Was ist ein Lohnjournal?
In einem Lohnjournal führen Unternehmen die relevanten Lohn- und Gehaltsdaten aller Mitarbeitendenin einem zentralen Dokument zusammen. Es handelt sich also um eine systematische Übersicht aller Lohnabrechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. Monat oder Jahr). Das Lohnjournal dient einer transparenten Darstellung der Bruttolöhne, Abzüge und Nettobeträge. Es ist häufig ein Standardbestandteil einer Lohnsoftware und eine Unterstützung für die Finanzbuchhaltung sowie ein Hilfsmittel für Betriebsprüfungen.
Auch wenn die Lohnbuchhaltung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben ist, das Lohnjournal ist es nicht. Dennoch lohnt es sich, darauf zurückzugreifen, denn als wichtige Kontroll- und Berechnungsgrundlage – sowohl für interne Zwecke als auch für externe Prüfungen – erleichtert es Ihnen die Lohnbuchhaltung erheblich.
Was steht in einem Lohnjournal?
Wie wird also ein Lohnjournal erstellt? Ein korrekt geführtes Lohnjournal enthält Angaben zu Brutto- und Nettolöhnen sowie steuerlichen Abzügen und Sozialversicherungsbeiträgen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Im Detail kann die Auflistung etwas variieren, aber in der Regel folgt es einem festen Aufbau:
- Mitarbeiterdaten: Name, Personalnummer, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale
- Bruttowerte: Bruttolohn bzw. -gehalt, evtl. Zuschläge und geldwerte Vorteile
- Abzüge: Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Nettobeiträge: Auszahlungsbetrag
- evtl. Unternehmensdaten
Ist ein Lohnjournal Pflicht?
Ein Lohnjournal ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, ergibt sich aber häufig indirekt aus verschiedenen Anforderungen. Denn sobald Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, sind sie gesetzlich zur Lohnbuchhaltung verpflichtet und dazu, die Lohnunterlagen vollständig und nachvollziehbar zu führen. Hierzu gehören beispielsweise das Lohnkonto und die Lohnabrechnungen. In der Praxis dient das Lohnjournal der übersichtlichen Zusammenfassung dieser Daten. Sie sehen: Auch wenn keine direkte Pflicht besteht, ist es praktisch unverzichtbar, die relevanten Daten sauber in einem Lohnjournal zu dokumentieren, um den Überblick nicht zu verlieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lohnkonto und einem Lohnjournal?
Im Gegensatz zum Lohnjournal, das i. d. R. die Arbeitsentgelte aller Mitarbeiter auflistet, die innerhalb einer Abrechnungsperiode ausgezahlt wurden, enthält das Lohnkonto spezifische Angaben zu einem einzelnen Mitarbeiter. Zur Führung eines Lohnkontos sind Sie als Arbeitgeber, der Angestellte beschäftigt, verpflichtet. Im Lohnkonto sind Angaben aus ELStAM enthalten sowie aus der Meldung zur Sozialversicherung, dem Rentenversicherungsausweis und der monatlichen Abrechnung.
| Lohnkonto | Lohnjournal | |
|---|---|---|
| Inhalt | Detaillierte Angaben zu Lohn, Steuer und Abzügen | Zusammengefasste Daten aus allen Lohnkonten |
| Gesetzliche Pflicht | Gesetzlich vorgeschrieben (§ 41 EStG) | Nicht gesetzlich vorgeschrieben |
| Zweck | Dokumentation aller Lohndaten je Mitarbeiter | Gesamtübersicht aller Lohnabrechnungen |
| Bezug | Einzelner Mitarbeiter | Alle Mitarbeiter eines Unternehmens (einzeln aufgelistet) |
| Zeitraum | Laufend (Kalenderjahr) | Monatlich oder jährlich |
| Ziel | Gesetzeskonforme Dokumentation | Übersicht und Kontrolle |
Wer führt das Lohnjournal?
In der Regel wird das Lohnjournal von denjenigen erstellt, die auch die Lohnabrechnung übernehmen. Wer das genau ist, hängt von der Unternehmensgröße und -struktur ab. Dies könnte beispielsweise ein Steuerberater oder ein Lohnbüro sein, sofern die Lohnbuchhaltung ausgelagert ist. Größere Unternehmen führen die Lohnbuchhaltung intern, entweder durch eine eigene Lohnbuchhaltung oder eine Personalfachkraft mit Lohnbuchhaltungskenntnissen.
Eine dritte Variante ist der Inhaber selbst. Besonders bei Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ist diese Variante eine gute Möglichkeit. Mit einer zertifizierten Lohnsoftware wie Lexware Office Lohn & Gehalt können nicht nur die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter enfach und rechtssicher abgerechnte werden, die Software erstellt auch das Lohnjournal automatisch aus den Lohndaten.
Fazit: Lohnjournal als Basis einer sauberen Lohnbuchhaltung
Das Lohnjournal ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber kaum wegzudenken. Es bündelt alle relevanten Lohn- und Gehaltsdaten der Mitarbeitenden übersichtlich in einem Dokument. So schafft es eine Grundlage für eine fehlerfreie Lohnbuchhaltung – unabhängig davon, wo und von wem diese geführt wird.
