Lohnsteuer-Außenprüfung: Steuerberater frühzeitig einbeziehen
Bei dir steht eine Lohnsteuer-Außenprüfung an. Bevor es losgeht, stimmt der Prüfer in der Regel mit dir einen Termin ab. Wenige Tage später erhältst du eine schriftliche Prüfungsanordnung. Hieraus ersiehst du neben den zu prüfenden Steuerarten und Zeiträumen auch den Prüfungsbeginn sowie den Namen des Prüfers.
Ort und Zeitpunkt der Lohnsteuer-Außenprüfung mitbestimmen
Wenn wichtige Gründe vorliegen, beispielsweise dein Lohnbuchhalter krank ist oder unerwartete geschäftliche Termine anstehen, kann die Prüfung auch verschoben werden. Nimm hierzu so früh wie möglich Kontakt mit dem Prüfer beziehungsweise dem Finanzamt auf und schildere dein Anliegen.
Gleiches gilt für den Ort der Prüfung. Laut der Abgabenordnung (AO) soll die Prüfung zwar grundsätzlich in deinem Betrieb/Büro erfolgen. Ist hier aber nicht ausreichend Platz vorhanden, kann auch auf Räumlichkeiten des Steuerberaters, auf die Privaträume oder auf die Prüfung im Finanzamt ausgewichen werden. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung beim Steuerberater ist laut Gesetz eigentlich nicht mehr vorgesehen.
Tipp
Es gibt Prüfer, die dennoch beim Steuerberater prüfen
Manche Prüfer sehen die AO gelassen und prüfen auch beim Steuerberater. Hier befinden sich in der Regel ohnehin die Unterlagen und es steht ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.
Vorbesprechung nutzen
Wenn der Prüfer klingelt, geht es los. Einen Dienstausweis mit Lichtbild und Dienstsiegel muss er im Gepäck haben und dir auf Verlangen vorzeigen. Andernfalls verschafft ein Anruf beim Finanzamt Klarheit. Ohne Dienstausweis und Bestätigung durch das Finanzamt kannst du die Person bitten, den Betrieb/das Büro zu verlassen.
Zu Beginn der Prüfung wird der Prüfer eine Vorbesprechung vorschlagen. In einem lockeren Plausch kann bereits einiges geklärt werden und du kannst dich gegenseitig ein wenig beschnuppern. Jetzt hast du Gelegenheit, dein Unternehmen darzustellen und auf Besonderheiten hinzuweisen. Auch können bereits Einzelheiten der Prüfung abgestimmt werden.
Hinweis: Alles was du dem Lohnsteuer-Außenprüfer erzählst, unterliegt dem Steuergeheimnis. Du musst keine Sorge haben, dass er dies an dritte Personen, die nicht am Verwaltungsverfahren beteiligt sind, weitergibt.
Die Außendienstler prüfen alles – aber nicht gerne zu Gunsten des Arbeitgebers. Bitte den Prüfer daher, auch auf Überzahlungen ein Auge zu haben.
Aber Vorsicht vor leichtfertigen Äußerungen und hinterhältigen Fragen (z. B. „Hattest du nette Betriebsausflüge? Auf dem Firmengelände stehen aber schicke Autos.“)! Deine Internetseite sollte keine Interna über Arbeitnehmer oder betriebliche Aktivitäten enthalten. Auch das „Schwarze Brett“ ist für Infos sehr beliebt. Auf diesem Weg erhält der Prüfer viele kostenlose Informationen, die du nicht mehr widerlegen kannst.
Es empfiehlt sich, dass beim Eröffnungsgespräch zur Lohnsteuerprüfung der Steuerberater zugegen ist, das Gespräch auf einer sachlichen Ebene hält und bereits erste Fragen des Lohnsteuerprüfers beantwortet. So lässt es sich vermeiden, dass sich durch unüberlegte Äußerungen Steuernachteile ergeben.
Tipp
Briefe deine Mitarbeiter
Informiere deine Mitarbeiter über die Prüfung und lege diesen ans Herz, in dieser Zeit jedes Wort auf die Goldwaage zu legen. Auch unbedachte Äußerungen gegenüber dem Lohnsteuer-Außenprüfer oder ein lockeres Gespräch mit dem Kollegen auf dem Flur können Folgen haben.
Als Arbeitgeber musst du bei der Lohnsteuer-Außenprüfung Rede und Antwort stehen
Der Prüfer will nicht nur in die üblichen Lohnunterlagen (Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Lohnkonten, Lohnjournale) schauen. Auch Arbeitsverträge, Vereinbarungen, die Personalakten, die Lohnbuchhaltung und besonders die gesamte Buchhaltung sind für ihn interessant. Tauchen während der Prüfung Fragen auf, bist zuerst einmal du als Arbeitgeber gefragt. Äußerst du dich nicht, kann der Prüfer auch auf die Arbeitnehmer zugehen. Nachteil: Er muss dich über dieses „Fremdgehen“ nicht informieren.
Das Frage-/Antwortspiel kannst du auch auf eine andere Person delegieren, z. B. den Steuerberater oder den Lohnbuchhalter. Der oder die Auserwählte sollte allerdings steuerlich versiert und wachsam sein, um die Hintergedanken des Prüfers zu erahnen.
Achtung
Der Prüfer kann auch ausgeschiedene Mitarbeiter befragen
Diese Gruppe ist meist sehr redselig, besonders wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis gekündigt hat oder die Trennung im Streit erfolgte.
Jeder Prüfer hat bei der Lohnsteuer-Außenprüfung seine Schwerpunkte
Der Prüfer wird aus zeitlichen Gründen zunächst einmal Schwerpunkte setzen. Einige Prüfer haben Steckenpferde, d. h. Sachverhalte, die sie immer prüfen oder auch weniger gerne aufgreifen. Typische Prüfgebiete sind:
- Arbeitsverhältnis des Gesellschafter-Geschäftsführers
- Ehegattenarbeitsverhältnis
- Arbeitsverhältnisse und Verträge mit nahen Familienangehörigen
- Arbeitnehmerüberlassung (Scheinfirmen)
- Beschäftigungsverhältnisse ('arbeitnehmerähnliche Selbstständige‘)
- Sonderzahlungen
- Sachbezüge/Rabattgewährung
- Direktversicherungen
- Nutzung von Firmenfahrzeugen
- Überprüfung von Fahrtenbüchern, soweit die 1%-Regelung nicht berücksichtigt wird
- Reisekosten
- Zuschläge für Sonntags-, Feiertag- und Nachtarbeit
- Aushilfslöhne ohne Stundenaufzeichnungen
- Miet- und Darlehensverträge
- Fremdleistungen oder Zahlungen an „freie Mitarbeiter“
- Ankauf von Wirtschaftsgütern von Arbeitnehmern (überhöhter Kaufpreis)
- Verkauf von Wirtschaftsgütern an Arbeitnehmer (verbilligte Überlassung)
Bei einigen Punkten kann es sich auch lohnen, im Vorfeld der Prüfung noch eventuelle Fehler auszumerzen. Folgende Punkte solltest du daher mit deinem Steuerberater absprechen:
- Lohnkontenabstimmung: Die Summe der versteuerten Bruttolöhne muss mit dem gebuchten Betrag auf dem Konto „Löhne/Gehälter“ übereinstimmen. Bestehen hier Differenzen, können Löhne „steuerfrei“ ausgezahlt worden sein. Das Gleiche gilt für das Konto „Aushilfslöhne“.
- Zahlung der Steuerabzugsbeträge: Neben dem Steuerabzug musst du die Annexsteuern (Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) auch an das Finanzamt abführen. Der Lohnsteuer-Außenprüfer prüft, ob alle Beträge beim Finanzamt angekommen sind.
- GmbH: Für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist besonders wichtig, dass alle Vereinbarungen im Voraus schriftlich getroffen wurden. Ansonsten kann es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) oder um eine verdeckte Einlage handeln.
Zwischenbesprechungen sind immer möglich
Bereits in der Vorbesprechung solltest du mit dem Prüfer vereinbaren, dass er dir Beanstandungen direkt mitteilt oder mehrere Punkte sammelt und diese in einer Zwischenbesprechung anspricht. Nun hast du Gelegenheit, bei Zweifelsfragen deine Meinung zu äußern bzw. bei Unklarheiten entsprechende Informationen zu liefern.
Besteht dieser Informationsfluss nicht, muss der Prüfer dir festgestellte Beanstandungen rechtzeitig vor der Schlussbesprechung mitteilen. Jetzt hast du die Möglichkeit, deinen Steuerberater zu informieren, die Rechtslage zu prüfen und in der Schlussbesprechung deine eigene Rechtsauffassung darzulegen.
Bei undurchsichtigen Fällen kannst du eine Vereinbarung treffen
Bei gravierenden Fehlern droht dir eventuell ein Straf- oder Bußgeldverfahren. Der Prüfer muss dich allerdings spätestens im Prüfungsbericht darauf hinweisen, dass eine straf- und bußgeldrechtliche Würdigung einem besonderen Verfahren vorbehalten bleibt. Das heißt im Klartext: Er gibt den Fall an die Straf- und Bußgeldsachenstelle weiter.
Das Finanzamt ist verpflichtet, die Lohnsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben festzusetzen. Dies ist aber nicht immer lückenlos möglich, beispielsweise wenn ein Sachverhalt äußerst schwer zu ermitteln ist. Die Richter des Bundesfinanzhofs haben dem Finanzamt die Möglichkeit eingeräumt, Ungewissheiten und Unklarheiten einvernehmlich mit dem Arbeitgeber aus dem Weg zu räumen.
Können undurchsichtige Sachverhalte nur mit überdurchschnittlichem Zeit- und Arbeitsaufwand ermittelt werden, ist das Finanzamt ermächtigt, mit dir als Arbeitgeber eine Vereinbarung (tatsächliche Verständigung) zu treffen. Die tatsächliche Verständigung ist ein Instrument zur Herstellung des Rechtsfriedens und der Vermeidung von Rechtsbehelfen. Sie muss schriftlich abgefasst und von beiden Seiten unterschrieben werden. Jede Seite erhält eine Ausfertigung. Aber Vorsicht: Unterschreiben dürft diese Vereinbarung du als Arbeitgeber (bzw. dein Bevollmächtigter) und für das Finanzamt nur der Amtsvorsteher oder der Sachgebietsleiter (nicht der Prüfer!).
Die tatsächliche Verständigung hat den Vorteil, dass die aufgedeckten Fehler bis zum heutigen Tag ausgemerzt werden und dass nicht ein neuer Prüfer denselben Sachverhalt aufgreift und erneut, möglicherweise höhere Nachforderungen festsetzt.
Mit derartigen Vereinbarungen sollen kostenintensive Ermittlungen und spätere Rechtsstreitigkeiten ausgeschlossen werden. Die Vereinbarung kann nicht einseitig, sondern nur im beidseitigen Einvernehmen wieder aufgehoben werden.
Die Schlussbesprechung der Lohnsteuer-Außenprüfung
Nach Abschluss der Lohnsteuer-Außenprüfung ist eine Schlussbesprechung gesetzlich vorgeschrieben. Beide Seiten können hier noch einmal zu Sachverhalten ihre Meinung äußern oder zu strittigen Punkten ihre Rechtsauffassung darlegen.
Als Arbeitgeber hast du das Recht, auf die Schlussbesprechung zu verzichten, wenn z. B. alle Punkte während der Prüfung geklärt wurden oder falls der Prüfer keine Beanstandungen hat.
Den Ort der Schlussbesprechung kannst du mit dem Prüfer abstimmen. Du kannst dich im Betrieb, im Finanzamt oder in diesem Fall auch beim Steuerberater treffen. Seit Corona sind Online-Schlussbesprechungen und Schlussbesprechungen per Telefonkonferenz auch keine Seltenheit mehr.
Sinnvoll ist immer eine Schlussbesprechung an dem Ort, an dem sich auch die geprüften Unterlagen befinden. Bei strittigen Punkten kannst du hierauf schnell zurückgreifen.
Welche Person(en) du mit zur Schlussbesprechung nimmst, bleibt dir überlassen. Dies kann der Lohnbuchhalter, Bilanzbuchhalter oder der Steuerberater sein. Für das Finanzamt muss auf jeden Fall der Prüfer anwesend sein. Der Sachgebietsleiter oder Vorsteher des Finanzamts (Vorgesetzte des Prüfers) können ebenfalls mit in der Runde sitzen.
Tipp
Bei zweifelhaften Punkten sollte der Sachgebietsleiter dabei sein
Besonders bei Zweifelsfragen solltest du darauf bestehen, dass zumindest der Sachgebietsleiter mit zur Schlussbesprechung kommt. Dieser kann über rechtliche Fragen sofort eine abschließende und endgültige Entscheidung treffen. Bei existenzbedrohenden Tatsachen sollte sogar der Vorsteher des Finanzamts mit am Tisch sitzen.
Nach der Außenprüfung erhältst du den Bericht und die „Rechnung“
Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist und alle strittigen Punkte weitestgehend geklärt sind, erhältst du den endgültigen Prüfungsbericht. Hierin wird dargestellt, was du eventuell falsch gemacht hast und wie es richtig gewesen wäre, inklusive der richtigen Berechnung der Lohnsteuer.
Gehörst du zu den glücklichen Arbeitgebern, bei denen der Prüfer nichts zu beanstanden hatte, bekommst du den Prüfungsbericht und zusätzlich folgende Mitteilung:
„Die Lohnsteuer-Außenprüfung hat zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen geführt. Der Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen von ... bis ... wird aufgehoben.“
Jetzt kannst du dich getrost zurücklehnen, denn bei dir wird in absehbarer Zeit kein Lohnsteuer-Außenprüfer mehr auftauchen. Seitdem auch die Finanzämter Controlling eingeführt haben, werden die Prüfer an deinen Mehrergebnissen gemessen. Da aber bei dir nichts zu holen ist, wäre eine weitere Prüfung verlorene Zeit. Es sei denn, du hast mehr als 500 Arbeitnehmer. Diese Betriebe werden regelmäßig unter die Lupe genommen.
Praxis-Tipp: Deine abgegebenen Lohnsteuer-Anmeldungen stehen für den Prüfungszeitraum grundsätzlich immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Das heißt: Du kannst geänderte Lohnsteuer-Anmeldungen abgeben und das Finanzamt kann die Lohnsteuer-Anmeldung ändern. Achte darauf, dass das Finanzamt nach Abschluss der Prüfung den Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen des Prüfungszeitraums aufhebt. Ansonsten können geprüfte Sachverhalte noch einmal unter die Lupe genommen werden.
Auffälligkeiten bei der Prüfung: Wer zahlt die Lohnsteuerforderungen?
Ist der Lohnsteuer-Außenprüfer fündig geworden, hat das Finanzamt mehrere Möglichkeiten, an sein Geld zu kommen. Dies kann sowohl direkt beim Arbeitnehmer als auch über den Umweg bei dir als Arbeitgeber sein. Nach Abschluss der Prüfung kannst du sowohl einen Haftungs-, als auch einen Nachforderungsbescheid erhalten. Zusätzlich kann dir auch noch ein Umsatzsteuerbescheid ins Haus flattern.
Das Finanzamt kann die Lohnsteuerbeträge folgendermaßen einfordern:
1. Beim Arbeitnehmer: Hierzu erhält das Finanzamt am Wohnsitz des Arbeitnehmers eine Mitteilung über die ermittelten steuerlichen Werte. Dies ändert dann den/die Einkommensteuer-Bescheid(e) des Arbeitnehmers, wenn beispielsweise unversteuerte Einnahmen vorliegen. Gleichzeitig erhältst du als Arbeitgeber aber auch einen Haftungsbescheid – in diesem Fall ohne Zahlungsfrist.
Kann oder will der Arbeitnehmer, aus welchen Gründen auch immer, die Einkommensteuer nicht zahlen, haftest du für den Steuerausfall und wirst zur Kasse gebeten. Im Haftungsbescheid muss dir das Finanzamt aber darlegen, aus welchem Grund du haften sollst.
Achtung
Lege im Zweifel Einspruch gegen den Haftungsbescheid ein
Der Haftungsbescheid ohne Zahlungsfrist enthält auch eine Rechtsbehelfsbelehrung. Du kannst innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Ansonsten ist der Bescheid bestandskräftig. Er kann nach Ablauf dieser Frist nicht mehr geändert werden, selbst wenn die Zahlungsaufforderung Monate später erfolgt. Einspruch gegen die spätere Zahlungsaufforderung ist nicht zulässig und damit zwecklos.
2. Beim Arbeitgeber mit Haftungsbescheid: Du erhältst einen Haftungsbescheid mit Zahlungsfrist von einem Monat. Die einzelnen Lohnsteuerbeträge musst du von deinen Arbeitnehmern zurückfordern. Vergisst du diese Inkassotätigkeit für das Finanzamt, führt dies beim Arbeitnehmer zu einem geldwerten Vorteil. Dieser unterliegt im Zeitpunkt der Zahlung wieder dem Lohnsteuerabzug. Auch in diesem Bescheid muss der Haftungsgrund angegeben sein.
3. Beim Arbeitgeber mit Nachforderungsbescheid: Bist du als Arbeitgeber selbst Schuldner der Lohnsteuer, erhältst du einen Nachforderungsbescheid. Dies ist möglich bei Leistungen an Arbeitnehmer, bei denen die Lohnsteuer mit beispielsweise 15, 20 oder 25 Prozent pauschaliert wird. Das ist etwa bei kurzfristig und geringfügig Beschäftigten der Fall oder auch bei Betriebsveranstaltungen, Erholungsbeihilfen, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Verpflegungsmehraufwendungen. Diese Beträge schuldest du als Arbeitgeber dem Finanzamt.
Nachforderungen bei der Umsatzsteuer
Zusätzlich kannst du nach der Prüfung auch einen Umsatzsteuerbescheid im Briefkasten finden, denn die geprüften Sachverhalte haben teilweise umsatzsteuerliche Auswirkungen. So unterliegt beispielsweise die Nutzung des betrieblichen Pkws durch Angestellte für private Zwecke oder Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Umsatzsteuer. Der Prüfer ermittelt die Werte und teilt sie der zuständigen Stelle im Finanzamt mit. Von dort erhältst du dann einen geänderten Umsatzsteuerbescheid.
