Zusammenfassung
Die Quittung im Überblick
- Empfangsbestätigung der Leistung oder Ware, Bestätigung des Zahlungseingangs
- Muss auf Verlangen des Schuldners erstellt werden
- Unterscheidet sich von Rechnungen und Kassenbons
- Privat-Quittungen ohne Ausweis der MwSt. möglich
Definition
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg und bestätigt, dass der Empfänger eine Leistung oder Ware erhalten hat. Bei Barzahlungen ist dies häufig der Zahlungsnachweis. Die Ausstellung einer Quittung ist gesetzlich geregelt. Nach § 368 BGB ist der Gläubiger verpflichtet, auf Verlangen des Schuldners ein Empfangsbekenntnis zu verfassen. Besteht darüber hinaus ein rechtliches Interesse, kann der Schuldner vom Gläubiger außerdem verlangen, dass die Quittung in anderer Form erstellt wird.
Im Gegensatz zu einer Rechnung, die eine Zahlungsaufforderung darstellt, bescheinigt eine Quittung, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Die Rechnung hingegen ist eine Zahlungsaufforderung. Auch wenn sich eine Quittung mit einem Kassenbon vergleichen lässt, gibt es einen klaren Unterschied: Die Quittung erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen eines Kassenbons.
Quittungen und Sonderformen
Neben der klassischen Barquittung existieren zahlreiche Sonderformen, beispielsweise die Bank- oder die Ausgleichsquittung. Letztere bezeichnet eine Empfangsbestätigungsämtlicher Arbeitspapiere, die bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wurden. Sie ist somit eine Bestätigung, dass keine Ansprüche des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber bestehen. Eine Bankquittung wird hingegen von einer Bank oder einem Kreditinstitut ausgestellt und bescheinigt, dass eine Zahlung erfolgt ist. Eine weitere Sonderform ist die Löschungsbewilligung, die die Zustimmung zur Löschung eines Grundbuchrechts dokumentiert.
Welchen Vorteil bietet die Ausstellung einer Quittung?
Quittungen auszustellen hat mehrere Vorteile:
- Sie dienen als Nachweis der Zahlung
- Sie schützen vor späteren Streitigkeiten
- Sie sind häufig Voraussetzung für steuerliche Abzüge, wie den Vorsteuerabzug
Bei kleineren Beträgen reicht in der Regel eine Quittung aus, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Unvollständige oder fehlerhafte Quittungen werden oft vom Finanzamt nicht anerkannt und es drohen Nachzahlungen.
Was steht auf einer Quittung?
Wenn Sie eine Quittung ausstellen, sollten unbedingt folgende Pflichtangaben enthalten sein:
- Bezeichnung des Empfangsbekenntnisses als „Quittung“
- Name des Ausstellers sowie des Empfängers
- Art und Menge der Ware oder Dienstleistung
- Betrag (Netto)
- Höhe des Steuerbetrags (Steuersatz 7 % oder 19 %)
- Betrag (Brutto) in Zahlen und Worten
- Quittungsgrund
- Vermerk, dass der Betrag / die Leistung oder Ware erhalten wurde
- Ausstellungsort und -datum sowie Unterschrift
Darüber hinaus können Sie eine Quittung um eine Belegnummer ergänzen, wenn Sie über einen gewissen Zeitraum mehrere Belege ausstellen. Hierdurch lassen sich Belege besser sortieren und dem jeweiligen Geschäftsvorfall zuordnen.
Bei einem Quittungsbetrag von mehr als 250 Euro und Ausweis der Umsatzsteuer sind für den Vorsteuerabzug zudem die Rechnungsnummer sowie die Steuernummer des leistenden Unternehmers auf der Quittung zu erfassen.
Welche Angaben gehören auf die Quittung für Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer gelten im Sinne von § 19 UStG besondere Regelungen:
Wer als Kleinunternehmer eine Quittung ausstellen möchte, darf keineUmsatzsteuerausweisen sowie keinen Steuersatz angeben. Auch der Netto- und Bruttobetrag fällt weg. Andernfalls schulden Sie die Umsatzsteuer und müssen diese bezahlen.
Definition
Wer zählt als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer werden insbesondere GbRs, kleine UGs oder Einzelunternehmenbezeichnet. Solange sie eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten, erlaubt die Kleinunternehmerregelung den Verzicht auf die Ausweisung der Umsatzsteuer.
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Der wichtigste Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung liegt darin, dass eine Rechnung eine Forderung gegenüber dem Schuldner darstellt. Im Gegensatz dazu bescheinigt eine Quittung, dass eine Zahlung bereits eingegangen ist. Außerdem umfasst letzteres zwar einige wichtige Angaben. Eine Quittung enthält zwar wichtige Angaben, doch eine Rechnung muss zusätzlich Informationen wie Rechnungsnummer und Kunden- bzw. Steuernummern enthalten.
Hinsichtlich der Frage, ob Sie eine Quittung oder Rechnung ausstellen sollten, gilt folgende Faustregel:
Sogenannte Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro – bedürfen keiner Rechnung - hier ist eine Quittung ausreichend. Eine Quittung kann allerdings nur dann eine Rechnung ersetzen, wenn sie dieselben Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Ist dies nicht der Fall, so kann ein Quittungsbeleg nicht als Rechnungsersatz fungieren.
Info
Unterschied: Quittung und Kassenbon
In der Regel werden Kassenbons nicht als Quittung anerkannt. Zwar werden Kassenbons oftmals umgangssprachlich auch als „Quittung“ bezeichnet – im Gegensatz zum Quittungsbeleg aber enthalten sie nicht alle erforderlichen Angaben.
Klassische und elektronische Quittungsvorlagen
Wenn Sie einen Beleg schreiben möchten, reicht ein Blatt Papier mit den notwendigen Informationen. Alternativ können Sie auch einen Quittungsblockoder ein Quittungsformular verwenden. Auch online sind zahlreiche Quittungsvorlagen zum Ausdrucken verfügbar. Bei einer Privat-Quittung können Sie die Zeilen zur Mehrwertsteuer durchstreichen. Die zuvor genannten Quittungsvorlagen können selbstverständlich handschriftlich ausgefüllt werden. Indem Sie solche vorgedruckte Formulare nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie keine gesetzlichen Pflichtangaben vergessen.
Sie können Ihre Quittungen auch digital erstellen. Hierfür nutzen Sie beispielsweise eine Online-Vorlage, die elektronisch ausgefüllt und anschließend als PDF-Datei gespeichert wird. Diese PDF kann dann im Nachgang ausgedruckt werden. Nutzen Sie eine Software, ermöglichen Sie eine übersichtliche Buchhaltung. Egal, ob eine handgeschriebene Quittung oder digital: Die Ausstellung erfolgt meist händisch.
Womit der klassische Quittungsblock überzeugt
Verwenden Sie zum Ausstellen einer Quittung einen Quittungsblock, erhalten Sie eine Original-Quittung sowie eine Kopie. Als Faustregel gilt: Der Aussteller erhält den Durchschlag, der Quittungsempfänger das Original. Im Falle einer alternativen Quittungserstellung müssen je zwei Ausführungen ausgefüllt und unterschrieben werden. Um ihre Buchhaltung im Blick zu behalten, ist es auch für Kleinunternehmer ratsam, immer einen Quittungsblock zur Hand zu haben.
Quittungen korrekt erstellen: Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Wenn Sie eine Quittung selber schreiben, sollten Sie unbedingt auf Korrektheit achten. Fehler oder fehlerhafte Angaben sind beim Ausfüllen einer Quittung unbedingt zu vermeiden.
Folgende Hinweise sind zu beachten:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Quittung sämtliche Pflicht- beziehungsweise Mindestangaben umfasst.
- Recherchieren Sie vorab, ob und in welcher Höhe ein Steuersatz auszuweisen ist. Dieser kann 7 % oder 19 % betragen.
Was, wenn die Quittung verloren geht?
Sie haben eine Quittung ausgestellt, aber diese ist unauffindbar? Bei höheren Beträgen, wie einer Barzahlungsquittung, lohnt es sich, eine Ersatzquittung zu erstellen, die sämtliche Mindestangaben umfasst. Sie sollten kennzeichnen, dass es sich hierbei um eine Kopie oder Zweitschrift handelt.
Bei kleineren Beträgen können Sie einen Eigenbeleg ausstellen, um dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden. Auch dieser muss sämtliche Pflichtangaben enthalten. Eigenbelege sollten nur sparsam verwendet werden, da eine häufige Nutzung den Eindruck einer unübersichtlichen Buchhaltung beim Finanzamt erwecken kann.
