Mietereinbauten

Ein Scheinbestandteil liegt vor, wenn der Mieter etwas zu einem vorübergehenden Zweck in ein Gebäude einfügt. Die rechtliche und wirtschaftliche Eigentümerschaft verbleibt beim Mieter.

Es gelten die folgenden Kriterien für Scheinbestandteile:

• Die Nutzungsdauer der Baumaßnahmen übersteigt die voraussichtliche Mietdauer.
• Die eingebauten Gegenstände behalten auch nach einem Ausbau einen beachtlichen Wiederverwendungswert.
• Es ist damit zu rechnen, dass die Baumaßnahmen nach Beendigung des Mietverhältnissesentfernt werden.
• Die massive Bauweise oder die mögliche Zerstörung beim Ausbau schließt die Einstufung als Scheinbestandteil nicht aus.

Beispiel: Ein Mieter installiert ein modulares Trennwandsystem in einer gemieteten Bürofläche. Da das System nach Ausbau erneut verwendet werden kann, handelt es sich um einen Scheinbestandteil.

Betriebsvorrichtungen sind bauliche Maßnahmen oder Anlagen, die unmittelbar der betrieblichen Tätigkeit des Mieters dienen. Im Gegensatz zu unselbstständigen Gebäudeteilen, die lediglich die Nutzung eines Gebäudes ermöglichen (z. B. Heizung oder Beleuchtung), steht bei Betriebsvorrichtungen die Funktion für den Betrieb im Vordergrund.

Eine Betriebsvorrichtung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Die Vorrichtung gehört zur Betriebsanlage des Mieters.
• Sie dient der unmittelbaren Ausübung eines Gewerbes.
• Es besteht ein enger Zusammenhang zwischen der Vorrichtung und den Betriebsabläufen.

Beispiel: Ein Lastenaufzug in einer Bäckerei, der ausschließlich dazu dient, Rohstoffe zwischen den Produktionsebenen zu befördern, wird als Betriebsvorrichtung eingestuft.

Sind Baumaßnahmen des Mieters weder als Scheinbestandteile noch als Betriebsvorrichtungen einzustufen, werden sie unter den Begriff der sonstigen Mietereinbauten oder -umbauten gefasst. Diese liegen vor, wenn der Mieter als wirtschaftlicher Eigentümer der Umbauten gilt, oder die Baumaßnahmen unmittelbar den besonderen betrieblichen oder beruflichen Zwecken des Mieters dienen.

Ein Mieter wird als wirtschaftlicher Eigentümer eines Einbaus betrachtet, wenn der Vermieter nach Ende des Mietvertrags nur noch einen begrenzten wirtschaftlichen Nutzen aus den Baumaßnahmenziehen kann.

Kriterien für wirtschaftliches Eigentum:

• Die Baumaßnahmen werden während der Mietdauer technisch oder wirtschaftlich verbraucht.
• Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter nach Ende des Mietverhältnisses eine Entschädigung für den Restwert der Baumaßnahmen zuzahlen.

Beispiel: Ein Mieter installiert eine spezielle Maschinenplattform, die ausschließlich auf die betrieblichen Abläufe des Mieters ausgelegt ist. Ist nach Ende des Mietverhältnisses keine weitere Nutzung durch den Vermieter möglich, wird dem Mieter wirtschaftliches Eigentum zugerechnet.

Mietereinbauten, die auf betriebliche oder berufliche Anforderungen des Mieters zugeschnitten sind, können als selbstständige Wirtschaftsgüter gelten. Dies ist dann der Fall, wenn die Maßnahmen nicht mit der allgemeinen Gebäudenutzung zusammenhängen, sondern spezifisch auf die Zwecke des Mieters ausgerichtet sind und der Einbau in einem eigenen Funktionszusammenhang mit dem Betrieb des Mieters steht.

Beispiel: Eine Schallschutzdecke, die für den Betrieb einer Bar erforderlich ist, dient den besonderen Zwecken des Mieters und ist als eigenständiges Wirtschaftsgut zu aktivieren.

Muss ein Mieter die von ihm vorgenommenen Einbauten am Ende der Mietdauer entfernen, kann dies zur Bildung einer Verbindlichkeitsrückstellung führen. Diese Rückstellung dient der Abdeckung der zukünftigen Kosten, die dem Mieter für den Abbau und die Entsorgung der Einbauten entstehen.

Es besteht eine rechtliche Verpflichtung zur Entfernung der Einbauten, z. B. durch vertragliche Regelungen. Die Verpflichtung ist am Bilanzstichtag hinreichend sicher. Die Höhe der zu erwartenden Kosten ist schätzbar. Die Rückstellung wird über die Vertragslaufzeit des Mietverhältnisses aufgebaut. Dabei sind zu erwartende Preissteigerungen steuerlich nicht zu berücksichtigen.

Beispiel: Ein Unternehmen hat in seinen gemieteten Büroräumen eine spezielle Beleuchtungsanlage installiert. Der Mietvertrag verpflichtet den Mieter, die Anlage nach Vertragsende zu entfernen. Die geschätzten Kosten von 10.000 € werden gleichmäßig über die Mietdauer von 10 Jahren aufgeteilt.

Bei unbefristeten Mietverhältnissen kann die Rückstellung auf Basis der wirtschaftlichen Nutzungsdauer der Einbauten berechnet werden.

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung bei Mietereinbauten wird durch die Verschaffung der Verfügungsmacht bestimmt. Die Verfügungsmacht gilt umsatzsteuerlich dann als übertragen, wenn der Mietereinbau durch Ingebrauchnahme seitens des Mieters genutzt wird, oder

eine förmliche Bauabnahme erfolgt ist.

In Fällen, in denen der Mietereinbau nach Beendigung des Mietverhältnisses nicht entfernt wird, erhält der Vermieter die Verfügungsmacht automatisch mit Ablauf der Mietzeit. Entfernt der Mieter den Einbau hingegen, verbleibt die Verfügungsmacht bei ihm. Erhält ein Mieter einen Mietereinbau und liefert diesen unmittelbar an den Vermieter weiter, ist dies umsatzsteuerlich nur relevant, wenn dies ausdrücklich zwischen allen Parteien vereinbart wurde und die Weiterlieferung als Leistung mit Entgelt dokumentiert ist.

Beispiel: Ein Unternehmer baut in ein gemietetes Büro hochwertige Trennwände ein. Der Mietvertrag enthält die Klausel, dass die Wände nach Ablauf der Mietzeit entschädigungslos im Eigentum des Vermieters verbleiben. Umsatzsteuerlich wird die Verfügungsmacht erst bei Ablauf des Mietverhältnisses übertragen.

Wenn ein Mietereinbau am Ende des Mietverhältnisses unentgeltlich oder umsatzsteuerfrei an den Vermieter übergeben wird, kann dies steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ist der Vorsteuerberichtigungszeitraum noch nicht abgelaufen, wird eine Vorsteuerberichtigung erforderlich. In diesem Fall muss der Mieter die zuvor geltend gemachten Vorsteuerbeträge anteilig zurückzahlen. Erfolgt die Weitergabe des Mietereinbaus am Vertragsende unentgeltlich, ist eine Vorsteuerberichtigung erforderlich, sofern die Nutzungsdauer weniger als 10 Jahre beträgt.

Wenn der Mietereinbau steuerpflichtig an den Vermieter weitergeliefert wird, hat der Mieter die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegt und die Weiterlieferung als Leistung dokumentiert ist.

Trägt der Vermieter die Kosten des Mietereinbaus über eine Mietminderung, so liegt ein Leistungsaustausch zwischen Mieter und Vermieter vor:

• Der Mieter ist zunächst Leistungsempfänger der Baumaßnahme.
• Der Mietereinbau wird steuerpflichtig an den Vermieter weitergeliefert.
• Die Mietminderung dient als Entgelt für die Weiterlieferung.

Um steuerliche Unsicherheiten zu vermeiden, sollten die Vereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter detailliert ausgestaltet sein. Insbesondere folgende Punkte sind relevant:

• Verfügungsmacht: Klären Sie, wer die Verfügungsmacht an den Mietereinbauten erhält und wann diese übertragen wird.
• Kostentragung: Dokumentieren Sie, wer die Kosten trägt und ob diese beispielsweise über eine Mietminderung verrechnet werden.
• Entfernungspflichten: Legen Sie fest, ob der Mieter die Einbauten bei Vertragsende entfernen muss.