Betriebsausgaben: So gehen Sie steuerlich korrekt damit um

Reparaturkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Betriebsausgaben und können bei ordnungsgemäßer Handhabung steuerlich geltend gemacht werden. Es ist entscheidend, die richtigen Kriterien zu erfüllen, um diese Kosten absetzen zu können.

Voraussetzungen für die Absetzbarkeit von Reparaturkosten:

• Die Reparaturen müssen betrieblich veranlasst sein.
• Sie müssen an Gegenständen des betrieblichen Anlagevermögens durchgeführt werden.
• Alternativ können Reparaturen an gemieteten Räumlichkeiten für betriebliche Zwecke ebenfalls abgesetzt werden.

Es gibt zwei Hauptarten von Reparaturen, die sofort absetzbar sind: Instandhaltungsaufwendungen und Instandsetzungsaufwendungen. Bei Instandhaltungsaufwendungen handelt es sich um Reparaturen, die im Rahmen der Wartung eines betrieblich genutzten Gegenstands durchgeführt werden. Instandsetzungsaufwendungen beziehen sich auf die Wiederherstellung eines defekten betrieblich genutzten Gegenstands in einen gebrauchsfähigen Zustand.

Folgende Reparaturen können abgesetzt werden: Reparaturen an Fahrzeugen, Maschinen, Geräten, Mietobjekten, IT-Equipment, Haushaltsgeräten, Hörgeräten, Heizungsreparaturen und typische Arbeitskleidung.

Die Angabe von Reparaturkosten in der Steuererklärung erfolgt in der Anlage EÜR, wenn Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden. Private Fahrzeugreparaturen, die betrieblich genutzt werden, müssen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben angegeben werden. Achten Sie darauf, eine detaillierte Rechnung der KFZ-Werkstatt vorzulegen. Besonders bei Reparaturen an Gebäuden ist es wichtig, zwischen sofort abziehbarem Erhaltungsaufwand und nachträglichen Herstellungskosten zu unterscheiden. Erhaltungsaufwendungen können sofort abgezogen werden, wenn sie an einem bereits angeschafften oder fertiggestellten Gebäude durchgeführt werden, ohne dass neue Gebäudeteile geschaffen oder das vorhandene Gebäude wesentlich verbessert werden.

Tipps zur Buchung von Reparaturkosten:

• Kleinere Reparaturen sollten sofort abgesetzt werden, während größere Kostenüber mehrere Jahre abgeschrieben werden können.
• Es ist wichtig, eine klare Unterscheidung zwischen privater und betrieblicher Nutzung von Fahrzeugen vorzunehmen, zum Beispiel durch ein Fahrtenbuch.

Es gibt verschiedene Fälle, in denen der Ansatz der Betriebsausgaben begrenzt ist. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bestimmte Aufwendungen auch im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben fallen z.B. bei Gründern im Jahr vor der eigentlichen Gründung an, etwa für Weiterbildungen, Messebesuche oder Fahrtkosten in Zusammenhang mit der bevorstehenden Gründung. Diese und ggf. weitere Kosten dürfen Sie als vorweggenommene Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um diese geltend machen zu können, muss der wirtschaftliche Zusammenhang mit der künftigen Tätigkeit erkennbar sein und ggf. auch von Ihnen belegt werden können. 

Nachträgliche Betriebsausgaben sind z. B. Schuldzinsen, die nach Schließung eines Unternehmens anfallen können. Zinsen zählen zu den wenigen Ausgaben, die noch von der Steuer absetzbar sind, obwohl es keine unternehmerische Tätigkeit mehr, aber noch einen Bezug hierzu gibt.

Sofort abzugsfähige Aufwendungen sind Kosten, die Sie teilweise oder vollständig als Betriebsausgaben verbuchen können. Dazu zählen unter anderem:

• Löhne und Gehälter
• Sachzuwendungen
• Sozialabgaben
• Zinskosten
• Rückstellungen
• Abschreibungen

Im Steuergesetz ist genau vorgegeben, welche Aufwendungen Sie komplett absetzen können. Es gibt jedoch auch nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Beispiele dafür haben wir Ihnen anhand § 4, 5 und 9 EStG:

• Geschenke (mehr als 50 Euro)
• Verpflegungskosten (höher als Pauschale)
• Arbeitsweg
• Häusliches Arbeitszimmer
• Ordnungsgelder

Sonstige nicht bzw. beschränkt abziehbare Betriebsausgaben sind zudem 30 Prozent der Bewirtungskosten.

Es gibt Betriebsausgaben, die prinzipiell unbeschränkt abzugsfähig sind. Dazu gehören zum Beispiel Versicherungen oder anfallende Kfz-Kosten. Auch Werbekosten können Sie als Betriebsausgaben abführen – egal, ob Werbung, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit bzw. Public Relations (PR). Denken Sie zudem daran, dass in diese Rubrik auch Bürokosten fallen.

Die Betriebsausgaben von Freiberuflern und Einzelunternehmern stellen oft ein Problem dar. Denn hier ist es schwierig, die einzelnen Ausgaben strikt zu trennen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, direkt bei der Gründung bereits ein getrenntes Kontenmodell zu nutzen. Dies erleichtert sowohl Ihnen als auch Ihrem Steuerberater die Aufgabe und vereinfacht zudem die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Sie sind als Unternehmer dazu verpflichtet, alle Nachweise für einen Geschäftsvorgang aufzuheben. Dies geschieht beispielsweise mittels Fakturen, Schriften, Belegen oder Geschäftspapieren. Sofern das Finanzamt eine Dokumentation Ihrer Betriebsausgaben verlangt, müssen Sie in der Lage sein, alles vorlegen zu können. Dies geschieht gemäß folgenden Vorschriften:

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Abgabenordnung (AO): §§ 143 f.
• Umsatzsteuergesetz (UStG): § 22
• Einkommenssteuergesetz (EStG): $ 4 Abs. 3 Satz 5, $ 6 Abs. 2 und Abs. 2a, § 7 Abs. 2 Satz 3

Hierbei kommt es immer wieder vor, dass gerade strittige Geschäftsfälle, z.B. Kfz-Nutzung, Bewirtungs- und Reisekosten, besonders kritisch geprüft und häufig auch beanstandet werden. Um hier gut vorbereitet zu sein, hilft es nur, wenn Sie als Unternehmer in den genannten und natürlich auch anderen Fällen sorgfältig agieren und z.B. alle Belege sammeln und dokumentieren. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebsausgaben problemlos nachweisen können. Auch Fahrtenbücher müssen stets aktuell sein und Sie dürfen keine nachträglichen Änderungen vornehmen.

In vielen Betriebsprüfungen müssen Sie auch explizit detaillierte Aufstellungen vorlegen können, etwa bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Zudem muss eine rechtssichere Archivierung sichergestellt werden, bei der elektronische und Papierbelege für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Hier ist es sinnvoll, sich eng mit seinem Steuerberater oder der Buchhaltung abzustimmen, um keine Fehler und somit Steuernachzahlungen und ggf. Zinsen oder Bußgelder zu riskieren.

Normalerweise müssen Sie Betriebsausgaben einzeln erfassen und mit Belegen gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Es gibt aber die Möglichkeit für folgende Berufsgruppen, Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen:

• Freiberufler
• Übungsleiter
• nebenberuflich tätige Personen mit einer wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Tätigkeit
• Lehr- oder Prüfungskräfte
• Tagesmütter

Die tatsächlichen Betriebsausgaben müssen nicht nachgewiesen werden. Die Nutzung von Pauschalen ist dann sinnvoll, wenn Sie nur geringe Umsätze aus seiner betrieblichen Tätigkeit generieren oder nur geringe Kosten haben. Ob eine Pauschale oder der Ansatz tatsächlicher Ausgaben günstiger ist, sollten Sie immer prüfen, indem Sie eine Übersicht über die tatsächlichen Ausgaben erstellen und dann entscheiden. Ein Wechsel zwischen Pauschale und dem Ansatz der tatsächlichen Kosten ist immer nur nach Ablauf eines Jahres möglich. 

Als Gewerbetreibender, Kleinunternehmer oder Beschäftigter in der Land- und Fortwirtschaft können Sie die Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend machen. Abzugsfähig sind weiterhin:

• Miete des Büros
• Lohn bzw. Gehalt der Angestellten
• Steuerberater, Anwalt oder Buchhaltungsprogramme
• Versicherungen
• Abschreibungen
• Geschäftsreisen
• Werbungskosten

Auch hier gilt, dass Bewirtungskosten bei Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern nicht vollständig als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, sondern nur in Höhe von 70 Prozent.

Die Buchführung einer GmbH ist kompliziert. Das liegt unter anderem daran, dass hier eine Gewinnausschüttung an alle Gesellschafter stattfindet. Der Betriebsausgabenabzug ist ebenfalls nicht einfach. Abgesehen von der Tatsache, dass die Gewerbesteuer abzugsfähig ist, sind vor allem folgende steuerlichen Posten interessant:

• Körperschaftssteuer
• Grundsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Lohnsteuer
• Grunderwerbssteuer
• Kapitalertragssteuer

Ob Auto-Fan, Antiquitäten-Liebhaber oder Kunst-Sammler: Viele Gesellschafter-Geschäftsführer liebäugeln damit, entsprechende Liebhaber-Stücke über die GmbH zu erwerben. Gelingt es, die Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen, erfolgt der Erwerb aus unversteuertem Geld. Diese Begünstigung bleibt auch dann erhalten, wenn der entsprechende Gegenstand nach der Abschreibung günstig ins Privatvermögen übernommen wird.

In der Regel macht das auch keine Probleme mit dem Finanzamt, wenn es um angemessene Wertgegenstände geht, z.B. die Ausstattung des Chef-Büros mit einem repräsentativen Gemälde eines regionalen Künstlers. In der Praxis gibt es aber Probleme mit den Finanzbehörden, sobald es um höhere Anschaffungskosten geht. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung wird der Einzelfall bewertet, um herauszufinden, was als Betriebsausgaben gilt und was nicht. Welchen Maßstab legen die Finanzbehörden hier an?

Bereits vor einigen Jahren hatte der Bundesfinanzhof (BFH) einen Rechtsstreit um die steuerliche Anerkennung der Kosten einer Yacht und zweier Oldtimer-Flugzeuge als Betriebsausgabe der GmbH entschieden. Das Finanzamt wollte dies nicht zulassen. Begründung: Es handelt sich um das Privatvergnügen der Gesellschafter-Geschäftsführer – selbst wenn damit gelegentlich Werbeveranstaltungen oder Incentiv-Reisen für Mitarbeiter und deren Angehörige veranstaltet wurden. Entscheidend ist die Vorschrift des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG. Danach dürfen die folgenden Betriebsausgaben den Gewinn nicht mindern: „Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen“.

Schließt eine GmbH eine Betriebsunterbrechungsversicherung ab, so handelt es sich bei den dazugehörigen Prämien um Betriebsausgaben, die Sie in voller Höhe steuerlich absetzen können. Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Artikel über Betriebsunterbrechungsversicherung einer GmbH.

Bei der Gewerbesteuer handelt es sich nicht um Betriebsausgaben und sie darf daher bei der Gewinnermittlung nicht berücksichtigt werden. Gesellschafter von Personengesellschaften und Einzelunternehmer können sie aber auf die Einkommensteuer anrechnen. Spenden, die aus Betriebsmitteln stammen, reduzieren die Gewerbesteuer.

In vielen GmbHs finanzieren die Gesellschafter die GmbH mit Darlehen, sogenannte Gesellschafterdarlehen. Gerät die GmbH in eine wirtschaftliche Krise, kommt es regelmäßig zu Problemen mit dem Finanzamt, wenn der Gesellschafter den Darlehensverlust steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen will.

Grundsätzlich gilt: Substanzverluste von im Betriebsvermögen gehaltenen Gesellschafterdarlehen aufgrund von Wertminderungen können als Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn der GmbH mindern. Das gilt auch für Teilwertabschreibungen auf Gesellschafterdarlehen (BFH, Urteil vom 18.4.2012, X R 7/10).

Voraussetzungen: Das Finanzamt lässt den Betriebsausgabenabzug in der Praxis nur zu, wenn das Darlehen der Gesellschafter an ihre GmbH 1. wie zwischen Dritten üblich vereinbart ist (sog. Fremdvergleich) und 2. nicht durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist.

Hinweis: Damit stellt sich der BFH gegen die Grundsätze zum Betriebsausgabenabzug von Teilwertabschreibungen von Gesellschafterdarlehen des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom November 2010, BStBl. I 2010, Seite 1292).

Das Finanzamt prüft die „Fremdüblichkeit“ genau. Achten Sie darauf, dass der im Vertrag vereinbarte Zins wie vereinbart eingefordert wird und nicht erst eine Zinssenkung praktiziert wird. Nehmen Sie also zuerst eine Teilwertabschreibung vor und keinen Zinsverzicht.

Sind Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH stets auf der Suche nach neuen Geschäftsfeldern und kaufen für die GmbH regelmäßig GmbH-Beteiligungen? Dann gibt es eine gute Nachricht vom Bundesfinanzhof.

Kommt es nämlich nicht zum Kauf, dürfen die angefallenen Kosten in diesem Zusammenhang als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Finanzämter sahen das bislang anders und vertraten die Meinung, dass bei einem missglückten Verkauf eines GmbH-Anteils insbesondere die Beratungskosten zur Ermittlung des Werts des GmbH-Anteils nach § 8b Abs. 3 KSTG dem Einkommen der GmbH wieder hinzuzurechnen sind. Doch die Richter des Bundesfinanzhofs bereiteten der allzu fiskalischen Gesetzesauslegung nun ein Ende. Solche Beratungskosten, besser auch bekannt als Due-Diligence-Aufwand sind bei missglücktem Kauf abziehbar (BFH, Urteil v. 9.1.2013, Az. IR 72/11).

Messekosten sind gewerbesteuerlich hinzuzurechnen. Bei Ermittlung des Gewerbeertrags rechnet das Finanzamt Mieten und Pachten für Immobilien nach § 8 Nr. 1e GewStG anteilig hinzu. Das sollte nach Auffassung des Finanzamt auch für die vom Messeveranstalter in Rechnung gestellten Kosten für den Standplatz gelten. Doch der Bundesfinanzhof stellte klar, dass Messeaufwendungen gewerbesteuerlich nicht nach § 8 Nr. 1e GewStG hinzugerechnet werden dürfen.

After-Messe-Party: Kürzung der Betriebsausgaben

Um neue Kunden zu akquirieren und auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen, ist der Messestand nur ein Mittel zum Erfolg. Besonders im Gedächtnis bleiben (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern allerdings die After-Messe-Partys. Deshalb scheuen Unternehmen hier auch keine Kosten, engagieren einen DJ und sorgen für reichlich Essen und Getränke. Doch diese Party interessiert auch das Finanzamt. Denn die Kosten für das Catering stellen Bewirtungskosten dar, die Sie teilweise als Betriebsausgaben absetzen können. Das hat zur Folge, dass sich die Bewirtungsaufwendungen für die After-Messe-Party nur zu 70% steuermindernd auswirken dürfen. Kleiner Trost: Den Vorsteuerabzug auf die Bewirtungskosten gibt es nach wie vor zu 100%.

Übernachtungskosten: Doppelzimmer tabu

Wird der GmbH-Gesellschafter von seinem Ehepartner während der Messe begleitet und der Ehegatte ist in der GmbH nicht angestellt, dürfen nur die Bewirtungskosten für ein Einzelzimmer als Betriebsausgaben verbucht werden, da es sich bei der anderen Person nicht um einen Mitarbeiter handelt. Am besten lassen Sie sich vom Hotel schriftlich bestätigen, was ein Einzelzimmer während der Messe gekostet hätte.

Reisekosten im Zusammenhang mit der Messe

Reist der GmbH-Gesellschafter als Aussteller zur Messe und fährt dabei mit seinem Privatauto, kann er für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro je Kilometer als Reisekosten – speziell als Werbungskosten aus nichtselbständiger Tätigkeit – geltend machen. Da ein Messetag lang ist, winken beim Werbungskostenabzug auch Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben.

Stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar, sind alle Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Dann muss der Raum aber „büromäßig“ ausgestattet, separat zugänglich und nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Auch wer nur ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen kann, darf Arbeitsmittel usw. in voller Höhe absetzen. Alternativ können Sie aber auch eine Jahrespauschale von 1.260 Euro als Betriebsausgaben abziehen. Vorteil: Kosten müssen hier nicht nachgewiesen werden.

Kapitalgesellschaften können Spenden häufig als Betriebsausgabe geltend machen. Bei Selbstständigen oder Personengesellschaftern gibt es diese Möglichkeit nicht. Sie können Spenden nur als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzen.