Wie bereite ich mich als Unternehmer auf ein Bewerbungsgespräch vor?

Unternehmerin im Bewerbungsgespräch mit einer Kandidaten
Aktualisiert am: 17.08.2015

Im Bewerbungsgespräch können Sie sich ein umfassendes Bild von einem Kandidaten machen. Sie sehen, wie er die Stresssituation des Vorstellungsgesprächs meistert, klären offene Fragen und erhalten einen Einblick in seine Persönlichkeit. Wie Sie sich vorbereiten, um wirklich zu erfahren, was Sie wissen wollen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Bewerbungsgespräch vorbereiten und strukturieren

Der Zeitplan

Wie viel Zeit Sie für ein Bewerbungsgespräch einplanen sollten, hängt von der Stelle ab, die Sie zu besetzen haben. Für ein Gespräch mit einem Sachbearbeiter sollten Sie 45 bis 60 Minuten einplanen, für einen Termin mit einer Aushilfe mögen 30 Minuten reichen. Setzen Sie mehrere Gespräche hintereinander an, bauen Sie dazwischen Pausen ein. Sie können dann das vergangene Bewerbungsgespräch gedanklich noch einmal Revue passieren lassen und Abstand gewinnen, bevor Sie sich auf den nächsten Bewerber konzentrieren.

Die Teilnehmer

Meist können Sie das Bewerbungsgespräch mit dem Kandidaten allein führen. Suchen Sie aber z. B. einen Nachfolger für einen bewährten Mitarbeiter, kann es sinnvoll sein, dass dieser ebenfalls am Gespräch teilnimmt. Er kann am besten Auskunft darüber geben, welche Aufgaben die Stelle beinhaltet, und Sie erhalten eine zweite Meinung zum Bewerber.

Die richtigen Fragen

Im Gespräch geht es darum, die richtigen Fragen zu stellen. Notieren Sie sich nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen zu jedem Bewerber die offenen Punkte. Vielleicht sind Ihnen Lücken im Lebenslauf aufgefallen, die Sie gerne klären möchten, oder Sie haben noch kein genaues Bild davon, welche Aufgaben er im Moment wahrnimmt. Ihre Fragen ergänzen Sie um eine Reihe von Standardfragen, die Ihnen ein möglichst vollständiges und vergleichbares Bild über die Fähigkeiten, Erfahrungen und die Persönlichkeit der Bewerber vermitteln sollen.

Tipp: Notieren Sie sich die wichtigsten Antworten des Bewerbers während des Gesprächs. Aussagekräftige Notizen im Nachhinein zu erstellen, wird Ihnen wegen der vielen Informationen und Eindrücke schwerfallen.

Zulässige und unzulässige Fragen

Sie dürfen den Kandidaten nicht alles fragen. Zulässig sind nur Fragen, an denen der zukünftige Arbeitgeber im Blick auf das angestrebte Arbeitsverhältnis ein berechtigtes Interesse hat.

Das Problem: Der Bewerber muss nur zulässige Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Stellen Sie ihm eine unzulässige Frage, etwa nach seiner Familienplanung, darf er die Antwort verweigern oder sogar lügen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Hat ein Bewerber dagegen eine zulässige Frage bewusst falsch oder unvollständig beantwortet, und gab die verschwiegene Tatsache den Ausschlag für die Einstellung, können Sie den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten. Er endet dann ohne Kündigungsfrist.

Der Gesprächsverlauf

So sorgen Sie für einen geordneten, zielgerichteten und für beide Seiten angenehmen Gesprächsverlauf:

  • Konzentrieren Sie sich vollständig auf den Bewerber
  • Ermuntern Sie den Bewerber zum Weiterreden, indem Sie weiterführende Fragen stellen.
  • Fragen Sie nach, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie den Bewerber richtig verstanden haben.
  • Überlassen Sie dem Bewerber den Hauptteil der Redezeit. Nur so erhalten Sie die  Informationen, die Sie haben möchten.
  • Lassen Sie Gesprächspausen zu, auch wenn Sie ungeduldig werden. Sie zeigen Ihr Interesse und geben dem Bewerber Zeit, sich zu sammeln.
  • Vermeiden Sie Suggestivfragen, die der Bewerber nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann. Solche Fragen bringen das Gespräch schnell ins Stocken.
  • Hören Sie geduldig zu. Lassen Sie den Bewerber ausreden, aber behalten Sie auch Ihren Leitfaden im Auge.
  • Gehen Sie offen auf Fragen des Bewerbers ein.

Bewerbungsunterlagen richtig behandeln

Eingegangene Bewerbungsunterlagen müssen Sie sorgfältig behandeln und aufbewahren. Sie dürfen nur den Mitarbeitern zugänglich sein, die mit der Stellenausschreibung befasst sind. Der Inhalt muss vertraulich bleiben.

Die Bewerbungsunterlagen des eingestellten Kandidaten werden in die Personalakte aufgenommen. Steht fest, dass kein Arbeitsverhältnis zustande kommt, müssen Sie die Unterlagen der betreffenden Kandidaten unverzüglich auf Ihre Kosten zurückschicken. Bewerberdaten, die Sie in eine Datei aufgenommen haben, müssen Sie löschen. Sie dürfen Bewerbungsunterlagen ausnahmsweise aufbewahren, wenn der Bewerber einverstanden ist, weil er die Bewerbung für zukünftige Ausschreibungen aufrechterhalten möchte oder Sie einen Rechtsstreit wegen der erfolglosen Bewerbung erwarten.

Ablauf dokumentieren

Sie erleichtern sich die Bewerberauswahl, indem Sie den Auswahlprozess und das Bewerbungsgespräch sorgfältig dokumentieren. Gleichzeitig sichern Sie sich ab für den Fall, dass ein abgewiesener Bewerber Sie wegen einer Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verklagt.

Praxisbeispiel

Unternehmer U hat die Bewerbungsunterlagen vor einer Woche durchgesehen, aber keine Notizen dazu gemacht. Er lädt 2 Bewerber zum Gespräch ein.

Bewerber A ist ihm sofort sympathisch. Schon in der Aufwärmphase stellt er fest, dass A genauso fußballbegeistert ist wie er. Sie unterhalten sich angeregt über das jüngste Spiel der gemeinsamen Lieblingsmannschaft, bis U feststellt, dass ihm nur noch 10 Minuten bleiben, bis der nächste Kandidat vor der Tür steht. Er beeilt sich, die Fragen zu stellen, die ihm auf die Schnelle noch einfallen.

Auch Bewerber B macht einen angenehmen Eindruck. Besonders interessant findet U, dass B seinem langjährigen Freund F nicht nur ähnlich sieht, sondern auch ein ähnliches Auftreten hat. Er ist mit diesen Eindrücken so beschäftigt, dass er Bs Antworten auf seine Fragen nur am Rande mitbekommt.

Zusätzliche Erkenntnisse für die richtige Besetzung der freien Stelle hat U durch diese Gespräche nicht gewonnen. Von A hätte er mehr erfahren können, wenn er sich besser vorbereitet und an einem Gesprächsleitfaden orientiert hätte. Dass ihn die Ähnlichkeit des Kandidaten B mit seinem besten Freund irritierte, ist menschlich und passiert auch Profis.

In beiden Fällen hilft nur ein zweites Gespräch.

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