Gastronomie kämpft mit Umsatzeinbußen und Kostensteigerungen
Das Statistische Bundesamts meldet, dass Gastronomen in Deutschland im ersten Halbjahr 2025 real 15,1 Prozent weniger umgesetzt haben als im Referenzjahr 2019, dem letzten Jahr vor der Coronapandemie. Damit droht das Jahr 2025 für das Gaststättengewerbe das sechste Verlustjahr in Folge zu werden. Dies deckt sich mit den Ergebnissen einer Umfrage des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbands (DEHOGA), bei der die befragten Betriebe im Juli 2025 im Schnitt Umsatzverluste von 9,3 Prozent gegenüber dem Vorjahr gemeldet haben. Die Lage wird zusätzlich noch dadurch verschärft, dass gleichzeitig die Kosten für Personal, das ohnehin nur schwer zu finden ist, sowie für Material, Energie und Lebensmittel steigen.
Um die Betriebe im Gastgewerbe zu entlasten, fordert der DEHOGA-Bundesverband daher die schnellstmögliche gesetzliche Verankerung einer einheitlichen Mehrwertsteuer in Höhe von 7 Prozent für Speisen, wie sie während der Coronapandemie galt. Seit Anfang 2024 müssen Gastronomiebetriebe wieder die volle Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent auf Speisen bezahlen. Bei Lieferdiensten, Essen-to-Go und Fertiggerichten gilt hingegen seit jeher der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent.
Laut DEHOGA-Bundesverband führt eine einheitliche, ermäßigte Mehrwertsteuer dazu, dass sich die wirtschaftliche Situation der allermeisten Betriebe stabilisiert. Das würde nicht nur Arbeitsplätzen sichern und schaffen, sondern auch dringend notwendige Investitionen in Modernisierung und Digitalisierung ermöglichen.
Tatsächlich ist es vor allem die Digitalisierung, die auch in der Gastronomie neue Chancen und Entwicklungsmöglichkeiten bietet und für Restaurantbetreiber entscheidend dazu beitragen kann, die aktuellen Herausforderungen der Gastrobranche zu bewältigen.
Digitalisierungsmöglichkeiten in der Gastronomie
Digitale Technologien verändern nicht nur die Art und Weise, wie Gäste mit Restaurants interagieren, sondern auch die internen Abläufe. Die Bandbreite der digitalen Lösungen für die Gastronomie reicht von Online-Reservierungen über digitale Kassensysteme bis hin zu KI-gestützten Prognosen zur Optimierung des Einkaufs und der Lagerhaltung. Dabei ist die Digitalisierung längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein entscheidenderWettbewerbsfaktor: Wer rechtzeitig gezielt in Digitalisierungsmaßnahmen investiert, profitiert von effizienteren Prozessen, höherer Kundenzufriedenheit und nachhaltigem Wachstum. Studien wie der Digitalisierungsindex zeigen zudem, wie weit viele Betriebe beim digitalen Fortschritt bereits sind – und wo Nachholbedarf besteht.
In der Gastronomie umfasst die Digitalisierung vor allem die folgenden Bereiche:
Online-Präsenz und Gästekommunikation
Die Online-Präsenz mit einer professionell gestalteten und aktuellen Website ist für Gastrobetriebe im Digitalisierungsprozess unverzichtbar. Gäste informieren sich online über Speisekarten, Öffnungszeiten und Angebote. Gleichzeitig ermöglichen digitale Systeme eine strukturierte Erfassung von Gästedaten, die für personalisierte Kommunikation und zielgerichtetes Marketing genutzt werden kann. Plattformen wie Instagram und Facebook dienen zusätzlich zur Kundenbindung und ermöglichen digitale Marketingkampagnen sowie eine gezielte Kundenansprache.
Reservierungs- und Bestellsysteme
Online-Reservierungssysteme mit Verfügbarkeitsübersichten freier Plätze vereinfachen die Planung und helfen, die Nichtinanspruchnahme reservierter Plätze („No-Shows“) zu reduzieren. Durch digitale Bestellsysteme können die Gäste Speisen und Getränke am Tisch per Smartphone-Apps und QR-Codes bestellen. Diese digitalen Bestellungen sorgen in der Gastronomie dafür, dass Wartezeiten reduziert und Servicekräfte entlastet werden.
Zahlungsprozesse
Digitale Kassensysteme und kontaktloses Bezahlen (Mobile Payment, NFC, Apple Pay, Google Pay) sind mittlerweile zum Standard geworden. Diese Entwicklungen sind zentrale Bestandteile der Gastro Digitalisierung, die moderne Bezahlprozesse voraussetzt. Sie erhöhen einerseits die Effizienz und werden andererseits von den meisten Gästen erwartet.
Betriebs- und Personalmanagement
Digitale Warenwirtschaftssysteme automatisieren weite Teile der Bestell- und Lagerverwaltung und helfen, Engpässe und Lebensmittelverschwendung zu reduzieren. Digitale Tools und Apps für Zeiterfassung, Schichtplanung und elektronische Personalakten sorgen im Personalmanagement für mehr Effizienz und Transparenz.
Kundenbindung
Die Kundenbindung lässt sich sehr gut mit digitalen Treueprogrammen in Form von Apps und Gutscheinsystemen herstellen und steigern. Die Analyse der Kundendaten kann für zusätzliche personalisierte Angebote genutzt werden.
KI auch in der Gastronomie
Nach und nach hält Künstliche Intelligenz auch in der Gastronomie Einzug. Der Einsatz von KI bei der Digitalisierung des Gastgewerbes geht dabei weit über einfache Automatisierungen hinaus. Er umfasst detaillierte, datengetriebene Optimierungen in vielen Geschäftsbereichen:
Bereits jetzt helfen KI-gestützte Chat-Systeme bei der Reservierung und der Beantwortung von Kundenfragen per Telefon, E-Mail oder Messenger. Große Fast-Food-Ketten wie McDonald’s und Burger King testen an ihren Drive-Thru-Schaltern KI-Systeme, die Bestellungen entgegennehmen und in das Kassensystem eintragen. Auch die Hotellerie setzt zunehmend auf digitale Buchungssysteme, Automatisierungen und KI.
KI-Systeme unterstützen auch bei der Personalplanung, der Bestandsverwaltung und der Abfallreduzierung. Bei der Personalorganisation berücksichtigen sie Faktoren wie vorhandene Umsatzdaten, Schichtwünsche der Mitarbeiter oder Qualifikationen und erstellen in Minutenschnelle optimierte Dienstpläne, die den tatsächlichen Personalbedarf abbilden und Über- oder Unterbesetzungen vermeiden. Auf Grundlage der Analyse der Verkaufsdaten und saisonaler Gegebenheiten können KI-Systeme die optimalen Zeitpunkte und benötigten Mengen für Nachbestellungen bestimmen. KI-gestützte Abfallmanagementsysteme identifizieren, welche Lebensmittel besonders häufig entsorgt werden. Die Abfalldaten fließen dann zurück in die Menüplanung und die Einkaufsprozesse, um so der Lebensmittelverschwendung entgegenzuwirken.
Außerdem liefern KI-Systeme Managern und Geschäftsführern datenbasierte Grundlagen für strategische Entscheidungen – sei es bei der Erstellung von Umsatzprognosen oder bei der Menüplanung. Durch die Kombination interner Verkaufsdaten und Kennzahlen mit externen Faktoren wie lokalen Veranstaltungen, Feiertagen oder Wettervorhersagen kann KI präzise Umsatzprognosen treffen, die bei der Budgetierung und Planung helfen. Auf Grundlage der Rentabilität und Beliebtheit von Speisen und Getränken kann KI Speise- und Getränkekarten optimieren und Gastronomen bei der Menüplanung unterstützen.
Die Menüplanung kann jedoch auch sehr individuell erfolgen. Durch die Analyse früherer Bestellungen und Präferenzen kann KI Speise- und Getränkeempfehlungen vorschlagen, die exakt auf den jeweiligen Gast zugeschnitten sind.
KfW und Bundesländer bieten Förderungsmöglichkeiten
Digitalisierungsmaßnahmen kosten Geld und erfordern manchmal sogar erhebliche Anfangsinvestitionen. Besonders kleine Betriebe haben oft mit begrenzten Budgets zu kämpfen und benötigen finanzielle Unterstützung. Neben klassischen Fördermitteln spielten in den vergangenen Jahren auch Überbrückungshilfen eine wichtige Rolle, um Gastronomiebetriebe in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zu stabilisieren. Die erfolgreichen Förderprogramme go-digital und Digital jetzt sind vor einigen Jahren ausgelaufen. Allerdings können Sie recht einfach einen ERP-Förderkredit Digitalisierung über die KfW beantragen.
Außerdem unterstützen die meisten Bundesländer mit eigenen Förderprogrammen Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen, zu denen auch Gastronomiebetriebe gehören. Dabei wird nicht nur die Umsetzung, sondern auch die Beratung gefördert. Die Förderleistungen sind dabei meist auf eine maximale Unternehmensgröße beschränkt.
So werden etwa in Schleswig-Holstein („Förderung innovativer Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen“) und Bayern („Digitalbonus.Bayern“) nur Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitsplätzen und einem Jahresumsatz von höchstens 10 Mio. EUR gefördert. Informationen über alle Förderprogramme und Finanzhilfen, die Bund, Länder und die EU aktuell bereitstellen, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in einer Förderdatenbank zusammengefasst.
