Privateinlagen und Privatentnahmen vom Geschäftskonto
Laut Definition sind Privatbuchungen alle Privateinlagen und Privatentnahmen vom oder auf das Geschäftskonto. Während Entnahmen das Eigenkapital Ihres Unternehmens mindern, wird es durch Privateinlagen erhöht.
Private Entnahmen und Einlagen beschränken sich aber nicht rein auf Geldbeträge: Nach § 4 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG) gelten alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb für betriebsfremde Zwecke entnommen werden, als Privatentnahme. Das beinhaltet also auch Waren, Leistungen oder Erzeugnisse.
Einlagen sind das exakte Gegenteil davon und gelten für alle Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb aus einem betriebsfremden Bereich zugeführt werden. Privatbuchungen sind nicht steuerlich veranlasst. Deshalb dürfen sie die steuerliche Gewinnermittlung nicht beeinflussen. Den Wert des Privatvermögens hingegen schon.
Kapitalgesellschaften, wie die GmbH, UG, AG oder KGaA, dürfen nach den Einkommensteuer-Richtlinien keine Privatbuchungen vornehmen.
Privateinlagen auf das Geschäftskonto buchen
Arten der Privateinlage:
- Bareinlagen
- Scheineinlagen
- Sacheinlagen
- Nutzungsüberlassung
Wenn ein Eigentümer oder Gesellschafter eines Unternehmens Kapital in das Unternehmen einbringt, nennt man das Privateinlage. Mit einer Einlage kann der Eigentümer das Eigenkapital des Unternehmens erhöhen und so finanzielle Engpässe vermeiden, die Liquidität verbessern oder wichtige Investitionen tätigen. Durch eine Privateinlage wird auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens verbessert.
Generell ist es immer sinnvoll, unter dem Verwendungszweck “Privateinlage” anzugeben, damit diese als solche dokumentiert werden kann. Privateinlagen müssen Sie nicht zurückzahlen, da es sich nicht um ein Rechtsgeschäft handelt. Sie können schließlich mit sich selbst keinen Vertrag abschließen. Eine Privateinlage auf Ihr Firmenkonto ist eine normale Buchung, wie von jedem anderen Konto auch.
Privatentnahmen vom Geschäftskonto buchen
Arten der Privatentnahme:
- Sachentnahmen
- Leistungsentnahmen
- Nutzungsentnahmen
- Barentnahmen
Das Geld von Ihrem Geschäftskonto dürfen Sie ohne Weiteres auf Ihr Privatkonto überweisen oder Geld aus der Geschäftskasse für die private Nutzung entnehmen.
Für jede Entnahme sollten Sie einen Eigenbeleg erstellen, also eine Quittung oder Rechnung mit Ort, Datum, Betrag, Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift. Zusätzlich geben Sie als Verwendungszweck „Privatentnahme“ an, damit die Entnahme erfasst werden kann. Transferieren Sie Geld zwischen Kasse und Bank, betexten Sie diesen Vorgang mit „Geldtransit“. Seien Sie aber vorsichtig mit zu vielen Entnahmen und Einzahlungen.
Das Finanzamt kann misstrauisch werden, wenn häufig große Summen eingezahlt und entnommen werden. Das kann sogar so weit führen, dass der Verdacht entsteht, dass bei Ihnen Schwarzgeld im Umlauf ist. Beraten Sie sich am besten mit Ihrem Steuerberater, wie viel „zu viel“ ist.
Gehalt von Selbstständigen
Als selbstständiger Einzelunternehmer können Sie sich kein Gehalt auszahlen lassen. Sie können auch kein Gehalt von sich selbst beziehen. Sie bestimmen also selbst, wie viel Geld Sie von Ihrem Geschäftskonto als Privatentnahme entnehmen, um Ihre Lebenshaltungskosten abzudecken.
Die Entscheidung kann schwierig sein. Nehmen Sie nur gerade so viel, wie Sie zum „Überleben“ benötigen, oder fahren Sie lieber die Kosten Ihres Unternehmens so weit herunter, dass mehr für Sie selbst übrig bleibt? Beide Richtungen bergen gewisse Risiken für Sie oder Ihr Unternehmen.
Ein Haushaltsplan kann Ihnen dabei helfen, einen Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten. Schaffen Sie sich eine Übersicht über Ihre laufenden Ausgaben wie Miete, Raten und Nebenkosten. Anschließend rechnen Sie aus, was Sie monatlich für die Haushaltsführung, das Tanken und alles Weitere ausgeben, das Sie für Leben und Arbeit benötigen. Zuletzt listen Sie alle weiteren Kosten auf, wie Mitgliedsbeiträge in Vereinen oder die Abbuchungen von Versicherungen.
Alternativ können Sie sich auch überlegen, was Sie realistisch in einer Festanstellung in Ihrem Job verdienen würden, und sich den entsprechenden Betrag auf Ihr Privatkonto überweisen. Dabei sollten Sie aber ehrlich zu sich selbst sein und nicht jeden Monat eine „Gehaltserhöhung“ vornehmen.
Grundsätzlich ist es immer besser, wenn Sie sich selbst etwas weniger auszahlen und Rücklagen bilden. Laufen die Geschäfte mal nicht so gut, haben Sie dann ein wenig Geld zum Überbrücken. Und die Steuern müssen natürlich auch jedes Jahr bezahlt werden. Die Liquidität Ihres Unternehmens müssen Sie immer im Auge behalten. Am besten erstellen Sie einen Dauerauftrag, der monatlich Ihr Unternehmergehalt von Ihrem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto überweist.
Tipp
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Wie wirken sich Privatbuchungen auf die Steuer aus?
Aus steuerlicher Sicht spielen private Entnahmen und Einzahlungen von Geld keine Rolle: Weder die Umsatzsteuer noch der Gewinn werden davon beeinflusst. Allerdings haben Privatentnahmen steuerliche Auswirkung auf die Einkommensteuer der Unternehmer oder Gesellschafter.
Anders ist es bei Sachentnahmen/-einlagen oder der privaten Nutzung von Unternehmensleistungen. Diese Vorgänge beeinflussen in der Regel die Umsatzsteuer Ihres Unternehmens. Deshalb müssen Sie in der Buchhaltung die privaten Sach- und Leistungsbuchungen auf einem Privatkonto und einem Unterkonto erfassen und durch Buchungssätze dokumentieren.
