Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Wenn ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, die Umsatzsteuer abzugeben, muss es in den meisten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, welche laut Definition eine Vorauszahlung der Steuer ist. Damit möchte der Staat verhindern, dass Firmen die jährliche Steuer auf einmal zahlen müssen. 

Dieses Vorgehen bedeutet zwar Aufwand, es kommt dir aber auch zugute, da du die Umsatzsteuerzahllast somit über das ganze Jahr verteilst. Gleichzeitig vermeidest du etwaige Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des folgenden Jahres.

Der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag im Monat. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag bzw. Feiertag verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Grundsätzlich gilt: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, auch Freiberufler, müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Einzige Ausnahme: du fällst unter die Kleinunternehmerregelung.

Allerdings gibt es große Unterschiede bei der Regelung, was die Häufigkeit der USt-Voranmeldungen angeht, die das Finanzamt von dir laut Umsatzsteuergesetz erwartet. Über die Dauerfristverlängerung hast du außerdem die Möglichkeit, einen Aufschub für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen zu erreichen. 

Vor allem in Kombination mit der Ist-Versteuerung ist die Dauerfristverlängerung ein wirksames Instrument, um die gesetzliche Fälligkeit der Umsatzsteuer für dich als Unternehmer positiv zu gestalten und deine Liquidität zu sichern.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss online über das ELSTER-Portal abgegeben werden. Am einfachsten geht das mit einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware, mit der du die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos selber machst und via ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermittelst.

Mit Lexware Office ist dies beispielsweise dank der integrierten ELSTER-Schnittstelle mit einem Klick möglich.

Alternativ kannst du auch das zweiseitige UStVA-Formular mit der Finanzamt-Steuersoftware ELSTER ausfüllen und übermitteln. Das geht so:

1. In ElsterOnline anmelden und im privaten Bereich unter Formulare/Umsatzsteuer die Umsatzsteuervoranmeldung auswählen.
2. Steuernummer, Voranmeldezeitraum, Unternehmensangaben und Umsätze eingeben.
3. Plausibilitätsprüfung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt.

Allerdings hat ELSTER einige Schwächen bei der Umsatzsteuervoranmeldung: Bei den Umsätzen verlangt das Programm beispielsweise Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer und bei der Vorsteuer darf nur der Steuerbetrag eingetragen werden. Außerdem können bei einer Übertragung der Buchhaltungsdaten immer Fehler passieren. Es ist deshalb besser und einfacher, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus einer Buchhaltungssoftware zu übermitteln.

du willst deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? Wir schauen uns das ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt Schritt für Schritt an und erklären dir, was du beachten musst.

1. Angaben zum Unternehmen

Wie üblich bei Steuerformularen, musst du zunächst die wichtigsten Angaben zu deinem Unternehmen bzw. deiner selbstständigen Tätigkeit angeben. Die Seite ist selbsterklärend.

2. Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)

Hier beginnt die eigentliche Umsatzsteuervoranmeldung. du musst die Angaben in Euro machen. Fremde Währungen müssen also umgerechnet werden. Runde immer auf den vollen Euro auf.

Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 und 7 Prozent unterteilt. du musst also nur noch die entsprechenden Beträge eintragen. Für andere Steuersätze sind ebenfalls entsprechende Felder vorgegeben.

Die steuerfreien Umsätze mit Vorsteuerabzug beziehen sich vor allem auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, also Geschäfte im EU-Ausland.

3. Innergemeinschaftliche Erwerbe

Hier sind die steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerbe aufgeführt. Bedenke immer, dass Privatpersonen auch im In- und Ausland keine Umsatzsteuer ausweisen oder zahlen.

Außerdem ist hier noch einmal die Erinnerung wichtig, dass bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften im Ausland nur die Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Die Rechnungssteller weisen die Umsatzsteuer nur auf der Rechnung aus, zahlen Sie aber nicht.

4. Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Hier trägst du die Beträge ein, die du als Empfänger für Auslandsgeschäfte an das Finanzamt zahlen musstest.

5. Ergänzende Angaben zu Umsätzen

Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerbar sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den Ländern eine Rolle spielen, da nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung in jedem Land eine Umsatzsteuer erhoben wird. 

Kaufst du beispielsweise ein Produkt im EU-Ausland, auf das dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon, musst du das hier eintragen.

6. Abziehbare Vorsteuerbeträge

Den Vorsteuerabzug haben wir weiter oben bereits erwähnt. Hier gelten nur Umsatzsteuerbeträge nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

7. Andere Steuerbeträge

Ändert sich die Besteuerungsform oder der Steuersatz und es entstehen dadurch Nachzahlungen, musst du diese hier eintragen.

Fälschlicherweise oder falsch in Rechnungen ausgestellte Umsatzsteuer gehört ebenfalls hierhin.

8. Vorauszahlung/Überschuss

Hier rechnest du alle Summen zusammen.

9. Ergänzenden Angaben zu Minderungen

Hier kannst du Berichtigungen angeben, falls sich in bestimmten Fällen die Bemessungsgrundlage verändert hat.

Die genauen Regelungen dazu kannst du im UStG § 17 Absatz 1 und Absatz 2 nachlesen.

10. Sonstige Angaben

Willst du, dass der Erstattungsbetrag verrechnet wird, kannst du das hier angeben. Wenn du das eingerichtete Lastschriftmandat widerrufen möchtest, ist das ebenfalls hier anzugeben.

Hast du ergänzende Angaben, kannst du sie zum Schluss eintragen.

Wirf hierfür einen Blick in die Umsatzsteuererklärung des Vorjahres. Denn die Häufigkeit der Voranmeldungen hängt von der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Belastung ergibt sich aus der Differenz zwischen der ermittelten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer. Als Regel gilt: Je mehr Umsatzsteuer du zahlst, desto häufiger musst du melden. 

Seit dem 1. Januar 2025 hängt die Häufigkeit der Umsatzsteuervoranmeldung von der Zahllast ab: Über 9.000 Euro ist sie monatlich abzugeben, zwischen 2.000 und 9.000 Euro vierteljährlich. Liegt die Zahllast bei bis zu 2.000 Euro, reicht eine Jahreserklärung – diese „Kann“-Vergünstigung gilt automatisch oder auf Antrag.

Doch auch bei den Intervallen gibt es einige Ausnahmen. Die Häufigkeit verhält sich sowohl für bestimmte EU-Umsätze als auch für Existenzgründer anders. In diesen Fällen ist Folgendes zu beachten:

Wenn du:

• Waren aus der EU kaufst (=innergemeinschaftliche Erwerbe tätigst),
• als Leistungsempfänger umsatzsteuerpflichtig bist, weil du sonstige Leistungen aus einem EU-Staat beziehst, Werkleistungen aus dem Ausland erhältst oder ein Grundstück erwirbst,
• an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften beteiligt bist oder
• Fahrzeuge in die EU lieferst

musst du für das Vierteljahr, in dem die Umsätze getätigt wurden, eine Voranmeldung abgeben.

Im Jahr der Neugründung musst du deine Umsatzsteuerzahllast schätzen. Weil bei einer Neugründung keine Zahlen zur Steuerschuld existieren, entscheidet das Finanzamt über die Höhe der Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen musst du bei der Gründung eines Unternehmens oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln.

Abhängig von der geschätzten Zahllast musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung entweder vierteljährlich oder monatlich einreichen. Diese Regelung wurde 2021 für fünf Jahre festgelegt. Nach Ablauf der Zeit wird entschieden, ob die Regelung weiterhin gilt oder nicht. 

Musstest du im Vorjahr 20.000 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen und bekamst 15.000 Euro davon als Vorsteuer erstattet, liegt die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahrs bei 5.000 Euro. In diesem Fall kannst du von der monatlichen zur vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen wechseln.

Grundsätzlich kannst du außerdem vorzeitig einen Wechsel des Zeitraums beantragen. So kannst du, wenn sich bei derzeit quartalsweiser Voranmeldung abzeichnet, dass deine Umsatzsteuerzahllast höher sein wird, einen Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Andersherum kannst du bei monatlichem Voranmeldezeitraum die quartalsweise Voranmeldung beantragen.

Achte darauf, dass du die Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung immer einhältst. Versäumst du eine Frist, kann das schnell teuer werden. 

Wenn die Umsatzsteuervoranmeldung verspätet oder nicht abgegeben wird, kann ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerzahllast erhoben werden, maximal 25.000 Euro.

Der 10. Tag im Monat ist der spätmöglichste Termin, an dem du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen darfst. Insbesondere wenn es gut im Betrieb läuft, hast du andere Dinge im Kopf als das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung. Damit du diese nicht unter Zeitdruck erledigen musst, gibt es den Ausweg der Dauerfristverlängerung, die in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt ist.

Mithilfe der Dauerfristverlängerung kannst du deine Frist jeweils um einen Monat nach hinten verschieben. Dies gilt unabhängig davon, ob du ein deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise abgibst.

Wurde dir einmal die Dauerfristverlängerung genehmigt, gilt diese unbegrenzt für die folgenden Kalenderjahre. Erhältst du keine Ablehnung vom Finanzamt, ist die Dauerfristverlängerung automatisch weiterhin gültig (Abschn. 18.4 Abs. 1 Satz UStAE).

Du benötigst keine Begründung für den Antrag, den du bei deinem zuständigen Finanzamt mittels des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes bzw. ELSTER-Vordrucks USt 1H beantragen kannst. Dieser darf jedoch nur elektronisch eingereicht werden, postalische Anträge akzeptiert das Finanzamt nur sehr selten.

Es gibt für den Antrag auf Dauerfristverlängerung zwei verschiedene Fristen, damit dieser für das bereits laufende Kalenderjahr gilt:

• Bist du verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben, musst du diesen spätestens zum 10. Februar einreichen.
• Musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich einreichen, ist es ausreichend, wenn du den Antrag bis spätestens 10. April abgibst.

Beantragst du die Dauerfristverlängerung, musst du eine Sondervorauszahlung anmelden. Das gilt aber nur für die Betriebe, die die USt-Voranmeldung monatlich abgeben. Diese Vorauszahlung beträgt 1/11 deiner gesamten Umsatzsteuervorausanmeldung des Vorjahres.

Wichtig: Die Sondervorauszahlung ist nicht verloren. Sie wird dir mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

Wenn du die Voranmeldung quartalsweise abgibst, musst du keine Sondervorauszahlung leisten. Dafür bist du dazu verpflichtet, eine sogenannte 0-Meldung abzugeben.

Ermittelst du deinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, solltest du die letzte Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres unbedingt bis zum 10. Januar des Folgejahres ans Finanzamt übermitteln und dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben. Denn dann darfst du die Umsatzsteuer auch dann noch bei den Betriebsausgaben des Vorjahres abziehen, wenn das Finanzamt die Umsatzsteuerzahllast für Dezember oder das vierte Quartal des Vorjahres beispielsweise erst am 15. Januar abbucht.

Hier geben wir dir hilfreiche Infos und Tipps, die dir bei der Umsatzsteuervoranmeldung zusätzlich Arbeit bzw. Ärger ersparen können.

Als Gewerbetreibender musst du deine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald du eine Rechnung gestellt hast. Lag dein Vorjahresumsatz jedoch nicht über 800.000 Euro, kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. 

Vorteil: Die Umsatzsteuer ist bei der Ist-Versteuerung erst dann zu leisten, wenn dein Kunde seine Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Kombiniert mit einer Dauerfristverlängerung wird die Umsatzsteuer im Vergleich zur gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vergünstigungen erst Monate später fällig.

Es passiert schon mal, dass man Belege vergisst oder einen Fehler bei der Berechnung macht. Stellst du fest, dass du einen oder mehrere Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung gemacht, diese aber bereits versendet hast, kannst du diese Fehler korrigieren. Dazu erstellst du einfach eine neue USt-Voranmeldung und machst auf der Startseite einen Haken bei „berichtigte Anmeldung“. 

Beachte, dass auch Korrekturen innerhalb der Abgabefrist gemacht werden müssen. Ansonsten kannst du die Fehler zwar im Rahmen der Umsatzsteuererklärung korrigieren. Aber es ist besser, die Korrekturen nicht erst mit der Umsatzsteuerjahreserklärung richtigzustellen, sondern das zeitnah mit einer berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen.

Wichtig ist, dass bei der berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung alle Angaben richtig eingefügt sind. Denn aus rechtlicher Sicht kann die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung als eine Selbstanzeige gewertet werden und bei erneuten Fehlern Konsequenzen haben.

du bist in der Pflicht. Warst du bisher von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit und erfüllst aufgrund zu hoher Umsätze die Bedingungen dafür nicht mehr, dann redest du zu Beginn des Folgejahres mit deinem Finanzamt. Warte nicht ab, bis die Änderung durch die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung sichtbar wird. Denn das Finanzamt fordert sonst ggf. die Steuern von dir nach.

Das Ausfüllen des elektronischen Vordrucks für die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht schwierig. Du brauchst Daten wie:

• Steuernummer
• Adresse des Finanzamts
• Adresse deines Unternehmens
• den Zeitraum, den du melden musst
• die Beträge für die Vorsteuer und Umsatzsteuer

Durch die authentifizierte Übermittlung mit Zertifikat werden die Daten mit einer Art digitalem Schlüssel übertragen, was die Datensicherheit erhöht.