Verpflichtende E-Rechnungen - Interview mit Tim Roßky

Was ist denn genau eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 folgt. Die Struktur ist klar vorgegeben und lässt sich wie eine Bedienungsanleitung zum Aufbauen eines Möbelstücks umsetzen. Dadurch sehen alle Rechnungen in der Zukunft gleich aus und lassen sich ganz einfach automatisiert verarbeiten. In Deutschland kennen wir zwei Formate für die E-Rechnung. Das ZUGFeRD Format besteht aus einem PDF Dokument und einem eingebetteten Datensatz. Die X-Rechnung hingegen besteht nur aus einem Datensatz, ohne ein Sichtdokument. So kann jedes Unternehmen entscheiden, welches Format am ehesten seinen persönlichen Präferenzen entspricht. Am Besten ist es, wenn man einfach frühzeitig mit seinen Kunden in den Dialog geht und fragt, welches Format ihnen lieber ist.

Warum kommt die Pflicht gerade jetzt?

Das eigentliche Ziel ist, dass ab 2028 die Umsatzsteuer direkt von der Rechnung gelesen werden soll. Das macht die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden dann viel schneller und einfacher. Das erfordert aber natürlich, dass wir Rechnungen elektronisch austauschen. Daher möchte Deutschland die E-Rechnung bereits früher einführen, damit wir noch ein paar Jahre Zeit haben, bevor dann in 2028 das elektronische Steuermeldesystem folgt.

Was muss bis dahin noch passieren? 

Es ist an der Zeit, sich jetzt einen Partner zu suchen, der bei der Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen unterstützt. Wichtig ist es darauf zu achten, dass dieser Partner nicht nur das Format erzeugt, sondern auch sicherstellt, dass eine Prüfung und Validierung durchgeführt wird. Sonst wird die E-Rechnung abgelehnt und verursacht manchmal sogar kritische Konflikte beim Vorsteuerabzug. Das darf nicht die Folge sein.
 

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen für Unternehmen?

E-Rechnungen – die den Spielregeln folgen – können beim Empfänger sehr schnell verarbeitet und verbucht werden. Sie müssen nicht manuell abgetippt oder aufwändig durch eine OCR-Software ausgelesen werden. Der Vorteil liegt auf der Hand. Denn eine schnelle Verarbeitung, führt in der Regel auch zu einer schnellen Zahlung. Zudem werden in Zukunft sogar die Steuern einer E-Rechnung automatisch an die Finanzbehörden übermittelt. Irgendwann müssen Unternehmen also keine Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung in der Form machen, wie sie es heute gewohnt sind. Das spart Zeit, Nerven und letztendlich auch bares Geld. Wir alle fordern mehr Digitalisierung und mehr Automatisierung – mit der E-Rechnung bekommen wir endlich beides. Zumindest für den Rechnungsversand und die Steuermeldung. 

Sind sie also auch ein Impuls für weitere Digitalisierungen?

In vielen Unternehmen ist es tatsächlich so. Studien zeigen, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die die E-Rechnung bereits umgesetzt haben, vorher „Angst“ vor dem Projekt hatten. Sie hatten befürchtet, dass da ein riesiger Zeitaufwand und finanzieller Kraftakt auf sie zukommt. Den Nutzen haben die meisten Unternehmen als eher gering eingeschätzt. Die Realität hat aber gezeigt, dass es gar nicht schlimm war und die Aufwände sehr deutlich unter den Erwartungen geblieben und der Mehrwert deutlich höher ausgefallen ist. Deswegen ist der Anteil im ersten Halbjahr auch ganz rasant auf 25% gestiegen. Das hat scheinbar Mut gemacht. Mehr als 70% dieser Unternehmen haben angegeben, dass sie diese positive Erfahrung als Antrieb nehmen, weitere Projekte in Richtung Digitalisierung und Automatisierung umzusetzen. Das zeigt sehr deutlich, dass die E-Rechnung heute eine deutlich höhere Akzeptanz hat, als es zunächst den Anschein hatte.