Formular für Gehaltsabrechnung downloaden oder Lohnbuchhaltungssoftware nutzen?

Aktualisiert am: 17.10.2017

Wenn Arbeitgeber die Entscheidung treffen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig selbst zu erstellen, statt dies von einem Steuerberater oder Lohnbüro erledigen zu lassen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Einzelunternehmen und Selbstständige: Ist ein Excel- oder PDF-Formular für Gehaltsabrechnung nicht doch ausreichend?

Es ist durchaus möglich, mit einem kostenlosen Formular der Gehaltsabrechnung ein ganzes Jahr lang zurechtzukommen. Für Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern ist die Verwendung fertiger Vorlagen als Alternative zur Softwarenutzung denkbar. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat muss dann angepasst werden.
  • Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft.
  • Bei einem Jahreswechsel besorgen Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen oder beim Steuerberater alle neuen Berechnungsschlüssel und passen die Formulare entsprechend an.

Sobald sich gewisse Änderungen bei der Gehaltsgestaltung ergeben, stehen eigener Zeitaufwand für erneute Formularanpassungen und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zum Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, stets rechtssicher und aktuell und dazu komfortabler sind Formulare zur Gehaltsabrechnung, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

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  • Formular für Gehaltsabrechnung als Vorlage downloaden
  • Eigenes Formular zur Gehaltsabrechnung mit Excel oder Word erstellen
  • Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen einsetzen

Mittlerweile setzen viele Unternehmen auf Lohnbuchaltungssoftware. Sie stellen den einfachsten Weg dar, der monatlichen Arbeitgeberpflicht nachzukommen: Den Mitarbeitern ist eine monatliche Gehaltsabrechnung als Formular – und dies in Papierform – auszuhändigen. Trotzdem ist die Variante mit selbsterstellten oder aus dem Internet heruntergeladenen Formularen noch immer verbreitet.

Wie gut ist ein selbsterstelltes oder vorgefertigtes Formular für Gehaltsabrechnungen?

Manche Kleinbetriebe, Freiberufler und Selbstständige in der Gründungsphase scheinen damit ein gewisses Maß an Unabhängigkeit zu verbinden. Letztlich sparen sie aber nur die monatlich geringen Kosten für eine Lohnbuchhaltungssoftware. Dafür nehmen sie deutliche Nachteile in Kauf. Das gilt für die beiden Varianten der selbstgefertigten oder vorgefertigten Formulare der Gehaltsabrechnung:

Variante 1: Formular zur Gehaltsabrechnung von Hand anpassen

Alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttogehalt müssen separat – zum Beispiel mit dem Taschenrechner – ausgerechnet werden. Dabei muss exakt gewährleistet sein, dass die Berechnungsgrundlagen stimmen:

Welche steuerlichen Abzüge gelten für welche Steuerklasse oder wie stellt sich die exakte prozentuale Verteilung der Sozialabgaben dar?

Antworten auf diese Fragen hat jedoch nur der Steuerberater und dies kostenpflichtig.

Variante 2: Formular zur Gehaltsabrechnung mit Selbstberechnungsfunktion

Angenommen, Sie haben eine vertrauenswürdige Quelle für ein Formular gefunden, das alle Positionen selbst ausrechnet. Sie müssen also nur die einzelnen Gehaltsbestandteile mit dem jeweiligen Bruttowert hinterlegen. Zuvor haben Sie die Steuerklasse des Mitarbeiters eingetragen und die Sozialversicherungsnummer inklusive Beitragsschlüssel korrekt eingegeben.

Und nun berechnet Ihnen die Formularvorlage exakt alle korrekten Abzüge. Am unteren Ende dieses Formulars für Gehaltsabrechnung erscheinen das Nettogehalt und zum Schluss der Auszahlungsbetrag. Es ist kaum vorstellbar, dass Sie ein solch perfektes Tool, das auf der Basis von Excel sämtliche Berechnungen anstellen kann, kostenlos aus dem Internet herunterladen können. Falls doch, sollten Sie sicherstellen, dass es den Erfordernissen des aktuellen Geschäftsjahres entspricht. Denn die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen ändern sich jährlich zu Beginn des Jahres.

Selbst als ein äußerst versierter Excel-Nutzer stoßen Sie beim Einpflegen dieser Berechnungsformeln schnell an Ihre Grenzen.


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