Definition
Was ist ZUGFeRD und was bedeutet die Abkürzung?
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein gesetzeskonformes, übergreifendes E-Rechnungsformat, das als Standard erstmalig 2014 veröffentlicht wurde. An seiner Entwicklung waren unterschiedliche Verbände, Unternehmen, Ministerien und das „Forum elektronische Rechnung“ (FeRD) beteiligt. Daraus leitet sich auch der Name ab. Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“.
Welche Anforderungen müssen E-Rechnungen und somit auch das ZUGFeRD Format erfüllen?
Nach § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) muss eine Rechnung an Behörden folgende Voraussetzungen erfüllen, um als elektronische Rechnung (international E-Invoice) zu gelten und genutzt werden zu dürfen:
- Die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
- Das elektronische Format ermöglicht eine schnelle automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung.
Dadurch können die E-Rechnungen ohne Weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. Mögliche Formate für den Rechnungsaustausch sind daher ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange). Eine ZUGFeRD-Schnittstelle ermöglicht dir dabei, ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen zu generieren und zu versenden.
Die europäische Norm EN 16931 und die EU-Richtlinie 2014/55/EU
Hinter der E-Rechnung steht ein europäischer Rechtsrahmen. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU gab die Europäische Union vor, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Format empfangen und verarbeiten müssen. Seit dem 18. April 2019 sind alle Verwaltungen in den Mitgliedstaaten dazu verpflichtet.
Das gemeinsame Format beschreibt die europäische Norm EN 16931. Diese Norm legt ein semantisches Datenmodell fest, also welche Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte und Steuerangaben in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und wie diese eindeutig benannt werden. Als technische Syntax erlaubt die Norm zwei XML-Formate, UBL und UN/CEFACT CII.
XRechnung und ZUGFeRD setzen genau diese Norm um. XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931, ZUGFeRD bildet die Vorgaben in seinem eingebetteten XML ab. Damit erfüllen beide Formate die gesetzliche Definition einer E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD Rechnung?
Zwischen XRechnung und dem ZUGFeRD Format gibt es einen Unterschied: Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl PDF als auch XML verwendet, basiert XRechnung ausschließlich auf XML. ZUGFeRD bietet daher den Vorteil, dass es für Menschen lesbar bleibt, während XRechnung rein maschinenlesbar ist. Eine E-Rechnungs-Software hilft dir beim Erstellen, Lesen und Verschicken.
ZUGFeRD 2.3: Eine meist bessere Lösung als die XRechnung
Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugutekommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format. Die ZUGFeRD-Rechnung wird also als PDF verschickt, das sowohl die unstrukturierten Daten für den Menschen als auch strukturierte XML-Daten enthält. Letztere können automatisiert verarbeitet werden. In beiden Datei-Elementen sind die Rechnungsdaten vorhanden. Für die Rechnungsstellung mit dem neuen Format ZUGFeRD Version 2.3 steht dir eine Software kostenfrei zum Download auf der Website von FeRD bereit.
Das ZUGFeRD Format löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung bietet im Gegensatz zu Rechnungen, die nur als herkömmliche PDF-Datei erstellt wurden, folgende Vorteile:
- Die Rechnung im Format ZUGFeRD kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden.
- Dank der strukturierten Daten können die Inhalte unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden.
- Durch das PDF kann eine Rechnung mit ZUGFeRD als menschenlesbarer Beleg (z. B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.
Außerdem bietet ZUGFeRD im Gegensatz zur XRechnung einen weiteren, entscheidenden Nutzen beim Erstellen von Rechnungen: Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl PDF als auch XML nutzt, basiert XRechnung ausschließlich auf XML.
PDF/A-3 als Basis und die Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen
Technisch beruht jede ZUGFeRD-Rechnung auf dem Dateiformat PDF/A-3. Dieser Standard ist auf die Langzeitarchivierung ausgelegt und erlaubt es, weitere Dateien fest in ein PDF einzubetten. Bei ZUGFeRD wird auf diesem Weg das maschinenlesbare XML in das sichtbare PDF eingebettet, sodass Bild und strukturierte Daten in einer einzigen Datei zusammenbleiben.
Für die Aufbewahrung ist das ein Vorteil. Weil die XML-Daten Teil des PDF/A-3 sind, bleibt eine ZUGFeRD-Rechnung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren maschinell auswertbar. Für eine GoBD-konforme Archivierung speicherst du die Datei unverändert im Originalformat. Ein reiner Ausdruck genügt dafür nicht.
ZUGFeRD-Versionen im Überblick
ZUGFeRD wird seit 2014 laufend weiterentwickelt. Die erste Version erschien im Juni 2014, seit Version 2.0 vom März 2019 ist das Format vollständig zur europäischen Norm EN 16931 konform. Durch die enge Abstimmung mit dem französischen Standard Factur-X sind ZUGFeRD und Factur-X inhaltlich deckungsgleich. Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.3 (Stand November 2024).
| Version | Veröffentlicht | EN-16931-konform |
|---|---|---|
| 1.0 | Juni 2014 | ❌ |
| 2.0 | März 2019 | ✅ |
| 2.1 | März 2020 | ✅ |
| 2.1.1 | Juli 2020 | ✅ |
| 2.3 (aktuell) | November 2024 | ✅ |
Als gültige E-Rechnung im Sinne der deutschen B2B-Pflicht gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1, sofern ein normkonformes Profil verwendet wird.
Die ZUGFeRD-Profile und ihr Informationsgehalt
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Vom kleinsten Profil mit wenigen Kopfdaten bis zum umfangreichsten Profil mit allen Positionsdetails deckt ZUGFeRD unterschiedliche Anforderungen ab. Für die E-Rechnungspflicht ist entscheidend, dass nur normkonforme Profile eine gültige E-Rechnung ergeben.
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung gültig |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur wenige Kopf- und Summendaten | ❌ |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Rechnungspositionen | ❌ |
| BASIC | Grunddaten inklusive Positionen | ✅ |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständiger Datensatz nach EU-Norm | ✅ |
| EXTENDED | erweiterter Datensatz für komplexe Prozesse | ✅ |
| XRECHNUNG | XRechnung-Vorgaben im ZUGFeRD-Rahmen | ✅ |
Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsangaben und sind umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung anerkannt. Für Rechnungen im Rahmen der B2B-Pflicht nutzt du daher mindestens das Profil BASIC oder EN 16931. In den Lexware Produkten stehen die Profile EN 16931 (ZUGFeRD) und XRechnung zur Verfügung.
Ist es sinnvoll, bei elektronischen Rechnungen auf ZUGFeRD zu setzen?
Da zu erwarten ist, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind, ist eine der beiden Varianten zu empfehlen.
Kleinunternehmer, wie zum Beispiel ein Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt, oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich aus diesem Grund zeitnah den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei erstellen können.
Seit dem 1. März 2022 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download, weshalb das korrekte Versenden elektronischer Rechnungen damit einfacher als mit der XRechnung ist.
Automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung
Der Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt sich im Rechnungseingang besonders. Weil die Rechnungsdaten strukturiert im XML vorliegen, liest eine Buchhaltungssoftware sie automatisch aus. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze und Positionen wandern ohne manuelles Abtippen in die Buchhaltung. Das senkt den Aufwand und verringert Übertragungsfehler. Sobald die geprüften Daten übernommen sind, lässt sich der Zahllauf anstoßen.
Eingehende Rechnungen validieren und prüfen
Vor der Verbuchung prüfst du, ob eine eingegangene E-Rechnung technisch korrekt ist. Bei dieser Validierung wird das XML gegen die Vorgaben der EN 16931 und die deutschen Prüfregeln abgeglichen. Ob Pflichtfelder gefüllt sind, ob die Summen rechnerisch stimmen und ob das Format eingehalten wird, zeigt die Prüfung an. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es dafür kostenfreie Werkzeuge, etwa den Validator der KoSIT, der auf hinterlegten Prüfregeln (Schematron) beruht. Viele Rechnungsprogramme wie Lexware Office führen eine solche Prüfung schon beim Import durch.
Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen
Nicht jede eingehende Rechnung besteht die Prüfung. Fällt eine E-Rechnung durch die Validierung, etwa wegen fehlender Pflichtangaben oder einer falschen Steuerangabe, gilt sie umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug ist dann gefährdet. In diesem Fall bittest du den Rechnungssteller um eine korrigierte Fassung. Eine E-Rechnung überschreibst du nicht im PDF. Stattdessen ersetzt eine neue, in sich stimmige E-Rechnung oder eine Korrekturrechnung das fehlerhafte Dokument.
Peppol als Übermittlungsweg
ZUGFeRD und XRechnung legen fest, wie eine Rechnung aufgebaut ist. Wie die Rechnung zum Empfänger gelangt, ist davon unabhängig. Neben E-Mail, Upload oder Download gibt es dafür Peppol, ein internationales Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch. Die Abkürzung steht für Pan-European Public Procurement OnLine.
Der Austausch läuft über sogenannte Access Points nach einem Roaming-Prinzip, das an den Mobilfunk erinnert. Jeder Teilnehmer ist einmal an einen Access Point angebunden und erreicht darüber alle anderen im Netzwerk, unabhängig vom Anbieter der Gegenseite. Übertragen wird das Format Peppol BIS Billing 3.0, das ebenfalls auf der EN 16931 beruht. Auch XRechnung wird über Peppol ausgetauscht.
In Deutschland ist Peppol vor allem im Austausch mit der öffentlichen Verwaltung etabliert und gewinnt im B2B-Bereich an Bedeutung. Für kleine Unternehmen ist ein eigener Peppol-Zugang meist nicht nötig, viele Rechnungsprogramme wie Lexware Office binden das Netzwerk im Hintergrund an.
Achtung
Individuelle Umsetzung der Richtlinien nach Bundesland
Die Bundesländer setzen die Richtlinien zur E-Rechnung in eigener Verantwortung um. Welche Anforderungen du als Lieferant oder Dienstleister von öffentlichen Stellen zu beachten hast, kannst du in den jeweiligen Gesetzesvorgaben der Bundesländer nachlesen. Hast du Fragen zur E-Rech-V-konformen Umsetzung, dann solltest du deine Auftraggeber in den jeweiligen Verwaltungen direkt kontaktieren.
Wie sieht eine Rechnung mit ZUGFeRD zum Beispiel aus?
Auf der linken Seite siehst du den einfach für den Menschen lesbaren PDF-Teil einer Beispielrechnung, die im ZUGFeRD-Format erstellt wurde.
Auf der rechten Seite findest du das gleiche Beispiel mit strukturierten Daten in XML, die ebenfalls Bestandteil der Rechnung mit ZUGFeRD ist. Neben den entsprechenden Informationen, die ebenso im normal lesbaren Teil enthalten sind, liegen hier noch Codesegmente für ein maschinelles Auslesen vor.
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und im Rechnungseingang verarbeiten
Der Fokus liegt beim Thema E-Rechnung oft auf dem Erstellen. Genauso zählt der umgekehrte Weg, der Rechnungseingang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits, die eingehende ZUGFeRD-Datei wird anschließend weiterverarbeitet.
Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch
Egal, ob im ZUGFeRD Format oder XRechnung — zumindest mittelfristig wird kein Unternehmen am elektronischen Rechnungsaustausch vorbeikommen.
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr bietet, werden auch alle anderen Unternehmen in absehbarer Zeit auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigen. Es rentiert sich also für dich, dich frühzeitig mit der Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung zu beschäftigen.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Das bedeutet, dass auch Unternehmen in der Privatwirtschaft ihre Rechnungen elektronisch stellen müssen. Diese Regelung wurde im Wachstumschancengesetz verabschiedet.
Info
Aufbewahrungsfristen für ZUGFeRD-Rechnungen
Wie bei jeder elektronischen Rechnung müssen auch ZUGFeRD-Rechnungen zehn Jahre lang maschinell lesbar aufbewahrt werden. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung reicht nicht aus. Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versendest, musst du grundsätzlich nur die elektronische Rechnung, nicht aber die E-Mail selbst aufbewahren. Ausnahme: Enthält die E-Mail zusätzliche aufbewahrungspflichtige Informationen, müssen diese ebenfalls archiviert werden.
Tipp
Mit Lexware einfach elektronische Rechnungen erstellen
Lexware eRechnung hilft dir dabei, in wenigen Schritten eRechnungen zu erstellen. In folgenden Lexware Produkten (ab Version 2020) stehen dir die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung zur Verfügung:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (in den Mandantenfirmen)
Eingehende Rechnungen validieren und prüfen
Vor der Verbuchung prüfst du, ob eine eingegangene E-Rechnung technisch korrekt ist. Bei dieser Validierung wird das XML gegen die Vorgaben der EN 16931 und die deutschen Prüfregeln abgeglichen. Ob Pflichtfelder gefüllt sind, ob die Summen rechnerisch stimmen und ob das Format eingehalten wird, zeigt die Prüfung an. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es dafür kostenfreie Werkzeuge, etwa den Validator der KoSIT, der auf hinterlegten Prüfregeln (Schematron) beruht. Viele Rechnungsprogramme wie Lexware Office führen eine solche Prüfung schon beim Import durch.
