Quittung ausfüllen: So gelingt es professionell mit einer Muster-Vorlage
Quittungen sind ein wichtiger Bestandteil von Zahlungsabläufen. Sie dienen als schriftlicher Nachweis, dass Sie eine Zahlung erhalten oder eine Leistung erbracht haben. Früher war Quittungsblock ständiger Begleiter von Verkäufern, Handwerkern und Co., die Kunden diese Belege per Hand ausfüllten. Heute haben moderne Kassensysteme die klassische Quittung abgelöst und stellen Rechnungen oder Kassenbons für geschäftliche Transaktionen aus. Alternativ können Sie eine Quittung aber auch online mit einer Vorlage erstellen.
Definition
Was ist eine Quittung?
Die Quittung ist ein schriftliches Dokument, das einen geschäftlichen Vorgang zwischen zwei Parteien belegt. Sie dient dazu zu bestätigen, wer, wann, wofür und in welcher Höhe eine Zahlung oder Leistung tatsächlich erbracht hat und das diese vom Empfänger angenommen wurde. Insofern zählt die Quittung zu den Belege, die Unternehmen als Nachweis aufbewahren müssen. Die Aufbewahrungsfrist von Quittungen liegt bei 10 Jahren.
Rechtliches beim Quittung ausfüllen beachten
Vor allem, wer eine Barzahlung tätigt, kann eine Quittung vom Empfänger einfordern. So steht es auch in § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Im Geschäftsleben sind diese sogenannten „schriftliche Empfangsbekenntnisse” in dreierlei Hinsicht wichtig:
- Quittungen dienen als Nachweis, dass die Leistung oder die Ware den Empfänger erreicht hat.
- Sie belegen, dass der Schuldner die Forderung tatsächlich bezahlt hat. Die beiden Parteien sind also „quitt“.
- Auch für das Finanzamt bzw. die Steuererklärung sind Quittungen wichtig: Sie dienen Unternehmen als Beleg für Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Sie sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Wie bei vielen anderen Dokumenten in der Buchhaltung, müssen Sie auch beim Ausfüllen von Quittungen einiges beachten, damit die Belege alle rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.
Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Quittungen, die Sie individuell anpassen und digital ausfüllen können. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, sparen sich viel Zeit in der Buchhaltung und können dieses Muster immer wieder nutzen. Alternativ können Sie Ihre Quittungen auch direkt und noch einfacher online generieren.
Quittung online generieren
Mit unserem kostenlosen Tool erstellen Sie ganz einfach und schnell Quittungen: Füllen Sie dafür alle Felder mit den entsprechenden Angaben aus. Benutzen Sie den Button „Berechnen“, erhalten Sie zunächst den Netto- sowie den Steuerbetrag auf Grundlage des Gesamtbetrags. Mit dem Button „Quittung direkt erstellen“ generieren Sie eine Quittung als PDF. Diese Datei öffnet sich in einem neuen Browserfenster. Anschließend laden Sie Ihre erstellte Quittung herunter, können Sie ausdrucken und versenden.
Hinweis zur Quittungserstellung: Um den Lexware Generator für Quittungen nutzen zu können, deaktivieren Sie bitte den Pop-up-Blocker.
Welche Pflichtangaben müssen bei einer Quittung enthalten sein?
Sie müssen eine Quittung ausstellen und wissen nicht wie? Sie haben auch keinen Quittungsblock zur Hand? Unser Musterbeispiel hilft Ihnen dabei, keine essenziellen Bestandteile zu vergessen und alle nötigen Angaben zu machen. Der Gesetzgeber hat hier klare formale und inhaltliche Punkte formuliert.
Was muss also auf einer Quittung stehen?
- Name des Zahlenden
- Name des Zahlungsempfängers
- Art und Menge der Produkte bzw. der Leistung
- Höhe des Bruttopreises in Ziffern und Worten (genaue Centbeträge müssen nicht ausgeschrieben werden, es reicht der Zusatz „Cent wie oben”)
- aktuell geltender Mehrwertsteuersatz
- ggf. Nettobetrag
- ggf. fortlaufende Quittungsnummer
- Vermerk über den Erhalt der Leistung/Ware
- Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungsempfängers und ggf. Firmenstempel
Unterschrieben wird die Quittung von der Person, die den Betrag entgegengenommen hat.
Übrigens: Sie können auch bei Privatkäufen Quittungen nach unserer Vorlage ausfüllen. In diesem Fall lassen Sie den Punkt zur Mehrwertsteuer einfach unberücksichtigt und streichen ihn weg.
Achtung
Mindestangaben beim Ausfüllen der Quittung beachten
- Fehlt es an einer der Mindestangaben, so ist eine Quittung nichtig.
- Fehlerhafte Angaben können unter Umständen dazu führen, dass Sie den Vorsteuerabzug beim Finanzamt nicht geltend machen können.
- Solange allerdings alle Anforderungen enthalten sind, kann eine Quittung formlos und handschriftlich auf Papier ausgestellt werden.
- Es ist kein Quittungsblock mit Durchschlagpapier oder eine Quittungs-Vorlage aus dem Internet nötig.
- Sollten Sie als Unternehmer oder Freelancer mit einem Quittungsblock arbeiten, so erhält der Waren-/Leistungsempfänger das Original und der Quittungsaussteller bzw. Zahlungsempfänger die Durchschrift als Kopie.
- Ist der Beleg digital erstellt worden, so können Sie ihn abspeichern und versenden oder doppelt ausdrucken.
Regelungen für Kleinunternehmer beim Ausfüllen von Quittungs-Vorlagen
Erreichen Sie gewisse Umsatzgrenzen (Vorjahr nicht mehr als 25.000 €, laufendes Jahr nicht mehr als 100.000 €) können Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. In diesem Fall dürfen Sie auf Quittungen wie bei Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Zusätzlich müssen Ihre Belege einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthalten.
Quittung bei Privatverkauf ausfüllen: Worauf müssen Sie achten?
Im Geschäftsleben ist die Quittung dank digitaler Systeme, die Zahlungsvorgänge sorgfältig dokumentieren, kaum noch verbreitet. Anders sieht es im privaten Bereich aus. Hier kann ein Beleg, der einen Privatkauf dokumentiert, für mehr Sicherheit sorgen. Grundsätzlich gilt, dass auch Privatperson Quittungen ausstellen dürfen. Etwa beim Verkauf eines gebrauchten Gegenstands über Kleinanzeigen oder für einen Nachbarschaftsdienst gegen Entgelt. Eine gesetzliche Verpflichtung, Privatkäufe zu belegen besteht zwar nicht, aber sobald die andere Partei eine Quittung verlangt, muss diese ausgestellt werden. Diese Regelung ergibt sich ebenfalls aus § 368 BGB.
Inhaltlich gelten für das Ausfüllen einer Quittung beim Privatverkauf dieselben Anforderungen wie bei gewerblichen Quittungen – mit einem wesentlichen Unterschied: Als Privatperson dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen kann ein einfacher Hinweis genügen, zum Beispiel: „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ oder „Keine Umsatzsteuer, da Privatperson“.
Unterschiede: Rechnung, Quittung, Kassenbon
Die Begriffe Quittung, Rechnung oder Kassenbon werden häufig synonym verwendet. Tatsächlich gibt es aber wesentliche Unterschiede zwischen den Belegarten:
- Eine Rechnung zeigt nur an, dass eine Forderung besteht. Sie ist kein Beweis für eine geleistete Zahlung.
Ausnahme: Wenn auf der Rechnung der Vermerk „Zahlung erhalten” steht und eine Datumsangabe sowie die Unterschrift des Empfängers vorhanden sind. - Andersherum kann eine Quittung keine Rechnung ersetzen, da dort wichtige Angaben wie vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungs- und Kundennummer fehlen.
Ausnahme: Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro (brutto) ist grundsätzlich keine Rechnung im eigentlichen Sinne nötig. Man spricht hier von sogenannten Kleinstbetragsrechnungen. Hier würde eine Quittung nach unserer Vorlage reichen. - Kassenbons werden in der Regel nicht als Quittungsersatz anerkannt, auch wenn sie im Sprachgebrauch oft so genannt werden. Es fehlen schlichtweg die erforderlichen Mindestangaben.
Quittierte Rechnung: Wenn Quittung und Rechnung zusammenfallen
In bestimmten Fällen kann eine Quittung gleichzeitig als Rechnung dienen und umgekehrt. Voraussetzung ist, dass das Dokument alle erforderlichen Angaben enthält. Enthält eine Quittung zusätzlich die Pflichtbestandteile einer Rechnung, wie etwa die vollständige Anschrift beider Parteien oder eine Rechnungsnummer, kann sie auch als Kleinbetragsrechnung gelten. Das gilt zum Beispiel bei Beträgen bis 250 Euro brutto.
Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Eine Rechnung wird zur Quittung, wenn auf dem Dokument zusätzlich vermerkt ist, dass die Zahlung erfolgt ist – zum Beispiel durch den Hinweis „Betrag erhalten am [Datum]“ und eine Unterschrift des Zahlungsempfängers. In diesem Fall spricht man von einer quittierten Rechnung. Sie gilt dann sowohl als Zahlungsbeleg als auch als steuerlich relevante Rechnung.
Info
Achten Sie auf die erforderlichen Angaben
Die inhaltlichen Anforderungen müssen in jedem Fall erfüllt sein. Fehlt z. B. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder eine korrekte Leistungsbeschreibung, erkennt das Finanzamt den Beleg unter Umständen nicht an.
Digitale Quittung erstellen: Das sollten Sie beachten
Der Quittungsblock ist heute nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen werden die Belege heute digital erstellt – etwa als PDF oder mit Office-Programmen. Die digitale Quittung ist ebenso rechtsgültig, solange sie alle Pflichtangaben enthält.
Wichtig für Ihre Buchhaltung ist zudem, dass Sie diese Belege auch als „Quittung“ bezeichnen und korrekt nummerieren. Möchten Sie eine Quittung elektronisch versenden, etwa per E-Mail, achten Sie darauf, dass der Beleg nicht nachträglich verändert werden kann. Denn als Unternehmer müssen Ihre digitalen Quittungen den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen. Für eine revisionssichere Archivierung empfiehlt es sich, die Quittung als PDF-Datei zu speichern oder ein geeignetes Buchhaltungsprogramm zu nutzen.
Vorteile digitaler Quittungen
Digitale Quittungen haben nicht nur praktische, sondern auch optische Vorteile. Die Vorlagen lassen sich schnell ausfüllen, mehrfach verwenden und einfach per E-Mail versenden oder archivieren. Anders als bei handschriftlichen Quittungsblöcken, haben Sie zudem die Möglichkeit, individuell gestaltete Vorlagen für Ihre Quittungen zu erstellen, die Ihr Firmenlogo, Farben oder ein einheitliches Layout in Ihrem Corporate Design verwenden.
Das wirkt nicht nur professioneller, sondern stärkt auch den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick: Digitale Vorlagen für Quittungen lassen sich speichern, nummerieren und jederzeit erneut aufrufen – ganz ohne Papierkram oder Durchschlag.
Fazit: Quittungen mit Vorlagen korrekt ausfüllen und aufbewahren
Quittungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil im Zahlungsverkehr – egal ob in Unternehmen oder bei privaten Verkäufen. Sie dienen als Zahlungs- oder Leistungsnachweis, schaffen Rechtssicherheit und sind für Unternehmen für steuerliche Zwecke unerlässlich. Mit digitalen Vorlagen können Sie Quittungen online schnell, korrekt und professionell erstellen. Achten Sie darauf, die Quittungen ordnungsgemäß auszufüllen und aufzubewahren: So sparen Sie Zeit in der Buchhaltung und sind rechtlich auf der sicheren Seite.
