Fixkosten senken: So gehen Sie vor

Die Fixkosten bieten in vielen Unternehmen erhebliches Einsparpotenzial
Aktualisiert am: 05.06.2018

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Kosten senken wollen, richten Sie Ihr Augenmerk am besten auf die Fixkosten. Sie verschlingen mit der Zeit sehr viel Geld, bieten durch den Langzeiteffekt aber auch erhebliches Einsparpotenzial. Nutzen Sie es und sichern Sie sich durch ein Senken der Fixkosten auch gegen schwierigere Zeiten ab.

Kosten senken: Was sind Fixkosten?


Fixkosten sind immer wiederkehrende Aufwände, die nicht beliebig gekürzt werden können, weil verschiedene Abhängigkeiten bestehen. Typische Arten von Fixkosten mit hohem Volumen oder Wertanteil sind:

  • Personalaufwendungen (vor allem Gehälter und Sozialkosten)
  • Mieten
  • Abschreibungen
  • Kosten für den Fuhrpark
  • IT-Kosten
  • Fremdleistungskosten
  • Energiekosten

Der Anteil der Fixkosten nimmt in fast allen Unternehmen kontinuierlich zu, auch in klassischen Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen. Eine umso größere Herausforderung wird es, Kosten zu senken. Ursachen für steigende Fixkosten sind:

  • Immer mehr Automatisierung, mehr Maschinen, weniger Produktionsmitarbeiter, weniger variable Kosten bei Material oder Wareneinsatz.
  • Der Wunsch von Kunden nach mehr Vielfalt. Unternehmen müssen kleinere Serien fertigen und/oder mehr Produkte auf Lager halten. Das erhöht die Kosten in Produktion und Lagerhaltung.
  • Mehr Aufgaben in der Verwaltung, etwa intensiverer Beratungsbedarf im Vertrieb, Notwendigkeit eines Qualitätsmanagements, flexiblere Logistik oder gesetzliche Anforderungen für die Buchhaltung und den Jahresabschluss.
  • Nicht zuletzt weisen immer weniger Kostenarten einen typischen variablen Verlauf auf. Das ist vor allem bei den Fertigungslöhnen der Fall, die heute oft den Gehältern gleichkommen, da Sie bei Produktionsmitarbeitern auch Kündigungsfristen beachten müssen.

Fixkostenanalyse mit Excel

Schnell und einfach können Sie die Fixkostenanalyse mit einer Excel-Arbeitshilfe durchführen. Sie müssen lediglich die Jahreswerte der Kostenarten eintragen und einschätzen, wie hoch der fixe Anteil jeder Kostenart ist. Übersichtliche Excel Anwendungen sind dabei v.a. für kleine Betriebe bestens geeignet. Excel können Sie bei Bedarf schnell und einfach an die Situation in Ihrem Betrieb anpassen. Damit ist es Ihnen möglich, sofort Handlungsschwerpunkte zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten. Hinzu kommt, dass die für die Anschaffung notwendigen Kosten kaum ins Gewicht und nur einmalig anfallen.

Kosten senken durch Kürzung von Fixkosten

Weil Fixkosten meist über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben, auch wenn nicht produziert und verkauft wird, können Sie in der Regel nur wenige kurzfristige Einsparungen erreichen. Mit dem Entschluss, sich um das Senken der Fixkosten zu kümmern, treffen Sie daher meist langfristig wirkende Entscheidungen und müssen beim Kosten-Senken oft auch in Strukturen Ihres Unternehmens eingreifen. 

Erster Schritt zum Kosten-Senken: Überblick über die Höhe der Fixkosten verschaffen

Betrachten Sie zunächst alle Fixkostenarten und ihre Höhe genauer. Erstellen Sie dazu eine Übersicht, in der Sie sowohl die Fixkosten als auch deren Volumen des aktuellen Jahres und der 2 Jahre zuvor auflisten. Am besten nutzen Sie dafür unseren Excel-Rechner zur Fixkosten-Analyse. So haben Sie die Übersicht im Nu erstellt und sparen – dank hinterlegten Formeln – viel Zeit bei der Berechnung. Haben Sie sehr viele Kostenarten, können Sie mehrere Positionen zu einem Block zusammenfassen, etwa Gehälter, Sozialkosten und andere Aufwendungen für die Mitarbeiter zu Personalkosten oder Strom-, Gas- und Wasserkosten zu Energiekosten. Gleichzeitig sollten Sie den prozentualen Anteil jeder Kostenart am Gesamtvolumen der Fixkosten ausweisen. Dann erkennen Sie die Anteile einzelner Kostenarten oder -blöcke. Der Vergleich mit den Vorjahren zeigt Ihnen, wo Kosten besonders stark gestiegen sind. Erst durch die genaue Auflistung erhalten Sie den Überblick, wo Sie Kosten senken können.

Beispiel: Fixkostenarten-Analyse

Kostenart
Kostenart Volumen/Wertanteil
2017 Anteil 2016 Anteil 2015 Anteil
Gehälter 181.400 33,29 % 165.800 33,46 % 164.520 33,82 %
Sozialkosten 73.680 13,52 % 66.540 13,43 % 65.640 13,49 %
Andere Personalkosten (z.B.Boni) 6.820 1,25 % 5.900 1,19 % 5.610 1,15 %
Mieten 33.000 6,06 % 30.000 6,05 % 30.000 6,17 %
Energien 28.700 5,27 % 24.350 4,91 % 24.020 4,94 %
Abschreibungen 46.300 8,50 % 42.150 8,51 % 40.370 8,30 %
Fremdleistungen 27.460 5,04 % 26.500 5,35 % 25.740 5,29 %
Kfz-Kosten 29.570 5,43 % 28.010 5,65 % 27.770 5,71 %
Instandhaltung 9.680 1,78 % 8.560 1,73 % 7.990 1,64 %
IT/Kommunikation 12.760 2,34 % 8.190 1,65 % 8.010 1,65 %
Werbung 40.000 7,34 % 40.000 8,07 % 36.800 7,57 %
Frachten 28.730 5,27 % 26.230 5,29 % 26.570 5,46 %
Reinigung 9.800 1,80 % 9.100 1,84 % 8.700 1,79 %
Reisekosten 6.720 1,23 % 5.190 1,05 % 5.540 1,14 %
Gebühren, Abgaben 5.200 0,95 % 5.070 1,02 % 4.970 1,02 %
Versicherungen 2.900 0,53 % 1.860 0,38 % 1.760 0,36 %
Andere, z. B. Bank, Fachliteratur 2.200 0,40 % 2.130 0,43 % 2.430 0,50%
Summe Fixkosten 544.920 100,00 % 495.580 100,00 % 486.440 100,00 %

Grundsätzlich gilt: Je höher der Anteil einer Kostenart oder eines Kostenblocks an den Gesamt-Fixkosten, desto eher sollten Sie versuchen, genau hier Ausgaben zu mindern. Beginnen Sie beim Kosten-Senken möglichst mit Kostenarten, die einen Anteil ab 5 % an den Gesamt-Fixkosten haben. Im Beispiel kommen also die Gehalts- und Sozialkosten, Mieten, Energie, Abschreibungen, Fremdleistungen, Kfz-Kosten, die Frachten und die Kosten für Werbung in Betracht.

Werden Sie höchstens bei 2 bis 3 Kostenarten/-blöcken gleichzeitig aktiv. Sonst laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln und nur wenig Kosten zu senken. Orientieren Sie sich bei der Entscheidung zur Kostensenkung auch nicht nur an der Höhe des Aufwands, sondern wählen Sie zunächst eine Kostenart, bei der Sie voraussichtlich schnell Erfolge erzielen können.

Ziele für die Kostensenkung formulieren und Rahmenbedingungen schaffen

Setzen Sie sich möglichst konkrete Ziele und Termine für das Kosten-Senken. Beim Senken der Fixkosten formulieren Sie am besten absolute Ziele, also zum Beispiel die Kosten für Gehälter von heute 200.000 EUR auf 190.000 EUR Ende 2012 zu senken oder die Mieten von 30.000 EUR auf 27.000 EUR vom kommenden Jahr an zu reduzieren. Können Sie sich nicht selbst um die Maßnahmen kümmern, benennen Sie einen Mitarbeiter, der für das Kosten-Senken in einer Sparte verantwortlich ist.

Den Fixkosten Grenzen setzen

Mit unserem Excel-Rechner zur Fixkosten-Analyse können Sie genau durchrechnen, welche Fixkosten wie viel auf Ihren Gewinn drücken. Verschaffen Sie sich den Überblick und finden Sie heraus, bei welchen Fixkosten Sie mit den Maßnahmen zur Senkung ansetzen müssen.

Maßnahmen finden und umsetzen

Um konkrete Maßnahmen zu finden, binden Sie möglichst mehrere Mitarbeiter ein. So erhalten Sie viele Ideen und Vorschläge für Erfolg versprechende Aktivitäten. Außerdem steigern Sie damit die Bereitschaft, aktiv am Senken der Kosten mitzuarbeiten und auch unangenehme Entscheidungen mitzutragen, etwa bei der Personalkosten-Senkung.

Tipp: Nicht nur mit Einzelmaßnahmen lassen sich Kosten senken. Sie können auch Aufgaben oder ganze Bereiche auslagern und die Leistungen von Dritten erbringen lassen (Outsourcing). Dabei müssen Sie sich aber darüber klar sein, dass eine Entscheidung für den Bezug von Dritten erheblich in die Strukturen Ihres Unternehmens eingreift. Häufig müssen Sie Abläufe ändern oder sich von Mitarbeitern trennen. Die Entscheidung zum Kosten-Senken durch Outsourcing sollte gründlich überlegt werden.

Indirekt Kosten senken: Kostensteigerungen vermeiden

Bestehende Fixkosten zu senken, ist der eine Ansatzpunkt. Noch besser ist es, sie ganz zu vermeiden oder sie von Beginn an möglichst niedrig zu halten. Viele Unternehmer unterschätzen den Einfluss von Entscheidungen auf die Kosten sowie das „Verharrungsvermögen“ vieler Kosten. Wenn Sie eine neue Maschine anschaffen, erzeugen Sie Fixkosten für Abschreibungen, Zinsen, Wartung und Energie. Können Sie die Maschine nicht mehr nutzen, etwa weil die Aufträge dauerhaft zurückgehen, bleiben die meisten Kosten für die Maschine dennoch über Monate oder Jahre bestehen.

Daher sollten Sie bei jeder Entscheidung über Kosten in die Zukunft blicken und folgende Fragen beantworten:

  • Ist eine Anschaffung, etwa einer neuen Maschine, wirklich notwendig?
  • Wenn ja: Ist die Anschaffung in der geplanten Höhe notwendig oder geht es auch kleiner?
  • Haben Sie an die Folgekosten gedacht, zum Beispiel für Personal, Energie, Wartung?
  • Wie schnell können Sie einen Vertrag lösen oder sich von einem Partner trennen?
  • Welche Faktoren haben voraussichtlich Einfluss auf die aktuellen Kosten, etwa Umweltauflagen oder andere Gesetzesänderungen?

Auch wenn die Fixkosten für Sie besonders problematisch sind, sollten Sie parallel immer prüfen, wie sich die variablen Kosten senken lassen. Hier einige Beispiele: intensive und regelmäßige Verhandlungen mit Lieferanten um bessere Konditionen und Preise, Optimierung der Verbrauchsplanung oder eine Reduzierung des Ausschussanteils.

An welchen Fixkosten kann ich drehen?

Alles genau durchrechnen mit unserem Rechner zur Fixkosten-Analyse


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