Sozialversicherung: Das sollten Sie als Unternehmer und Arbeitgeber wissen

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, der 2026 mehr als 603 Euro (Minijob Verdienstgrenze) im Monat verdient. Außerdem fallen auch folgende Menschen unter die Sozialversicherungspflicht:

• Künstler
• Landwirte
• Personen, die Arbeitslosengeld 1 oder 2 beziehen
• Bezieher von Übergangsgeld oder bestimmten anderen Sozialleistungen

Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Personengruppen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Dazu gehören: 

• Beamte
• Soldaten
• Unternehmer
• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) 

Weitere Ausnahmen der Sozialversicherungspflicht sind: 

• Minijob, bei welchem Sie nicht mehr als 603 Euro im Monat verdienen oder den Sie zusätzlich zu einer Hauptbeschäftigung ausführen, als Arbeitnehmer nur rentenversicherungspflichtig. Arbeitgeber führt entsprechende Beiträge an die Bundesknappschaft ab.
• Studenten, die nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, nur rentenversicherungspflichtig.
• Praktikanten: versicherungsfrei
• Kurzfristig Beschäftigte: versicherungsfrei

Minijobber, also Personen, die 2026 maximal 603 Euro im Monat verdienen, müssen nur einen geringen Beitrag in die Sozialversicherung einbezahlen. Lediglich 3,6 Prozent müssen Sie für die Rentenversicherung abführen. Den Rest übernehmen Sie als Arbeitgeber. Üblicherweise zahlen Sie dafür eine Pauschale von 31 Prozent des Verdienstes. In unserem Ratgeber-Artikel geben wir Ihnen weitere Tipps dazu, was Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten müssen: 

Die gesetzliche Krankenversicherung übernimmt die Kosten für medizinische Behandlungen, Medikamente oder Krankenhausaufenthalte. Die Pflegeversicherung bietet hingegen finanzielle Unterstützung im Pflegefall.

Ihr Mitarbeiter muss Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sein. Seine Krankenversicherungspflicht entfällt nur, wenn sein Bruttoeinkommen die sogenannte Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt. Dann darf er sich auch bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichern. Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, sind automatisch Mitglied der gesetzlichen Pflegeversicherung. 

In der Arbeitslosenversicherung sind grundsätzlich alle Arbeitnehmer und Auszubildenden pflichtversichert. Diese Sozialversicherung teilen sich Arbeitgeber und -nehmer. Ausnahmen gelten z. B. für   

• Minijobber
• Studenten
• Rentner, die eine Altersrente beziehen 

Über die Arbeitslosenversicherung wird u. a. die Zahlung von Arbeitslosengeld und Kurzarbeitergeld finanziert. Sie bietet Menschen damit einen wichtigen finanziellen Schutz bei Arbeitsplatzverlust und ist staatlich geregelt.

Die Rentenversicherung ist einer der zentralen Zweige der Sozialversicherung. Sie sorgt dafür, dass Menschen im Alter, bei Erwerbsminderung oder im Todesfall eines Angehörigen finanziell abgesichert sind. Denn mit den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung werden Altersrenten, Hinterbliebenenrenten und Rehabilitationsleistungen finanziert. 

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind z. B.: 

• Arbeitnehmer und Auszubildende
• Bezieher von Arbeitslosengeld und Krankengeld
• bestimmte Selbstständige   

Arbeitnehmer und Auszubildende sind in der gesetzlichen Unfallkasse versichert. Diese zahlt der Arbeitgeber allein. Träger der gesetzlichen Unfallkasse sind z. B. die nach Branchen gegliederten Berufsgenossenschaften. Sie zahlt bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. Als Arbeitgeber haben Sie die Verpflichtung, Ihren Betrieb bei der zuständigen Unfallversicherung anzumelden.

Zu den Sozialabgaben gehören auch die sogenannten Umlagen (abgekürzt als U1, U2, U3). Damit werden bestimmte Leistungen an die Arbeitgeber finanziert. 

Das sind: 

• U1 für die Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten: Diese Umlage dient als Erstattung der Kosten für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Sie gilt für alle Beschäftigen (auch Auszubildende und geringfügig Beschäftigte).
• U2 für die Erstattung von Mutterschutzaufwendungen: Die Höhe der Umlagen variiert je nach Krankenkasse und kann sich im Laufe des Jahres ändern.
• U3 zur Zahlung des Insolvenzgeldes: Dies dient dazu, den Nettolohn der Arbeitnehmer für die letzten drei Monate vor der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens abzusichern. Diese müssen Arbeitgeber – zusammen mit anderen Sozialversicherungsbeiträgen – an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abführen. Die Krankenkasse leitet die Beiträge dann an die Bundesagentur für Arbeit weiter.

Grundsätzlich tragen Mitarbeiter und Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung je zur Hälfte. Es gibt aber einige Ausnahmen:   

• Pflegeversicherung: Den allgemeinen Beitrag zur Pflegeversicherung tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Ausnahme: In Sachsen zahlt der Arbeitnehmer mehr als sein Arbeitgeber. Ergänzend gibt es einen Zuschlag für Kinderlose. Diesen trägt der Mitarbeiter überall allein.
• Umlagen U1, U2, U3: Sie sind in voller Höhe vom Arbeitgeber zu tragen.
• Unfallkassen: Den Beitrag zur Berufsgenossenschaft zahlt ausschließlich der Arbeitgeber.

Hinweis: Die Höhe der jeweiligen Beiträge wird anhand des beitragspflichtigen Bruttoentgelts ermittelt. Auch können die Beiträge zur Sozialversicherung mit der Anzahl der Kinder variieren.

Als Arbeitgeber führen Sie den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters ab. Die Beiträge errechnen sich in Prozent vom jeweiligen Bruttoentgelt Ihres Angestellten. Dieser wird gemeinsam mit seinem eigenen Anteil an die zuständige Krankenkasse überwiesen.

Als Arbeitgeber verbuchen Sie Ihren Anteil unter „gesetzliche soziale Aufwendungen“. Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie monatlich an die Krankenkasse des Arbeitnehmers überweisen. Gehört der Mitarbeiter keiner gesetzlichen Krankenkasse mehr an, ist die Kasse zuständig, bei der er zuletzt versichert war. Falls auch diese nicht bekannt ist, können Sie eine Krankenkasse auswählen.

Die Beiträge zur Sozialversicherung sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Als Zahlungstag gilt der Zeitpunkt, zu dem der Betrag der Krankenkasse gutgeschrieben wird. Bei Scheck- oder Überweisungszahlung zählt der Wertstellungstag, bei Barzahlungen der Tag des Eingangs. Werden die Beiträge verspätet gezahlt, können Mahngebühren oder Säumniszuschläge anfallen.  

Die Beitragsmeldungen müssen spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bei der Krankenkasse eingegangen sein.

Der anfallende Beitrag für Ihre Mitarbeiter wird Ihnen von der Berufsgenossenschaft jeweils nach Ablauf des Jahres mitgeteilt. In die Berechnung fließen folgende Faktoren ein:  

• das an Ihre Mitarbeiter gezahlte Bruttoentgelt  
• das in Betrieben Ihres Unternehmenszweigs bestehende Unfallrisiko  
• die bei der Berufsgenossenschaft angefallenen Ausgaben

Seit 2003 gibt es in der Sozialversicherung unterschiedliche Versicherungspflichtgrenzen. Sie sind abhängig davon, ob der Arbeitnehmer vor oder nach diesem Jahr privat versichert war.

1. Arbeitnehmer, die vor 2003 privat versichert waren:
   Für sie gilt die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze. Als Beispiel: 2026 liegt diese bei 69.750 Euro. Wenn ein Arbeitnehmer 2025 also ein Arbeitsentgelt von mindestens 69.750 Euro oder mehr hat, bleibt er weiterhin privat versichert. Liegt das Einkommen darunter, kann er unter bestimmten Voraussetzungen ein Antrag auf Befreiung von der gesetzlichen Versicherungspflicht stellen. Dadurch ist eine Rückkehr in die gesetzliche Krankenversicherung nicht mehr möglich.
2. Arbeitnehmer, die vor 2003 gesetzlich versichert waren:
   Für dieses Beispiel gilt: 2026 liegt die allgemeine Versicherungspflichtgrenze bei 77.400 Euro. Wenn ein Arbeitnehmer 2025 also ein Arbeitsentgelt von mindestens 77.400 Euro oder mehr hat, kann er sich ab 2026 privat versichern. Er kann auch weiterhin freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung bleiben. 

Die Beitragsbemessungsgrenze legt fest, bis zu welchem Einkommen Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Alles, was Sie darüber verdienen, bleibt beitragsfrei.

Liegt Ihr Gehalt über dieser Grenze, sparen Sie also Beiträge. Für den Teil über der Grenze führen Sie keine Sozialabgaben ab.

Auf der anderen Seite wird dieser Betrag dann aber auch nicht bei der Berechnung des Krankengeldes berücksichtigt.

Für die einzelnen Säulen der Sozialversicherung galten bis 2024 teilweise unterschiedliche Bemessungsgrenzen für die alten und neuen Bundesländer. Diese Rechtskreistrennung wurde für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 2025 aufgehoben, sodass einheitliche Beitragsbemessungsgrenzen wie in der Kranken- und Pflegeversicherung gelten. Die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen für 2026 sind:

Üblicherweise wird das Verfahren für die Sozialversicherungsmeldung komplett elektronisch abgewickelt. Nutzen Sie dafür am besten ein Entgeltabrechnungsprogramm. Wichtig ist, dass dieses von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zugelassen ist.

Tipp: Das Lohnprogramm von Lexware enthält eine entsprechende Schnittstelle, die bereits integriert ist. So versenden Sie alle nötigen Daten direkt über die Software. Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsrechnungen extern abwickeln lassen, kann die Meldung auch durch das Lohnbüro bzw. den Steuerberater erfolgen.

Fängt ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen an, müssen Sie dies innerhalb von sechs Wochen bei seiner Krankenkasse melden. Für alle Mitarbeiter müssen Sie außerdem den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Vorjahres bestätigen. Fristende ist dafür jeweils der 16. Februar. Bei einer Unterbrechung des Anstellungsverhältnisses liegt die Frist bei 14 Tagen nach Beginn der Unterbrechung. 

Die Informationen für die sozialversicherungsrelevanten Daten werden mithilfe des sogenannten Tätigkeitsschlüssels übermittelt. Dieser besteht aus einer Folge von neun Ziffern, die jeweils für unterschiedliche Daten stehen, und zwar für… 

• die Bezeichnung der Tätigkeit (Stellen 1 - 5)
• die Schulbildung (Stelle 6)
• die berufliche Ausbildung (Stelle 7)
• das Zeitarbeitsverhältnis (Stelle 8)
• die Form des Arbeitsvertrags (Stelle 9) 

Der Tätigkeitsschlüssel ist nicht nur für die Sozialversicherung wichtig. Er wird zum Beispiel auch herangezogen, um Entwicklungen am Arbeitsmarkt zu verfolgen. 

Einige Selbstständige (z. B. Physiotherapeuten oder Landwirte) müssen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sein. Andere haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu versichern. Ob Sie als Unternehmer pflichtversichert sind und mit welchem Beitrag Sie bei einer freiwilligen Versicherung rechnen müssen, erfahren Sie bei der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft. Wesentlich für die Versicherung ist dabei, dass der Versicherungsschutz genau auf Ihre Tätigkeit und das Risiko in Ihrem Betrieb abgestimmt ist.

Jeder Selbstständige muss eine Krankenversicherung haben. Sie können eine gesetzliche oder eine private Krankenkasse wählen. Die gesetzliche Krankenkasse berechnet die Beiträge der freiwilligen Mitglieder aus deren Einkommen bzw. einem festgelegten Mindesteinkommen und dem aktuellen Beitragssatz. Als Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind Sie automatisch auch Mitglied der gesetzlichen Pflegekasse. Bei den privaten Krankenkassen hängt die Höhe des Beitrags z. B. vom Alter, Umfang des Versicherungsschutzes und von eventuellen Vorerkrankungen ab. 

Existenzgründer, die vorher pflichtversichert waren, können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig in der Arbeitslosenversicherung versichern. Wesentlich dabei ist, dass Sie die Versicherung rechtzeitig beantragen, um den Schutz im Falle einer Arbeitslosigkeit aufrechtzuerhalten.

Manche Selbstständige sind in der Rentenversicherung pflichtversichert. Dazu zählen beispielsweise:   

• Handwerker
• Publizisten
• selbstständige Erzieher und Pflegekräfte
• Selbstständige, die dauerhaft und überwiegend nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben (Scheinselbstständige) 

Andere Selbstständige können sich freiwillig in der gesetzlichen Rentenkasse versichern. Wenn Sie selbstständig sind, können Sie innerhalb eines bestimmten Rahmens wählen, welchen Beitrag Sie zahlen. 

Sind Sie selbstständig und pflichtversichert, können Sie bei der gesetzlichen Rentenversicherung zwischen drei Arten wählen:   

• Sie zahlen den sogenannten halben Regelbeitrag. Achtung: Das ist nur in den ersten drei Kalenderjahren nach dem Jahr der Aufnahme der Selbstständigkeit möglich.
• Sie leisten den vollen Regelbeitrag.
• Sie zahlen nach Vorlage Ihres Steuerbescheids einen Ihrem Einkommen entsprechend höheren oder niedrigeren Beitrag. Je nach Tätigkeit gilt dabei ein bestimmter Mindestbeitrag. 

Hinweis: Welche Beitragshöhe sich für Ihre spätere Rente am besten rechnet, hängt z. B. von Ihrem Alter und davon ab, wie lange Sie als Arbeitnehmer bereits in die Rentenkasse eingezahlt haben. 

Im Rahmen des Sonderausgabenabzugs können Sie Beiträge zur Sozialversicherung absetzen. Hierbei werden die im Jahr gezahlten Beiträge angesetzt.

Allerdings ist der Sonderausgabenabzug nur beschränkt möglich. Sie müssen bestimmte Höchstbeträge beachten.

Denken Sie auch daran, dass Beitragsrückerstattungen auch den Sonderausgabenabzug (z. B. bestimmte Prämienzahlungen der Krankenkasse) reduzieren.

Sie können Krankenversicherungsbeiträge, Pflegeversicherungsbeiträge und Arbeitslosenversicherungsbeiträge im Rahmen der „sonstigen Vorsorge“ abziehen. Hier kommt ein Höchstbetrag von 1.900 Euro zum Ansatz. Dieser Betrag ist – wie man auch an dem obigen Beispiel sieht – schnell erreicht.

Achtung: Für Selbstständige, Gewerbetreibende, Freiberufler, die ihre Krankenversicherungsbeiträge vollständig selbst tragen, gilt ein höherer Höchstbetrag von 2.800 Euro.

In der Steuererklärung geben Sie die Beiträge bei den Sonderausgaben an. Hierzu gibt es das Formular Vorsorgeaufwand.

Übrigens: Im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung übermitteln Arbeitgeber auch die abgeführten Beiträge zur Sozialversicherung. Diese Daten kann das Finanzamt automatisch abrufen. In der Regel müssen Sie also keine entsprechenden Nachweise erbringen.