Mit der Einführung von GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ändern sich die Vorgaben für die Archivierung und Dokumentation von Belegen. Eine revisionssichere Archivierung von alle Dokumenten, Unterlagen und Belegen wird nötig. Sämtliche Dokumente, die zum Verständnis und zur Prüfung der Steuererklärung relevant sind, müssen aufbewahrt werden.
Die revisionssichere Archivierung sieht vor, dass ein Dokument nur einmal gespeichert wird. Jede nachträgliche Änderung muss nachweisbar dokumentiert werden. Das bedeutet in der Praxis: Bei jeder Änderung an einem Dokument muss eine Kopie des Dokuments ablegt werden. Jede Änderung und jeder Arbeitsschritt muss für den Betriebsprüfer auf den ersten Blick nachvollziehbar sein.
Welche Dokumente und Belege sind aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtig? Generell müssen alle Aufzeichnungen, Bücher, Unterlagen und Belege, die Geschäftsvorfälle dokumentieren und für den Jahresabschluss oder Steuer relevant sind, aufbewahrt werden. Als Faustregel gilt: Steuerlich relevante Dokumente und Belege müssen mindestens 6 Jahre und maximal 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Das bedeutet in der Praxis, dass Unterlagen aus dem Jahr 2006 nicht direkt am Jahresende 2016 entsorgt werden sollten. Um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten, sollten Sie die Unterlagen bis zum 1.1.2018 entsorgen. Lesen Sie hier, welche Fristen für welche Dokumente und Belege im Detail gelten.
Die revisionssichere Archivierung gilt auch für elektronische Belege und Dokumente. Die Finanzverwaltung hat neue Vorgaben und Richtlinien unter dem Namen GoBD veröffentlicht. Diese gelten rückwirkend für den 1.1.2015 verbindlich. Die neuen Richtlinien für eine komplett digitale Buchhaltung sind nicht auf den ersten Blick durchschaubar. Deshalb sollten Sie in Ihrem Unternehmen schon vor der Einführung eines neuen Systems zur elektronischen Archivierung benötigte neue Prozesse etablieren. Erfahren Sie hier, ob elektronische Archivierung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
