Wie kann ich meine Steuererklärung als Selbstständiger optimal vorbereiten?

Das Ausfüllen der Steuererklärung ist für Selbstständige nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung. Aber es hilft nichts: Bis zum 31. Juli des Folgejahres soll die Steuererklärung beim Finanzamt liegen, sofern Sie die Steuererklärung selbst vornehmen. Ziehen Sie eine Steuerberatung hinzu, gilt eine großzügigere Abgabefrist. Im Rahmen des Corona-Steuerhilfegesetzes wurde die Abgabefrist der Einkommensteuererklärung für die Jahre 2020 bis 2023 verlängert. Mehr zum Thema sowie hilfreiche Tipps lesen Sie hier.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Frau mit Kugelschreiber in der Hand sitzt vor einem Laptop
© Contrastwerkstatt - stock.adobe.com
 |  Zuletzt aktualisiert am:27.03.2024

In 6 Schritten die Steuererklärung als Selbstständiger vorbereiten

1. Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanz

Jeder, der ein Einkommen über einen geringen Betrag hinaus erwirtschaftet, muss Einkommensteuer zahlen. Deren Höhe richtet sich nach dem persönlichen Gewinn, den Sie als Selbstständiger nach Abzug aller Betriebsausgaben erwirtschaften.

Im ersten Jahr Ihrer Selbstständigkeit geht das Finanzamt von Ihren Angaben über den erwarteten Gewinn m Gründerfragenbogen aus. Es stellt sich also zunächst die Frage, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln müssen: Entweder sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen eine Bilanz erstellen oder Sie dürfen eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) machen.

Die Kriterien für Bilanz bzw. EÜR:

  • Als Kaufmann bzw. Kauffrau sind Sie immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Indizien für eine kaufmännische Tätigkeit sind:
    • eine Kreditaufnahme
    • Käufern wird der Kauf auf Rechnung ermöglicht
    • Inventur
    • Personaleinsatz
    • der Unternehmensgegenstand
    • die Geschäftsausstattung
    • das Betriebsvermögen etc.

  • GmbHs und AGs müssen in jedem Fall eine Bilanz erstellen.
  • Als Gewerbetreibender sind Sie dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn Sie folgende Grenzen überschreiten:
    • Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder
    • Gewinn von mehr als 80.000 Euro.
    • In der Regel fordert Sie das Finanzamt zur doppelten Buchführung oder zur Bilanzierung auf.

  • Freiberufler können unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und ihres Gewinns ihre Einkünfte per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Sie müssen nicht bilanzieren, können dies aber freiwillig tun. Bei der EÜR wird der Gewinn durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres ermittelt.
  • Personengesellschaften (z. B. die GbR) unterliegen nicht der Einkommensbesteuerung. Hier sind die einzelnen Gesellschafter steuerpflichtig, sie müssen also ihren Anteil am Gewinn der Gesellschaft im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Die Personengesellschaft gibt dafür eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung des Gewinns beim Finanzamt ab.
  • Kleinunternehmer, deren Umsatz (zuzüglich Umsatzsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, unterliegen einer Sonderregelung (§ 19 UStG). Sie müssen keine EÜR aufstellen; jedoch ist die Steuererklärung für selbstständige Unternehmer dann Pflicht.

2. Sammeln Sie akribisch alle Belege

Es gilt: Sammeln Sie lieber zu viele Geschäftsbelege als zu wenige. Für die Steuererklärung als Selbstständiger sind folgende Belege wichtig:

  • Lieferscheine
  • Kreditoren- und Debitorenrechnungen
  • Quittungen für Barzahlungen (auch formlose)
  • Überweisungsbelege
  • beim Firmenwagen: Tankbelege
  • Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen der Bank etc.

Es kommt dabei nicht darauf an, ob die Ware mit oder ohne Mehrwertsteuer eingekauft wurde.

Achtung

Kopieren Sie Belege für die Steuererklärung

Alle diese Geschäftsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Da Kassenbons  häufig innerhalb von 1 bis 2 Jahren verblassen, empfiehlt es sich, diese bei ihrer Ablage zu kopieren und an die Kopie zu heften.

3. Legen Sie alle Belege Monat für Monat in Ordnern ab

Es empfiehlt sich, verschiedene Ordner anzulegen:

Alternativ legen Sie die Belege auch in einem einzigen Ordner nacheinander (immer den neuesten nach oben) ab. Hauptsache ist, dass Sie die Belege systematisch ablegen (etwa alphabetisch sortiert oder nach Monaten) und durchnummerieren, um nicht den Überblick zu verlieren. Führt Ihr Steuerberater für Sie die Buchhaltung durch, sollten Sie zusätzlich einen Ordner für den Steuerberater anlegen, der Ihre Einkommensteuererklärung prüft. Hier sollten Sie die monatlichen Unterlagen (Belege, Rechnungen, Bankauszüge etc.) ablegen und diese erst bei Rückgabe des Ordners in Ihren speziellen Geschäftsordnern (Debitoren- und Kreditorenrechnungen usw.) archivieren.

Tipp

Steuererklärung mit Berater oder selbst erstellen?

Ob Sie die Steuererklärung als Selbstständiger selber machen oder einen Berater einschalten, steht Ihnen frei. Grundsätzlich gilt: Je komplizierter Ihre Lage oder je weniger Sie sich steuerlich auskennen, desto mehr lohnt sich ein Steuerberater. Bei komplexen Fällen in größeren Betrieben oder mehreren Einkommensfaktoren sollte die Steuererklärung für Selbstständige ein Steuerberater übernehmen – denn die Nachzahlungen bei Fehlern können die Kosten der Dienstleistung weit übersteigen.  

Weitere Gründe, die dafür sprechen:

  • Der Steuerberater übernimmt die ganze Kommunikation mit dem Finanzamt – gerade bei Verzögerungen kann er schnell eine Fristverlängerung aushandeln.
  • Ihr Zeitaufwand minimiert sich auf das Sammeln aller Belege und Rechnungen.
  • Ein Steuerberater kann Ihnen ggf. Schlupflöcher und Fallstricke nennen, die bares Geld einsparen.

4. Erstellen Sie eine Liste der Einnahmen und Ausgaben

Bei der Steuererklärung von Selbstständigen ist es am einfachsten, eine Excel-Liste mit folgenden Informationen für jeden Beleg anzulegen:

  • Datum
  • Lieferant
  • Bezeichnung
  • Bruttobetrag
  • Belegnummer

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, notieren Sie sich außerdem den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Das Gleiche gilt für die Ausgaben (separate Liste).

Bei der EÜR gilt das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben gehören also zu dem Jahr oder Monat, in dem sie wirklich geflossen sind. Ausgenommen sind wiederkehrende Leistungen (z.B. Miete oder Umsatzsteuer aus monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen) innerhalb von 10 Tagen vor und nach dem Jahresende; diese werden buchhalterisch noch für das Vorjahr erfasst.

Wirtschaftsgüter mit einem Wert von mehr als 800 Euro netto, z. B. ein Schreibtisch oder eine Maschine, werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Für Geschäftswagen greift zudem regelmäßig die 1-%-Regelung (statt Fahrtenbuch), die Sie bei der Steuererklärung als Selbstständiger berücksichtigen müssen.

Tipp

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Bei einer Unternehmensgründung können schon vor der Betriebsanmeldung Ausgaben entstehen, die Sie im Gründungsmonat als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ zu den Ausgaben hinzurechnen dürfen. . Aufgepasst: Das gilt nur für die Einkommensteuer. Sind Sie gewerbesteuerpflichtig, wirken sich vorweggenommene Betriebsausgaben bei der Gewerbesteuer nicht mindernd aus.

 

5. Gewinnermittlung und Eintragung in die Einkommensteuererklärung

Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ergibt sich für Sie als Selbstständiger der Gewinn, den Sie in die Steuererklärung eintragen müssen: in Anlage G (bei Gewerbe) oder Anlage S (bei freiberuflichen Tätigkeiten). Die Anlagen G oder S werden zusammen mit der Anlage EÜR bei der Einkommensteuererklärung abgegeben. Außerdem muss eine Jahres-Umsatzsteuererklärung (auch bei Kleingewerbe) ausgefüllt werden.

Wenn Sie Ihren Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich (Pflicht zur doppelten Buchführung/Bilanz) ermitteln, fügen Sie als Selbstständiger der Steuererklärung die Abschriften der Bilanz (bei Betriebseröffnung auch die Eröffnungsbilanz) und der Gewinn- und Verlustrechnung bei.

Tipp

Steuererklärung als Selbstständiger: Mit Programm noch sicherer

Spätestens bei Gewerbebetrieben mittlerer Größe sind integrierte Buchhaltungsprogramme sinnvoll. Software-Lösungen von Lexware beinhalten Steuerprogramme, die Lieferscheine und Rechnungen verwalten und alles summieren. Der Buchführungsservice ist übersichtlich, erleichtert Ihnen oder dem Steuerberater die Arbeit und erlaubt es per digitalem Steuerformular Ihre Steuererklärung direkt an das Finanzamt weiterzuleiten.

 

6. Rechtzeitige Abgabe der Steuererklärung als Selbstständiger

Ihre Einkommensteuer ist nach Ablauf eines Kalenderjahres fällig, spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres (2023: 2. September 2024). Bis dahin muss auch die Steuererklärung von Selbstständigen dem Finanzamt vorliegen. Wird die Zeit knapp, können Sie eine Fristverlängerung bis zum eigentlichen Fristende beantragen. Als Gründe akzeptiert der Fiskus:

  • Umzug,
  • Krankheit,
  • Kur,
  • aber auch Arbeitsüberlastung
  • und einen aus beruflichen Gründen vorgezogenen Urlaub.

Info

Steuererklärung für Selbstständige: Verlängerte Fristen für die Steuerjahre 2020, 2021, 2022 und 2023

Im Rahmen des Corona-Steuerhilfegesetzes wurde die Abgabefrist der Einkommensteuererklärung für 2020, 2021, 2022 und 2023 verlängert. Hier eine Übersicht der geänderten Abgabefristen:

Für alle, die ihre Steuererklärung selbst erstellen und abgeben

  • 2020: bis 31.10.2021
  • 2021: bis 31.10.2022
  • 2022: bis 02.10.2023
  • 2023: bis 02.09.2024

Für alle, die ihre Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen und abgeben lassen

  • 2020: bis 31.08.2022
  • 2021: bis 31.08.2023
  • 2022: bis 31.07.2024
  • 2023: bis 02.06.2025

Diese Fristen gelten auch für die Umsatzsteuer-, Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung.

Tipp

Steuererklärung kopieren

Bevor Sie als Selbstständiger die Steuererklärung beim Finanzamt abgeben, sollten Sie diese kopieren. Mit der Kopie können Sie Ihren Steuerbescheid schneller nachprüfen und auf Rückfragen besser reagieren.

Wichtige Hinweise zur Steuererklärung als Selbstständiger

Einkommensteuervorauszahlung

Nach dem Gründungsjahr legt das Finanzamt jährlich Ihre Vorauszahlung fest, die Sie vierteljährlich überweisen müssen. Die Steuererklärung für das gesamte vergangene Kalenderjahr wird dann im Folgejahr erstellt und eine noch bestehende Steuerschuld mit den Vorauszahlungen verrechnet. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind jeweils am:

  • 10. März,
  • 10. Juni,
  • 10. September
  • und 10. Dezember fällig.

Fällt das Einkommen höher als geplant aus, führt dies zu einer Steuernachzahlung. Entsprechend werden die Einkommensteuervorauszahlungen angepasst. Dies hat schon manchen Selbstständigen finanziell in die Enge getrieben. Rechnen Sie daher mit der Steuer, und legen Sie sich rechtzeitig Geld zurück!

Diese Formulare müssen Selbstständige bei der Steuererklärung ausfüllen

Bei der Einkommensteuererklärung müssen Sie als Selbstständiger, wie alle anderen Steuerpflichtigen, zuerst den Mantelbogen ausfüllen. Außerdem sind für Sie folgende Formulare relevant:

Wir erklären Ihnen, wofür welches Formular gedacht ist und ob Sie es ausfüllen müssen.

Das kommt in den Mantelbogen

Im Mantelbogen vermerken Sie alle relevanten Daten zu Ihrer Person:

  • Name und Adresse
  • Geburtsdatum
  • Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer
  • Zuständiges Finanzamt
  • Familienstand und eventuell Kinder

Anlage G, Anlage S und Anlage EÜR

Die Anlage G ist für Gewerbetreibende. Die Anlage S in der Steuererklärung bezieht sich auf Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, ist also für Freiberufler oder sonstige selbstständige Berufe gedacht. In beiden Varianten tragen Sie den Gewinn oder Verlust ein.

Wenn Sie Ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, müssen Sie die Anlage EÜR ausfüllen. Das gilt sowohl für umsatzsteuerliche Kleinunternehmen nach § 19 UStG, die weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht haben, als auch für Freiberufler und Gewerbetreibende.

Fristen der Steuererklärung als Selbstständiger beachten

Verpassen Sie die Fristen oder geben willentlich Ihre Steuererklärung als Selbstständiger nicht ab, folgen Strafzahlungen. Das Finanzamt fordert in diesem Fall einen Verspätungszuschlag, der gesetzlich geregelt ist. Er beträgt 0,25 % der festgelegten Steuer, mit einem Mindestwert von 25 Euro pro verspäteten Monat. Die maximale Höhe der Nachzahlungen beträgt 25.000 Euro – weshalb Sie die Steuererklärung als Selbstständiger so schnell wie möglich nachreichen sollten.  

Achtung

Alle Einkünfte berücksichtigen

Als Selbstständiger müssen Sie nicht nur Ihre Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit bzw. aus dem Gewerbebetrieb nachweisen. Auch Ihre weiteren Einkommen aus:

  • Vermietung und Verpachtung,
  • aus Kapitalvermögen,
  • aus nichtselbstständiger Arbeit
  • oder aus sonstigen Einkünften (z. B. Rentenzahlungen)

aus dem betreffenden Steuerjahr interessieren das Finanzamt.

Einkünfte aus Kapitalvermögen: Jahresbescheinigung der Banken richtig lesen

Alle Kreditinstitute, bei denen Sie ein Konto oder Depot unterhalten, sind verpflichtet, Ihnen eine zusammenfassende Jahresbescheinigung zu schicken. Sie listet sämtliche Zinseinnahmen und Spekulationsgeschäfte auf. Diese Daten brauchen Sie, um die Anlage KAP der Steuererklärung als Selbstständiger auszufüllen.

Nehmen Sie die Jahreserklärung jedoch kritisch unter die Lupe: Sie ist oftmals falsch und unvollständig. Zudem sind die Zahlen nur schwer nachvollziehbar, da sie nur zusammengefasst dargestellt werden. Deshalb sollten Sie eine separate Steuerbescheinigung von Ihrer Bank verlangen sowie die einzelnen Wertpapierabrechnungen sowie die Ertragsaufstellung heranziehen.

Tipp

Freistellungsauftrag und Werbungskosten

Mit einem Freistellungsauftrag müssen Sie bestimmte Geldanlagen nicht versteuern! 

Erstellen Sie eine separate Excel-Liste, in die Sie sämtliche Einnahmen (Zinsen und Dividenden) und die abgezogenen Steuern (Zinsabschlagsteuer, Kapitalertragsteuer, Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag) für jedes Ihrer Konten und Depots sowie für Dividendenzahlungen eintragen und addieren. Sie können diese auch dem zuständigen Finanzbeamten übermitteln. Das erleichtert ihm die Arbeit und sorgt für eine reibungslose Bearbeitung Ihrer Steuererklärung.

Steuern sparen als Selbstständiger

Da gerade zu Beginn der Selbstständigkeit jeder Euro zählt, sollten Sie die diversen Freibeträge nutzen. 

  • Der Grundfreibetrag wirkt für alle steuerpflichtigen Personen - somit reduziert er die Last der Steuern von Freelancern und Freiberuflern sowie Gewerbetreibende. Seit dem 1. Januar 2024 beträgt er für Alleinstehende 11.604 Euro, für verheiratete Paare mit gemeinsamer Veranlagung 23.208 Euro. Erst ab diesen Beträgen greift die Einkommenssteuerpflicht. 
  • Der Veräußerungsfreibetrag (§ 16 Abs. 4 EstG) reduziert den zu versteuernden Gewinn beim Verkauf eines Unternehmens. Dieser greift erst nach dem Vollenden des 55. Lebensjahres oder bei permanenter Berufsunfähigkeit und verringert die Steuerlast um 45.000 Euro. Übersteigt der Veräußerungsgewinn 136.000 Euro, wird dieser Wert vom Freibetrag abgezogen – demnach wirkt er nur bis zu einem Gewinn von 181.000 Euro. 
  • Mit dem Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (§ 24b EstG) profitieren Alleinerziehende Selbstständige von 4.260 Euro Steuerfreibetrag (bis Ende 2022: 4.008). Dafür muss die Person der Steuerklasse II angehören und darf keine erwachsenen Personen im Haushalt zählen. Jedes weitere Kind reduziert die Steuerlast um 240 Euro. 
  • Eltern können alternativ zum Kindergeld den Kinderfreibetrag (§ 32 EstG) in Anspruch nehmen. Der Kinderfreibetrag (einschließlich des Freibetrags für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf des Kindes) wird rückwirkend zum 1. Januar 2022 um 160 Euro auf 8.548 Euro erhöht. Zum 1. Januar 2023 steigt er um weitere 404 Euro auf 8.952 Euro und zum 1. Januar 2024 um weitere 360 Euro auf 9.312 Euro.

Neben den Freibeträgen erhöhen Sie Ihren Gewinn mit unseren Steuertipps für Selbstständige. 

Steuererklärung für Selbstständige: Beispiel aus der Praxis

Fall: Herr Lose ist selbstständig tätig und hat im Jahr 2022 sein Unternehmen gegründet. Im Jahr 2023 erwirtschaftet er 30.000 EUR Gewinn, im Jahr 2024 zeichnet sich ein Gewinn von 60.000 EUR ab. Erstmals fertigt er in 2024 eine Einkommensteuererklärung für das Jahr 2023 an. Als der Steuerbescheid ins Haus flattert, trifft ihn fast der Schlag. Das Finanzamt fordert 5.800 EUR Steuer für das Jahr 2023 und pro Quartal 1.500 EUR Einkommensteuervorauszahlung.

Lösung: Die Steuerforderung ist berechtigt. Bis zur ersten Steuerzahlung seit der Unternehmensgründung vergehen häufig 2 Jahre – dann kommt es aber in der Regel besonders dick: Das Finanzamt verlangt dann nicht nur die Steuer für das erste Jahr (das Gründungsjahr), sondern auch gleich die Vorauszahlung für das laufende Jahr. Hinzu kommt in diesem Fall, dass der Gewinn von Herrn Lose im Jahr 2024 nochmals gestiegen ist, er muss also damit rechnen, dass die Vorauszahlungen von vierteljährlich 1.500 EUR nicht ausreichen und sich im nächsten Jahr wieder eine Steuernachzahlung ergibt.

Tipp

Legen Sie Geld für die Einkommensteuer zurück

Legen Sie unbedingt das Geld zurück, das Sie später für die Einkommensteuer brauchen werden, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten. Zudem sollten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzsituation bewahren, um bei einem eventuell höheren Gewinn rechtzeitig reagieren zu können. Anpassungen sind dann unumgänglich, um entspannt dem Steuerbescheid entgegenzusehen. Je nach Verdienst sollten Sie 15 bis 42 % des Gewinns auf einem eigenen Konto zurücklegen.

Lexware Newsletter

Möchten Sie zukünftig wichtige News zu Gesetzes­änderungen, hilfreiche Praxis-Tipps und kostenlose Tools für Unternehmen erhalten? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.