Die elektronische Rechnung: Einfacher Rechnungsversand und Kostenersparnis
Pflicht zur elektronischen Rechnung seit 2020
Unternehmer, die öffentliche Aufträge für Bundesbehörden erfüllen, müssen seit dem 27. November 2020 zwingend elektronische Rechnungen stellen können für Aufträge, die über einem Betrag von 1.000 EUR liegen. Für jene, die Rechnungen an Bundesländer oder Kommunen stellen, gibt es kein einheitliches Fristdatum, da die Länder unterschiedliche Regelungen erfassen können.
Es ist aber zu erwarten, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind. Daher ist es für alle ratsam, so früh wie möglich auf die elektronischen Rechnungen umzustellen.
Kleinunternehmer, wie zum Beispiel der Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD stellen können.
ZUGFeRD, XRechnung & Co: E-Rechnungsrichtlinie der EU legt die Format-Vorgaben fest
Die Vorgaben, wie eine elektronische Rechnung gestaltet sein muss, gehen auf die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie“) zurück. Diese sieht vor, dass eine elektronische Rechnung eine Rechnung ist,
- die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
- Das Format muss auch ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.
- Eine Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
In allen EU-Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland muss die E-Rechnungsrichtlinie für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden in nationales Recht umgesetzt werden.
E-Rechnungs-Gesetz und Umsetzungsfristen
Der Bund hat sich zu einem „E-Rechnungs-Gesetz“ entschlossen, das die europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie auf der Bundesebene umsetzt. Die technischen Details der E-Rechnung sind in einer Rechtsverordnung enthalten. Die Verordnung enthält Vorschriften über
- das zu verwendende Rechnungsdatenmodell,
- die Übermittlungsart sowie
- die Voraussetzungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.
Besonders hervorzuheben ist, dass die Verordnung erstmalig für den Bundesbereich eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung formuliert.
Die Umsetzungsfrist für die verpflichtende Einreichung von E-Rechnungen des Bundes wurde auf den 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und auf den 27. November 2019 für Länder und Kommunen festgelegt. Aufgrund der verzögerten Veröffentlichung der Verordnung hatten Länder und Kommunen aber noch bis zum 18. April 2020 Zeit, die Vorgaben umzusetzen und die Möglichkeit zu schaffen, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen. Die einzelnen Bundesländer können aber abweichende Regelungen schaffen.
XRechnung als Standard in Deutschland
Bund und Länder haben in Deutschland für die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist seit dem 22. Juni 2017 der Standard zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in der öffentlichen Verwaltung. Damit bildet die XRechnung eine Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.
Mit dem Standard XRechnung werden ausschließlich
- Format,
- Datenstruktur und
- Semantik der Rechnung
formalisiert.
Der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Andere Rechnungsformate, die den Vorgaben der EU entsprechen, können nach Prüfung auf technische Umsetzbarkeit ggf. ebenfalls angenommen werden.
Tipp
Bund und Länder stellen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung
Bund und Länder stellen allen Lieferanten zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die dann die elektronische Rechnung hochgeladen werden muss:
- die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen)
- die OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform)
Welche Plattform die richtige ist, wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen.
ZUGFeRD 2.0: Die Alternative zur XRechnung
Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugute kommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.
ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten. Als Version 1.0 ist ZUGFeRD einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei auf der Website von FeRD verfügbar.
Seit dem 11. März 2019 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Der Unterschied zur XRechnung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.
Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch
Egal, ob ZUGFerd oder XRechnung — zumindest mittelfristig wird kein Unternehmen, das mit einer Bundes- oder Landesbehörde Geschäfte macht, am elektronischen Rechnungsaustausch vorbeikommen.
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr bietet, werden auch alle anderen Unternehmen in absehbarer Zeit auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigen. Es rentiert sich also für Sie, sich frühzeitig mit der Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung zu beschäftigen.
Tipp
Lexware eRechnung
In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD 2.0 (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
