Zusammenfassung
Lohnbuchhaltung im Überblick
- Die Lohnbuchhaltung umfasst alle Prozesse und Aufgaben, die mit der Entgeltabrechnung von Mitarbeitern verbunden sind.
- Unternehmen müssen eine Lohnbuchhaltung führen, sobald sie Arbeitnehmer beschäftigen.
- Die Lohnbuchhaltung stellt sicher, dass Gehälter korrektberechnet, ausgezahlt und dokumentiert werden.
- Neben der Lohnabrechnung gehören auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten dazu.
- Die Lohnbuchhaltung unterscheidet sich von der Lohnbuchführung, da sie umfassendere Aufgaben beinhaltet.
- Die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter beeinflussen den Aufwand der Lohnbuchhaltung.
- Sonderfälle wie Überstunden, Zuschläge oder Gehaltserhöhungen erhöhen die Komplexität der Lohnbuchhaltung.
- Unternehmen müssen alle relevanten Lohnunterlagen ordnungsgemäß archivieren und für Prüfungen bereithalten.
Definition
Was genau ist die Lohnbuchhaltung?
Die Lohnbuchhaltung umfasst sämtliche administrativen und buchhalterischen Aufgaben, die mit der Entgeltabrechnung eines Unternehmens verbunden sind. Sie beinhaltet die Berechnung der Gehälter, die Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Meldungen an Behörden. Eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher, dass Unternehmen ihren Pflichten als Arbeitgeber nachkommen.
Lohnbuchführung und Lohnbuchhaltung: Die Unterschiede
In der Praxis werden die Begriffe Lohnbuchführung und Lohnbuchhaltung oft als Synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Bereiche abdecken.
- Lohnbuchführung: Sie umfasst die Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen. Diese müssen Informationen über das Bruttogehalt, die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen sowie das endgültige Nettogehalt enthalten. Außerdem muss sowohl das Erstelldatum als auch der Gültigkeitszeitraum klar angegeben sein.
- Lohnbuchhaltung: Diese bezieht sich auf alle Aufgaben und Prozesse, die mit der Entgeltabrechnung und der Verwaltung des Personals zusammenhängen. Dazu gehören auch gesetzliche Meldungen und die Führung von Personalakten.
Der Umfang der Lohnbuchhaltung ist abhängig von verschiedenen Faktoren. So kommt es beispielsweise auf die Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl an. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto höher ist der Verwaltungsaufwand. Zudem spielen Faktoren wie Arbeitszeitmodelle eine Rolle, da bei Teilzeitkräften, Minijobbern und flexiblen Arbeitszeitmodellen eine genauere Abrechnung nötig ist. Auch Sonderzahlungen und Zuschläge wie Überstunden, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge erhöhen die Komplexität der Berechnungen. Darüber hinaus müssen auch GehaltserhöhungensowieBonuszahlen in den Abrechnungen korrekt erfasst werden.
Die Lohnbuchhaltung und ihre Aufgaben
Die Lohnbuchhaltung geht weit über die bloße Berechnung der Gehälter hinaus. Sie umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Erfassung und Pflege der Personalstammdaten
- Führung und Pflege von Jahreslohnkonten
- Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten
- Erstellung von Zahlungsbelegen und Buchungsunterlagen
- Anfertigung und Verwaltung arbeitsrechtlicher Dokumente
- Berechnung von Sonderzahlungen
- Erstellung von Arbeitsverträgen
- Bearbeitung von Abmahnungen und Kündigungen
Die wichtigste Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Führung der Lohnkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Das Lohnkonto und seine Bestandteile
Jeder Arbeitnehmer erhält ein eigenes Lohnkonto, in dem alle relevanten Daten zur Entgeltabrechnung dokumentiert werden. Die Inhalte eines Lohnkontos sind gesetzlich durch das Einkommensteuergesetz (EStG) und die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) vorgeschrieben.
Ein Lohnkonto besteht aus folgenden Bestandteilen:
- Angaben zum Lohnsteuerabzug und zur Steuerklasse
- Dokumentation von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Kurzarbeitergeld
- Nachweise über Fehlzeiten von mehr als fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
- Persönliche Informationen des Mitarbeiters (Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Angaben zu Freibeträgen und Hinzurechnungsbeträgen
- Monatliche, wöchentliche oder tägliche Gehaltsbestandteile
- Angaben zur Lohnzahlung (Datum, Zeitraum, Sachbezüge, geldwerter Vorteil)
- Außerordentliche Einkünfte und steuerlich relevante Zusatzinformationen
Die Lohnbuchhaltung erstellt auf Basis dieser Daten die Gehaltsabrechnungen, die Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung sowie das Lohnjournal und die Auszahlungsliste.
Gesetzliche Regelungen und Pflichten in der Lohnbuchhaltung
Unternehmen müssen im Rahmen der Lohnbuchhaltung zahlreiche gesetzliche Anforderungen erfüllen. Besonders wichtig sind die Meldepflichten an verschiedene Behörden.
Es gibt drei zentrale Meldungen der Lohnbuchhaltung.
- DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) an die Sozialversicherung: Unternehmen müssen Beschäftigte bei den Sozialversicherungsträgern anmelden. Alle lohnrelevanten Daten werden an die Krankenkassen übermittelt.
- Meldung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß zu berechnen und fristgerecht an die jeweiligen Krankenkassen zu überweisen.
- Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt: Die Lohnsteuer wird automatisch vom Bruttogehalt der Angestellten abgezogen. Somit erhalten sie ihren Nettolohn. Die einbehaltene Lohnsteuer wird direkt an das Finanzamt abgeführt. Dies geschieht im Rahmen der Quellenbesteuerung.
Arbeitgeber müssen regelmäßig mit Lohnsteueraußenprüfungen durch das Finanzamt sowie mit Prüfungen durch Rentenversicherungsträger rechnen. Dabei wird überprüft, ob alle Beiträge – darunter ordentliche Abführung von Krankenkassenbeträgen und Beiträge für Pflegeversicherung und gesetzliche Unfallversicherung – korrekt abgeführt wurden.
Aus diesem Grund gibt es für alle Vorgänge in der Lohnbuchhaltung exakte Dokumentations- und Archivierungspflichten. Dies bedeutet, dass alle lohnrelevanten Unterlagen archiviert werden müssen. Auch eine digitale Archivierung ist zulässig und wird zunehmend bevorzugt. Häufig fordern Prüfungsbehörden eine elektronische Übermittlung der Dokumente.
Die Lohnbuchhaltung: Schritt für Schritt
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung setzen mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters ein. Manche Prozesse erfolgen einmalig, andere müssen regelmäßig durchgeführt werden.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte genau erklärt.
Die Meldung an die Sozialversicherung
Sobald ein Unternehmen einen Mitarbeiter einstellt, ist es verpflichtet, diesen bei der Sozialversicherung zu melden. Diese Meldung ist essenziell, da sie die Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge bildet. Die Beiträge werden direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen und an die jeweiligen Versicherungsträger weitergeleitet.
Vollständige Lohn- und Gehaltsunterlagen
Es gibt einige Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsunterlagen, die von der Sozialversicherung gefordert werden. Für jeden Mitarbeiter müssen vom Zeitpunkt der Einstellung an vollständige und fehlerfreie Lohn- und Gehaltsunterlagen geführt werden. Dies gilt sowohl für Vollzeitkräfte als auch für Teilzeitbeschäftigte – unabhängig davon, ob sie sozialversicherungspflichtig sind oder nicht.
Einheitliche Formvorschriften für Lohnunterlagen gibt es zwar nicht, jedoch sollten die Unterlagen stets übersichtlich und vollständig sein. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gibt vor, welche Daten aufzeichnungspflichtig sind und welche Mindestanforderungen für die Dokumentation gelten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Lohnunterlagen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um Probleme bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger zu vermeiden.
Die Lohn- und Gehaltsunterlagen bestehen aus verschiedenen Komponenten, die für eine vollständige Dokumentation erforderlich sind. Dazu gehören:
- Firmenstammdaten des Arbeitgebers: Angaben zum Unternehmen wie Name, Anschrift und Steuernummer sowie die betriebliche Sozialversicherungsnummer
- Personalstammdaten des Arbeitnehmers: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer und Informationen zur Krankenkassenzugehörigkeit
- Erfassung des monatlichen Arbeitsentgelts: Brutto- und Nettogehalt des Mitarbeiters, Auflistung aller Vergütungsbestandteile (einschließlich Zuschläge, Prämien oder Sonderzahlungen) sowie Stundenzettel und Nachweise über Fehlzeiten oder Überstunden
- Meldungen und Beitragsnachweise: Ausdrucke der übermittelten Sozialversicherungsmeldungen und Nachweise über die ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge
- Nachweis über die Krankenkassenzugehörigkeit: Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse (falls der Arbeitnehmer keine Krankenkasse angibt, muss ihm eine Krankenkasse zugewiesen werden)
Die korrekte und vollständige Führung der Lohn- und Gehaltsunterlagen ist ein wesentlicher Bestandteil der Lohnbuchhaltung und trägt dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und eine transparente Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
Mindestanforderungen an die Lohn- und Gehaltsunterlagen
Für eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung müssen bestimmte Mindestanforderungen an die Lohn- und Gehaltsunterlagen erfüllt sein. Diese legt wie bereits erwähnt die BVV fest.
Zu den Anforderungen gehören folgende:
- Erfassung des Arbeitsentgelts: Die Dokumentation des Arbeitsentgelts muss sowohl die Höhe des Nettogehalts als auch die Zusammensetzung des Entgelts beinhalten. Neben dem Grundgehalt sind auch Zuschläge, Boni oder Sonderzahlungen (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld) zu erfassen. Der zeitliche Bezug des Arbeitsentgelts muss klar definiert sein. Für jeden Abrechnungszeitraum müssen alle relevanten Informationen dokumentiert werden. Sollte ein Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld erhalten, muss dies in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt und gesondert ausgewiesen werden. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt muss bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung genau dokumentiert werden. Sonderregelungen zur Berechnung von Sonderzahlungen müssen – abhängig von den Vorgaben der Sozialversicherungsträger – ebenfalls detailliert festgehalten werden.
- Beitragsgruppenschlüssel für Sozialversicherungen: Jeder Arbeitnehmer wird in das Sozialversicherungssystem anhand eines vierstelligen Beitragsgruppenschlüssels eingeordnet. Dabei gibt die erste Ziffer die Zugehörigkeit zur Krankenversicherung an, die zweite Ziffer steht für die Rentenversicherungspflicht des Arbeitnehmers, die dritte Ziffer zeigt die Arbeitslosenversicherungspflicht an und die vierte Ziffer bezieht sich auf die Pflegeversicherungspflicht. Für jede dieser Sozialversicherungen müssen die abgeführten Beiträge vom Bruttogehalt gesondert aufgeführt werden.
- Erfassung der Beschäftigungsdetails: Die Art der Beschäftigung (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Minijob) sowie der Beginn und das Ende des Beschäftigungsverhältnisses müssen klar benannt werden. Sollte der Vertrag verlängert werden, sind die Daten entsprechend zu aktualisieren.
- Meldungen an die Krankenkasse: Arbeitnehmer, die keine Krankenkasse angeben, müssen von ihrem Arbeitgeber einer Krankenkasse zugeordnet werden. Eine Ausnahme gilt für geringfügig Beschäftigte, da für sie immer die Minijob-Zentrale als Einzugsstelle fungiert. Bei Mehrfachbeschäftigungen bestehen Besonderheiten. Wenn Arbeitnehmer nämlich in mehreren Unternehmen tätig sind, müssen die Entgelte summiert werden, um die Versicherungsbeiträge korrekt zu berechnen.
- Erfassung der Personalien: Zu den personenbezogenen Daten gehören Name, Anschrift und – falls vorhanden – eine betriebliche Personalnummer. Alle Personalangaben müssen durch gültige Ausweisdokumente (Personalausweis oder Reisepass) belegt sein. Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten benötigen eine Arbeitsgenehmigung und eine Dokumentation ihrer Staatsangehörigkeit.
- Nachweis der Versicherungsfreiheit: Arbeitnehmer in Minijobs oder bestimmten Teilzeitmodellen mit einem Einkommen unter 520 Euro pro Monat sind von der Versicherungspflicht befreit. Die Nachweise für die Versicherungsfreiheit müssen archiviert werden und auf Anfrage der Sozialversicherungsträger vorgelegt werden können.
- Zusätzliche Meldungen je nach Einzelfall: In bestimmten Fällen sind weitere Meldungen erforderlich, beispielsweise bei Arbeitsunfähigkeit mit Krankengeldbezug, Entsendungen ins Ausland, Familienstand und Geburtsort (wichtig für Rentenanträge), Statusfeststellungsverfahren (z. B. zur Abgrenzung von Selbstständigkeit und abhängiger Beschäftigung), unbezahlter Urlaub und Unterbrechungen sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers.
Monatliche Abrechnungen
Die Lohnbuchhaltung erstellt monatlich die Gehaltsabrechnungen. Zu diesen zählen die Arbeitnehmerbezüge, die neben den Gesamtbezügen auch für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge relevant sind. Lohnabzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden an die jeweiligen Stellen abgeführt.
Austritt von Mitarbeitern
Wird ein Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet, müssen Arbeitnehmer am Monatsende beim Sozialversicherungsträger abgemeldet werden. Die Gehaltszahlung wird eingestellt, und die Personalunterlagen müssen archiviert werden.
Führung und Abschluss der Lohnkonten
Jedes Jahr müssen alle Lohnkonten, die die Lohnbuchhaltung für jeden Mitarbeiter erstellt, abgeschlossen und an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden. Für das neue Geschäftsjahr werden neue Lohnkonten eröffnet.
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst Tätigkeiten, die die Daten für die weiterführende Lohnabrechnung durch externe Stellen (z. B. Steuerberater) vorbereiten.
Dazu gehören Folgende:
- Meldung von Krankheitszeiten
- Änderungen bei Adresse, Krankenkasse oder Bankverbindung
- Zusammenstellung von Personalbögen für Neueinstellungen
- Weiterleitung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen
Viele Prozesse der Lohnbuchhaltung lassen sich automatisieren. Hierfür gibt es zum Beispiel die Buchhaltungssoftware Lexware Office.
