaft?
Früher bedeutete Warenwirtschaft: Karteikarten, handschriftliche Lieferscheine und stundenlanges Abgleichen von Beständen am Monatsende. Heute übernehmen Warenwirtschaftssysteme diese Aufgaben automatisch – doch viele Unternehmen arbeiten noch mit veralteten Methoden. Häufig führen dabei Kleinigkeiten zu großen Schwierigkeiten: Typische Probleme ohne eine strukturierte Warenwirtschaft:
- Fehlbestände: Der Kunde bestellt, aber die Ware ist nicht auf Lager – du verlierst den Auftrag.
- Überbestände: Du bindest Kapital in Artikeln, die sich kaum verkaufen.
- Vergessene Rechnungen: Der Auftrag ist abgeschlossen, aber niemand stellt eine Rechnung.
- Intransparenz: Du weißt nicht, welche Artikel sich gut verkaufen und welche nicht.
Ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem löst genau diese Probleme und hilft dir, besser zu planen. So greifen alle Prozesse reibungslos ineinander – von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung und Versandabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und Lagerverwaltung. Ein transparenter Lagerbestand ist dabei die Grundlage, um jederzeit lieferfähig zu bleiben und Fehlmengen frühzeitig zu erkennen. Lexware Warenwirtschaft warnt dich automatisch bei niedrigen Beständen, erinnert an offene Rechnungen und liefert dir auf Knopfdruck Auswertungen zu deinen Bestsellern und Ladenhütern.
Definition des Aufbaus eines Warenwirtschaftssystems
Ein modernes Warenwirtschaftsprogramm muss so aufgebaut sein, dass es alle Material- und Warenströme eines Unternehmens transparent abbilden und effizient verwalten.
Die zentrale Basis dafür ist eine Datenbank, die sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten speichert. Stammdaten enthalten grundlegende Informationen wie Kunden-, Lieferanten- und Produktdaten und Stücklisten. Bewegungsdaten hingegen erfassen alle dynamischen Prozesse, wie Warenbewegungen oder Geldtransaktionen, in separaten Datensätzen. Das System dokumentiert und speichert dabei alle relevanten Vorgänge nachvollziehbar.
Stücklisten spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie alle Bestandteile eines Produkts sowie deren Mengen genau dokumentieren. Sie helfen nicht nur, die Produktion zu planen und zu steuern, sondern auch Bestände präzise zu verwalten und Materialien nachzubestellen.
Durch diese Struktur ermöglicht das Warenwirtschaftssystem Unternehmen, jederzeit aktuelle und präzise Informationen über alle Geschäftsabläufe abzurufen.
Welche Ziele verfolgt die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft integriert vieler Prozesse in deinem Unternehmen. Hauptziel ist es, die richtige Menge einer Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort in bester Qualität auszuliefern – bei möglichst geringen Kosten. Dabei vereint sie die Module Einkauf- und Verkauf mit dem Lager, sowie der Finanzbuchhaltung. Das System bildet alle Warenbewegungen strukturiert ab. So kannst du Abläufe besser planen und Engpässe frühzeitig erkennen.
Wichtig ist, dass du ganzheitlich betrachtest, was ein Warenwirtschaftssystem ausmacht, und wie es definiert ist. Plane, steuere und überwache alle Prozesse genau. Gelingt dir das, profitierst du davon, dass alle Arbeitsabläufe ineinandergreifen und du wickelst sie effizient ab. (Zum Beispiel bestellt das System verschiedene Artikel automatisch nach, sobald du das letzte Stück verkauft hast.). Dadurch kannst du bestehende Prozesse kontinuierlich optimieren. Je besser also das Warenwirtschaftssystem in deinem Unternehmen funktioniert, desto reibungsloser laufen deine Unternehmensprozesse und desto zufriedener sind letztlich deine Kunden. Damit amortisieren sich die Anschaffungskosten eines Warenwirtschaftssystems häufig sehr schnell.
Info
Praxisbeispiel: Wie ein Getränkehändler Lagerbestände filialübergreifend steuert
Ein Getränkehändler betreibt drei Filialen in der Region. Ohne zentrales System bestellt Filiale A Mineralwasser nach, obwohl Filiale B noch volle Paletten im Lager hat. Das Ergebnis: unnötige Kapitalbindung und volle Lager an der falschen Stelle.
Mit dem Warenwirtschaftssystem von Lexware sehen alle Filialen die aktuellen Bestände in Echtzeit. Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, schlägt das System automatisch eine Bestellung vor. So vermeidest du Doppelbestellungen, reduzierst Lagerkosten und bleibst jederzeit lieferfähig.
Was unterscheidet Warenwirtschaft von Enterprise Resource Planning Systemen (ERP)?
Auf den ersten Blick scheinen sich ERP und ein Warenwirtschaftssystem nicht zu unterscheiden. Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei, das Lager zu verwalten und Bestände zu planen. Ein ERP-System bindet darüber hinaus alle Ressourcen und Abläufe eines Unternehmens ein. Es bezieht neben den Ressourcen alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit ein, wodurch sich das Optimierungspotenzial deutlich erhöht.
Es gibt heutzutage zwar Warenwirtschaftssysteme, die deutlich komplexer aufgebaut sind und beispielsweise Zusatzfunktionen und Lösungen wie ein CRM integriert haben. Dennoch bleibt ein ERP bis dato eine erweiterte Warenwirtschaft. Es beinhaltet neben den Funktionen eines WWS weitere Elemente, die du bei einem WWS (sofern möglich) separat hinzufügen musst. Solche Erweiterungen bindest du häufig über standardisierte Schnittstellen an, um bestehende Systeme flexibel zu verknüpfen. Was das im Detail bedeutet, zeigt dir die nachfolgende Tabelle.
| Branche | Aufgabe | Funktion | |
|---|---|---|---|
| ERP-System | Viele Branchen | Organisation und Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse | WaWi- und Rechnungswesen Features |
| WaWi-System | v.a. Handel | Fokus auf Dokumentation und Abbildung von Warenströmen | WaWi - Features |
ERP und Warenwirtschaftssysteme im direkten Vergleich
| Enterprise Resource Planning | Warenwirtschaftssystem | |
|---|---|---|
| Schwerpunkt |
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| Funktionsumfang |
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| Aufbau |
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Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich hauptsächlich darauf, Material- und Warenströme zu planen, zu steuern und zu lagern. Ein ERP-System hingegen bietet eine Lösung, um alle Unternehmensressourcen zu planen. Die ERP-Software unterstützt eine Vielzahl von Prozessen im Unternehmen. Anbieter bauen sie immer weiter aus, um zusätzliche Funktionen zu integrieren.
Welche Hauptaufgaben übernimmt die Warenwirtschaft?
Eine WaWi bringt mehrere Aufgaben mit sich. Zu den Hauptaufgaben zählen:
- Einkauf bzw. Warenbeschaffung
- Wareneingang
- Lagerwirtschaft und -verwaltung
- Verkauf
- Warenausgang und Versand
Besonders in kleinen Unternehmen sind viele Aufgaben der Warenwirtschaft meist Chefsache. Du als Unternehmer begleitest deine Artikel von der Bestellung über die Lagerung bis hin zur Auslieferung. Du steuerst und kontrollierst den Verkauf deiner Waren und Dienstleistungen, erstellst Angebote und kümmerst dich um die Fakturierung. Dabei kommt auch der persönliche Kontakt zu den Kunden nicht zu kurz: Für Fragen und Anregungen bist du der erste Ansprechpartner. Wächst die Firma aber, bleibt dir als Unternehmer häufig nicht die Zeit, einen solchen Aufwand für die Warenwirtschaft zu betreiben. Schließlich bist du auch für deine Mitarbeiter verantwortlich.
Die folgende Tabelle gibt einen zusätzlichen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Warenwirtschaftssystems und darüber, weshalb sich die Anschaffungskosten eines solchen Programms durchaus lohnen:
| Einkauf | Verkauf | Lagerhaltung |
|---|---|---|
| Integrierte Funktion für die Bedarfsermittlung | Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen | Überwachung der unternehmensinternen Bestandsführung |
| Unkompliziertes Tätigen von Warenbestellungen | Erweiterte Funktion für Auftragsbestätigungen, Lagerausgabebelege sowie Kundenverfolgung integriert | Automatisierte Übernahme aller Bewegungsdaten in die Lagerverwaltung |
| Dank eingespeister Daten aus Verkauf und Lagerhaltung ist die automatische Ermittlung von Bestellvorschlägen möglich | Externe Datenerfassung des Außendienstes | Unterstützung von Funktionen zur Inventur |
| Automatisches Auslösen von Nachbestellungen |
Ein einfaches Warenwirtschaftsprogramm gewährleistet diese Funktionen stets. Die erweiterte Warenwirtschaftssoftware bietet darüber hinaus nützliche zusätzliche Features, die deine Abläufe erleichtern können. Dazu zählen beispielsweise ein integriertes Kassenbuch, Offene-Posten-Verwaltung, ein detaillierter Überblick über Kommissionierungen, Online-Shop-Schnittstellen oder ein integriertes Online-Banking.
Info
Mit dem Warenwirtschaftssystem behältst du alles im Blick
Deshalb haben wir mit Lexware Warenwirtschaft eine Software entwickelt, die dich bei allen Aufgaben der Warenwirtschaft optimal unterstützt.
Lagerverwaltung leicht gemacht: Du siehst jederzeit den genauen Lagerplatz jeder Ware und die vorhandene Menge. Sobald ein Bestand den Mindestbestand unterschreitet, schlägt das Programm automatisch Bestellungen vor. So passiert es dir nicht, dass ein Artikel plötzlich nicht mehr verfügbar ist.
360-Grad-Kundensicht: In jedem Kundenkonto sind alle wichtigen Belege hinterlegt – von Angeboten über Rechnungen bis zu Bestellungen. Bei Kundenanfragen hast du sofort alle Informationen parat, ohne lange suchen zu müssen.
Mobil arbeiten: Mit Lexware mobile greifst du auch unterwegs auf deine Kunden-, Artikel- und Lagerdaten zu – ideal für Kundentermine vor Ort.
Sicher und geprüft: Lexware Warenwirtschaft trägt das GoBD-Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Für Betriebsprüfungen stellst du alle Daten per Klick zusammen.
Welche Anforderungen muss eine Warenwirtschaft erfüllen?
Einkauf
Um deinen Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten zu können, benötigst du sowohl die Ware als auch das notwendige Equipment. Ein strukturierter Einkauf sorgt dabei für planbare Kosten und verlässliche Lieferketten. Aus diesem Grund umfasst dieser Teilbereich eines Warenwirtschaftssystems per Definition nach folgende Hauptaufgaben:
- Bei Lieferanten bestellen
- Konditionen aushandeln
- Lieferantendaten verwalten
Innerhalb des Systems siehst du auf einen Blick, welche Anschaffungskosten für welche Ware anfallen, wann die nächsten Lieferungen eintreffen und ob ein Zulieferer im Rückstand ist.
Bestandsverwaltung und Warenbeschaffung
In diesem Bereich verwaltest du das Warenangebot. Wie sehen die aktuellen Lagerbestände aus? Welche Waren brauchst du in welcher Stückzahl, wann und wie viel musst du bestellen? Gewährleistest du einen reibungslosen Warenstrom für deine aktuellen Kundenaufträge? Die Lagerverwaltung hat also eine wichtige Aufgabe: Du musst immer die richtige Menge der benötigten Artikel vorrätig haben, damit keine Lieferengpässe entstehen. Um effizient zu planen, ist das unerlässlich.
Tipp
Wusstest du schon?
Als Basis der Lagerdaten erstellst du beispielsweise auch die Inventur, verwaltest Teillieferungen und generierst Bestellvorschläge.
Wareneingang
Bei diesem Prozess geht es darum, bestellte Güter anzunehmen. Zur Erklärung: Sobald du Waren geliefert bekommst, nimmst du diese an und prüfst sie auf etwaige Schäden. Dabei kontrollierst du sowohl die gelieferte Menge als auch die Qualität der Produkte. Die Rechnungen, die deine Lieferanten stellen, überprüfst du ebenfalls auf Basis dieser Daten. Gerade wenn du Waren kommissionierst ist es wichtig, schon beim Wareneingang richtig Buch zu führen, damit du die aktuellen Bestände richtig einsehen kannst.
Verkauf
Das Herzstück deines Unternehmens sind die Kundendaten. In einem Warenwirtschaftssystem verwaltest du diese übersichtlich und hast immer an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle nötigen Informationen. Sobald du die Kundendaten eingegeben hast, stehen sie in allen Programmbereichen per Klick zur Verfügung. So bist du in der Lage, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. schnell und einfach zu erstellen. Zudem kannst du jederzeit die offenen Rechnungen aufrufen und bei Zahlungsverzug Mahnungen versenden. Retouren gehören ebenfalls zum Bereich Verkauf. Auch diese wickelst du in einer Unternehmenssoftware für die Warenwirtschaft effizient ab und erstellst die entsprechenden Gutschriften.
Warenausgang
Nachdem ein Kunde bestellt hat, geht es an die Kommissionierung. Wenn du die Ware aus dem Lager geholt hast, muss sie zum Kunden gelangen. Hierbei handelt es sich um den Warenausgang in der Warenwirtschaft. Du kontrollierst noch einmal die Bestellung des Kunden, prüfst Menge, Qualität sowie Lieferadresse und machst die Ware anschließend versandfertig. Der korrekte Lieferschein stellt sicher, dass Bestellung und Lieferung auch übereinstimmen.
Welche Vorteile bieten Warenwirtschaftssystemen?
Hier sind auf einen Blick die wichtigsten Vorteile eines Warenwirtschaftsprogramms und, was es ausmacht:
Zentrale Verwaltung statt Insellösungen
- Zentrale Verwaltung aller Funktionen und Erfassung von Produkten
- Einzelprogramme oder teure Individualsoftware für einzelne Bereiche werden überflüssig
- Ein einziges Programm enthält alle relevanten Module
- Buchungen und Bewegungsdaten einfach aufzeichnen
Mehr Transparenz und schnellere Entscheidungen
- Alle Informationen zentral gespeichert – kein umständlicher Datenaustausch nötig
- Jederzeit wissen, was in den einzelnen Filialen passiert
- Sehen, wie sich Abläufe auf den Lagerbestand auswirken
- Schnellere Reaktionszeiten garantieren
- Stets aktueller Lagerbestand erleichtert fundierte Entscheidungen in Einkauf und Verkauf
- Lager- und Bestandsverwaltung optimieren
- Systeme mit Mehrlager-Verwaltung verfügbar – besonders für größere Betriebe attraktiv
Optimierte Prozesse und zufriedenere Kunden
- Im E-Commerce eine notwendige Lösung: Kunden reagieren empfindlich, wenn Bestellungen nicht wie versprochen erfolgen
- Bestellwesen, Logistik und Produktion werden optimiert
- Daten direkt auswerten: auf einen Blick sehen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche weniger
- Rechnungs- und Forderungsmanagement wird erleichtert
- Zahlungseingänge automatisch überwachen und auf finanzielle Rückstände reagieren
- Lagerbestände jederzeit einsehen
- Kassensystem-Buchungen werden direkt korrekt verbucht
Warenwirtschaftssysteme sind neben den bereits erwähnten Vorteilen aber aus einem weiteren Grund von hoher Bedeutung: du sparst dir Zeit, Energie und Arbeit. Zudem reduzierst du Kosten, die beispielsweise durch falsche Lieferungen entstehen würden.
Tipp
So startest du richtig mit deinem Warenwirtschaftssystem
Beginne mit den Stammdaten: Pflege zuerst deine wichtigsten Kunden, Lieferanten und Artikel ein. Lege für jeden Artikel einen Mindestbestand fest, damit das System dich automatisch an Nachbestellungen erinnert. So nutzt du dein Warenwirtschaftssystem von Tag eins produktiv – und erweiterst es Schritt für Schritt.
Welche Unternehmen benötigen ein Warenwirtschaftssystem?
Im Grunde benötigt jede Firma in jedem Wirtschaftszweig ein Warenwirtschaftssystem. Nur so bildest du alle Prozesse optimal ab.
In welchen Branchen und Unternehmensgrößen kommt die Warenwirtschaft hauptsächlich zum Einsatz?
Sobald du Güter und Dienstleistungen anbietest oder im produzierenden Gewerbe tätig bist, lohnt sich die Investition in eine Warenwirtschaft. Das gilt für jede Art von Warenfluss in deinem Unternehmen. In folgenden Branchen setzen Unternehmen Warenwirtschaftsprogramme besonders oft ein. Dort ist es nämlich enorm wichtig, Arbeitsabläufe zu strukturieren und effizient abzubilden sowie Warenein- und -ausgänge im Blick zu behalten:
- im Handel
- in der Logistik
- bei produzierenden Unternehmen
Info
Für alle Unternehmensgrößen geeignet
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Investition, die sich sowohl für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) als auch für große Konzerne lohnt. Die Firmengröße oder die Anzahl der Mitarbeiter spielen im Grunde keine Rolle.
Ab wann lohnt sich der Einsatz einer Warenwirtschaft?
Kleinunternehmen oder Start-ups denken oft, dass ein Warenwirtschaftssystem etwas ist, was lediglich größere Unternehmen betrifft. Dem ist aber nicht so – im Gegenteil: Laut einer Bitkom-Umfrage von 2025 sehen 82 Prozent der Unternehmen die aktuelle Wirtschaftskrise auch als Folge zögerlicher Digitalisierung. Bei kleinen Firmen ist die Auftragslage meist überschaubar. Doch wenn sich die Kundenaufträge häufen und Betriebe wachsen, wachsen auch die Anforderungen. Dann ist ein Warenwirtschaftssystem zwingend notwendig, um den Aufwand zu reduzieren. Das trifft insbesondere auf den Einzelhandel zu. Es gilt nämlich Folgendes:
- Je höher die Auftragslage und je mehr Bestellungen am Tag eingehen, desto schwieriger wird es, Aufträge abzuwickeln – und desto mehr Zettelwirtschaft entsteht.
- Im schlimmsten Fall entstehen Lieferengpässe oder -schwierigkeiten, was wiederum für große Kundenunzufriedenheit sorgt.
Nur glückliche Kunden ermöglichen dir eine große Gewinnspanne. Wenn du schnell auf verschiedene Auftragslagen reagieren und langfristig nicht im Chaos versinken willst, solltest du ein Warenwirtschaftssystem so früh wie möglich einführen.
Info
Praxisbeispiel: Vom Start-up zum wachsenden Unternehmen
Ein junges E-Commerce-Unternehmen startet mit wenigen Bestellungen pro Tag. Excel-Listen und handschriftliche Notizen reichen zunächst aus. Doch nach sechs Monaten verdreifachen sich die Bestellungen. Plötzlich gehen Aufträge unter, Kunden erhalten falsche Artikel und Retouren häufen sich.
Auf das Warenwirtschaftssystem von Lexware umzusteigen, schafft Ordnung: Alle Bestellungen laufen zentral zusammen, das Lager aktualisiert sich automatisch und der Online-Shop zeigt nur verfügbare Artikel an. Das Ergebnis: weniger Fehler, zufriedenere Kunden und mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
Tipp: Lexware Warenwirtschaft lässt sich 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen – mit vollem Funktionsumfang.
Welche Rolle spielt die Warenwirtschaft im E-Commerce?
Wenn du einen Online-Shop hast, stehst du einer Fülle an Konkurrenten gegenüber. Wesentliche Erfolgsfaktoren im Online-Handel sind daher:
- Schnelligkeit
- Zuverlässigkeit
- Bereitstellung der Waren zu jeder Zeit
Kunden nehmen Lieferengpässe oder ausverkaufte Produkte im Zeitalter des Internets nicht gern hin. Die Folgen sind gravierend: Negative Bewertungen, Kaufabbrüche und im schlimmsten Fall der dauerhafte Verlust von Kunden an die Konkurrenz. Daher ist ein professionelles Warenwirtschaftssystem nach einer klaren Definition für den Online-Handel von großer Bedeutung. Denn dadurch weißt du jederzeit, welche Güter sich in deinem Lager befinden. Du kannst rechtzeitig nachbestellen, Ladenhüter schnell aufdecken und deren Bestand zum Beispiel durch Rabattaktionen verringern
Es ist ebenfalls sinnvoll, die digitale Warenwirtschaft im Online-Handel an ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System; Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) anzubinden. Über geeignete Schnittstellen synchronisierst du Kundendaten, Bestellungen und Lagerinformationen automatisch. So bist du beispielsweise in der Lage, in Echtzeit auf individuelle Wünsche bei Kundenaufträgen einzugehen und Interessenten effizient in Kunden umzuwandeln. Im logistischen Bereich ist eine Warenwirtschaft im E-Commerce ebenfalls unerlässlich. Plane Lieferungen, Bestellungen und Warenausgänge detailliert und ohne Verzögerung, um Aufträge reibungslos abzuwickeln. Deine Kundschaft wird es dir mit langanhaltender Treue und ihrem Kaufverhalten danken.
Info
Lexware Warenwirtschaft mit CRM-Systemen verbinden
Die Warenwirtschaftssysteme als Software von Lexware enthalten eine Schnittstelle zum führenden CRM-System cobra ADRESS PLUS. So laufen alle Daten in einem System zusammen und du sparst viel Zeit.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Warenwirtschaftsprogrammen von diversen Anbietern – diese bieten jeweils angepasste Lösungen für bestimmte Branchen, Unternehmensgrößen und Anforderungen. Dabei wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten WWS unterschieden. Dabei unterscheidet man zwischen geschlossenen, offenen und integrierten WWS.
Geschlossenes Warenwirtschaftssystem
Diese Form der Warenwirtschaft umfasst die Integration der gesamten Materialwirtschaft – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Logistik und Rechnungsstellung. Das System sammelt alle Faktoren an einem Ort. Du behältst einen umfassenden Überblick über alle Arbeitsabläufe und den Warenfluss in deinem Unternehmen, erkennst Optimierungsbedarf schnellstmöglich und kannst in Echtzeit auf Veränderungen reagieren. Hinzu kommt die Tatsache, dass dir alle Informationen im Detail vorliegen. Mit diesem Warenwirtschaftssystem weißt du jederzeit, was auf Lager liegt, wo sich die entsprechende Ware befindet und wie hoch oder niedrig der Bestand ist. Dies hilft dir langfristig auch bei der Buchhaltung.
Integriertes Warenwirtschaftssystem
Diese Art von Warenwirtschaftsprogramm umfasst nach seiner Definition alle Funktionen eines geschlossenen Systems und verfügt über zusätzliche Schnittstellen nach außen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn du beispielsweise sowohl stationär im Einzelhandel als auch online deine Dienstleistungen oder Waren anbietest. Wenn du weitere Systeme integrierst, laufen Prozesse durchgängig und ohne Medienbrüche. Für den stationären Verkauf gibt es ebenfalls Kassensysteme mit Warenwirtschaftssystem. Die möglichen externen Verbindungen und Integrationen dieses WWS umfassen zudem einen Zugang zu Banken, was unter anderem den Datenaustausch enorm vereinfacht. Du kannst alle Partner miteinander verknüpfen und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gewährleisten.
Offenes Warenwirtschaftssystem
Dies ist der Definition nach ein einfacheres Warenwirtschaftssystem, bei dem einige oder mehrere Funktionen durch ein anderes System abgedeckt werden. Dieses bindest du mithilfe einer Schnittstelle ans Warenwirtschaftsprogramm an. Die Investition in ein offenes Warenwirtschaftssystem ermöglicht dir, nur grundlegende Prozesse wie Warenein- und -ausgänge zu erfassen.
FAQ-Bereich
Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?
Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem hängen vom Funktionsumfang und der Anzahl der Arbeitsplätze ab. Entscheidend ist, dass sich die Investition schnell amortisiert: Durch automatisierte Prozesse, weniger Fehler und bessere Bestandsübersicht sparst du Zeit und vermeidest unnötige Kosten.
Mit Lexware Warenwirtschaft erhältst du eine professionelle Lösung, die speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten ist:
- Lexware Warenwirtschaft pro: Die netzwerkfähige Lösung mit 3 Arbeitsplätzen – ideal, wenn du Einkauf, Verkauf und Lager effizient verwalten möchtest.
- Lexware Warenwirtschaft premium: Die erweiterte Version mit 5 Arbeitsplätzen, Mehrlager-Verwaltung, Serien- und Chargennummern sowie integriertem Kassenmodul – perfekt für wachsende Betriebe mit höheren Anforderungen.
Beide Varianten kannst du 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen – mit vollem Funktionsumfang. So findest du ohne Risiko heraus, welche Version zu deinem Unternehmen passt.
Wie hoch ist der interne Aufwand bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems?
Der Aufwand für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist geringer, als viele Unternehmen erwarten. Moderne Software wie Lexware Warenwirtschaft ist so konzipiert, dass du schnell produktiv arbeiten kannst.
So gelingt der Einstieg:
- Stammdaten anlegen: Beginne mit deinen wichtigsten Kunden, Lieferanten und Artikeln. Diese Basis lässt sich Schritt für Schritt erweitern.
- Datenimport nutzen: Bestehende Daten aus anderen Programmen kannst du über integrierte Schnittstellen im ASCII-Format übernehmen.
- Mindestbestände festlegen: So erhältst du von Anfang an automatische Bestellvorschläge und behältst deine Bestände im Griff.
Lexware bietet zudem kostenlose Einstiegsvideos und Online-Schulungen sowie einen kostenlosen telefonischen Einrichtungsservice. Bei Fragen zur Bedienung steht dir der Support zur Seite. So startest du strukturiert – ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Welche Risiken bestehen, wenn Unternehmen zu lange mit der Einführung eines WWS warten?
Wer die Einführung eines Warenwirtschaftssystems hinauszögert, riskiert handfeste Nachteile im Tagesgeschäft:
- Fehlbestände: Kunden bestellen, aber die Ware ist nicht auf Lager – der Auftrag geht an die Konkurrenz.
- Überbestände: Kapital wird in Artikeln gebunden, die sich kaum verkaufen.
- Vergessene Rechnungen: Aufträge sind abgeschlossen, aber die Rechnung fehlt – Liquidität leidet.
- Fehlende Transparenz: Ohne aktuelle Daten weißt du nicht, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht.
Je länger du wartest, desto größer wird der Rückstand gegenüber den Wettbewerbern. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um umzusteigen.
Wie behält man jederzeit den Überblick über Lagerbestände?
Mit einem Warenwirtschaftssystem wie Lexware Warenwirtschaft hast du deine Lagerbestände jederzeit im Blick – ohne manuelles Zählen oder fehleranfällige Excel-Listen. Jede Warenbewegung wird automatisch erfasst, sodass du sofort siehst, welche Artikel verfügbar sind. Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, schlägt das System automatisch eine Nachbestellung vor. Mit Lexware Warenwirtschaft premium verwaltest du sogar mehrere Lagerstandorte zentral – und mit Lexware mobile hast du auch unterwegs Zugriff auf alle Bestandsdaten.
