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Was bedeutet „archivieren“?

Archivieren beschreibt im Allgemeinen die Aufbewahrung bzw. Speicherung von Dokumenten und Schriftstücken in einem Archiv. Laut Definition hat die Archivierung den Hintergrund, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf das Dokument zugreifen zu können. Die Verwahrung von Dokumenten in einem Archiv bzw. das Archivieren dient daher dem Schutz und der Speicherung auf unbestimmte Zeit an einem Ort.

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in Archivräumen archiviert. Inzwischen findet der Schriftverkehr jedoch meist digital in Form von E-Mails statt. Das erfordert eine elektronische Archivierung.

In diesem Zusammenhang gibt es für geschäftliche elektronische Dokumente einige gesetzliche Vorschriften wie die GoBD, die von Unternehmern zwingend eingehalten werden müssen. Hier lautet das Stichwort: Revisionssichere Archivierung.

Aber auch für Privatpersonen spielt die Archivierung eine wichtige Rolle, insbesondere in Bezug auf offizielle Dokumente, Verträge oder Rechnungen, die Sie archivieren sollten oder gar müssen. Für alle steuerlich relevanten Dokumente oder Geschäftsunterlagen sind stets die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

EXPERTENINTERVIEW
mit Wolfgang Macht

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Welcher Archivierungs-Typ sind Sie?

Welche Dokumente müssen archiviert werden?

E-Mail-Archivierung: Das schreibt der Gesetzgeber vor

Archivierungssoftware: Dokumente revisionssicher und übersichtlich aufbewahren

Gibt es Archivierungssoftware auch als Freeware?



Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben. Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen in Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt werden, d.h. sie müssen den Richtlinien der GoBD, sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des HGB entsprechen.

Revisionssicherheit bezieht sich in erster Linie auf Faktoren wie die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen am Dokument. Diese Anforderungen sind sowohl im HGB (Handelsgesetzbuch) als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen.

In der Praxis bedeutet dies, dass jeder Geschäftsvorfall im Unternehmen in der Buchführung oder in den Aufzeichnungen erfasst werden muss, sodass jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen ordnungsgemäß nachvollzogen werden können.

Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da Sie bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen rechnen müssen. Erfahren Sie auf dieser Seite, welche buchungsrelevanten Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen und wie Sie ein revisionssicheres elektronisches Archiv dafür schaffen können.

Welche Bedeutung hat die digitale Archivierung für mein Unternehmen?

Egal, ob Sie laut § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, Sie unterliegen in jedem Fall der Aufbewahrungspflicht Ihrer Bücher und Aufzeichnungen, sowie den entsprechenden Fristen. Setzen Sie Software in Ihrem Unternehmen ein, so sollten Sie zudem berücksichtigen, dass einige Systeme oder Module ebenfalls der Archivierungspflicht unterliegen und die entsprechenden Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert und archiviert werden müssen.

Eine Dokumentation innerhalb der Software reicht meist nicht aus und gilt daher nicht als revisionssicheres Speichermedium im Sinne der GoBD. Daher sind Sie verpflichtet, eine revisionssichere digitale Archivierung aller Unterlagen, Daten und Dokumente – auch innerhalb der verschiedenen Software-Module – zu gewährleisten.

Darunter fallen u.a.

  • gesamte Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
  • Fakturierung
  • Warenwirtschaftssysteme (inkl. Materialwirtschaft)
  • Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
  • Dokumentenmanagement- und Archiv-Systeme
  • Elektronische Waagen 

Die so angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Durch die Langzeitarchivierung können Sie mit der elektronischen Archivierung die Dokumente auch problemlos über Monate oder Jahre aufbewahren und Sie brauchen sich keine Gedanken über Ausbleichen des Papiers oder den nötigen Lagerplatz machen. Digital archiviert sparen Sie Zeit, Nerven, Platz und damit sogar bares Geld.

Welcher Archivierungs-Typ sind Sie? Finden Sie es heraus.

Klicken Sie auf das jeweilige Bild und erfahren Sie, was Sie beachten müssen!

Der Papier-ist-sicher-Typ

Alles wird ausgedruckt und ordentlich abgeheftet, das reicht doch! Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, abgespeichert und zweimal gedruckt. Ein Ausdruck geht an den Kunden und der andere wird im Ordner abgespeichert.

Ergebnis: Nicht GoBD-konform, weil bereits eine elektronische Ursprungsdatei entstanden ist und genau diese nachweislich unveränderbar gespeichert werden muss. Daher reicht ein im Ordner abgelegter Ausdruck bzw. eine Speicherung auf einer Festplatte, einem USB-Stick etc. hier nicht aus.

Der gechillte Mir-passiert-nix-Typ

So klein wie mein Unternehmen ist, das interessiert nun wirklich keinen! Oder?

Beispiel: Übersetzer Müller ist als Selbstständiger so klein, dass es keinen interessiert, dass die Archivierung nicht korrekt durchgeführt wird. Und falls der Betriebsprüfer doch mal kommt, kann man es mit ihm klären.

Ergebnis: Sobald Gewinneinkünfte entstehen, muss korrekt archiviert werden. Verhandlungen mit dem Betriebsprüfer kann man führen, aber max. über die Höhe der Zuschätzung. Eine Bagatellgrenze existiert nicht, die Anforderungen zur Archivierung sind von jedem Unternehmer in eigener Verantwortung zu erfüllen.

Die digitale Einsteigerin

Die Speicherung auf der Festplatte oder einem USB-Stick ist doch ausreichend. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, auf einer Festplatte oder USB-Stick gespeichert und als PDF per E-Mail an den Kunden geschickt. 

Ergebnis: Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, ist eine Dokumentation aller Änderungen Pflicht. Werden Dateien auf dem Windows Explorer, auf Festplatten oder USB-Sticks abgelegt, fehlt diese lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Deshalb entspricht diese Form der Archivierung nicht den GoBD.

Die PDF-Expertin

Alles wird in ein PDF umgewandelt und gespeichert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, in ein PDF umgewandelt und dann beispielsweise auf dem PC abgespeichert.

Ergebnis: Dieses Vorgehen ist nicht GoBD-konform, da die Umwandlung ins PDF-Format nicht zur Unveränderbarkeit führt, denn ein PDF kann nachträglich bearbeitet werden. Die GoBD schreiben vor, dass die elektronische Ursprungsdatei unverändert archiviert und Änderungen an einem Dokument dokumentiert werden müssen. Daher ist die Umwandlung in eine PDF-Datei nicht GoBD-konform.

Der digitale Profi

Alle Dokumente werden digital archiviert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Alle geschäftlichen Dokumente werden sicher in der Cloud oder elektronisch auf Speichermedien gespeichert.

Ergebnis: Um korrekt zu archivieren, muss u. a. gewährleistet sein, dass die Ursprungsdatei jederzeit wieder herstellbar ist, alle Änderungen an einem Dokument protokolliert werden und das Dokument sicher verwahrt ist. Dies können Festplatte, USB-Stick, Dropbox etc. nicht leisten. Mit einer speziellen Archivierungssoftware (z. B. Lexware archivierung) sind Sie auf der sicheren Seite. 

Lexware archivierung

Die GoBD-konforme Archivierungs-Software für Ihre Dokumente.

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Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Laut Gesetzgebung gibt es für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen außerdem, wie lange diese archiviert bleiben müssen.

Folgende Dokumente sowie weitere Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, unterliegen den Richtlinien der GoBD. Sie müssen nach § 147 Abgabenordnung revisionssicher bzw. rechtssicher aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Belege
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Handelsbriefe
  • Emails

Insbesondere bei der Archivierung von Rechnungen oder Belegen sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.

Dokumente, die archiviert werden, müssen inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können. Zur Sicherung sind daher Speichermedien vorgesehen. Um diese Anforderung jedoch garantieren zu können, müssen die Speichermedien den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleisten (siehe GoBD).

Zu beachten gilt, dass auch elektronische Dateien, wie etwa elektronische Rechnungen oder Emails – sofern diese zu Geschäftskorrespondenzen zählen – revisionssicher archiviert werden müssen. Alle Dateien, die Sie in elektronischer Form erhalten oder an Ihre Kunden weitergeben, wie etwa Rechnungen und Belege, müssen erfasst und revisionssicher verwahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft alle, die zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen nach § 238 HGB verpflichtet sind.

ARTIKEL
Aufbewahrungspflichtige Dokumente und Geschäftsunterlagen

E-Mail-Archivierung: Das schreibt der Gesetzgeber vor

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Die revisionssichere Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen Pflicht. Die gesetzliche Grundlage ergibt sich sowohl aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) als auch aus der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Grundsätzlich müssen Sie alle E-Mails aufbewahren, die steuerlich relevant sind, z.B. Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Wichtig ist, dass Sie die E-Mails nicht im E-Mail-System selbst archivieren, sondern eine spezielle Lösung dafür verwenden, mit der Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen können.

ARTIKEL
Ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung


GoBD:
Alle Tipps & Infos

Entlarven Sie hier die typischen Irrtümer

 Die Auflösung zu den Aussagen finden Sie durch Klick auf den jeweiligen Irrtum.

"GoBD-konforme Archivierung ist nur Panikmache und betrifft am Ende doch wieder nur wenige."

 

Das wegweisende BMF Schreiben vom 14.11.2014 gibt den Schutz vor Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen vor. Das Thema GoBD ist aber seit 2018 noch brisanter, weil das Finanzamt seit dem 01.01.2018 unangekündigt vor der Tür eines Unternehmens stehen und die Herausgabe von Kassendaten fordern sowie die korrekte Führung und Aufbewahrung prüfen darf.

Die GoBD-Richtlinien und somit die Archivierungspflicht gelten für alle buchführenden Unternehmen – vom selbstständigen Unternehmer über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zum Großkonzern.

"Ich mache eine EÜR und keine doppelte Buchhaltung.
Archivierung betrifft nur Bilanzierer."

 

Betroffen sind alle Unternehmen, die Gewinneinkünfte erzielen, also alle Groß- und Kleinunternehmen sowie Selbstständige.

Die GoBD gelten sowohl für die Gewinnermittlung mittels Bilanz als auch für die EÜR. (BMF, Schreiben RZ.25 und 115)

"Um meine Archivierung kümmert sich mein Steuerberater. Der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist."

 

Sie sollten genau prüfen, welche Dokumente Ihr Steuerberater für Sie archiviert. Denn es gibt archivierungspflichtige Dokumente, die dem Steuerberater nicht vorliegen (z. B. Verträge, Angebote, Geschäftskorrespondenz).

Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung liegt immer beim Unternehmer, also bei Ihnen.

"Die Papierablage erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung."

 

In den meisten Fällen werden Rechnungen oder andere relevante Dokumente am PC mit einer Software erstellt (z. B. Lexware, Word oder Excel) bzw. elektronisch empfangen (z. B. Rechnungen als PDF).

Unter diesen Umständen ist die Papierablage nicht GoBD-konform. Denn laut den GoBD Richtlinien muss jede elektronische Ursprungsdatei archiviert werden.

 

"Das Speichern der Dokumente auf einem USB-Stick, PC, Server oder einer Festplatte reicht aus."

 

Speichermedien, wie z .B. Festplatte oder ein USB-Stick, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. nicht dokumentieren. Zudem sind sie anfällig für Hackerangriffe, Beschädigung und Verlust.

Diese Form der Speicherung verstößt gegen die GoBD-Archivierungs-Vorschriften "Originalzustand, Unveränderbarkeit, Sicherung vor Verlust".

"Bei mir fallen nur wenige Belege pro Monat an, mich betrifft das nicht."

 

Selbst wenn nur 2-3 Rechnungen im Monat erstellt werden, müssen Sie als Unternehmer GoBD-konform archivieren. Die Vorschriften kennen keine Bagatellgrenze.

Sobald Sie Gewinneinkünfte verbuchen, müssen Sie die archivierungspflichtigen Dokumente revisionssicher archivieren.

 

Lexware archivierung

Die perfekte Archivierungssoftware
für kleine und mittlere Unternehmen

Archivierungssoftware: Dokumente revisionssicher und übersichtlich aufbewahren

Wie der Name schon sagt, unterstützt Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betriebliche Dokumente digital abzulegen. Warum das so wichtig ist? Weil unter anderem die GoBD die revisionssichere Archivierung bestimmter Dokumente, wie z.B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe, vorschreibt. Eine spezialisierte Software unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen und Ihrer Aufbewahrungspflicht. So sind sie garantiert auf die Betriebsprüfung vorbereitet.

Diese Voraussetzungen sollte eine Archivierungssoftware für Dokumente erfüllen

Welche Software für eine revisionssichere Archivierung ist die richtige für Ihr Unternehmen? Wenn Sie bei der Kaufentscheidung einige Gesichtspunkte beachten, finden Sie die ideale Software für Ihre Anforderungen. Hier vier wichtige Faktoren:

1. Leichte Bedienung und schnelle Installation der Archivierungssoftware

Als Arbeitgeber wissen Sie: Je mehr Arbeit eine Software Ihren Mitarbeitern abnimmt, desto häufiger und intensiver wird sie genutzt. Das gilt auch für die Archivierung. Achten Sie deshalb bei Ihrer Entscheidung darauf, dass die Archivierungssoftware einfach zu bedienen ist. Lassen Sie sich am besten vom Hersteller zeigen, wie viele Schritte erforderlich sind, um Ihre Dokumente zu archivieren. Das gilt auch für die Installation. Versichern Sie sich, dass Sie in wenigen Schritten mit der elektronischen Archivierung starten können.

2. Schnelle und intelligente Suchfunktion

Als Unternehmer sind Sie darauf angewiesen, jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben. Umso entscheidender ist es, dass Ihre Archivierungssoftware eine umfassende Suchfunktion bietet. Eine Suche nach Schlagworten und Volltextsuche sind Standard. Die Frage ist, ob die Software zur Archivierung Ihrer Dokumente auch komplexe Suchanfragen erlaubt, wie z.B. alle Rechnungen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet. Auch die Schnelligkeit der Suche spielt eine wichtige Rolle. Lassen Sie sich alle Möglichkeiten vorführen, bevor Sie sich für eine Archivierungssoftware entscheiden!

3. Revisionssichere Archivierung

Die Software muss es Ihnen ermöglichen, alle Dokumente revisionssicher zu archivieren. Das heißt, dass die digitalen Daten so gespeichert sind, dass sie die Anforderungen in Bezug auf Unveränderbarkeit, Sicherheit, Zugriffsschutz, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen. Ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Vorschriften lesen Sie hier.



CHECKLISTE
Bereiten Sie sich auf den Einsatz von Lexware archivierung vor.


4. Software zur Archivierung sämtlicher Dateiformate

Egal ob Sie relevante Dokumente in Papierform, digital oder per E-Mail erhalten oder versenden, alle Daten müssen revisionssicher archiviert werden. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Archivierungssoftware alle Dateiformate akzeptiert. So sind Sie völlig flexibel und können von eingescannten Rechnungen oder Verträgen über E-Mails bis hin zu speziellen Formaten wie z.B. Maschinensteuerungsdateien alle Dokumente sicher und ordentlich verwahren.

Tipp: Eine webbasierte Archivierungssoftware ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Mac geeignet. Das heißt: Damit sind Sie komplett unabhängig vom Betriebssystem. Ein Beispiel dafür ist die Archivierungssoftware Lexware archivierung.

Gibt es Archivierungssoftware auch als Freeware?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Archivierungssoftware suchen, die langfristig am Markt bleibt und eine revisionssichere Archivierung ermöglicht, empfiehlt es sich, eine kostenpflichtige Lösung zu wählen. Der Grund: Namhafte Hersteller bieten bereits zu kostengünstigen Konditionen Lösungen an, die im Vergleich zu einer Dokumentenarchivierung Freeware die wichtigsten Funktionen für eine professionelle revisionssichere Archivierung enthalten. Bei Archivierungssoftware, die als Freeware zur Verfügung gestellt wird, sind grundlegende Funktionalitäten oft nicht vorhanden oder eingeschränkt, z.B. die Anzahl der Dateien, die archiviert werden dürfen.

Fazit: Dokumente revisionssicher archivieren ist ein Muss für jeden Unternehmer. Deshalb verlassen Sie sich nicht auf die eingeschränkten Möglichkeiten einer Freeware und entscheiden Sie sich für eine bewährte Software eines namhaften Herstellers. Möchten Sie eine professionelle Archivierungssoftware kostenlos testen? Dann ist Lexware archivierung die perfekte Wahl. Legen Sie gleich los!