Steuerberater oder Software: Wer macht meine Buchhaltung?

Software für Ihre Buchhaltung
Aktualisiert am: 12.08.2015

Ganz klar: Die Software macht Ihre Buchhaltung. Kein Steuerberater erstellt heute noch eine Bilanz oder Einnahmen-Überschussrechnung ohne Software. Die Frage ist: Machen Sie die Buchhaltung selbst und sparen Geld, oder lassen Sie alles vom Steuerberater erledigen, der dafür meist ein saftiges Honorar abrechnet. Um diese Frage sicher zu beantworten, müssen Sie zunächst einmal wissen, was bei der Buchhaltung um Kleinunternehmen zu tun ist.

Was heißt „Buchhaltung machen“?

Zunächst einmal müssen die Belege nach bestimmten Vorgaben sortiert und abgeheftet werden. Anschließend wird jeder einzelne Beleg nach bestimmten Eingaberegeln in der Buchhaltungssoftware erfasst. Erst dann hat der Steuerberater einen Überblick über Ihre aktuellen Zahlen. Diese Zahlen sind die Grundlage für seine Arbeit.

Die Rolle des Steuerberaters

Es gibt Pflichten, die zu erfüllen sind, etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Laufe des Jahres oder die Gewinnermittlung/der Jahresabschluss am Jahresende.

Es gibt aber auch die Kür, nämlich die Beratung durch den Steuerberater. Anhand Ihrer Zahlen kann der Steuerberater kreativ werden, er kann Ihnen bereits im laufenden Jahr Tipps geben, Fragen beantworten und mit Ihnen eine strategische Vorgehensweise erarbeiten mit dem Ziel, möglichst wenig Steuern zu zahlen - natürlich ausschließlich auf legalem Weg, indem Sie die vielfältigen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten und Optionen sinnvoll nutzen.

Dieses Gesamtpaket aus Pflicht und Kür kostet in der Regel viel Geld – und viele Unternehmer, die mit dem Steuerberater verhandeln, kaufen anschließend nur die Pflichterfüllung und verzichten auf die Beratung. Schade eigentlich, denn im Grunde ist der umgekehrte Weg meist der bessere.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine Webagentur, Ihnen einen Internetshop einzurichten. Die Stärke des Programmierers oder Webdesigners ist es, den Shop einfach und übersichtlich zu gestalten. Doch wer soll die Produkte einpflegen? Der Programmierer? Wäre es nicht viel einfacher, wenn Sie das selbst machen? Sie haben den Überblick, kennen Ihre Produkte, die Preise und können sofort erkennen was wohin passt. Sie können sich sicher vorstellen, wie viele Fragen der Programmierer stellen wird, bis alle Produkte eingepflegt sind. Von den Kosten mal ganz abgesehen.

Genauso ist es in der Buchführung mit der Sortierung und der Erfassung Ihrer Belege. Es sind Ihre Belege aus Ihrem Unternehmen und keiner kennt diese so gut wie Sie selbst. Die Mitarbeiter des Steuerbüros müssen immer wieder nachfragen. Ist die Rechnung tatsächlich noch offen oder wurde sie bereits bar bezahlt? Handelt es sich bei dem Einkauf um Material zur Verarbeitung oder um eine Ware zum Verkauf? Ist die Versicherung für das Unternehmen oder für private Zwecke?

Buchhaltung mit Software ist kein Hexenwerk

Die Bedienung einer Buchhaltungssoftware ist reine Übungssache; und da die meisten Belege wie Kundenrechnungen, Eingangsrechnungen, Abbuchungen oder Tankquittungen sehr häufig vorkommen, haben Sie genug Gelegenheit zum Üben. Schon nach einem Monat wird es leichter und spätestens nach ein paar Monaten haben Sie die Sache fest im Griff. Mit der Software können Sie die Zahlen jederzeit problemlos an Ihren Steuerberater übermitteln. So kann er Ihre Eingaben kontrollieren und hat Ihre Zahlen stets im Blick. Die besten Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit.

Effektive Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Lassen Sie sich zeigen, wie die Belege zu sortieren sind und informieren Sie sich, wie eine Buchführungssoftware funktioniert. Sobald Sie Ihre ersten Belege erfasst haben, können Sie die Daten an den Steuerberater übermitteln. Er kann Ihre Eingaben kontrollieren und Ihnen Feedback geben. Sind alle Eingaben korrekt, können Sie selbst mit der Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Sie werden sehen: Schon nach ein paar Monaten sind Sie in der Lage, die Arbeiten, die im laufenden Jahr zu tun sind, selbstständig zu erledigen. Wenn Sie Ihrem Steuerberater weiterhin regelmäßig Ihre Zahlen übermitteln, bleibt er am Ball und kann Sie rechtzeitig beraten, auf Ihre Fragen fundiert antworten oder Sie auf Optimierungsmöglichkeiten hinweisen. Dann nutzen Sie das Fachwissen des Steuerberaters effizient aus und bezahlen ihn nicht teuer für einfache Aufgaben in der Buchhaltung, die Sie mit der passenden Software problemlos auch selbst erledigen können. Am Jahresende kann der Steuerberater aus Ihren Buchführungsdaten dann den Jahresabschluss und die Steuererklärungen erstellen. So bleiben Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Software: Wie arbeiten Buchführungsprogramme?

Jede Software hat eigene Eingabemasken, aber alle verlangen von Ihnen mindestens diese Angaben: Für jeden Beleg müssen Sie 2 Kontonummern (eine im „Soll“ und eine im „Haben“), den Umsatzsteuersatz, einen Buchungstext sowie den Betrag inklusive Umsatzsteuer eingeben.

Ansonsten müssen Sie nur darauf achten, dass die beiden Konten in einer bestimmten Reihenfolge erfasst werden müssen. Dann erledigt die Software im Hintergrund alles automatisch. Sie öffnet die erforderlichen Konten, ermittelt die Salden, schließt die Konten wieder und erstellt direkt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung beziehungsweise die Einnahmen-Überschussrechnung. D.h. nach jeder Buchung können Sie Ihre Ergebnisse sehen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln

Ihre Zahlen werden also auch automatisch in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung eingetragen; so können Sie direkt sehen, wieviel Umsatzsteuer Sie an das Finanzamt abführen müssen. Mit den meisten Buchführungsprogrammen können Sie dann auch gleich die ausgefüllte Umsatzsteuer-Voranmeldung online an das Finanzamt übermitteln.

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