Lohnabrechnung erstellen: So rechnen Sie Lohn und Gehalt richtig ab

Ab dem ersten Mitarbeitenden sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Erfahren Sie hier, wie Sie in vier Schritten eine korrekte Entgeltabrechnung für Ihre Beschäftigten aufsetzen.

Korrekte Entgeltabrechnung in 4 Schritten

Lohnabrechnung erstellen in 4 Schritten

Früher war die Differenzierung zwischen Lohn und Gehalt das Abgrenzungsmerkmal zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt). Daraus resultierend wird heute noch von Lohn gesprochen, wenn das Entgelt auf Grundlage der erbrachten Arbeitsleistung oder der Anzahl der Produkte berechnet wird. Gehalt meint dagegen immer eine fixe (monatliche) Summe, deren Höhe im Arbeitsvertrag oder in einem gültigen Tarifvertrag festgelegt ist. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, für Ihre Abrechnung ist die Begrifflichkeit irrelevant. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch eine Differenzierung bei der Eingabe.

Achtung

Sie haften für die Korrektheit der Entgeltabrechnungen

Ihr Unternehmen haftet für korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen – gegenüber den Finanzbehörden, den Sozialversicherungsträgern und nicht zuletzt gegenüber den Arbeitnehmer:innen. Nutzen Sie daher ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt für die Entgeltabrechnungen. Denn die Software rechnet alle Abzüge und Beiträge automatisch und auf Basis der aktuellen Gesetze aus. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten erfolgt in 4 Schritten.

  1. Ermittlung des Gesamtbrutto (Lohn und Gehalt)
  2. Steuerberechnung aus dem Steuerbrutto
  3. Beitragsberechnung aus dem Sozialversicherungsbrutto
  4. Ermittlung von Nettolohn bzw. Nettogehalt und Auszahlungsbetrag

Hinweis: Sonderregeln, die hier nicht dargestellt werden, gelten für geringfügig Beschäftigte, für Mitarbeitende im Übergangsbereich, für Einmalzahlungen etc.

1. Gesamtbrutto für die Lohnabrechnung ermitteln

Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie zunächst das Gesamtbrutto ermitteln. Dafür rechnen Sie als Erstes sämtliche laufenden Bruttolohn- bzw. Bruttogehaltszahlungen zusammen. Die Abrechnung von Einmalzahlungen (beispielsweise Weihnachtsgeld oder Gratifikationen) folgt einem eigenen Schema. Zum Bruttoentgelt rechnen Sie weitere Arbeitgeberleistungen:

Bruttolohn/ Bruttogehalt

+ vermögenswirksame Leistung Ihres Unternehmens

+ Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)

+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)

+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile

= Gesamtbrutto

2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen

Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätschzuschlag) des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin werden in der Regel nicht aus dem Gesamtbrutto berechnet. Nötig ist die Ermittlung des Steuerbrutto. Für die Entgeltabrechnung ziehen Sie einige Bestandteile vom Gesamtbrutto ab:

  1. Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
  2. Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
  3. Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag

Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag, der in den ELStAM eingetragen ist, müssen Sie addieren.

Außerdem müssen Sie bestimmte lohsteuerfreie Bezüge des Mitarbeitenden berücksichtigen. Die entsprechenden Entgeltbestandteile werden nicht zur Lohnsteuerberechnung herangezogen und müssen vom Bruttoentgelt abgezogen werden. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt, denn sonst sind die Abzüge für die Arbeitnehmer:innen unter Umständen zu hoch. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:

  • Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
  • Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
  • Zuschüsse des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, für die eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Im Ergebnis erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM können Sie nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeitenden ablesen.

3. SV-Brutto und die Beiträge berechnen

Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings sind zahlreiche Bestandteile der Entgeltabrechnung beitragsfrei. Diese müssen vom Gesamtbrutto für die Berechnung der Beiträge abgezogen werden.

Beispiele:

  • Kindergartenzuschüsse
  • Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
  • Gutscheine

Der Zuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei.

Achtung

Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen bei der Entgeltabrechnung

Das auf diese Weise ermittelte Bruttoentgelt des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin ziehen Sie in der Sozialversicherung nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen heran. Das über dieser Grenze liegende Entgelt ist beitragsfrei (Ausnahmen können bei den hier nicht berücksichtigten einmaligen Zuwendungen bestehen).

Beitragsbemessungsgrenzen 2021

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Versicherungszweig
Versicherungszweig Zeit Ost West
Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) jährlich 80.400€ 85.200€
monatlich 6.450€ 6.900€
Knappschaftliche Rentenversicherung jährlich 99.000€ 104.400€
monatlich 8.250€ 8.700€
Kranken- und Pfelegeversicherung jährlich 58.050€ 58.050€
monatlich 4.837,50€ 4.837,50€

Aus dem Sozialversicherungsbrutto berechnen Sie entsprechend der jeweiligen Beitragssätze die Beiträge zur

  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung

Arbeitnehmer:innen tragen nur die Hälfte des Beitrags. Ausnahmen: Der kassenindividuelle prozentuale Zusatzbeitrag und der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung.

Alle gesetzlichen Änderungen im Bereich Lohnsteuer und Sozialversicherung, lesen Sie in unseren Beiträgen:

4. Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag ermitteln

Jetzt folgt der letzte Schritt zur korrekten Entgeltabrechnung: Nachdem Sie aus dem Steuerbrutto die Steuerabzüge und aus dem SV-Brutto die Sozialversicherungsbeiträge berechnet haben, ziehen Sie diese Posten vom Gesamtbrutto ab. Das Ergebnis ist das Nettogehalt. Gegebenfalls müssen Sie weitere Zahlungen abziehen bzw. addieren, um letztendlich den Auszahlungsbetrag an den Mitarbeitenden zu erhalten.

Gesamtbrutto

- Lohnsteuer, Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit des Mitarbeitenden zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft, abzulesen aus den ELStAM) und Solidaritätszuschlag ermittelt aus dem Steuerbrutto

- Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung (nur bei gesetzlicher Krankenversicherung), Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung (nur bei gesetzlicher Pflegeversicherung) ermittelt aus dem Sozialversicherungsbrutto

= Nettolohn/Nettogehalt

+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin

+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin

+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten

- ggf. Vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)

- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)

- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)

- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin)

= Auszahlungsbetrag

Führen Sie die Abgaben pünktlich ab

Die berechneten Beiträge und Lohnsteuerbeträge müssen Sie termingerecht melden und abführen:

1. In welchen Abständen eine Lohnsteueranmeldung fällig wird, richtet sich nach der Summe der Lohnsteuer in Ihrem Betrieb:

  • Wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt mehr als 5.000 € (bis 2017: 4.000 €) betrug, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendermonats melden, also 12 x im Jahr.
  • Wenn sich die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr auf insgesamtmehr als1.080 € belief, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendervierteljahres melden, also 4 x pro Jahr.
  • Wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 € betrug, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines Kalenderjahres melden, also 1 x pro Jahr.

Zeitgleich zur Anmeldung haben Sie die einbehaltene Lohnsteuer in einem Betrag an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Zahlung gilt als entrichtet.

2. Ihr Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle spätestens 2 Tage vor der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge vorliegen.

Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind wiederum spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem ein:e Mitarbeiter:in die Arbeitsleistung erbracht hat. Daraus folgt: Der Beitragsnachweis muss am fünftletzten Bankarbeitstag bei der Einzugsstelle sein.

Denken Sie auch an die Entgeltbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter

Sie sind dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Textform – oder in elektronischer Form mit Textausdruck – zu erteilen. Die Verpflichtung entfällt nur dann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Folgende Angaben müssen mindestens in die Entgeltabrechnung:

  • Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und
  • der Auszahlungsbetrag.

Info

Es gilt eine Holschuld

Die Lohnabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeitenden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der oder die Beschäftigte muss die Bescheinigung bei Ihnen abholen.