Zusammenfassung
Sammelrechnung im Überblick
Seit 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Geschäfte verpflichtend.
- Eine Sammelrechnung fasst mehrere Einzelaufträge für denselben Kunden zusammen.
- Sie eignet sich für Unternehmen mit Stammkunden oder regelmäßigen Lieferbeziehungen.
- Die Rechnung enthält neben den üblichen Pflichtangaben auch Abrechnungszeitraum, Umsatzsteuer und Gesamtsumme.
- Jede Sammelrechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Das Leistungsdatum kann pauschal mit dem Rechnungsdatum angegeben werden.
Definition
Was genau ist eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung ist eine spezielle Form der Rechnungsstellung, bei der mehrere Einzelaufträge oder Lieferungen für denselben Kunden in einem einzigen Dokument abgerechnet werden. Diese Art der Rechnung bietet sich vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen oder Lieferungen an. Die Abrechnung erfolgt periodisch – beispielsweise monatlich oder quartalsweise – und enthält alle relevanten Informationen zu den einzelnen Leistungen. Die rechtlichen Anforderungen entsprechen im Wesentlichen denen einer Einzelrechnung, ergänzt um spezifische Pflichtangaben wie den Abrechnungszeitraum. Ziel der Sammelrechnung ist eine effizientere Abwicklung der Abrechnung für beide Seiten.
Wann sich eine Sammelrechnung für Sie lohnt
Eine Sammelrechnung eignet sich für Unternehmen mit festen Kundenbeziehungen oder Daueraufträgen. Besonders in Branchen mit häufigen Teillieferungen oder wiederkehrenden Dienstleistungen ist diese Rechnungsform effizient.
Typische Beispiele:
- Ein Bauunternehmen, das regelmäßig Baumaterial bei Ihnen bezieht
- Ein Handwerksbetrieb, der wiederholt kleinere Aufträge beauftragt
- Eine Stromabrechnung, bei der die laufende Nutzung in Intervallen fakturiert wird
Ihre Vorteile im Überblick
Durch die Zusammenfassung mehrerer Einzelaufträge entstehen folgende Vorteile:
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands
- Bessere Übersichtlichkeit in der Buchhaltung
- Geringerer Aufwand bei der Prüfung und Freigabe auf Kundenseite
- Weniger Papier- oder Dateiaufkommen
Inhalte und Anforderungen an eine Sammelrechnung
Sammelrechnungen unterliegen grundsätzlich den gleichen Vorgaben wie Einzelrechnungen nach § 14 UStG. Zusätzlich müssen Sie einige Besonderheiten beachten:
Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:
- Gesamtsumme aller in der Rechnung zusammengefassten Einzelposten
- Ausgewiesene Umsatzsteuer
- Abrechnungszeitraum, der die enthaltenen Leistungen zeitlich abgrenzt
Weitere formale Anforderungen
- Jede Sammelrechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Die Rechnung muss ein Leistungsdatum oder Lieferdatum enthalten.
- Sie dürfen bei mehreren Teilleistungen pauschal angeben: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.
Rechnungsnummern und Nummernkreise
Bei der Nummerierung können Sie ein eigenes System verwenden oder den bestehenden Nummernkreis Ihrer Einzelrechnungen fortführen. Wichtig ist, dass jede Rechnungsnummer eindeutig ist und nicht doppelt verwendet wird.
Übersichtliche Struktur durch Einzelnachweise
Eine Sammelrechnung listet idealerweise die einzelnen zugehörigen Abrechnungen chronologisch oder thematisch gegliedert auf. Dadurch bleibt der Inhalt für Ihre Kunden transparent nachvollziehbar.
Digitalisierungspflicht: E-Rechnung seit 2025 verpflichtend
Ab 2025 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung auch für Unternehmen im B2B-Bereich. Bisher betraf dies nur den Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand. Die neue Regelung soll den Datenaustausch automatisieren und die Effizienz im Rechnungswesen steigern.
Info
Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen bei B2B-Geschäften ausstellen und empfangen können.
Tipp
E-Rechnung automatisch und korrekt versenden
Mit Lexware können Sie Sammelrechnungen direkt im E-Rechnungsformat erstellen und versenden. So erfüllen Sie die neuen Anforderungen automatisch und vermeiden formale Fehler.
