ZUGFeRD, XRechnung & Co: Das müssen Sie über die E-Rechnung wissen/fileadmin/_processed_/6/3/csm_Elektronische_Rechnungen_788b052f93.jpg 2020-09-25 Lexware

ZUGFeRD, XRechnung & Co: Das müssen Sie über die E-Rechnung wissen

Von Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Mitbegründer des ZUGFeRD-Formats
Aktualisiert am: 25.09.2020

Im Geschäftsverkehr werden elektronische Rechnungen mehr und mehr verwendet. Auch in der öffentlichen Verwaltung führt an ZUGFeRD, XRechnung & Co kein Weg mehr vorbei. 2020 ist hier ein wichtiges Jahr: Denn ab November dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Was es über die E-Rechnung und die unterschiedlichen Formate zu wissen gibt, lesen Sie hier.

Die elektronische Rechnung: Einfacher Rechnungsversand und Kostenersparnis

Elektronische Rechnungen vereinfachen Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungengrundlegend. Statt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu versenden bzw. zu empfangen, werden Rechnungen in einem vorgegebenen Format elektronisch (z. B. per E-Mail) versendet und empfangen.

Die auf diese Weise strukturierten Rechnungen können dann ohne weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange) sind die möglichen Rechnungsformate der elektronischen Rechnung.

Der Umstieg auf die elektronische Rechnung lohnt sich: Berechnungen zeigen, dass die Ersparnis beim Umstieg von papierbezogenen auf elektronische Rechnungen pro Rechnung beim Rechnungssender bei etwa 4,50 € und beim Rechnungsempfänger bei etwa 11,20 € liegen können.

Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2020

Unternehmer, die öffentliche Aufträge für Bundesbehörden erfüllen, müssen ab dem 27. November 2020 zwingend elektronische Rechnungen stellen können für Aufträge, die über einem Betrag von 1.000 EUR liegen. Für jene, die Rechnungen an Bundesländer oder Kommunen stellen, gibt es kein einheitliches Fristdatum, da die Länder unterschiedliche Regelungen erfassen können.

Es ist aber zu erwarten, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind. Daher ist es für alle ratsam, so früh wie möglich auf die elektronischen Rechnungen umzustellen.

Kleinunternehmer, wie zum Beispiel der Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD stellen können.

ZUGFeRD, XRechnung & Co: E-Rechnungsrichtlinie der EU legt die Format-Vorgaben fest

Die Vorgaben, wie eine elektronische Rechnung gestaltet sein muss, gehen auf die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie“) zurück. Diese sieht vor, dass eine elektronische Rechnung eine Rechnung ist,

  • die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
  • Das Format muss auch ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.
  • Eine Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

In allen EU-Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland muss die E-Rechnungsrichtlinie für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden in nationales Recht umgesetzt werden.

E-Rechnungs-Gesetz und Umsetzungsfristen

Der Bund hat sich zu einem „E-Rechnungs-Gesetz“ entschlossen, das die europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie auf der Bundesebene umsetzt. Die technischen Details der E-Rechnung sind in einer Rechtsverordnung enthalten. Die Verordnung enthält Vorschriften über

  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell,
  • die Übermittlungsart sowie
  • die Voraussetzungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Besonders hervorzuheben ist, dass die Verordnung erstmalig für den Bundesbereich eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung formuliert.

Die Umsetzungsfrist für die verpflichtende Einreichung von E-Rechnungen des Bundes wurde auf den 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und auf den 27. November 2019 für Länder und Kommunen festgelegt. Aufgrund der verzögerten Veröffentlichung der Verordnung hatten Länder und Kommunen aber noch bis zum 18. April 2020 Zeit, die Vorgaben umzusetzen und die Möglichkeit zu schaffen, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Ab dem 27. November 2020 sind dann alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen. Die einzelnen Bundesländer können aber abweichende Regelungen schaffen.

XRechnung als Standard in Deutschland

Bund und Länder haben in Deutschland für die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist seit dem 22. Juni 2017 der Standard zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in der öffentlichen Verwaltung. Damit bildet die XRechnung eine Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.

Mit dem Standard XRechnung werden ausschließlich

  • Format,
  • Datenstruktur und
  • Semantik der Rechnung

formalisiert.

Der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Andere Rechnungsformate, die den Vorgaben der EU entsprechen, können nach Prüfung auf technische Umsetzbarkeit ggf. ebenfalls angenommen werden.

Praxis-Tipp: Bund und Länder planen, allen Lieferanten eine zentrale Rechnungseingangsplattform anzubieten, über die dann die elektronische Rechnung hochgeladen werden muss. Bislang steht diese Plattform bei der Bundesverwaltung seit dem 20.11.2018 als „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen“ zur Verfügung.

Rechnungen, die dem Standard XRechnung entsprechen, werden über diesen Webservice von der ZRE angenommen.

ZUGFeRD 2.0: Die Alternative zur XRechnung

Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugute kommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.

ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten. Als Version 1.0 ist ZUGFeRD einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei auf der Website von FeRD (www.ferd-net.de) verfügbar.

Seit dem 11. März 2019 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

Der Unterschied zur XRechnung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch

Egal, ob ZUGFerd oder XRechnung — zumindest mittelfristig wird kein Unternehmen, das mit einer Bundes- oder Landesbehörde Geschäfte macht, am elektronischen Rechnungsaustausch vorbeikommen. 

Bisher haben Bremen, Thüringen, Nordrhein-Westfalen oder Schleswig-Holstein die EU-Richtlinie in ihre E-Government-Gesetze aufgenommen. Sie erstrecken ihren Anwendungsbereich auf alle öffentlich-rechtlichen Vergaben und sie führen eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung im Anwendungsbereich der E-Governmentgesetze ein. XRechnung und ZUGFeRD 2.0 werden hierbei in gleicher Weise als Formate akzeptiert.

Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr bietet, werden auch alle anderen Unternehmen in absehbarer Zeit auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigen. Es rentiert sich also für Sie, sich frühzeitig mit der Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung zu beschäftigen.

Lexware eRechnung

In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD 2.0 (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:

  • Lexware faktura+auftrag / plus
  • Lexware warenwirtschaft pro / premium
  • Lexware financial office / plus
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