Aufwendungen

Im Handelsrecht bestehen klare Unterschiede zwischen Aufwendungen und Ausgaben:

• Aufwendungen: Stellen eine Vermögensminderung dar und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfasst, da sie den Erfolg eines Unternehmens mindern.
• Ausgaben: Werden zur Finanzierungsrechnung gezählt und betreffen finanzielle Abflüsse wie zum Beispiel das Eingehen einer Verbindlichkeit, Bankzahlungen oder Minderung von Forderungen.

Buchhalterische Regelung:

• Aufwendungen müssen gemäß dem Periodenabgrenzungsprinzip im Geschäftsjahr erfasst werden, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden.
• Ausgaben führen in der Regel zu einer Vermögensumschichtung, da finanzielle Mittel abfließen und gleichzeitig Vermögenswerte wie Waren oder Dienstleistungen erworben werden. 

Im Gesamtkostenverfahren der GuV müssen alle Aufwendungen und Erlöse des Geschäftsjahres ausgewiesen werden, einschließlich Bestandsveränderungen. Die Differenzen aus den Lagerbeständen fertiger und unfertiger Erzeugnisse werden in einem eigenen Konto der Bestandsveränderungen erfasst.

Die Kosten für Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe gehören zu den typischen Materialaufwendungen eines Unternehmens. Sie werden dann als Aufwendungen verbucht, wenn die Materialien für die Herstellung von Erzeugnissen verwendet werden. 
Materialaufwendungen werden unter dem Konto „Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren“ erfasst. Dazu zählen auch Dienstleistungen anderer Unternehmen, die für die Verarbeitung der Materialien benötigt werden.

Der Personalaufwand umfasst:

• Löhne und Gehälter
• Sozialabgaben wie Renten- und Krankenversicherungsbeiträge
• Beiträge für die betriebliche Altersversorgung

Alle Personalaufwendungen werden auf einem eigenen Aufwandskonto gebucht und sind ein wesentlicher Bestandteil der Betriebskosten.

Abschreibungen erfassen die Wertminderung von Vermögensgegenständen und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Es gibt unterschiedliche Arten von Abschreibungen:

• planmäßige Abschreibungen
• außerplanmäßige Abschreibungen 

Der Posten „außerordentliche Aufwendungen“ wurde bis 2015 in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, wenn Kosten außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens entstanden. Dazu zählten z. B. Verluste aus dem Verkauf von Betriebsteilen oder außergewöhnliche Haftungskosten.

Für Geschäftsjahre nach dem 31.12.2015 entfällt der Posten „außerordentliche Aufwendungen“ in der GuV (§ 277 Abs. 4 HGB a. F.). Stattdessen gilt:

• Einzelne Aufwandsposten von außergewöhnlicher Größenordnung oder Bedeutung müssen im Anhang erläutert werden.
• Diese Angaben betreffen auch Vorgänge, die zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit gehören, aber außergewöhnliche Bedeutung für das Unternehmen haben.

• Verluste aus dem Verkauf oder der Stilllegung von Teilbetrieben
• Aufwendungen für einen Sozialplan
• Produzentenhaftung oder außergewöhnliche Schadensfälle
• Einmalige Kosten für die Erschließung neuer Märkte

Durch diese Änderungen wird die Transparenz in der Buchführung erhöht, da außergewöhnliche Aufwendungen detaillierter erklärt werden müssen.

Sonstige betriebliche Aufwendungen sind solche, die keinem spezifischen Aufwandsposten wie Materialaufwand, Personalaufwand oder Abschreibungen zugeordnet werden können.

Beispiele für sonstige betriebliche Aufwendungen:

• Verluste aus dem Abgang von Anlage- oder Umlaufgegenständen (außer Vorräten)
• Übliche Abschreibungen auf Forderungen und Vermögensgegenstände
• Bildung von Rückstellungen, sofern keine direkte Zuordnung möglich ist
• Aufwendungen aus der Währungsumrechnung 

Periodenfremde Aufwendungen sind solche, die in einem Geschäftsjahr erfasst werden, aber wirtschaftlich einem anderen Jahr zuzuordnen sind.

Angabepflichten:

• Kapital- und KapCo-Gesellschaften müssen periodenfremde Aufwendungen im Anhang erläutern, sofern sie nicht von untergeordneter Bedeutung sind.
• Kleine Gesellschaften sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Neutrale Aufwendungen sind Ausgaben, die zwar in der Buchführung erfasst werden, jedoch nicht direkt den Kosten des betrieblichen Leistungserstellungsprozesses zugeordnet werden.

1. Betriebsfremde Aufwendungen:
   • Aufwendungen, die nicht aus der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit stammen.
   • Beispiele: Spenden für karitative Zwecke, Reparaturen an nicht betriebsbedingten Gebäuden.
2. Außerordentliche Aufwendungen:
   • Kosten, die in ihrer Höhe oder Art nicht regelmäßig auftreten.
   • Beispiele: Katastrophenschäden, außergewöhnliche Forderungsausfälle.
3. Periodenfremde Aufwendungen:
   • Aufwendungen, die einer anderen Abrechnungsperiode zuzuordnen sind.
   • Beispiel: Steuerzahlungen für Vorjahre.

Neutrale Aufwendungen unterscheiden sich von Kosten dadurch, dass sie nicht zwingend leistungsbezogen sind. Sie können betriebsfremd, außerordentlich oder periodenfremd sein, während Kosten immer mit der betrieblichen Leistungserstellung verbunden sind.

Werbungskosten sind Aufwendungen, die zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen dienen. Diese betreffen vor allem Überschusseinkünfte, wie aus nichtselbstständiger Arbeit oder Vermietung.

• Sonderausgaben: Aufwendungen, die weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten sind, jedoch steuerlich abzugsfähig sind (z. B. Kirchensteuer, Spenden).
• Außergewöhnliche Belastungen: Private Aufwendungen, die in besonderem Maße das Vermögen belasten (z. B. Krankheitskosten).

Für den Abzug ist es erforderlich, dass das eigene Vermögen belastet wird. Diese Aufwendungen reduzieren die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer.

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und somit den steuerlichen Gewinn mindern.

Merkmale:

• Betriebliche Geldabflüsse (z. B. Zahlungen, Verbindlichkeiten)
• Abgänge von Geldeswert (z. B. Abschreibungen)

Regelung bei gemischten Aufwendungen:

Sind Aufwendungen sowohl privat als auch betrieblich veranlasst, müssen die Anteile getrennt erfasst werden. Ist eine Trennung nicht möglich, besteht ein Abzugsverbot.

1. Erfassung auf Aufwandskonten:
   Aufwendungen werden während des Geschäftsjahres auf spezifischen Konten wie Materialaufwand, Personalaufwand oder Abschreibungen gebucht.
2. Abschluss über das Gewinn- und Verlustkonto:
   Am Jahresende werden die Salden der Aufwandskonten auf das Gewinn- und Verlustkonto übertragen: 
   Buchung: Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto.
3. Übertragung auf das Kapitalkonto:
   Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wird abschließend auf das Kapitalkonto übertragen:
   • Bei einem Gewinn: Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto (Erhöhung des Kapitals).
   • Bei einem Verlust: Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto (Minderung des Kapitals).

• Gewinne: Erhöhen das Eigenkapital und stärken die finanzielle Basis des Unternehmens.
• Verluste: Mindern das Eigenkapital und können bei anhaltender Negativentwicklung zu Liquiditätsproblemen führen.

Das Imparitätsprinzip verlangt, dass:

• Erträge erst ausgewiesen werden, wenn sie realisiert wurden.
• Aufwendungen bereits berücksichtigt werden, wenn sie bis zum Abschlussstichtag entstanden oder vorhersehbar sind.

Dies führt zu einer konservativen Darstellung der Geschäftszahlen, indem Verluste frühzeitig erfasst werden, während Gewinne erst nach Realisation ausgewiesen werden dürfen. 

Verbindlichkeiten und Rückstellungen werden berücksichtigt, wenn eine Verpflichtung am Bilanzstichtag besteht:

• Verbindlichkeiten: Für bekannte Verpflichtungen (z. B. Lieferantenrechnungen).
• Rückstellungen: Für ungewisse Verpflichtungen (z. B. Garantieleistungen).

Aufwendungen sind im Geschäftsjahr zu erfassen, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden, unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich erfolgt.

Wenn eine Ausgabe mehrere Zeiträume betrifft, wird sie buchhalterisch abgegrenzt, um die Aufwände korrekt zu verteilen.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen zahlt am 10. Oktober 2024 eine Jahresmiete von 6.000 Euro für den Zeitraum vom 1. Oktober 2024 bis 30. September 2025.

Buchung bei Zahlung:

• Im Jahr 2024 wird der auf Oktober bis Dezember entfallende Anteil als Aufwand erfasst: 3/12 × 6.000 = 1.500 Euro.
• Der Restbetrag von 4.500 Euro wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auf das nächste Jahr übertragen.

Buchung der Abgrenzung:

• 2024: Aktive Rechnungsabgrenzung an Mietaufwand (4.500 Euro).
• 2025: Mietaufwand an Aktive Rechnungsabgrenzung (4.500 Euro).

• Präzise Darstellung der Geschäftszahlen.
• Sicherstellung, dass Aufwendungen korrekt den Perioden zugeordnet werden.
• Transparenz bei langfristigen Zahlungsverpflichtungen.