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Formular für Gehaltsabrechnung downloaden oder Lohnbuchhaltungssoftware nutzen?

Von Lexware Redaktion
Aktualisiert am: 29.01.2019

In kleineren Unternehmen ist es oft üblich, dass die Lohnabrechnung durch den Steuerberater oder ein Lohnbüro erledigt wird. Will ein Unternehmer sich diese externe Dienstleistung sparen, kann er stattdessen auch eine Vorlage für die Lohnabrechnung nutzen. Ein standardmäßiges Formular ist jedoch nicht immer die beste Lösung – eine passende Software bietet demgegenüber viele Vorteile.

Wenn ein Arbeitgeber die Entscheidung trifft, die Lohn- und Gehaltsabrechnung künftig selbst zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Formular für Gehaltsabrechnung als Vorlage downloaden
  • Eigenes Formular zur Gehaltsabrechnung mit Excel oder Word erstellen
  • Eine passende Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen nutzen

Ein Muster für die Gehaltsabrechnung finden Sie hier. Bitte beachten Sie: Solche Vorlagen für die Lohnabrechnung eignen sich nur für Standardfälle! Sehr kleine Betriebe mit nur 1 bis 3 Mitarbeitern kommen damit wahrscheinlich gut zurecht.

Die meisten Unternehmen sind jedoch mit dem Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware besser beraten. Damit geht die monatliche Gehaltsabrechnung schneller und vor allem rechtssicher. Das ist bei der Verwendung einer einfachen Vorlage nicht gewährleistet.

Wie gut ist ein selbsterstelltes oder vorgefertigtes Formular für Gehaltsabrechnungen?

Manche Kleinbetriebe, Freiberufler und Selbstständige in der Gründungsphase scheinen damit ein gewisses Maß an Unabhängigkeit zu verbinden. Letztlich sparen sie aber nur die monatlich geringen Kosten für eine Lohnbuchhaltungssoftware. Dafür nehmen sie deutliche Nachteile in Kauf. Das gilt für die beiden Varianten der selbstgefertigten oder vorgefertigten Formulare der Gehaltsabrechnung:

Variante 1: Formular zur Gehaltsabrechnung von Hand anpassen

Alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttogehalt müssen separat ausgerechnet werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Berechnungsgrundlagen stimmen:

 Welche steuerlichen Abzüge gelten für welche Steuerklasse oder wie stellt sich die exakte prozentuale Verteilung der Sozialabgaben dar? Antworten auf diese Fragen gibt’s dann doch wieder beim Steuerberater – und das kostenpflichtig.

Variante 2: Formular zur Gehaltsabrechnung mit Selbstberechnungsfunktion

Angenommen, Sie haben eine vertrauenswürdige Quelle für ein Formular gefunden, das alle Positionen selbst ausrechnet. Sie müssen also nur die einzelnen Gehaltsbestandteile mit dem jeweiligen Bruttowert hinterlegen. Zuvor haben Sie die Steuerklasse des Mitarbeiters eingetragen und die Sozialversicherungsnummer inklusive Beitragsschlüssel korrekt eingegeben.

Und nun berechnet Ihnen die Formularvorlage exakt alle korrekten Abzüge. Am unteren Ende dieses Formulars für Gehaltsabrechnung erscheinen das Nettogehalt und zum Schluss der Auszahlungsbetrag. Es ist kaum vorstellbar, dass Sie ein solch perfektes Tool, das auf der Basis von Excel sämtliche Berechnungen anstellen kann, kostenlos aus dem Internet herunterladen können. Falls doch, sollten Sie sicherstellen, dass es den Erfordernissen des aktuellen Geschäftsjahres entspricht. Denn die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen ändern sich jährlich zu Beginn des Jahres.

Selbst als ein äußerst versierter Excel-Nutzer stoßen Sie beim Einpflegen dieser Berechnungsformeln schnell an Ihre Grenzen.

Einzelunternehmen und Selbstständige: Ist ein Excel- oder PDF-Formular für Gehaltsabrechnung nicht doch ausreichend?

Es ist durchaus möglich, mit einem kostenlosen Formular der Gehaltsabrechnung ein ganzes Jahr lang zurechtzukommen. Für Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern ist die Verwendung fertiger Vorlagen als Alternative zu einem Lohnabrechnungsprogramm denkbar. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat muss dann angepasst werden.
  • Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft.
  • Bei einem Jahreswechsel besorgen Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen oder beim Steuerberater alle neuen Berechnungsschlüssel und passen die Formulare entsprechend an.

Sobald sich gewisse Änderungen bei der Gehaltsgestaltung ergeben, stehen eigener Zeitaufwand für erneute Formularanpassungen und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zum Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, rechtssicher, stets aktuell und dazu komfortabler sind die Gehaltsabrechnungen, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

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