Elektronische Rechnungen waren in Deutschland bereits Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. In diesem Fall mussten Unternehmen bereits die Anforderungen der so genannten E-Rechnungsverordnung erfüllen.
Ansonsten konnten Unternehmen bisher frei wählen, in welcher Form sie ihre Rechnungen stellen, beispielsweise als:
- Rechnung in Papierform
- Rechnung als PDF
- XRechnung
- ZuGFeRD-Rechnung
Info
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Mit unserer Software sind Sie bestens auf die E-Rechnung vorbereitet. Lexware bietet Ihnen einfache Lösungen, um E-Rechnungen direkt aus der Software zu versenden.
Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht
Seit dem 1.1.2025 gilt eine wesentliche Änderung: Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Alle betroffenen Unternehmen müssen den Empfang bereits gewährleisten, für den Versand greifen Übergangsfristen. Was bedeutet das genau?
Erbringt ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form es die Rechnung ausstellt. Es muss zwingend eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) sein. Anders als früher reicht es also nicht mehr, eine PDF per E-Mail zu schicken oder eine Rechnung auszudrucken und per Post zu versenden.
Welche Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht hat einige wichtige Ausnahmen. Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind von dieser Pflicht ausgenommen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise müssen Sie nicht als E-Rechnung übermitteln. Wichtig ist, dass der Gesamtbetrag der Rechnung maßgeblich für die Vereinfachung ist. Übersteigt er 250 Euro, ist eine E-Rechnung erforderlich, selbst wenn einzelne Leistungen darunter liegen.
Welche Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer bei der E-Rechnung?
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Bundesrat den Weg für eine wichtige Ausnahme frei gemacht: Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen also empfangen können, aber nicht versenden. Sie dürfen jederzeit eine Papierrechnung ausstellen. Für Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) muss der Empfänger zustimmen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Künftig gelten hohe Anforderungen an elektronische Rechnungen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Unternehmen müssen sie in diesem Format ausstellen, übermitteln und empfangen.
Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15. Oktober 2024 ein umfangreichen Einführungsschreiben veröffentlicht. Darin stellt es unter anderem klar, welche Rechnungsformate zulässig sind. Demnach können Unternehmen E-Rechnungen sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellen.
Zu den zulässigen Formaten zählen beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung. Doch auch andere europäische Formate, wie z.B. Factur-X (Frankreich), kommen in Betracht.
Vielen Unternehmen ist noch nicht ganz klar, worin sich eine E-Rechnung von den bisherigen Formaten unterscheidet. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Merkmal | Papierrechnung | PDF-Rechnung | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Format | Ausdruck auf Papier, keine digitalen Daten | Bilddatei ohne strukturierte Daten, nicht maschinenlesbar | Strukturierter XML-Datensatz, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD |
| Verarbeitung | Manuelles Abtippen aller Rechnungsdaten in die Buchhaltung | Manuelles Abtippen oder fehleranfälliges Auslesen per OCR-Software | Automatisches Einlesen in die Buchhaltung ohne manuelle Eingabe |
| Archivierung | Physisch im Aktenordner, benötigt Lagerplatz | Digital als Datei speichern, Ausdruck reicht nicht | Digital im maschinenlesbaren Originalformat, GoBD-konform |
| Maschinenlesbar | Nein – Sie müssen alle Daten manuell erfassen | Nein – nur als Bild lesbar, nicht als Datensatz | Ja – Software kann alle Rechnungsdaten automatisch auslesen |
| Fehleranfälligkeit | Hoch – Tippfehler beim manuellen Übertragen | Mittel – OCR erkennt nicht alle Daten korrekt | Gering – die Software übernimmt alle Daten automatisch und fehlerfrei |
| Kosten | Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung | Keine Portokosten, aber manuelle Bearbeitung nötig | Geringe Softwarekosten, dafür Zeit- und Personalersparnis |
| Zulässig im B2B ab 2028 | Nein – der Gesetzgeber erlaubt sie nur noch in Ausnahmefällen | Nein – gilt ab 2028 als „sonstige Rechnung" | Ja – einzig zulässiges Format im B2B-Bereich |
Im Vergleich zur PDF-Rechnung enthält die E-Rechnung strukturierte Daten, die Ihre Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann. Bei einer PDF müssen Sie die Rechnungsdaten weiterhin manuell übertragen oder auf fehleranfällige OCR-Software setzen.
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Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Auch eine elektronische Rechnung muss die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Das Format der Rechnung muss sicherstellen, dass es die Angaben strukturiert übermittelt und der Empfänger diese weiterverarbeiten kann. Nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
- Die E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 angenommen hat. Die neuen Regelungen gelten bereits seit dem 1.1.2025. Übergangsfristen erleichtern jedoch die Umstellung:
- Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch Papierrechnungen versenden, ohne Zustimmung des Empfängers. PDF-Rechnungen sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Der Empfänger kann formlos zustimmen, wenn Sie Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF) versenden.
- Bis zum 31.12.2027 gilt das auch für Umsätze aus 2027, vorausgesetzt, der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers liegt unter 800.000 Euro.
- Doch ab 2028 ist die elektronische Rechnung dann tatsächlich in allen Bereichen verpflichtend.
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Wichtig: Anwendung der Übergangsfristen
Bei den Übergangsfristen müssen Sie beachten, wann Sie die Umsätze ausgeführt haben. Danach richtet sich, ob noch „sonstige Rechnungen" erlaubt sind.
Achtung
Keine Übergangsfristen für den Empfang
Die oben genannten Übergangsfristen gelten ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Warum kommt gerade jetzt die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich?
Die EU will die Digitalisierung vorantreiben – auch im Bereich der Umsatzsteuer. Denn gerade hier passieren immer wieder Betrugsfälle, die ohne digitale Prozesse schwer aufzudecken sind. Die EU-Kommission hat daher mit der Initiative „VAT in the Digital Age" (kurz: ViDA) ein Maßnahmenpaket erarbeitet, das elektronische Rechnungen verpflichtend macht und ein zentrales Meldesystem einführt.
Mit dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnungspflicht ab 2025 setzt Deutschland erste ViDA-Maßnahmen in nationales Recht um.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Unternehmen?
Elektronische Rechnungen bieten Unternehmen viele Vorteile:
- Passende Softwarelösungen vereinfachen viele Arbeitsprozesse
- Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer Durchlaufzeiten schneller
- Die Fehleranfälligkeit sinkt
- Unternehmen sparen Papierkosten und Porto
Auf Dauer erstellen Sie elektronische Rechnungen also günstiger als Papierrechnungen.
Wie die E-Rechnung den Arbeitsalltag erleichtert
Eine Steuerberaterin verarbeitet monatlich 200 Eingangsrechnungen für ihre Mandanten. Früher tippte sie jeden Beleg manuell ein. Das dauerte Stunden und Fehler schlichen sich ein. Seit ihre Mandanten E-Rechnungen empfangen, liest die Buchhaltungssoftware alle Rechnungsdaten automatisch aus. Die Steuerberaterin spart pro Woche mehrere Stunden, Fehler passieren kaum noch, und die Mandanten freuen sich über schnellere Auswertungen.
Die E-Rechnungspflicht: Wie sollten Unternehmen jetzt handeln?
Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen versenden, müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse durchleuchten. Sie sollten prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sich frühzeitig mit der nötigen Umstellung befassen. Mit einer E-Rechnung-Software wie Lexware Office können Sie bereits jetzt E-Rechnungen erstellen und versenden.
Das sollten Sie zur Übergangsfrist wissen
Die Übergangsfristen sollten nicht dazu verleiten, das Thema auf die lange Bank zu schieben: Wenn Unternehmen Rechnungen korrekt stellen, können sie Umsätze erzielen und ihre Liquidität zeitnah sichern. Dieser Prozess muss reibungslos funktionieren. Und zudem gelten die Übergangsfristen ausschließlich für den Versand von Rechnungen. Den Empfang von E-Rechnungen müssen Sie seit dem 1.1.2025 gewährleisten.
Die aktuellen Neuregelungen erhöhen die Anforderungen an den Rechnungsprozess. Zudem müssen Unternehmen elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archivieren. Bereiten Sie sich daher jetzt auf die Einführung vor, passen Sie Ihre Prozesse frühzeitig an und behalten Sie die aktuellen Entwicklungen im Blick.
Welche Folgen hat es, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?
Ein explizites Bußgeldsieht der Gesetzgeber derzeit nicht vor, wenn Unternehmen gegen die E-Rechnungspflicht verstoßen. Die Nachteile entstehen indirekt und können trotzdem erheblich sein.
Risiken beim Empfang
Kann ein Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen, hat es keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Rechnungsaussteller muss in diesem Fall keine alternative Rechnung ausstellen. Die E-Rechnung gilt trotzdem als zugestellt. Damit läuft die Zahlungsfrist, und Skontofristen können verstreichen. Noch problematischer wird es beim Vorsteuerabzug, denn ohne ordnungsgemäße Rechnungsdaten erkennt das Finanzamt die Vorsteuer unter Umständen nicht an. Das kann die Steuerlast erhöhen und die Liquidität belasten. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Buchhaltung E-Rechnungen in den gängigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.
Risiken beim Versand
Wer nach Ablauf der Übergangsfristen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs verschickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Mögliche Folgen:
- Vorsteuerabzug gefährdet: Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht abziehen. Das belastet die Geschäftsbeziehung, und Zahlungen verzögern sich unter Umständen.
- Rückfragen bei Betriebsprüfungen: Bei fehlenden oder fehlerhaften E-Rechnungen fragt das Finanzamt nach. Im schlimmsten Fall müssen Sie nachzahlen, wenn das Finanzamt die Rechnungsdaten nicht anerkennt.
- Zivilrechtliche Ansprüche: Der Rechnungsempfänger kann eine korrekte Rechnung einfordern. Sie müssen nachbessern, und es kommt zu Verzögerungen.
Frühzeitig umstellen zahlt sich aus
Die Übergangsfristen geben Unternehmen Zeit, ihre Prozesse anzupassen. Wer frühzeitig handelt, vermeidet Stress und Fehler. Eine geeignete Software erleichtert die Umstellung: Mit der E-Rechnungssoftware von Lexware Office erstellen und empfangen Sie E-Rechnungen im richtigen Format, archivieren alle Rechnungsdaten GoBD-konform und behalten in Ihrer Buchhaltung den Überblick.
Info
Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht vorbereitet ist
Ein Handwerksbetrieb erhält im Januar 2026 eine E-Rechnung per E-Mail, kann sie aber nicht öffnen, weil die passende Software fehlt. Die Zahlungsfrist läuft trotzdem, das Skonto verfällt. Als der Betrieb die Rechnung Wochen später endlich begleicht, ist der Lieferant verärgert. Bei der nächsten Betriebsprüfung fehlen die Rechnungsdaten und das Finanzamt streicht den Vorsteuerabzug.
FAQ-Bereich
Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Für den Empfang einer E-Rechnung brauchen Sie zunächst ein E-Mail-Postfach, das reicht laut BMF bereits aus. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD öffnen und verarbeiten können. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten hierfür bereits passende Funktionen oder Schnittstellen an.
Neben dem E-Mail-Empfang gibt es weitere zulässige Übertragungswege:
- elektronische Schnittstellen
- gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
- Download über ein Internetportal
Auch die Übergabe per USB-Stick ist laut BMF zulässig
Wie müssen Sie E-Rechnungen archivieren?
E-Rechnungen müssen Sie revisionssicher und GoBD-konform archivieren. Das bedeutet:
- Im Originalformat speichern: Anders als bei Papierrechnungen reicht es nicht, einen Ausdruck abzuheften. Sie müssen das digitale Original aufbewahren, so wie Sie es empfangen haben.
- Unveränderbar aufbewahren: Sie dürfen die Rechnung nachträglich nicht mehr verändern. Notwendige Korrekturen müssen Sie dokumentieren.
- Acht Jahre aufbewahren: Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung erhalten haben.
- Maschinell lesbar halten: Die Finanzverwaltung muss die Daten bei einer Prüfung maschinell auswerten können.
Tipp: Die begleitende E-Mail müssen Sie nur archivieren, wenn sie zusätzliche geschäftsrelevante Informationen enthält, etwa Zahlungsbedingungen oder Skontovereinbarungen. Dient sie nur als „Briefumschlag", reicht es, die angehängte Rechnung aufzubewahren.
Wer muss ab 2025 eine E-Rechnung erstellen?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen (B2B), E-Rechnungen erstellen. Für den Versand gelten jedoch Übergangsfristen bis Ende 2027.
Diese Ausnahmen gibt es:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen versenden. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können Sie weiterhin in anderen Formaten ausstellen.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Wichtig: Den Empfang von E-Rechnungen müssen alle Unternehmen seit dem 1.1.2025 gewährleisten, auch Kleinunternehmer.
Was brauche ich, um eine E-Rechnung ausstellen zu können?
Um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, brauchen Sie:
- Eine geeignete Software: Ihr Rechnungsprogramm muss E-Rechnungen in einem zulässigen Format erstellen können, also XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Mit der Lexware Office E-Rechnungssoftware können Sie bereits jetzt E-Rechnungen erstellen und versenden.
- Die Pflichtangaben: Auch E-Rechnungen müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Das sind unter anderem Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag.
- Einen Übertragungsweg: Sie können E-Rechnungen per E-Mail versenden, über elektronische Schnittstellen, ein Kundenportal oder einen gemeinsamen Speicherort bereitstellen.
