Definition
Was ist eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung?
Die Definition der elektronischen Rechnung ist in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) in § 2 enthalten. Danach ist eine Rechnung eine elektronische Rechnung (international E-Invoice), wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
- Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Dokumentverarbeitung.
Die elektronische Rechnung: Einfacher Rechnungsversand und Kostenersparnis
Elektronische Rechnungen vereinfachen Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungengrundlegend. Statt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu versenden bzw. zu empfangen, werden Rechnungen in einem vorgegebenen Format elektronisch (z. B. per E-Mail) versendet und empfangen.
Die auf diese Weise strukturierten Rechnungen können dann ohne weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange) sind die möglichen Rechnungsformate der elektronischen Rechnung.
Der Umstieg auf die elektronische Rechnung lohnt sich: Berechnungen zeigen, dass die Ersparnis beim Umstieg von papierbezogenen auf elektronische Rechnungen pro Rechnung beim Rechnungssender bei etwa 4,50 € und beim Rechnungsempfänger bei etwa 11,20 € liegen können.
Achtung
Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich könnte kommen
Ab 1. Januar 2025 könnten elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend sein. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Diese Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gibt es bislang nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Arbeitgebern. Geplant ist, dass auch Leistungsempfänger, die selbst Kleinunternehmer sind oder nur steuerfreie Leistungen erbringen müssen, künftig in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diskutiert werden unterschiedliche Übergangsfristen. Das Wachstumschancengesetz ist noch nicht beschlossen, derzeit befasst sich der Vermittlungsausschuss mit dem Gesetzentwurf. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden, sobald es weitere Informationen gibt!
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung Rechnungsstellern?
E-Rechnungen verschaffen Ihnen als Rechnungssteller folgende Vorteile:
- Höchste Transparenz im elektronischen Rechnungseingang und Rechnungsworkflow: Wenn Sie z. B. die Plattform OZG-RE nutzen, sehen Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnung unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.
- Es sind kürzere Durchlaufzeiten von Rechnungen gewährleistet.
- Schnellere Rechnungsbegleichung, was zur Sicherung Ihrer Liquidität beiträgt.
- Achtung: Im Gegensatz zu analogen Rechnungen auf Papier geht es bei Rechnungen per E-Mail nicht ohne Zustimmung der Empfänger. Das heißt, Sie müssen vorab klären, dass die Rechnungen elektronisch übermittelt werden dürfen.
Pflicht zur elektronischen Rechnung seit 2020
Unternehmer, die öffentliche Aufträge für Bundesbehörden erfüllen, müssen seit dem 27. November 2020 für Aufträge über einem Betrag von 1.000 EUR zwingend elektronische Rechnungen stellen können. Für jene, die Rechnungen an Bundesländer oder Kommunen stellen, gibt es kein einheitliches Fristdatum, da die Länder unterschiedliche Regelungen erfassen können.
Ein Beispiel: Wenn Sie als Dienstleister für die Deutsche Bahn AG Aufträge ausführen und hierfür mindestens 1.000 Euro verlangen, müssen Sie eine E-Rechnung ausstellen und können keine digitale Rechnung als PDF einreichen.
Folgende Ausnahmengelten innerhalb der E-Rech-V:
- Ausgenommen vom elektronischen Rechnungseingang sind Rechnungsdaten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz als geheimhaltungsbedürftig eingestuft sind.
- Rechnungen, die weniger als 1.000 Euro ausmachen.
- Rechnungen, die nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Es ist aber zu erwarten, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind. Daher ist es für alle ratsam, so früh wie möglich auf die elektronischen Rechnungen umzustellen.
Kleinunternehmer, wie zum Beispiel der Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD stellen können.
Achtung
Individuelle Umsetzung der Richtlinien nach Bundesland
Die Bundesländer setzen die Richtlinien zur E-Rechnung in eigener Verantwortung um. Welche Anforderungen Sie als Lieferant oder Dienstleister von öffentlichen Stellen zu beachten haben, können Sie in den jeweiligen Gesetzesvorgaben der Bundesländer nachlesen. Haben Sie Fragen zur E-Rech-V-konformen Umsetzung, dann sollten Sie Ihre Auftraggeber in den jeweiligen Verwaltungen direkt kontaktieren.
Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung muss wie jede analoge Papierrechnung alle relevanten Rechnungsbestandteile gemäß den umsatzsteuerlichen Vorgaben (§ 14 Umsatzsteuergesetz) aufweisen. Darüber hinausschreibt der § 5 der E-Rech-V noch folgende Angaben vor:
- Angabe der sogenannten Leitweg-Identifikationsnummer, die Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt wird
- Fälligkeitsdatum der Rechnungssumme
- Ergänzende Zahlungsbedingungen
- Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
- De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
ZUGFeRD, XRechnung & Co: E-Rechnungsrichtlinie der EU legt die Format-Vorgaben fest
Die Vorgaben, wie eine elektronische Rechnung gestaltet sein muss, gehen auf die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie“) zurück. Diese sieht vor, dass;
Eine elektronische Rechnung eine Rechnung ist,
- die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
- das Format auch ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen muss.
- eine Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument diese Voraussetzungen nicht erfüllen.
In allen EU-Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland muss die E-Rechnungsrichtlinie für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden in nationales Recht umgesetzt werden.
E-Rechnungs-Gesetz und Umsetzungsfristen
Der Bund hat sich zu einem „E-Rechnungs-Gesetz“ entschlossen, das die europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie auf der Bundesebene umsetzt. Die technischen Details der E-Rechnung sind in einer Rechtsverordnung enthalten. Die Verordnung enthält Vorschriften über
- das zu verwendende Rechnungsdatenmodell,
- die Übermittlungsart
- die Voraussetzungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.
Besonders hervorzuheben ist, dass die Verordnung erstmalig für den Bundesbereich eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung formuliert.
Die Umsetzungsfrist für die verpflichtende Einreichung von E-Rechnungen des Bundes wurde auf den 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und auf den 27. November 2019 für Länder und Kommunen festgelegt. Aufgrund der verzögerten Veröffentlichung der Verordnung hatten Länder und Kommunen aber noch bis zum 18. April 2020 Zeit, die Vorgaben umzusetzen und die Möglichkeit zu schaffen, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen. Die einzelnen Bundesländer können aber abweichende Regelungen schaffen.
XRechnung als Standard in Deutschland
Bund und Länder haben in Deutschland für die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist seit dem 22. Juni 2017 der Standard zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in der öffentlichen Verwaltung. Damit bildet die XRechnung eine Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.
Der Standard XRechnung formalisiert ausschließlich diese Aspekte der Rechnung:
- Format,
- Datenstruktur
- Semantik
Der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Andere Rechnungsformate, die den Vorgaben der EU entsprechen, können nach Prüfung auf technische Umsetzbarkeit ggf. ebenfalls angenommen werden.
Tipp
Bund und Länder stellen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung
Bund und Länder stellen allen Lieferanten zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die dann die elektronische Rechnung hochgeladen werden muss:
- die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen)
- die OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform)
Welche Plattform die richtige ist, wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen.
ZUGFeRD 2.0: Die Alternative zur XRechnung
Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugute kommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.
ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten. Als Version 1.0 ist ZUGFeRD einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei auf der Website von FeRD verfügbar.
Seit dem 1. März 2022 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Der Unterschied zur XRechnung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.
Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch
Egal, ob ZUGFeRD oder XRechnung — zumindest mittelfristig wird kein Unternehmen, das mit einer Bundes- oder Landesbehörde Geschäfte macht, am elektronischen Rechnungsaustausch vorbeikommen.
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr bietet, werden auch alle anderen Unternehmen in absehbarer Zeit auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigen. Es rentiert sich also für Sie, sich frühzeitig mit der Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung zu beschäftigen.
Leserumfrage zur E-Rechnung im B2B-Bereich
Tipp
Mit Lexware einfach elektronische Rechnungen erstellen
Lexware eRechnung hilft Ihnen dabei, in wenigen Schritten eRechnungen zu erstellen. In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen Ihnen die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
Wie müssen Sie E-Rechnungen archivieren?
Wenn Sie auf E-Invoicing in Deutschland umstellen möchten, müssen Sie sich auch mit den Aufbewahrungspflichten beschäftigen. Denn seit dem 1. Juli 2011 sind Papier- sowie E-Rechnungen steuerrechtlich gleichgestellt. Somit ist auch die Archivierung von elektronischen Rechnungen in den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt. Folgendes müssen Sie wissen:
- Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument und muss daher elektronisch archiviert werden. Es reicht also nicht, wenn Sie nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren. Sie dürfen zwar Papierrechnungen digitalisieren und hinterher das Original vernichten. Doch elektronische Rechnungen, die Sie beim Erhalt in ein anderes Format konvertiert haben, müssen Sie immer im Original und im konvertierten Format aufbewahren.
- Elektronische Rechnungen sind dabei genauso lange aufzubewahren wie Papierrechnungen – es gibt keinen Unterschied. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in beiden Fällen 10 Jahre und beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Die Aufbewahrungsfristen innerhalb der EU variieren. Das EU-Parlament strebt derzeit eine Vereinheitlichung an. Doch bis es soweit ist, bleibt die Festsetzung von Fristen in der Verantwortung der Mitgliedstaaten.
