Definition
Was ist eine Lohnsteueranmeldung?
Die Lohnsteueranmeldung ist eine regelmäßige formale Meldung via ELSTER, mit der Sie als Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer Ihrer Mitarbeiter ggf. inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an das für Sie zuständige Betriebsstättenfinanzamt erklären und abführen.
Das Betriebsstättenfinanzamt ist das Finanzamt, in dessen Stadt oder Landkreis sich Ihre Unternehmen befindet.
Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Sie wird als Quellensteuer auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhoben. Das bedeutet: Sie als Arbeitgeber nehmen bei der Lohnsteuer eine zentrale Rolle ein. Obwohl Ihre Mitarbeiter rechtlich Steuerschuldner sind, tragen Sie die Verantwortung für die Berechnung, Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer. Das Finanzamt gleicht die von Ihnen abgeführten Beträge später mit der individuellen Steuerschuld Ihrer Mitarbeiter ab, und zwar auf Basis der jeweiligen Einkommensteuererklärung.
Gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuervoranmeldung
Primär sind die gesetzlichen Vorgaben und Pflichten zur Lohnsteueranmeldung in § 41a Einkommensteuergesetz (EStG) verankert.
Außerdem ist die Lohnsteueranmeldung eine Steuererklärung im Sinne des § 150 Abs. 1 Satz 3 Abgabenverordnung (AO) und steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 168 AO) gleich.
Die Abgabefristen sind streng geregelt: Die Lohnsteueranmeldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums beim Finanzamt eingereicht werden. Dieser Zeitraum richtet sich nach der Höhe der im Vorjahr abgeführten Lohnsteuer (§ 41a Abs. 1 Satz 2 EStG).
Wichtig: Sie müssen für jeden Lohnsteuer-Anmeldezeitraum und auch für jede Betriebsstätte eine einheitliche Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt einreichen.
So berechnen Sie die Höhe der Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldung ergibt sich aus der Summe der einbehaltenen Lohnsteuer für den jeweiligen Anmeldezeitraum. Maßgeblich beeinflussen Bruttolohn, Steuerklasse und steuerliche Freibeträge (Kinderfreibetrag, bAV-Zuschuss) die Höhe der Lohnsteueranmeldung.
Da gesetzlich verpflichtet, führen Sie als Arbeitgeber neben der Lohnsteuer auch die Kirchensteuer und eventuelle Solidaritätszuschläge für Ihre Mitarbeiter ab. Diese Steuerabzüge müssen Sie auch bei der Lohnsteueranmeldung berücksichtigen.
Info
Lohnsteueranmeldung berechnen
Einbehaltene Lohnsteuer
./. Kindergeld
./. bAV-Förderbetrag
= SUMME
+ ggf. Soli-Zuschlag
+ ggf. Kirchensteuer
= Gesamtbetrag Lohnsteueranmeldung
bAV-Zuschuss für Geringverdiener
Der Förderbetrag für die betriebliche Altersvorsorge (bAV) nach § 100 EStG ist ein staatlicher Zuschuss. Diesen erhalten Sie, wenn Sie als Arbeitgeber zusätzliche Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) für Beschäftigte mit geringem Einkommen leisten. Geringverdiener in diesem Sinne sind Arbeitnehmer mit einem monatlichen Bruttolohn von bis zu 2.575 Euro.
Die Förderung beträgt 30 Prozent des Arbeitgeberbeitrags für den jeweiligen Mitarbeiter und setzt 250 Euro als jährliche Untergrenze voraus. Die Förderobergrenze liegt bei 960 Euro je Arbeitnehmer, sodass sich der bAV-Förderbetrag jährlich zwischen 72 Euro und 288 Euro bewegt.
In die Lohnsteueranmeldung tragen Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein, die eine bAV-Förderung erhalten, sowie den Gesamtbetrag der bAV-Förderung.
Info
bAV-Förderbetrag
Der bAV-Zuschuss mindert die abzuführende Lohnsteuer. Er wird über die Lohnsteueranmeldung als Sofort-Zuschuss verrechnet und ist für den Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei.
Wann muss eine Lohnsteueranmeldung erstellt werden?
Die Häufigkeit, mit der Sie als Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt einreichen müssen, richtet sich nach der Höhe der Lohnsteuer, die Sie im vorangegangenen Kalenderjahr abgeführt haben. Diese Regelung reduziert insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen den Verwaltungsaufwand.
Für die Lohnsteueranmeldung gelten drei Anmeldezeiträume:
Die Anmeldung muss jeweils spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums beim Finanzamt eingehen. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den darauffolgenden Werktag. Das gilt für alle Anmeldezeiträume.
Die Abgabepflicht der Lohnsteueranmeldung für Arbeitgeber entfällt
- für Monate, in denen keine Lohnsteuer und keine Steuerabzugsbeträge anfallen (z. B., weil kein Mitarbeiter beschäftigt war), wenn Sie dies dem Finanzamt mitgeteilt haben.
- wenn Sie ausschließlich Minijobber beschäftigen, für deren Arbeitsentgelt Sie die einheitliche Pauschalsteuer von 2 Prozent an die Minijob-Zentrale abführen.
Info
Lohnsteueranmeldung für Neugründer
Bei neu gegründeten Unternehmen schätzt das Betriebsstättenfinanzamt die voraussichtliche Lohnsteuersumme und legt meist einen monatlichen Anmeldezeitraum für das Gründerjahr fest.
Monatliche Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldung ist monatlich erforderlich, wenn die abgeführte Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über5.000 Euro lag. In diesem Fall müssen Sie jeden Monat bis zum 10. des Folgemonats die Lohnsteueranmeldung einreichen und die Lohnsteuerbeträge überweisen. Der exakte Fälligkeitstag hängt - wie bereits erwähnt - davon ab, ob der jeweils 10. des Folgemonats auf einen Werktag fällt.
Gut zu wissen: Bei Banküberweisungen räumt das Finanzamt eine Zahlungsschonfrist von drei Tagen ein. Ihre Lohnsteuerzahlung muss somit nicht exakt am Fälligkeitstag eingehen, sondern kann noch bis zum dritten Folgetag geleistet werden.
| Lohnzahlung ist erfolgt im Monat | Frist der Lohnsteueranmeldung |
|---|---|
| Januar | 10. Februar |
| Februar | 10. März |
| März | 10. April |
| ... | .... |
| Dezember | 10. Januar |
Vierteljährliche Lohnsteueranmeldung
Die vierteljährliche Lohnsteueranmeldung betrifft Sie als Arbeitgeber, wenn die abgeführte Vorjahres-Lohnsteuer zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro lag. Die Anmeldung erfolgt quartalsweise, jeweils zum 10. des auf das Quartalsende folgenden Monats.
| Lohnzahlung ist erfolgt | Frist der Lohnsteueranmeldung |
|---|---|
| 1. Quartal: Januar bis März | 10. April |
| 2. Quartal: April bis Juni | 10. Juli |
| 3. Quartal: Juli bis September | 10. Oktober |
| 4. Quartal: Oktober bis Dezember | 10. Januar |
Jährliche Lohnsteueranmeldung
Eine jährliche Lohnsteueranmeldung fällt an, wenn die abgeführte Lohnsteuer im Vorjahr unter 1.080 Euro lag. In diesem Fall reichen Sie die Anmeldung einmal jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres ein.
Info
Schnellübersicht: Lohnsteuer-Anmeldezeiträume
- Bis 1.080 Euro: Lohnsteueranmeldung jährlich
- Über 1.080 Euro bis 5.000 Euro: Lohnsteueranmeldung vierteljährlich
- Über 5.000 Euro: Lohnsteueranmeldung monatlich
Das Finanzamt informiert Sie frühzeitig, wenn Sie ggf. eine Anmeldegrenze überschreiten und sich dadurch der Abgabezyklus der Lohnsteueranmeldung ändert.
Gut zu wissen: Eine Fristverlängerung für die Lohnsteueranmeldung (§ 109 AO) können Sie formlos beim zuständigen Finanzamt beantragen. Der Antrag muss jedoch frühzeitig und begründet erfolgen. Ein Anspruch auf Fristverlängerung besteht nicht.
Wie erstellen Sie eine Lohnsteueranmeldung?
Das Formular zur elektronischen Lohnsteueranmeldung finden Sie im ELSTER-Portal. Neben administrativen Daten (Firmenname, Anschrift, Anmeldezeitraum, zuständiges Finanzamt) tragen Sie dort alle steuerlich relevanten Abzugsbeträge ein, die Sie im Anmeldezeitraum von den Löhnen und Gehältern Ihrer Mitarbeiter einbehalten haben. Dazu gehören:
- Anzahl Mitarbeiter inkl. Hinweis auf bAV-Förderung
- Summe einbehaltener und abgeführter Lohnsteuer nach § 38 EStG aller Beschäftigten
- Summe abgeführte pauschale Lohnsteuer von 5 Prozent, 20 Prozent und 25 Prozent bei geringfügig Beschäftigten/Teilzeitkräften
- Summe abgeführter Solidaritätszuschlag gemäß § 3 SolZG (5,5 Prozent auf Pauschalsteuer)
- Summe abgeführter Kirchensteuer (evangelisch/römisch katholisch 8 Prozent in Bayern und Baden-Württemberg bzw. 9 Prozent übrige Bundesländer)
Ein Musterformular zur Lohnsteueranmeldung mit allen Meldedetails 2026 können Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums abrufen. Eine professionelle Lohnsoftware wie Lexware Lohn & Gehalt erstellt und versendet die Lohnsteueranmeldungautomatisch und fristgerecht für Sie, was eine große Arbeitserleichterung ist.
Wichtig: Für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber), deren Lohn Sie pauschal mit 2 Prozent besteuern, führen Sie die Lohnsteuer direkt an die Minijob-Zentrale ab. Eine Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Wo wird die Lohnsteueranmeldung eingereicht?
Grundsätzlich muss die Lohnsteueranmeldung elektronisch an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt via ELSTER übermittelt werden. Nur wenige Härtefälle dürfen die Lohnsteueranmeldung auf dem amtlichen Vordruck in Papierform einreichen (§ 150 Abs. 8 AO). Die Abgabe der Lohnsteuererklärung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums erfolgen (§ 41a Abs. 1 Satz 2 EStG).
Für die elektronische Übermittlung ist ein Zertifikat erforderlich, das nach Registrierung im ELSTER Online-Portal vergeben wird. Eine Authentifizierung ist dabei zwingend notwendig.
Alternativ kann die Datenübermittlung über eine zertifizierte Lohnsoftware erfolgen, die eine direkte ELSTER-Schnittstelle nutzt (z. B. Lexware Office Lohn & Gehalt). Dank integriertem Meldeversand übernimmt die Software die Lohnsteueranmeldung automatisiert und rechtssicher.
Was passiert bei verspäteter oder fehlerhafter Abgabe?
Wird die Lohnsteueranmeldung nicht fristgerecht eingereicht, setzt das Finanzamt 14 Tage nach Fälligkeit einen Verspätungszuschlag (§ 152 AO) fest. Dieser beläuft sich auf eine Höhe von 0,25 Prozent der angemeldeten Steuer pro angefangenen Verspätungsmonat. Der monatliche Mindestbetrag beträgt 25 Euro und endet maximal 25.000 Euro je Anmeldezeitraum.
Ein Versäumniszuschlag von 1 Prozent fällt an, wenn Sie die abzuführende Lohnsteuer zwar rechtzeitig anmelden, jedoch das Gehalt an die Mitarbeiter verspätet auszahlen. Der Grund: Die Steuerschuld entsteht, sobald Ihre Mitarbeiter die Lohnauszahlung erhalten. Mit der Lohnsteueranmeldung wird somit auch die Zahlung fällig.
Korrektur der Lohnsteueranmeldung
Bei unvollständigen oder fehlerhaften Angaben müssen Sie eine berichtigte Lohnsteueranmeldung einreichen, in der alle Angaben für den betreffenden Zeitraum erneut aufgeführt werden. Zusätzlich tragen Sie im elektronischen Vordruck unter der Kennzahl 10 den Wert 1 ein.
Fazit
- Die Lohnsteueranmeldung ist für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben.
- Eine verspätete oder gar versäumte Lohnsteueranmeldung hat mitunter hohe finanzielle Folgen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.
- Die Unterstützung durch ein zertifiziertes Lohnprogramm wie Lexware Office Lohn & Gehalt lohnt sich: Die Software automatisiert den Prozess – von der Berechnung bis zur Übermittlung. Die abzuführende Lohnsteuer ist mit der Lohnbuchhaltung gekoppelt. Die Lohnsteueranmeldung wird automatisch direkt aus dem Programm heraus ans Finanzamt übermittelt – komfortabel und rechtssicher.
