Zusammenfassung
Kautionen im Überblick
- Kautionen sind Sicherheitsleistungen, die vor allem bei Mietverhältnissen Anwendung finden.
- Langfristige Kautionen gelten als „sonstige Ausleihungen“ und kurzfristige als „sonstige Vermögensgegenstände“.
- Erhaltene Kautionen müssen auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen werden (Position C Nr. 8 nach § 266 Abs. 3 HGB).
- Mietkautionen sind zivilrechtlich nach § 551 BGB geregelt; für Geschäftsräume gilt Vertragsfreiheit.
- Eine Umsatzsteuerpflicht besteht in der Regel nicht, da kein Leistungsaustausch stattfindet.
Definition
Definition: Was sind Kautionen?
Kautionen sind Sicherheiten, die bei Vertragsabschlüssen hinterlegt werden, um den Vertragspartner gegen finanzielle Risiken abzusichern. Sie kommen häufig bei Mietverträgen vor und können in Form von Bargeld, Bürgschaften oder Sachwerten geleistet werden. Langfristige Kautionen werden in der Regel dem Anlagevermögen zugeordnet, während kurzfristige Kautionen im Umlaufvermögen erfasst werden. Kautionen für Mietverhältnisse unterliegen zivilrechtlichen und bilanzrechtlichen Regelungen. Sie dienen dazu, Schäden oder offene Forderungen nach Vertragsende abzudecken.
Kautionen korrekt erfassen und verbuchen
Bilanzielle Behandlung von Kautionen
Langfristige Kautionen erfassen Sie in der Handelsbilanz unter A. III. 6 (Aktivseite), während kurzfristige Kautionen unter B. II. 4 (Aktivseite) einzuordnen sind (§ 266 Abs. 2 HGB). Erhaltene Kautionen werden hingegen auf der Passivseite unter Position C Nr. 8 dargestellt (§ 266 Abs. 3 HGB).
Buchhalterische Erfassung
Erhaltene Sicherheitsleistungen:
- „Sonstige Verbindlichkeiten“ (SKR 03/04: 1732 bis 1735/3550 bis 3557).
Geleistete Sicherheitsleistungen:
- „Sonstige Vermögensgegenstände“ (SKR 03/04: 1525 bis 1527/1350 bis 1355).
Langfristige Leistungen mit unbestimmter Laufzeit:
- Anlagevermögen als „Sonstige Ausleihungen“ (SKR 03/04: 0540/0930).
Keine Umsatzsteuerpflicht bei Kautionen
Kautionen, die nicht als Gegenleistung für die Nutzung einer Mietsache gelten, sind umsatzsteuerfrei. Dies gilt auch bei Kündigungen oder der Verrechnung einbehaltener Kautionen.
Praxis-Beispiele für Kautionsbuchungen
Unbefristete Mietverträge
Ein Unternehmer hinterlegt für eine Lagerhalle eine Kaution von 10.000 EUR in bar. Diese wird im Konto „Sonstige Ausleihungen“ erfasst:
SKR 03: 0540 Soll (10.000 EUR) | 1000 Haben (10.000 EUR)
SKR 04: 0930 Soll (10.000 EUR) | 1600 Haben (10.000 EUR)
Achtung: Da kein Leistungsaustausch vorliegt, fällt keine Umsatzsteuer an.
Befristete Mietverträge
Ein Fahrer leistet eine Kaution von 3.000 EUR für die Nutzung eines Fahrzeugs auf zwei Jahre per Scheck. Die Buchung erfolgt:
SKR 03: 1200 Soll (3.000 EUR) | 1734 Haben (3.000 EUR)
SKR 04: 1800 Soll (3.000 EUR) | 3554 Haben (3.000 EUR)
Hinweis: Auch hier ist keine Umsatzsteuer enthalten.
Besonderheiten bei Mietkautionen
Verzinsung von Mietkautionen
Vermieter müssen Mietkautionen getrennt vom eigenen Vermögen aufbewahren und zum üblichen Zinssatz anlegen. Dabei gelten folgende Regelungen:
- Zinsen gehören dem Mieter und müssen von ihm als Kapitalerträge versteuert werden.
- Bei gewerblichen Mietverträgen besteht keine Verzinsungspflicht.
Kapitalertragsteuer
Zinsen unterliegen der Abgeltungsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Eine Verrechnung erfolgt in der Steuererklärung.
Einbehaltene Kautionen
Werden Kautionen einbehalten, führen sie zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Werden Reparaturen von der Kaution bezahlt, gelten diese als Werbungskosten.
Bürgschaften als Sicherheiten
Bürgschaften dienen der Absicherung von Forderungen und werden nur im Bedarfsfall aktiviert. In der Regel gelten sie als Eventualverbindlichkeiten und erscheinen unterhalb der Bilanz. Auch Bürgschaften sind umsatzsteuerfrei.
Tipp
Praxis-Tipp
Die Avalprovision einer Bankbürgschaft kann vom gewerblichen Mieter als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Vorteile der Bankbürgschaft
Eine selbstschuldnerische Bankbürgschaft ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die Kautionssumme. Dabei sollte der Bank keine Möglichkeit eingeräumt werden, sich durch Hinterlegung der Bürgschaftssumme von ihrer Verpflichtung zu befreien.
