Was bedeutet Kilometerpauschale?
Die aktuelle Kilometerpauschale legt fest, welchen Betrag Arbeitnehmer pro gefahrenem Kilometer erhalten, wenn sie eine Dienstreise mit ihrem privaten Pkw durchführen. Sie gilt ab dem ersten Kilometer.
Aktuell können Arbeitnehmer bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen.
Info
Kilometerpauschale nur für Dienstreisen
Die Kilometerpauschale gilt nur für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, zum Beispiel Kundenbesuche oder Fortbildungen. Für den täglichen Arbeitsweg gilt ausschließlich die Pendlerpauschale.
Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?
In der Praxis erstattet meist der Arbeitgeber die Reisekosten einschließlich der Kilometerpauschale. Nach Abschluss einer Dienstreise reicht der Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung (Spesenabrechnung) ein und gibt die gefahrenen Kilometer sowie weitere Ausgaben mit Belegen an.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten selbst abrechnen und in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Unternehmen können die erstatteten Beträge wiederum als Betriebsausgaben steuerlich absetzen.
Was zählt unter anderem zu Reisekosten?
- Dienst- und Geschäftsreisen
- Fahrten zu Geschäftsessen
- Fahrten zu Fortbildungen
- Fahrten zwischen wechselnden Einsatzorten
- Kundenbesuche
Wie hoch ist die aktuelle Kilometerpauschale?
Die Höhe der Kilometerpauschale hängt vom genutzten Fahrzeug ab:
- Für einen privaten Pkw gelten 0,30 Euro pro Kilometer
- Für andere motorisierte Fahrzeuge, etwa Motorräder, gelten 0,20 Euro pro Kilometer
Unerheblich ist, ob die Strecken im In- oder im Ausland zurückgelegt wurden.
Ist die Kilometerpauschale gesetzlich verpflichtend?
Eine gesetzliche Pflicht zur Erstattung durch den Arbeitgeber besteht nicht. Zahlt der Arbeitgeber nicht, kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten abrechnen und steuerlich geltend machen.
Auch Unternehmer und Freiberufler dürfen bei Dienstreisen mit dem Privat-Pkw die Kilometerpauschale in ihrer Steuererklärung ansetzen. Wer hingegen einen Firmenwagen nutzt, darf keine Kilometerpauschale geltend machen, da keine Privatnutzung vorliegt. In diesem Fall werden keine pauschalen Fahrtkosten angesetzt.
Tipp
Berechnungsbeispiel Kilometergeld
Ein Arbeitnehmer fährt in einem Monat an fünf Tagen mit seinem Privat-Pkw zu einem Kunden. Die einfache Strecke beträgt zehn Kilometer, also 20 Kilometer für Hin- und Rückfahrt.
Die Berechnung lautete demzufolge:
5 Tage x 20 Kilometer x 0,30 Euro = 30,00 Euro
Der Arbeitnehmer kann sich somit 30 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen oder diesen Betrag steuerlich geltend machen.
Sonderfälle der Kilometerpauschale
Neben den Standardregelungen gibt es für die Kilometerpauschale auch einige Sonderfälle, die Sie kennen sollten.
Fahrrad und E-Bike
Seit 2013 gibt es für Fahrten mit dem Fahrrad keine Kilometerpauschale mehr. Motorisierte E-Bikes mit einer Geschwindigkeit von über 25km/h hingegen gelten als Kleinkrafträder. Somit darf man die Kilometerpauschale von 20 Cent pro Kilometer für eine Dienstreise ansetzen.
Ehrenamt
Bei ehrenamtlichen Tätigkeiten erhalten Engagierte in der Regel nur einen pauschalen Aufwandsersatz. Vereine entscheiden selbst, ob sie die Kilometerpauschale erstatten. Ein Fahrtenbuch dient als Nachweis der gefahrenen Strecken.
Kilometerpauschale und Pendlerpauschale – die Unterschiede
Oft werden die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale verwechselt – jedoch haben beide komplett unterschiedliche Aufgabenbereiche. Während die Kilometerpauschale bei Geschäftsreisen berechnet wird, bezieht sich die Pendlerpauschale auf den täglichen Arbeitsweg.
- Die Pendlerpauschale gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte
- Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten.
Die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale oder Fahrtkostenpauschale genannt, berücksichtigt nur die einfache Strecke. Belege braucht es hierzu nicht.
Von 2022 bis 2025 betrug die Pendlerpauschale 0,30 Euro pro Kilometer bzw. 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Seit dem 1. Januar 2026 gilt bereits ab dem ersten Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro.
Da nicht alle von der Pendlerpauschale profitieren, wurde die Mobilitätsprämie eingeführt. Diese greift bei Geringverdienenden, die mit ihrem zu versteuernden Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegen. Sie beträgt 14 Prozent der Pendlerpauschale.
Info
Wichtiger Unterschied zwischen den beiden Pauschalen
Bei Fahrgemeinschaften können Mitfahrer bei Dienstreisen keine eigene Kilometerpauschale ansetzen. Dafür darf die Kilometerpauschale für die gesamte Strecke berechnet werden, während die Pendlerpauschale nur für die einfache Wegstrecke gilt.
Zusammenfassung Kilometerpauschale: Das Wichtigste zum Schluss
Die Kilometerpauschale erstattet Arbeitnehmern die Fahrtkosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Sie gilt ab dem ersten Kilometer und beträgt derzeit 0,30 Euro pro Kilometer für Pkw. Arbeitgeber können diese Kosten steuerfrei erstatten. Alternativ können Arbeitnehmer sie selbst als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Die Pendlerpauschale hingegen bezieht sich nur auf den einfachen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und ist von der Kilometerpauschale klar zu unterscheiden.
Insgesamt hilft die Kilometerpauschale, Fahrtkosten korrekt abzurechnen, Steuern zu sparen und die Reisekostenabrechnung transparent zu gestalten.
FAQ: Kilometerpauschale und Fahrtkosten
Was ist die Kilometerpauschale?
Mit der Kilometerpauschale können Fahrtkosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten geltend gemacht werden. Sie gilt ab dem ersten gefahrenen Kilometer und kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder von Arbeitnehmern in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden.
Wie hoch ist die aktuelle Kilometerpauschale?
Für PKWs beträgt die aktuelle Kilometerpauschale 0,30 Euro, für Motorräder oder motorisierte Kleinkrafträder liegt sie bei 0,20 Euro.
Wer zahlt die Kilometerpauschale?
In der Regel erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten nach Einreichung einer Reisekostenabrechnung bzw. Spesenrechnung.
Für welche Fahrten gilt die Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale gilt nur für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, zum Beispiel Kundenbesuche oder Geschäftsreisen. Für den täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeit gilt dafür die Pendlerpauschale.
Wie kann ich Fahrtkosten richtig abrechnen?
Führen Sie ein Fahrtenbuch oder sammeln Sie Belege für Ihre Dienstreisen. Tragen Sie die gefahrenen Kilometer in der Reisekostenabrechnung ein. So können Arbeitgeber die Kosten steuerfrei erstatten oder Arbeitnehmer können die Kilometerpauschale in der Steuererklärung geltend machen.
