Definition
Was ist ZUGFeRD und was bedeutet die Abkürzung?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat aus einem PDF für Menschen und eingebetteten XML-Daten für Software. Ab Version 2.0.1 und in einem normkonformen Profil gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein gesetzeskonformes, übergreifendes E-Rechnungsformat, das als Standard erstmalig 2014 veröffentlicht wurde. An seiner Entwicklung waren unterschiedliche Verbände, Unternehmen, Ministerien und das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) beteiligt. Daraus leitet sich auch der Name ab. Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Welche Anforderungen müssen E-Rechnungen und somit auch das ZUGFeRD-Format erfüllen?
Nach § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) muss eine Rechnung an Behörden folgende Voraussetzungen erfüllen, um als elektronische Rechnung (international E-Invoice) zu gelten und genutzt werden zu dürfen:
- Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
- Das elektronische Format ermöglicht eine schnelle automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung.
Rechnungsprogramme wie Lexware Office erstellen, lesen und verarbeiten solche E-Rechnungen dadurch automatisch. Mögliche Formate für den Rechnungsaustausch sind daher ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange). Eine ZUGFeRD-Schnittstelle ermöglicht dir dabei, ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen zu generieren und zu versenden.
Info
Die europäische Norm EN 16931 und die EU-Richtlinie 2014/55/EU
Hinter der E-Rechnung steht ein europäischer Rechtsrahmen. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU gab die Europäische Union vor, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Format empfangen und verarbeiten müssen. Seit dem 18. April 2019 sind alle Verwaltungen in den Mitgliedstaaten dazu verpflichtet.
Das gemeinsame Format beschreibt die europäische Norm EN 16931. Diese Norm legt ein semantisches Datenmodell fest, also welche Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte und Steuerangaben in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und wie diese eindeutig benannt werden. Als technische Syntax erlaubt die Norm zwei XML-Formate, UBL und UN/CEFACT CII.
XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Norm um. Damit sind beide Formate E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.
ZUGFeRD-Rechnung: PDF und XML in einer Datei
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format. Du verschickst eine ZUGFeRD-Rechnung also als PDF, das sowohl die unstrukturierten Daten für den Menschen als auch strukturierte XML-Daten enthält. Die XML-Daten verarbeitet die Software des Empfängers automatisch. In beiden Datei-Elementen sind die Rechnungsdaten vorhanden. Die Spezifikation der aktuellen Version mit Beispielrechnungen findest du kostenlos als Infopaket auf der Website von FeRD.
Das ZUGFeRD-Format löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung bietet im Gegensatz zu Rechnungen, die nur als herkömmliche PDF-Datei erstellt wurden, folgende Vorteile:
- Dein Rechnungsempfänger erkennt die ZUGFeRD-Rechnung automatisch.
- Dank der strukturierten Daten übernimmt die Buchhaltungssoftware die Inhalte direkt.
- Den PDF-Teil nutzt du als lesbaren Beleg, zum Beispiel für die Betriebsprüfung.
PDF/A-3 als Basis und die Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen
Technisch beruht jede ZUGFeRD-Rechnung auf dem Dateiformat PDF/A-3. Dieser Standard ist auf die Langzeitarchivierung ausgelegt und erlaubt es, weitere Dateien fest in ein PDF einzubetten. ZUGFeRD bettet auf diesem Weg das maschinenlesbare XML in das sichtbare PDF ein, sodass Bild und strukturierte Daten in einer einzigen Datei zusammenbleiben.
Für die Aufbewahrung ist das ein Vorteil. Weil die XML-Daten Teil des PDF/A-3 sind, bleibt eine ZUGFeRD-Rechnung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren maschinell auswertbar. Für eine GoBD-konforme Archivierung speicherst du die Datei unverändert im Originalformat. Ein reiner Ausdruck genügt dafür nicht.
ZUGFeRD-Versionen im Überblick
Das FeRD entwickelt ZUGFeRD seit 2014 laufend weiter. Die erste Version erschien im Juni 2014, seit Version 2.0 vom März 2019 ist das Format vollständig zur europäischen Norm EN 16931 konform. Durch die enge Abstimmung mit dem französischen Standard Factur-X sind ZUGFeRD und Factur-X inhaltlich deckungsgleich. Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5 (veröffentlicht im Juni 2026).
| Version | Veröffentlicht | EN-16931-konform |
|---|---|---|
| 1.0 | Juni 2014 | ✗ |
| 2.0 | März 2019 | ✓ |
| 2.1 | März 2020 | ✓ |
| 2.1.1 | Juli 2020 | ✓ |
| 2.2 | März 2022 | ✓ |
| 2.3 | September 2024 | ✓ |
| 2.4 | Dezember 2025 | ✓ |
| 2.5 (aktuell) | Juni 2026 | ✓ |
Als gültige E-Rechnung im Sinne der deutschen B2B-Pflicht gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1, sofern du ein normkonformes Profil nutzt.
Quelle: Pressemitteilungen des FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Die ZUGFeRD-Profile und ihr Informationsgehalt
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Vom kleinsten Profil mit wenigen Kopfdaten bis zum umfangreichsten Profil mit allen Positionsdetails deckt ZUGFeRD unterschiedliche Anforderungen ab. Für die E-Rechnungspflicht ist entscheidend, dass nur normkonforme Profile eine gültige E-Rechnung ergeben.
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung gültig |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur wenige Kopf- und Summendaten | ✗ |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Rechnungspositionen | ✗ |
| BASIC | Grunddaten inklusive Positionen | ✓ |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständiger Datensatz nach EU-Norm | ✓ |
| EXTENDED | erweiterter Datensatz für komplexe Prozesse | ✓ |
| XRECHNUNG | XRechnung-Vorgaben im ZUGFeRD-Rahmen | ✓ |
Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsangaben und sind umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung anerkannt. Für Rechnungen im Rahmen der B2B-Pflicht nutzt du daher mindestens das Profil BASIC oder EN 16931. Die Lexware-Produkte bieten die Profile EN 16931 (ZUGFeRD) und XRechnung.
Ist es sinnvoll, bei elektronischen Rechnungen auf ZUGFeRD zu setzen?
Ja, für viele Unternehmen ist ZUGFeRD eine gute Wahl, weil Mensch und Software dieselbe Rechnung lesen. Bundesbehörden nehmen seit November 2020 nur noch elektronische Rechnungen an. Mit XRechnung oder ZUGFeRD bist du dafür und für den B2B-Bereich gerüstet.
Auch kleine Betriebe, etwa ein Handwerksbetrieb mit Aufträgen der Gemeinde oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, stellen ihre Rechnungen deshalb am besten im Format XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei aus.
Seit dem 1. März 2022 kannst du ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG auch für Rechnungen an die Bundesverwaltung nutzen. ZUGFeRD-Rechnungen tauschst du über alle gängigen Übermittlungswege aus, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Info
ZUGFeRD aus Word oder Excel?
Eine Rechnung aus Word oder Excel sieht als PDF gut aus, enthält aber keine strukturierten Daten. Genau die macht eine E-Rechnung wie ZUGFeRD aus. Mit einem Rechnungsprogramm entsteht sie ganz nebenbei.
- Aus Word wird nur ein PDF. Die maschinenlesbaren Daten fehlen, also ist es keine E-Rechnung.
- Zusatztools kosten Zeit. Wer Vorlagen weiter nutzt, braucht Umwege und Handarbeit für jede einzelne Rechnung.
- Das Programm erzeugt das Format für dich. Du füllst die Rechnung aus, den Rest übernimmt die Software.
Automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung
Der Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt sich im Rechnungseingang besonders. Weil die Rechnungsdaten strukturiert im XML vorliegen, liest eine Buchhaltungssoftware sie automatisch aus. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze und Positionen wandern ohne manuelles Abtippen in die Buchhaltung. Das senkt den Aufwand und verringert Übertragungsfehler. Sobald die geprüften Daten übernommen sind, lässt sich der Zahllauf anstoßen.
Eingehende Rechnungen validieren und prüfen
Vor der Verbuchung prüfst du, ob eine eingegangene E-Rechnung technisch korrekt ist. Bei dieser Validierung gleicht ein Prüfprogramm das XML mit den Vorgaben der EN 16931 und den deutschen Prüfregeln ab. Ob Pflichtfelder gefüllt sind, ob die Summen rechnerisch stimmen und ob das Format eingehalten wird, zeigt die Prüfung an. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es dafür kostenfreie Werkzeuge, etwa den Validator der KoSIT, der auf hinterlegten Prüfregeln (Schematron) beruht. Viele Rechnungsprogramme wie Lexware Office führen eine solche Prüfung schon beim Import durch.
Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen
Nicht jede eingehende Rechnung besteht die Prüfung. Fällt eine E-Rechnung durch die Validierung, etwa wegen fehlender Pflichtangaben oder einer falschen Steuerangabe, gilt sie umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug ist dann gefährdet.
In diesem Fall bittest du den Rechnungssteller um eine korrigierte Fassung. Eine E-Rechnung überschreibst du nicht im PDF. Stattdessen ersetzt eine neue, in sich stimmige E-Rechnung oder eine Korrekturrechnung das fehlerhafte Dokument.
Peppol als Übermittlungsweg
ZUGFeRD und XRechnung bestimmen, wie eine Rechnung aufgebaut ist. Wie sie beim Empfänger ankommt, ist eine andere Frage. Neben E-Mail, Upload oder Download gibt es dafür Peppol, ein internationales Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch. Die Abkürzung steht für Pan-European Public Procurement OnLine.
Wie funktioniert Peppol?
- Roaming wie im Mobilfunk: Jeder Teilnehmer ist einmal an einen Access Point angebunden und erreicht darüber alle anderen im Netzwerk, egal bei welchem Anbieter die Gegenseite ist.
- Ein gemeinsames Format: Im Netzwerk läuft Peppol BIS Billing 3.0, das ebenfalls auf der EN 16931 beruht.
- XRechnung inklusive: Auch XRechnungen werden über Peppol verschickt.
Was das für dich in der Praxis heißt:
- Öffentliche Verwaltung: Hier ist Peppol in Deutschland vor allem etabliert.
- B2B: Auch im Austausch zwischen Unternehmen gewinnt das Netzwerk an Bedeutung.
- Kleine Unternehmen: Einen eigenen Peppol-Zugang brauchen sie meist nicht. Viele Rechnungsprogramme wie Lexware Office binden das Netzwerk im Hintergrund an.
Achtung
Individuelle Umsetzung der Richtlinien nach Bundesland
Die Bundesländer setzen die Richtlinien zur E-Rechnung in eigener Verantwortung um. Welche Anforderungen du als Lieferant oder Dienstleister von öffentlichen Stellen zu beachten hast, kannst du in den jeweiligen Gesetzesvorgaben der Bundesländer nachlesen. Hast du Fragen zur E-RechV-konformen Umsetzung, dann frag direkt bei deinem Auftraggeber in der Verwaltung nach.
Wie sieht eine Rechnung mit ZUGFeRD zum Beispiel aus?
Auf der linken Seite siehst du den einfach für den Menschen lesbaren PDF-Teil einer Beispielrechnung, die im ZUGFeRD-Format erstellt wurde.
Auf der rechten Seite findest du das gleiche Beispiel mit strukturierten Daten in XML, die ebenfalls Bestandteil der Rechnung mit ZUGFeRD sind. Neben den entsprechenden Informationen, die ebenso im normal lesbaren Teil enthalten sind, liegen hier noch Codesegmente für ein maschinelles Auslesen vor.
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und im Rechnungseingang verarbeiten
Der Fokus liegt beim Thema E-Rechnung oft auf dem Erstellen. Genauso zählt der umgekehrte Weg, der Rechnungseingang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits, die eingehende ZUGFeRD-Datei verarbeitest du anschließend in deiner E-Rechnungs-Software weiter.
Info
Aufbewahrungsfristen für ZUGFeRD-Rechnungen
Wie jede elektronische Rechnung bewahrst du auch ZUGFeRD-Rechnungen acht Jahre lang maschinell lesbar auf. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung reicht nicht aus. Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versendest, musst du grundsätzlich nur die elektronische Rechnung, nicht aber die E-Mail selbst aufbewahren. Ausnahme: Enthält die E-Mail zusätzliche aufbewahrungspflichtige Informationen, archivierst du diese ebenfalls.
Tipp
Mit Lexware einfach elektronische Rechnungen erstellen
Lexware eRechnung hilft dir dabei, in wenigen Schritten E-Rechnungen zu erstellen. In folgenden Lexware-Produkten (ab Version 2020) nutzt du die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
