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Verhaltensknigge: Wichtige Regeln für die Betriebsprüfung

Verhaltensknigge für reibungslose Betriebsprüfung
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 16.03.2016

Ist der Tag gekommen, an dem der Betriebsprüfer bei Ihnen auftaucht, sollten Sie sich an einige Regeln halten. Dazu gehört neben einem sachlichen Umgang mit dem Prüfer auch, dass Sie Ihren Steuerberater von Anfang an einbeziehen, um möglichst wenig Angriffsfläche zu bieten. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Rechte und Pflichten gegenüber dem Finanzamt kennen. Unser Verhaltensknigge bewahrt Sie vor Überraschungen und gibt praxisnahe Tipps.

Eröffnungsgespräch: Anwesenheit des Steuerberaters empfehlenswert

Sicherlich sind die meisten Unternehmer selbstbewusst genug, dem Prüfer des Finanzamts im Eröffnungsgespräch auch allein gegenüberzutreten. Trotzdem ist es meist sinnvoll, dass der Steuerberater das Eröffnungsgespräch führt und Sie überwiegend als Zuhörer teilnehmen. Der Grund: Das scheinbar harmlose Kennenlernen, der Small-Talk und die Vorstellungsrunde ist für erfahrene Betriebsprüfer bereits die erste Prüfungshandlung.

Beispiel: Der Prüfer begrüßt den Firmeninhaber und sagt: „Gut erholt sehen Sie aus. Waren Sie erst kürzlich im Urlaub?“. Der Firmeninhaber verneint, ist jedoch höflich und erzählt zur Auflockerung, dass er einen Urlaub dringend nötig hat und dass er sich am besten in Österreich entspannt. Der Prüfer wird nun bei seiner Belegprüfung besonders Ausschau nach Betriebsausgaben halten, die mit Reisen nach Österreich zusammenhängen. 

Oder: Der Prüfer schaut sich im Büro um und sieht Fotos des Firmeninhabers bei einem Formel-1-Rennen. Er hakt nach: „Ist die Formel 1 ein Hobby von Ihnen? – Ich persönlich spiele ja lieber Tennis oder Golf.“ Der Firmeninhaber geht auf diesen Small-Talk ein und verrät seine Hobbys. Auch hier wird der Prüfer nun die Augen nach Ausgaben offen halten, die mit den Hobbys des Firmeninhabers zu tun haben könnten und gewinnmindernd verbucht wurden.

Tipp: Lassen Sie beim Einführungsgespräch zu Beginn der Prüfung daher besser Ihren Steuerberater das Wort führen. Er wird das Gespräch lenken und dafür sorgen, dass Sie nur Fragen zu Ihrem Betrieb beantworten. Der Steuerberater schirmt den Betriebsinhaber quasi ab

Grundsätzlich sollten Sie für eine respektvolle, professionelle Arbeitsatmosphäre sorgen. Behandeln Sie den Prüfer sachlich und freundlich, aber meiden Sie private Gespräche oder Themen. Fragen Sie ruhig offen nach, was Sie ihm anbieten dürfen. Kaffee und Wasser sind normalerweise kein Problem, eine Essenseinladung schon schwieriger und teure Geschenke absolut tabu. Wenn möglich sollten Sie dem Betriebsprüfer auch einen eigenen Raum zur Verfügung stellen, in dem er ungestört arbeiten kann.

Die Rechte und Pflichten des Unternehmers während der Prüfung

Unternehmer haben während einer laufenden Prüfung durch das Finanzamt Rechte und Pflichten. Insbesondere die Folgenden sollten Sie kennen – und Ihr Recht gegebenenfalls durchsetzen:

  • Grundsätzliche Mitwirkungspflicht: Die wichtigste Pflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung ist für den Unternehmer die Mitwirkungspflicht. Er muss dem Prüfer des Finanzamts Antworten auf dessen Fragen geben, ihm einen Zugriff auf seine EDV-Buchhaltung gewähren und Belege heraussuchen.
  • Zutritt/Belegvorlage: Der Betriebsprüfer hat keine Zutritts- oder Durchsuchungsrechte. Er kann also keinen Zutritt (z. B. zu bestimmten Räumen) erzwingen oder ohne Ihre Erlaubnis Belege einsehen. Ausnahme: Nur bei einer Steuerfahndungsprüfung kann sich der Fahnder gegen den Willen des Unternehmers Zutritt zu den Firmenräumen und -unterlagen verschaffen.
  • Auskunft: Stellt der Prüfer eine Frage, kann der Unternehmer entscheiden, wer die Frage beantwortet. Empfehlenswert ist es, die Fragen direkt an den Steuerberater weiterzuleiten, der dem Prüfer dann Rede und Antwort steht. 
  • Unterbrechung: Der Unternehmer kann die Prüfung unterbrechen – beispielsweise wenn eine wichtige Auskunftsperson (Buchhalter) ausfällt oder der Steuerberater krank wird. Bleibt die Unterbrechung eine Ausnahme aus plausiblen Gründen, wird der Prüfer dies akzeptieren und keine negativen Schlüsse ziehen.
  • Daten-CDs: Der Prüfer muss nach Beendigung der Betriebsprüfung die ihm ggfs. ausgehändigten Buchhaltungs-CDs oder andere Datenträger wieder zurückgeben.

Die Rechte und Pflichten des Betriebsprüfers während der Prüfung

Natürlich hat auch der Prüfer des Finanzamts während der Prüfung bestimmte Rechte und Pflichten. Folgende Rechte kann er durchsetzen:

  • Er entscheidet, welche Zeiträume (nur abgeschlossene Geschäftsjahre) und welche Steuerarten geprüft werden. Diese Informationen teilt er in der schriftlichen Prüfungsanordnung mit.
  • Er hat das Recht, Stellungnahmen, Unterlagen und den Zugriff auf die EDV-Buchhaltung anzufordern. Spielt der Unternehmer nicht mit, muss er mit Sanktionen rechnen (Verzögerungsgeld, Schätzung nach Aktenlage).

Der Prüfer hat natürlich auch Pflichten: Er darf nur die in der Prüfungsanordnung aufgeführten Steuerjahre und Steuerarten überprüfen. Nennt ihm der Unternehmer bestimmte Auskunftspersonen, darf er sich nicht an andere Personen mit seinen Fragen wenden. Der Prüfer unterliegt zudem dem Steuergeheimnis. Er darf niemanden erzählen, was er während der Prüfung gesehen und gehört hat.

Beschränken Sie die Zahl der Ansprechpartner für den Betriebsprüfer

Zu viele Köche verderben den Brei. Deshalb sollten Sie den Kreis der Ansprechpartner, an die sich der Prüfer wenden darf, so klein wie möglich halten. 3-4 Ansprechpartner sollten genügen. Das sind: Sie als Betriebsinhaber, der Steuerberater und der für die Buchhaltung zuständige Mitarbeiter.

Außerdem sollten Sie den Prüfer darum bitten, seine Anfragen schriftlich vorzulegen. Sie leiten die Anfragen dann an den Steuerberater weiter, der dann zum einen genau weiß, welche Schwerpunkte der Prüfer setzt. Zum anderen kann er sich mit Ihnen abstimmen, wie er antworten soll. Der Prüfer ist zwar nicht dazu verpflichtet, seine Fragen schriftlich zu formulieren. Die Schriftform ist in der Praxis jedoch üblich, weil er sonst auf viele Fragen nicht die gewünschten Antworten erhält. Ein weiterer Grund für die Schriftform ist, dass der Betriebsprüfer nur dann ein Verzögerungsgeld festsetzen kann, wenn er nachweist, dass Sie trotz mehrmaliger Aufforderung keine Unterlagen oder Stellungnahmen vorgelegt haben.

Tipp: Alle anderen Mitarbeiter, die nicht als Ansprechpartner für den Prüfer des Finanzamts benannt wurden, sollten angewiesen werden, keine Fragen des Prüfers zu beantworten. Stellt er nicht zur Auskunft autorisierten Mitarbeitern Fragen, sollten diese den Prüfer darauf hinweisen, dass Fragen zur Prüfung nur die benannten Auskunftspersonen beantworten dürfen.

Verzögerungsgeld verhindern: Schriftlich Aufschub beantragen

Finden Sie die angeforderten Unterlagen nicht sofort, kann der Prüfer Ihnen das als Arbeitsverweigerung auslegen und ein Verzögerungsgeld aufbrummen. Der Prüfer muss das Verzögerungsgeld nicht extra androhen. Er kann selbst entscheiden, wann er es festsetzt. Einzige Voraussetzung: Er muss nachweisen, dass Sie auf wiederholte Anfragen nicht reagiert haben. Besonders hart: Ist das Verzögerungsgeld (mindestens 2.500 Euro) einmal ausgesprochen, müssen Sie es zahlen – selbst wenn Sie die geforderten Unterlagen nachträglich vorlegen. Indiz dafür, dass die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes drohen könnte, kann die wiederholte Aufforderung zur Vorlage bestimmter Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist sein. Kommen Sie der Vorlagepflicht unbegründet nicht nach, kann der Prüfer das Verzögerungsgeld als Sanktion festsetzen.   Wenn Sie die geforderten Unterlagen (egal aus welchem Grund) nicht zeitnah vorlegen können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise (um dem Betriebsprüfer keine Angriffsfläche zu bieten):

  • Beantragen Sie schriftlich eine Fristverlängerung zur Vorlage der angeforderten Unterlagen.
  • Begründen Sie den Antrag auf Fristverlängerung (z.B. Sie sind wegen eines Großauftrags überlastet und können die Unterlagen nicht zeitnah heraussuchen; der Mitarbeiter, der weiß, wo die betreffenden Belege sind, ist krank oder im Urlaub).
  • Bitten Sie um schriftliche Stellungnahme des Prüfers zu Ihrem Fristverlängerungsantrag

Tipp: Diese Vorgehensweise scheint kompliziert, hat jedoch System. Denn mehrere Gerichte haben bereits entschieden, dass der Prüfer kein Verzögerungsgeld festsetzen darf, wenn offensichtlich plausible Gründe für die verzögerte Vorlage von Unterlagen vorliegen und deshalb ein Fristverlängerungsantrag gestellt wurde.

Prüferfutter: Feststellungen präsentieren, um die Prüfung zu beenden

Dauert eine Prüfung schon eine Zeit lang und der Prüfer findet nichts, gibt es 2 Szenarien: Der Prüfer könnte seinen Aufenthalt noch eine Weile verlängern, um doch noch Fehler zu finden, die zu Steuernachzahlungen führen – das Risiko, dass er fündig wird, steigt natürlich mit der Dauer seines Aufenthalts. Das zweite Szenario beherrschen erfahrene Steuerberater: Sie weisen den Prüfer auf einen kleineren Fehler hin. Der Prüfer nimmt diesen Hinweis dankbar an und beendet die Prüfung, da er nun wenigstens einen Fehler gefunden hat.  Dieses „Prüferfutter“ findet sich oftmals bei der privaten Pkw-Nutzung, weil beispielsweise der Bruttolistenpreis des Firmenwagens im Zeitpunkt der Erstzulassung höher war als bisher angesetzt (z. B. aufgrund von vergessener Sonderausstattung).

Feststellungen des Prüfers regelmäßig analysieren

Bitten Sie den Prüfer in regelmäßigen Abständen darum, Ihnen seine Feststellungen schriftlich begründet mit den steuerlichen Konsequenzen vorzulegen. Das hat den Vorteil, dass Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater Gegenargumente ausarbeiten oder Unterlagen vorlegen können, die die Feststellungen des Prüfers widerlegen.

Die schriftliche Darstellung der vermeintlichen steuerlichen Fehler, die der Prüfer meint gefunden zu haben, verhindert allzu willkürliche Feststellungen. Der Grund: muss der Prüfer seine Feststellungen mit Fundstellen begründen und ist sich nicht ganz sicher, wird er die eine oder andere Feststellung möglicherweise fallen lassen. Sie haben zwar keinen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Prüfer Ihnen seine Feststellungen schriftlich mitteilt. In der Praxis ist die Schriftform jedoch üblich, weil Unternehmer normalerweise nicht in der Lage sind, die Feststellungen des Prüfers dem Steuerberater mündlich mitzuteilen.

Tipp: Möchte Sie der Prüfer darauf vertrösten, dass Sie die Feststellungen erst bei der Schlussbesprechung ausgehändigt bekommen, sollten Sie sich nicht darauf einlassen. Denn dann würde die „Überrumpelungstaktik“ des Prüfers aufgehen. Sie könnten sich nicht zu den einzelnen Feststellungen vorbereiten und müssten Kompromisse eingehen, die Sie bei einer ausführlichen Vorbereitung auf die einzelnen Prüfungsfeststellungen ansonsten zu Ihrem Vorteil beeinflussen könnten. Signalisieren Sie, dass Sie andernfalls gegen die Steuerbescheide nach der Prüfung Einspruch einlegen und die schriftliche Stellungnahme im Rahmen des Einspruchsverfahrens anfordern werden. Ein Argument, das den Prüfer meist umstimmen und Ihnen die schriftliche Ausarbeitung seiner Feststellungen bescheren dürfte.

Verhalten während einer Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachschau

Stehen Lohnsteuer- oder Umsatzsteuerprüfer des Finanzamts unangekündigt zu einer Nachschau vor der Tür, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Lassen Sie den Prüfer eintreten und lassen Sie sich seinen Prüferausweis zeigen.
  • Notieren Sie den Namen des Prüfers und die Anschrift des Finanzamts.
  • Informieren Sie Ihren Steuerberater und bitten Sie ihn, dass er diese Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachschau betreut.
  • Bitten Sie den Prüfer zu warten, bis Ihr Steuerberater eintrifft. Der Prüfer hat keine Durchsuchungsbefugnis. Er bekommt nur das zu sehen, was der Unternehmer bzw. der Steuerberater ihm vorlegt. 
  • Kopieren Sie die Unterlagen, die der Prüfer im Rahmen seiner Nachschau anfordert, und lassen Sie ihn nicht eigenständig Unterlagen einsehen oder kopieren. 

Eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau wird regelmäßig durchgeführt, weil das Finanzamt einen Verdacht auf steuerliche Unregelmäßigkeiten hat. Deshalb ist es dringend empfehlenswert, dass Sie hier Ihren Steuerberater einschalten. Die Nachschau wird meist nur ein paar Stunden dauern, weil der Prüfer nur ganz bestimmte Unterlagen zu einem ganz bestimmten Sachverhalt einsehen möchte und dann wieder geht. 

Checkliste: So behalten Sie während der Betriebsprüfung alles im Griff

To-Do-Liste für jede Betriebsprüfung
To-Do-Liste für jede Betriebsprüfung Erledigt
Termin mit Steuerberater vereinbaren, dass dieser zum Beginn der Prüfung anwesend ist und das Eröffnungsgespräch leitet
Auswahl der Ansprechpartner für den Prüfer während der Betriebsprüfung
Mündliche Unterweisung aller anderen Mitarbeiter, dass diese keine Fragen des Prüfers beantworten dürfen
Räumlichkeiten in der Firma für die Prüfungsdauer festlegen
Schriftliche Mitteilung an den Prüfer mit Benennung der Auskunftspersonen
Schriftliche Bitte an den Prüfer, Anfragen nur schriftlich zu formulieren und einer bestimmten Auskunftsperson auszuhändigen
Festlegung der Person, die das Heraussuchen der Unterlagen bzw. die Beantwortung der Anfragen koordiniert; diese Person entsprechend unterweisen
Regelmäßige Bitte an den Prüfer, bereits vorhandene Prüfungsfeststellungen mit Begründung und gesetzlichen Fundstellen schriftlich vorzulegen
Diskussion mit Steuerberater zu den Prüfungsfeststellungen und Suche nach Gegenargumenten oder entlastenden Unterlagen

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