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Wie kann ich meine Einkommensteuererklärung als Selbstständiger optimal vorbereiten?

In 6 Schritten die Steuererklärung vorbereiten: So geht‘s
Von Cecilia Hardenberg, Diplom-Wirtschaftsjuristin, M.I.Tax und Fachjournalistin
Aktualisiert am: 16.10.2020

Das Ausfüllen der Einkommensteuererklärung ist nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung der meisten Selbstständigen. Oft muss man erst einmal den inneren Schweinehund überwinden. Doch zum 31. Mai soll die Steuererklärung auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters im Finanzamt liegen. Je besser Sie sich vorbereiten, umso leichter geht die Arbeit von der Hand. Lesen Sie hier hilfreiche Tipps!

In 6 Schritten die Einkommensteuererklärung als Selbstständiger vorbereiten

1. Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanz

Jeder, der ein Einkommen über einen geringen Betrag hinaus erwirtschaftet, muss Einkommensteuer zahlen. Deren Höhe richtet sich nach dem persönlichen Gewinn, den Sie als Selbstständiger nach Abzug aller Betriebsausgaben erwirtschaften. Im ersten Jahr Ihrer Selbstständigkeit geht das Finanzamt von Ihren Angaben über den erwarteten Gewinn aus. Es stellt sich also zunächst die Frage, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln müssen: Entweder sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen eine Bilanz erstellen, oder Sie dürfen eine Einnahmen-Überschussrechnung machen. Die Kriterien:

Als Kaufmann sind Sie immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Ob jemand ein Kaufmann ist, entscheidet sich danach, wie er sein Unternehmen führt. Indizien für eine kaufmännische Tätigkeit sind:

  • eine Kreditaufnahme,
  • Käufern wird der Kauf auf Rechnung ermöglicht,
  • Inventur,
  • Personaleinsatz,
  • der Unternehmensgegenstand,
  • die Geschäftsausstattung,
  • das Betriebsvermögen etc.

GmbHs und AGs müssen in jedem Fall eine Bilanz erstellen.

Als Gewerbetreibender sind Sie dann zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn Sie folgende Grenzen überschreiten:

  • Umsatz von mehr als 600.000 EUR oder
  • Gewinn von mehr als 60.000 EUR.

In der Regel fordert Sie das Finanzamt zur doppelten Buchführung oder zur Bilanzierung auf.

Freiberufler können unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und ihres Gewinns ihre Einkünfte per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Sie müssen nicht bilanzieren, können dies aber freiwillig tun. Bei der EÜR wird der Gewinn durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ermittelt.

Personengesellschaften (z. B. die GbR) unterliegen nicht der Einkommensbesteuerung. Hier sind die einzelnen Gesellschafter steuerpflichtig, sie müssen also ihren Anteil am Gewinn der Gesellschaft im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung angeben und versteuern. Die Personengesellschaft gibt dafür eine Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung des Gewinns beim Finanzamt ab.

Kleinunternehmer, deren Umsatz (zuzüglich Umsatzsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, unterliegen einer Sonderregelung (§ 19 UStG). Sie müssen keine EÜR aufstellen; jedoch müssen sie eine Steuererklärung abgeben.

2. Sammeln Sie akribisch alle Belege

Es gilt: Sammeln Sie lieber zu viele Geschäftsbelege als zu wenige. Darunter fallen:

  • Lieferscheine,
  • Kreditoren- und Debitorenrechnungen,
  • Quittungen für Barzahlungen (auch formlose),
  • Überweisungsbelege,
  • beim Firmenwagen: Tankbelege,
  • Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen der Bank etc.

Es kommt dabei nicht darauf ab, ob die Ware mit oder ohne Mehrwertsteuer eingekauft wurde.

Wichtig: Alle diese Geschäftsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Da Kassenbons innerhalb von 1 bis 2 Jahren verblassen, empfiehlt es sich, diese bei ihrer Ablage zu kopieren und an die Kopie zu heften.

 3. Legen Sie alle Belege Monat für Monat in Ordnern ab

Es empfiehlt sich, verschiedene Ordner anzulegen: einen Ordner für die Rechnungen der Schuldner (Debitoren), einen für die Rechnungen der Gläubiger (Kreditoren), einen für Verträge sowie Bankunterlagen und einen für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Alternativ legen Sie die Belege auch in einem einzigen Ordner nacheinander (immer den neuesten nach oben) ab.

Hauptsache ist, dass Sie die Belege systematisch ablegen (etwa alphabetisch sortiert oder nach Monaten) und durchnummerieren, um nicht den Überblick zu verlieren.

Führt Ihr Steuerberater für Sie die Buchhaltung durch, sollten Sie zusätzlich einen Ordner für den Steuerberater anlegen, der Ihre Einkommensteuererklärung prüft. Hier sollten Sie die monatlichen Unterlagen (Belege, Rechnungen, Bankauszüge etc.) ablegen und diese erst bei Rückgabe des Ordners in Ihren speziellen Geschäftsordnern (Debitoren- und Kreditorenrechnungen usw.) archivieren.

4. Erstellen Sie eine Liste über die Einnahmen und Ausgaben

Bei der Einkommensteuererklärung von Selbstständigen ist es am einfachsten, eine Excel-Liste mit folgenden Informationen für jeden Beleg anzulegen:

  • Datum,
  • Lieferant,
  • Bezeichnung,
  • Bruttobetrag,
  • Belegnummer.

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, notieren Sie sich außerdem den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Das Gleiche gilt für die Ausgaben (separate Liste).

Bei der EÜR gilt das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben gehören also zu dem Jahr oder Monat, in dem sie wirklich geflossen sind. Ausgenommen sind wiederkehrende Leistungen innerhalb von 10 Tagen vor und nach dem Jahresende; diese werden buchhalterisch noch für das Vorjahr erfasst.

Wirtschaftsgüter mit einem Wert von mehr als 410 Euro netto, wie ein Schreibtisch oder ein PC, werden über mehrere Jahre abgeschrieben. Für Geschäftswagen greift zudem regelmäßig die 1-%-Regelung (statt Fahrtenbuch), die Sie als Selbstständiger bei der Steuererklärung berücksichtigt werden muss.

Tipp: Bei einer Unternehmensgründung können schon vor der Betriebsanmeldung Ausgaben entstehen, die Sie im Gründungsmonat als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ zu den Ausgaben hinzurechnen dürfen.

5. Gewinnermittlung und Eintragung in die Einkommensteuererklärung

Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ergibt sich für Sie als Selbstständiger der Gewinn, den Sie in die Steuererklärung eintragen müssen: in Anlage G (bei Gewerbe) oder Anlage S (bei freiberuflichen Tätigkeiten). Die Anlagen G oder S werden zusammen mit der Anlage EÜR bei der Einkommensteuererklärung abgegeben. Außerdem muss eine Jahres-Umsatzsteuererklärung (auch bei Kleingewerbe) ausgefüllt werden.

Wenn Sie Ihren Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich (Pflicht zur doppelten Buchführung/Bilanz) ermitteln, fügen Sie als Selbstständiger der Steuererklärung die Abschriften der Bilanz (bei Betriebseröffnung auch die Eröffnungsbilanz) und der Gewinn- und Verlustrechnung bei.

Tipp: Spätestens bei Gewerbebetrieben mittlerer Größe sind integrierte Buchhaltungsprogramme sinnvoll, die Lieferscheine und Rechnungen verwalten und alles summieren.

6. Rechtzeitige Abgabe der Einkommensteuererklärung

Ihre Einkommensteuer ist nach Ablauf eines Kalenderjahres fällig, spätestens bis zum 31. Mai des Folgejahres. Bis dahin muss auch die Steuererklärung von Selbstständigen dem Finanzamt vorliegen. Am besten erledigen Sie Ihre Steuererklärung schnell mit smartsteuer. Die intelligente Browser-Anwendung führt Sie geschwind durch Ihre Steuererklärung. Wird die Zeit knapp, können Sie eine Fristverlängerung bis zum 30. September beantragen. Als Gründe akzeptiert der Fiskus Umzug, Krankheit, Kur, aber auch Arbeitsüberlastung und einen aus beruflichen Gründen vorgezogenen Urlaub.

Tipp: Steuererklärung kopieren

Bevor Sie als Selbstständiger die Steuererklärung beim Finanzamt abgeben, sollten Sie diese kopieren. Mit der Kopie können Sie Ihren Steuerbescheid schneller nachprüfen und auf Rückfragen besser reagieren.

Steuererklärungen nur mit smartsteuer

Egal ob Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuererklärung: Mit smartsteuer haben Sie jede Steuererklärung sicher im Griff und schnell erledigt – ganz leicht am PC oder Tablet.

Wichtige Hinweise zur Einkommensteuererklärung

Einkommensteuervorauszahlung

Nach dem Gründungsjahr legt das Finanzamt jährlich Ihre Vorauszahlung fest, die sie vierteljährlich überweisen müssen. Die Steuererklärung für das gesamte vergangene Kalenderjahr wird dann im Folgejahr erstellt und eine noch bestehende Steuerschuld mit den Vorauszahlungen verrechnet. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig.

Fällt das Einkommen höher als geplant aus, führt dies zu einer Steuernachzahlung. Entsprechend werden die Einkommensteuervorauszahlungen angepasst. Dies hat schon manchen Selbstständigen finanziell in die Enge getrieben. Rechnen Sie daher mit der Steuer, und legen Sie sich rechtzeitig Geld zurück!

Alle Gewinneinkünfte berücksichtigen

Als Selbstständiger müssen Sie nicht nur Ihre Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit bzw. aus dem Gewerbebetrieb nachweisen. Auch Ihre weiteren Einkommen aus Vermietung und Verpachtung, aus Kapitalvermögen, aus nichtselbstständiger Arbeit oder aus sonstigen Einkünften (z. B. Rentenzahlungen) aus dem betreffenden Steuerjahr interessieren das Finanzamt.

Einkünfte aus Kapitalvermögen: Jahresbescheinigung der Banken richtig lesen

Alle Kreditinstitute, bei denen Sie ein Konto oder Depot unterhalten, sind verpflichtet, Ihnen eine zusammenfassende Jahresbescheinigung zu schicken. Sie listet sämtliche Zinseinnahmen und Spekulationsgeschäfte auf. Diese Daten brauchen Sie, um die Anlage KAP der Steuererklärung auszufüllen. Nehmen Sie die Jahresbescheinigung jedoch kritisch unter die Lupe: Sie ist oftmals falsch und unvollständig. Zudem sind die Zahlen nur schwer nachvollziehbar, da sie nur zusammengefasst dargestellt werden. Deshalb sollten Sie eine separate Steuerbescheinigung von Ihrer Bank verlangen sowie die einzelnen Wertpapierabrechnungen sowie die Ertragsaufstellung heranziehen.

Tipp: Aufgrund eines Freistellungsauftrags müssen Sie bestimmte Geldanlagen nicht versteuern! Zudem stellen Depotgebühren und andere Gebühren (Beratungs- und Verwaltungsgebühren, Gebühr für die Ertragsaufstellung, aber unter Umständen auch Schuldzinsen) bei Kapitaleinkünften immer Werbungskosten dar. Erstellen Sie eine separate Excel-Liste, in die Sie sämtliche Einnahmen (Zinsen und Dividenden) und die abgezogenen Steuern (Zinsabschlag-, Kapitalertrag-, Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag) für jedes Ihrer Konten und Depots sowie für Dividendenzahlungen eintragen und addieren. Sie können diese auch dem zuständigen Finanzbeamten übermitteln. Das erleichtert ihm die Arbeit und sorgt für eine reibungslose Bearbeitung Ihrer Steuererklärung.

Beispiel aus der Praxis


Fall: Herr Lose ist selbstständig tätig und hat im Jahr 2014 sein Unternehmen gegründet. Im Jahr 2014 erwirtschaftet er 30.000 EUR Gewinn, im Jahr 2015 zeichnet sich ein Gewinn von 60.000 EUR ab. Erstmals fertigt er in 2015 eine Einkommensteuererklärung für das Jahr 2014 an. Als der Steuerbescheid ins Haus flattert, trifft ihn fast der Schlag. Das Finanzamt fordert 5.800 EUR Steuer für das Jahr 2014 und pro Quartal 1.500 EUR Einkommensteuervorauszahlung.

Lösung: Die Steuerforderung ist berechtigt. Bis zur ersten Steuerzahlung seit der Unternehmensgründung vergehen häufig 2 Jahre – dann kommt es aber in der Regel besonders dick: Das Finanzamt verlangt dann nicht nur die Steuer für das erste Jahr (das Gründungsjahr), sondern auch gleich die Vorauszahlung für das laufende Jahr. Hinzu kommt in diesem Fall, dass der Gewinn von Herrn Lose im Jahr 2015 nochmals gestiegen ist, er muss also damit rechnen, dass die Vorauszahlungen von vierteljährlich 1.500 EUR nicht ausreichen und sich im nächsten Jahr wieder eine Steuernachzahlung ergibt.

Tipp: Legen Sie unbedingt das Geld zurück, das Sie später für die Einkommensteuer brauchen werden, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten. Zudem sollten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzsituation bewahren, um bei einem eventuell höheren Gewinn rechtzeitig reagieren zu können. Anpassungen sind dann unumgänglich, um entspannt dem Steuerbescheid entgegenzusehen. Je nach Verdienst sollten Sie 15 bis 42 % des Gewinns auf einem eigenen Konto zurücklegen.

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