Was ist ein Debitor?

Der Begriff „Debit“ ist Ihnen vielleicht von der Debitkarte bekannt. Debit bezeichnet eine Lastschrift. Das Wort leitet sich vom lateinischen „debere“ ab, was „schulden“ bedeutet. Debitoren sind also Schuldner.

Kredit stammt vom lateinischen „credere“ ab, was so viel wie „glauben“ oder „vertrauen“ bedeutet. Kreditoren – auch Gläubiger genannt – vertrauen demnach darauf bzw. glauben daran, dass Debitoren die offenen Schulden bezahlen und geben ihnen deshalb Waren und Dienstleistungen sozusagen auf Kredit.

Beide Begriffe werden größtenteils im Rechnungswesen verwendet.

Die Begriffserklärungen zeigen, in welchem Verhältnis Debitoren und Gläubiger zueinanderstehen: Der Gläubiger einer erbrachten Dienstleistung oder einer gelieferten Ware ist davon abhängig bzw. muss darauf vertrauen, dass der Debitor den offenen Rechnungsbetrag begleicht.

• Von Debitoren und Gläubigern spricht man bei sogenannten Zielkäufen.
• Das sind Käufe, bei denen ein Zahlungstermin oder eine Zahlungsfrist gesetzt ist.
• Das Gegenteil sind Barkäufe, bei denen die Rechnung und Zahlungen direkt nach Erbringung der Leistung erfolgt.

Dadurch ist also automatisch jeder Kunde, der etwas auf Rechnung erhält, ein Debitor, und jeder Unternehmer oder Selbstständige, der etwas auf Rechnung anbietet, automatisch Kreditor. Praktisch kann jede natürliche und juristische Person und jedes Unternehmen beide Rollen einnehmen.

• Debitor = Schuldner von Lieferungen und Leistungen
• Kreditor = Gläubiger von Lieferungen und Leistungen

Wenn Sie eine Kreditkarte haben und diese belasten, dann nehmen Sie einen Kredit bei Ihrem Gläubiger, der Bank, auf. Durch eine Kreditkarte bauen Sie vorerst Schulden (Verbindlichkeiten) auf, die Sie anschließend abbezahlen. Ihre normale Girokonto-Karte hingegen ist eine Debitkarte. Wenn Sie 1.000,00 Euro auf Ihrem Bankkonto haben, besagt das, dass Ihre Bank Schulden in Höhe von 1.000,00 Euro bei Ihnen hat. Belasten Sie diese Debitkarte, verringern Sie die Schulden der Bank bzw. Sie verringern Ihre Forderungen gegenüber der Bank.

• Ist Ihre Bank Ihr Kreditor, so hat Sie Ihnen eine Leistung zur Verfügung gestellt und Sie müssen diese bezahlen. Ebenfalls sind Lieferanten Gläubiger.
• Ist Ihre Bank Ihr Debitor, so haben Sie zuvor etwas eingezahlt und heben nun Geld durch Ihre EC-Karte ab. Sie haben eine Leistung (Ihr Geld) zur Verfügung gestellt und wollen nun darüber verfügen, sodass Ihre Bank Sie auszahlen muss. Kunden sind damit ebenfalls Debitoren.

Es kann vorkommen, dass ein Debitor eine Gutschrift erhält. Ein noch nicht bezahltes Produkt ist zum Beispiel defekt und wird deshalb zurückgeschickt. Ein Teil des Betrages wird dem Debitor gutgeschrieben. Dadurch wird er gleichzeitig Gläubiger, bis diese Gutschrift erfolgt ist. Dabei spricht man von einem kreditorischen Debitor.

Der Buchungssatz für kreditorische Debitoren lautet dann „Umsatzerlöse an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“.

• Der Buchungssatz zeigt, dass die ursprünglich vom Debitor erwartete Zahlung durch die Warenrücksendung entfällt.
• Statt einer Forderung entsteht eine Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber dem Debitor.
• Das Unternehmen befindet sich nun in der Schuld des Debitors.

Sollte dieser Fall in der Phase des Jahresabschlusses eintreten, greift laut dem HGB das Saldierungsverbot. Die Gutschrift fällt dann nämlich auf zwei Kalenderjahre. Hier darf die Summe der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nicht durch einen negativen Saldo in den Debitorenkonten gemindert werden. Sie müssen den Betrag deshalb vorerst in der Bilanz unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ verbuchen.

Im Gegensatz dazu spricht man von einem debitorischen Kreditor, wenn ein Gläubiger mehr Geld bezahlt hat als eigentlich gefordert. In solch einem Fall steht ihm eine Rückzahlung des überschüssigen Betrags durch den Lieferanten zu. Ein typisches Beispiel hierfür ist, wenn ein Unternehmen aus Versehen eine höhere Summe an seinen Lieferanten überweist als gefordert.

Wenn Sie debitorische Kreditoren buchen müssen, weil Sie mehr Geld als gefordert erhalten haben, buchen Sie den überschüssigen Betrag als Verbindlichkeit. Nach Rücküberweisung des zu viel erhaltenen Betrags lösen Sie die Buchung auf, um die debitorischen Kreditoren zu bereinigen.

In der Debitorenbuchhaltung wird jedem Debitor eine Debitorennummer zugeteilt. Diese eindeutige Kennziffer dient der Identifizierung von Kunden und der Zuordnung von Forderungen. Sie ermöglicht es, offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen klar zuzuordnen und somit die Buchhaltung effizient zu organisieren.

Wichtig: Die Debitorennummer ist nicht mit der Kundennummer zu verwechseln. Während die Kundennummer im Customer-Relationship-Management (CRM) eines Unternehmens zur Verwaltung von Kundendaten dient, ist die Debitorennummer ein buchhalterisches Ordnungskriterium zur Abbildung finanzieller Forderungen.
Im Laufe der Zeit hat sich bei der Vergabe der Nummern ein Standard etabliert.

• Der Zahlenbereich 10001 bis 69999 wird häufig für Debitorennummern verwendet.
• Diese Nummernfolge ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben.
• Unternehmen können eigene Nummernkreise definieren, solange sie intern konsistent bleiben.

Zum Jahresabschluss muss die Summe aller Forderungen an Debitoren in der Bilanz aufgeführt werden. Ziel ist es, ausstehende Forderungen möglichst gering zu halten, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
Das Debitorenziel ist eine wichtige Kennzahl der Bilanzanalyse. Es wird folgendermaßen berechnet:

Debitorenziel (in Tagen) = Forderungen aus Lieferungen und Leistungen × 365 / Umsatzerlöse
Je kürzer das Debitorenziel ausfällt, desto besser ist die Zahlungsdisziplin der Kundschaft.

Das Debitorenkonto ist essenzieller Bestandteil der Debitorenbuchhaltung und wird für jeden Schuldner angelegt. Dieses Konto dokumentiert sämtliche offene Rechnungen sowie eingegangene Zahlungen des betreffenden Kunden. Normalerweise führt das Unternehmen für jeden Kunden ein separates Debitorenkonto, um Klarheit zu schaffen, doch in manchen Fällen können Konten mehrerer Schuldner zu einer Debitorengruppe zusammengefasst werden.

Neben seiner Rolle bei der Erfassung und Überwachung von Forderungen erleichtert das Debitorenkonto auch den Prozess der Forderungseinziehung, einschließlich etwaiger Mahnverfahren.

Darüber hinaus spielt das Debitorenkonto eine wichtige Rolle in der finanziellen und betrieblichen Planung eines Unternehmens.

• Mithilfe dieser Konten lässt sich abschätzen und analysieren, wann mit Zahlungseingängen zu rechnen ist.
• Die exakte Führung und Verwaltung der Debitorenkonten ist nicht standardisiert.
• Jeder Betrieb passt seine Debitorenkonten individuell an, sodass sie zur jeweiligen Unternehmensstruktur passen.

Beim Debitorenkonto handelt es sich um Buchhaltungskonten, die nicht in die Bilanz eingehen. Stattdessen fließt der Saldo in die Bilanz unter dem Konto „Forderungen für Lieferungen und Leistungen“. Das ist im Handelsgesetzbuch (HGB) so festgelegt.

Unternehmer, Kleinunternehmer und Selbstständige müssen sich spätestens beim Rechnungsabschluss mit dem Thema Debitorenverlust auseinandersetzen. In der Regel ist das zum Jahresende, also zum 31. Dezember, der Fall.

In der Buchführung des betroffenen Unternehmens werden diese Debitorenverluste als Wertminderung des Debitorenvermögens wie eine Abschreibung behandelt. Um solche Verluste zu vermeiden, wird das Forderungsmanagement eingesetzt.

Ein zentrales Element im Forderungsmanagement ist das Mahnwesen. Mit diesem können Sie bei offenen Forderungen Maßnahmen ergreifen, um Kunden zur Zahlung zu bewegen.

• Nach der ersten Mahnung, mit eventueller Kündigungsandrohung und Mahnkosten, folgt die zweite und schließlich die dritte Mahnung als letzte Aufforderung.
• Reagiert der Schuldner weiterhin nicht, suchen Gläubiger rechtliche Unterstützung beim Rechtsanwalt oder wenden sich an ein Inkassobüro.
• Die Debitorenbuchhaltung leitet ein gerichtliches Mahnverfahren ein, bei dem ein Mahnbescheid beantragt wird.
• Dieser informiert den Schuldner über das anstehende Verfahren.
• Die anfänglichen Kosten trägt der Gläubiger, kann diese jedoch später vom Debitor zurückfordern.

Wichtig: Mahnungen zu schreiben ist keine Pflicht. Rechnungen können auch so gestaltet werden, dass der Schuldner ohne Mahnung in Verzug gerät, etwa, indem man ein genaues Datum in der Rechnung angibt, bis zu dem die Zahlung erfolgen muss. Zahlt der Schuldner bis dahin nicht, ist er automatisch in Verzug und man kann direkt weitere Schritte einleiten. Dennoch ist es in der Praxis üblich, einen Schuldner zunächst auf seinen Verzug hinzuweisen.