Die E-Rechnung: So führen Sie elektronische Rechnungen in Ihrem Unternehmen ein

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) lohnt sich heute mehr denn je auch für Kleinunternehmen. Der Grund: Elektronische Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse und senken die Ausgaben für Porto, Archivierung und Buchhaltung. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Schritt für Schritt elektronische Prozesse im Rechnungswesen setzen.

Tablet auf dem Tisch und wird von einem Menschen bedient

Die Erleichterungen und Vereinfachungen bei der E-Rechnung bieten jetzt auch kleinen Betrieben, Selbstständigen und Freiberufler:innen Vorteile, etwa Kostenersparnis und Prozessverbesserungen. Ein weiteres Argument für die Umstellung: Nachdem die elektronischen Rechnungen im öffentlichen Bereich 2020 verpflichtend wurden, ist auch damit zu rechnen, dass elektronische Rechnungen in wenigen Jahren im gewerblichen Bereich Standard sein werden. Bereits heute bestehen viele Unternehmen schon darauf, dass ihnen Geschäftspartner Rechnungen elektronisch zusenden oder dass sie selbst Rechnungen elektronisch stellen dürfen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Basics der E-Rechnung, erläutern die wichtigsten Vorteile und zeigen Ihnen, wie Sie elektronische Rechunungen effizient und einfach in Ihrem Betrieb umsetzen.

Die Basics der E-Rechnung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurden Rechnungen in Papierform und Rechnungen in elektronischer Form gleichgestellt. Mit den Neuregelungen haben sich die Bedingungen für E-Rechnungen vereinfacht, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Eine aufwändigequalifizierte elektronische Signatur oder eine Anbindung an EDV-Systeme von Geschäftspartnern ist demnach nicht mehr erforderlich.

Achtung: Rechnungen von Computer- oder Standard-Fax an Faxgeräte gelten als Papierrechnungen. Das hat zur Folge, dass diese Rechnungen auch in Papierform archiviert werden müssen.

Selbstverständlich können Rechnungen mit qualifizierter Signatur oder via EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, elektronische Datenanbindung von Unternehmen) weiterhin versendet werden. Allerdings werden von dieser Form der Rechnungserstellung vor allem größere Betriebe und Konzerne Gebrauch machen.

Rechtlich gesehen ist damit jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung, egal ob elektronisch oder in Papierform. Alle Rechnungen werden zudem gleich behandelt, müssen aber, damit die Abziehbarkeit der Vorsteuer möglich ist, verschiedene rechtliche und andere Anforderungen erfüllen.

Tipp: Auch bereits in Papierform vorliegende Rechnungen dürfen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden. Die Dateien, z. B. im PDF- oder TIFF-Format, treten dann an die Stelle der ursprünglichen Papierrechnungen. Diese können dann sogar vernichtet werden, auch wenn dies nicht unbedingt empfehlenswert ist. Allerdings können die Anforderungen an die Papierablage herabgesetzt werden, da z. B. eine chronologische Sortierung nicht mehr zwingend ist.

Fünf Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

  • Kostensenkung (z. B. weniger Bearbeitungs-, Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten. Auch der Aufwand und die Kosten für Archivierung werden reduziert, weil weniger Lagerplatz und Archivierungsordner benötigt werden)
  • Einfachere interne Prüfung (da elektronische Rechnungen sofort allen Fachabteilungen zur Verfügung stehen; interne Laufzeiten sowie ggf. das Kopieren von Rechnungen entfallen)
  • Schnellere Zustellung als auf dem Postweg, daher im Schnitt schnellerer Geldeingang mit positiven Liquiditätsauswirkungen. Die höhere Liquidität kann etwa zur Reduzierung der Kreditlinie oder zum Ziehen von Skonto genutzt werden.
  • Verbesserungen der Abläufe (z. B. Kuvertierung, Frankierung, Laufzeiten zu Post oder Briefkasten entfallen; schnellerer Zugriff auf Rechnungen bei Rückfragen; leichtere und platzsparende Archivierung)
  • Darüber hinaus generelle Zeitersparnis (da Rechnungen z. B. nicht mehr gescannt werden müssen und direkt im Betrieb weiterverarbeitet werden können)

Thema Kostensparpotenziale: Warum die E-Rechnung in vielen Bereichen kostengünstiger ist

Diese Beispiele verdeutlichen, warum sich mit der E-Rechnung gleich in unterschiedlichen Prozessen Zeit und Kosten sparen lassen.

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Bereich
Bereich Einsparungspotential
Erstellen von Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen müssen nicht mehr mit der Hand geschrieben werden.
Die Archivierung (Abspeichern oder Ablegen) übernimmt das System.
Drucken, Falten, Kuvertieren entfallen.
Kosten für Porto oder Briefumschläge, Papier, Druckkosten für Rechnungsformulare entfallen.
Eingangsrechnungen Die Archivierung (Abspeichern und Ablegen) übernimmt das System.
Archivierung Räume, Keller, Gebäude für das Archiv müssen nicht mehr vorgehalten werden; zwei Festplattensysteme (Archivierung und Datensicherung) sind ausreichend.
Tagesgeschäft Bei Reklamationen etc. kann sofort auf die entsprechende Rechnung zugegriffen werden (keine Suchzeiten, Gänge ins Archiv).
Inkasso Durch verkürzten Postlauf, kommt die Rechnung früher beim Empfänger an und wird dementsprechend früher bezahlt.
Die nicht mit der Hand erstellte Rechnung, geht automatisch in die Rechnungseingangsüberwachung bzw. den Mahnlauf ein.
Steuerprüfungen Die benötigten Rechnungen können punktuell sofort für die Steuerprüfung herausgesucht werden.
Beim sog. Z3-Zugriff erledigt der Prüfende die Suche. Dadurch entfallen Kosten im Betrieb (Heraussuchen von Ordnern und Belegen sowie ggf. Verbringen).

Wichtige rechtliche und organisatorische Voraussetzungen der E-Rechnung

Auch wenn die Umsetzung eines elektronischen Rechnungsverfahrens für KMU einfacher ist, müssen dennoch einige Punkte beachtet werden, damit die steuerliche Anerkennung möglich ist:

Zustimmung und Echtheit

  • Der:die Empfänger:in muss der elektronischen Übermittlung bzw. dem Übermittlungsverfahren zustimmen. Die Zustimmung kann explizit eingeholt werden, indem beim Geschäftskontakt nachgefragt wird. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, indem Kund:innen z.B. eine elektronische Rechnung einfach bezahlen.
  • Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein. Die empfangsberechtigte Person muss sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher ist. Auch die Unversehrtheit des Inhalts muss gewährleistet sein. Es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlich erforderlichen Angaben nicht verändert wurden. Zudem muss eineE-Rechnung mit aktuellen elektronischen Medien gelesen werden können.

Kontrollverfahren und Datenspeicherung

  • Um die Anforderungen der eben genannten Punkte erfüllen zu können, muss im Unternehmen sichergestellt sein, dass es ein betriebliches Kontrollverfahren (Prüfpfad) gibt. Grundsätzlich ist es wünschenswert, das Kontrollverfahren so weit möglich elektronisch durchzuführen, da so Medienbrüche vermieden werden können und eine schnellere Prüfung möglich ist. Es ist auch eine manuelle Kontrolle (wie bisher) zulässig, z.B. durch den Abgleich mit vorhandenen Dokumenten (Auftrag, Vertrag oder Bestellung). In der Praxis sollte dieser Punkt für jeden Betrieb leicht umzusetzen sein, da ja auch bei Papierrechnungen sichergestellt sein muss, dass diese in Punkto Gesetz und Inhalt korrekt sind. Änderungen am Prüfprozess sollten daher zumindest zu Beginn der Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht notwendig sein.
  • Zum Nachweis des Rechnungseingangs müssen die E-Mails oder anderen Daten abgespeichert werden. Hierzu sollte ein separates Verzeichnis mit Ein- bzw. Ausgangsrechnungen angelegt werden. Die Verzeichnisse können dann ggf. noch um Jahre und/oder geschäftliche Kontakte erweitert werden.

Web-Download einer E-Rechnung

  • Bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) werden elektronische Dokumente automatisch erfasst und erhalten einen elektronischen Zeitstempel, sodass der elektronische Rechnungseingang genau nachweisbar ist und eine E-Mail nicht unbedingt archiviert werden muss. Aus Dokumentationsgründen sollte aber von einer Löschung der Mails abgesehen werden. Außerdem enthalten E-Mails mit Rechnungen ggf. weitere Informationen, die zu Dokumentations- oder anderen Zwecken notwendig sind.
  • Auch beim Web-Download, etwa, wenn eine Telefonrechnung heruntergeladen wird, muss der Eingang dokumentiert werden. Das ist dann der Fall, wenn die für den Empfang bestimmte Einrichtung, etwa das E-Mail-Programm, es in einer für die Kontaktperson bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat (Näheres in § 87a Abgabenordnung). Eine reine E-Mail-Benachrichtigung über das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung genügt nicht.

Bedingungen an die Archivierung

  • Bei der Archivierung der Rechnungen muss sichergestellt werden, dass diese mindestens 10 Jahre (beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, also im Zweifel auch mehr als 10 Jahre), jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden können. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform genügt nicht!
  • Elektronische Rechnungen dürfen unter anderen Namen gespeichert werden, etwa, wenn dies für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist.

Umsatzsteuer-Gesetz und externe Buchhaltung

  • Jede Rechnung, egal ob elektronisch oder in Papierform, muss alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, vor allem die Kriterien des § 14 (4) Umsatzsteuer-Gesetzes.
  • Falls die Buchhaltung außer Haus erledigt wird, z.B. durch eine:n Steuerberater:in, muss diese:r über das Vorgehen informiert und nach evtl. zusätzlich erforderlichen Maßnahmen gefragt werden.

Neun Schritte zur Einführung der E-Rechnung

  • Im ersten Schritt erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung. Es muss sichergestellt werden, dass alle Rechnungen zeitnah geprüft werden (können). Das kann z. B. dadurch geschehen, dass ein spezielles E-Mail-Postfach nur für den Rechnungseingang eingerichtet wird; dieses muss dann auch täglich kontrolliert werden. Soll kein separates Postfach eingerichtet werden, muss der gesamte Mail-Eingang täglich überprüft werden. Wichtig: Auch der Spam-Ordner muss täglich durchgesehen werden, falls Rechnungen unbeabsichtigt hierhin verschoben wurden (Grund: Zahlungsverzögerungen vermeiden). Bei der Prüfung sollte immer auch die Lesbarkeit kontrolliert werden. Derzeit ist es empfehlenswert, auf Rechnungen im PDF-Format zu bestehen. Andere Formate sollten zurückgeschickt und der Empfangsperson um eine entsprechend korrigierte Zusendung gebeten werden. Lesbare und im richtigen Format erstellte Rechnungen sollten täglich in einen als „Rechnungseingang“ oder „Eingangsrechnungen“ bezeichneten Ordner verschoben werden, um den Eingang sauber und schnell nachvollziehbar dokumentieren zu können. Bei einer Vielzahl Rechnungen und Geschäftspartner:innen sollte ggfs. für jedes Jahr und jede:n Partner:in ein eigener Ordner eingerichtet werden.
  • Anschließend (bei einer überschaubaren Rechnungsanzahl auch parallel) erfolgt die inhaltliche Rechnungsprüfung. Hierbei wird geprüft, ob tatsächlich eine Zahlungsverpflichtung besteht und ob die Rechnung in Bezug auf Herkunft, Inhalt, erbrachte Leistung, rechtliche Bestandteile etc. korrekt ist. Dieser Prozessschritt entspricht im Wesentlichen der Vorgehensweise bei Papierrechnungen. Es muss allerdings kontrolliert werden, ob Absender:in und Rechnungsaussteller:in identisch sind. Inhaltlich kann die Prüfung durch den Vergleich mit Verträgen oder anderen rechnungsbegründenden Unterlagen erfolgen, ebenso wie die Prüfung auf richtige Mengen und Preise. Zudem muss festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen werden soll. Beispielsweise kann bestimmt werden, dass fehlerhafte Rechnungen unter Angabe der Beanstandungen an die absendende Person umgehend zurückgeschickt werden. Fehlerhafte bzw. zurückgesendete Rechnungen sollten separat in einem eigenen Verzeichnis zwischengespeichert und als offener Vorgang gekennzeichnet werden.
  • Zeitgleich mit der inhaltlichen Prüfung erfolgt die Prüfung der formellen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts. Zunächst sollte geprüft werden, ob eine Rechnung nicht schon einmal geschickt wurde. Dann werden die Angaben des § 14 Umsatzsteuergesetz geprüft. Dabei muss u.a. geprüft werden, ob sich der Gesamtbetrag der Rechnung richtig zusammensetzt (u.a. Summe der einzelnen Positionen, korrekte Höhe der Umsatzsteuer und des Brutto-Betrages). Geprüfte und richtige Rechnungen sollten in einem Ordner, z.B. mit der Bezeichnung „geprüfte Rechnungen“ abgelegt werden. Bei Bedarf können Unterverzeichnisse angelegt werden, z.B. Rechnungen Monat Jan, Feb usw. und/oder nach Lieferanten. Bei fehlerhaften Rechnungen wird wie bei Punkt 2 verfahren.
  • Nach der Rechnungsprüfung erfolgt die zeitnahe und unveränderte Buchung. Geprüfte elektronische Rechnungen sollten möglichst täglich an Buchhaltung oder Steuerberatung mit einem entsprechenden Kontierungshinweis weitergeleitet werden. Hier kann der gleiche Prozess wie bei Papierrechnungen genutzt werden.
  • Bei der Bezahlung gilt es, auf einen fristgerechten Ausgleich unter Beachtung von Skonto zu achten. Auf der Überweisung sollten Rechnungsdatum und -nummer angegeben werden, damit jederzeit ein Bezug zwischen Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann. Gezahlte Rechnungen sollten in einen mit „Bezahlte (Eingangs-) Rechnungen“ überschriebenen Ordner verschoben werden. Bei Bedarf können auch hier Unterverzeichnisse erstellt werden.
  • Geprüfte und gebuchte Rechnungen werden im Anschluss elektronisch archiviert und mindestens 10 Jahre lesbar aufbewahrt. Alle elektronischen Rechnungen müssen unverändert nach einem einheitlichen Schema abgelegt werden. Es sollte eine durchgängige Systematik genutzt werden, z.B. nach Eingangsdatum und Rechnungsnummer sowie ggf. Name des Geschäftskontakts. Bei vielen Rechnungen (mehr als 120-150 Rechnungen/Jahr) sollte ein Rechnungseingangsbuch geführt werden. Zudem sollten die Mails mit den Rechnungen archiviert werden, wenn sie im Eingangsverzeichnis gelöscht werden. Rechnungen sind so zu archivieren, dass Veränderungen nicht möglich sind oder protokolliert werden. Von den Archiven sollten in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien gemacht werden, die auch in 10 Jahren noch lesbar sein müssen (Auf Auswahl richtiger (Buchhaltungs-)Software achten).
  • Überprüfung, ob das „ZUGFeRD-Format“ als übergreifendes Format für elektronische Rechnungen genutzt werden soll, statt individuelle Lösungen zu entwickeln. Der Standard erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln, und diese ohne weitere Hilfen auszulesen und weiter zu verarbeiten.
  • Bei Ausgangsrechnungen sollte analog verfahren werden. Auch hier sollten separate Verzeichnisse, z.B. nach Jahren und Kund:innen erstellt und ggf. weitere Verzeichnisse mit Bezeichnungen wie „Bezahlte (Ausgangs-)Rechnungen erstellt werden. Die Anforderungen an formelle und inhaltliche Aspekte sowie Archivierung gelten analog der Eingangsrechnungen.
  • Alle Geschäftspartner:innen sollten über die Voraussetzungen der elektronischen Rechnungsstellung schriftlich informiert werden.

Checkliste: Der richtige Umgang mit der E-Rechnung

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Ereignis
Ereignis Was ist zu tun?
Einführung elektronischer Fakturierung Prüfen Sie den Ablauf in Ihrem Betrieb, ob dieser als Prüfpfad den kritischen Betrachtungen einer Umsatzsteuerprüfung standhält.
Im Zweifel Optimierung des Prüfpfads
Elektronische Fakturierung an eigene Kund:innen Anfrage, ob Zustimmung zur elektronischen Fakturierung erteilt wird (am besten schriftliche Zustimmung!)
Aufzeigen der Vorteile von elektronischer Fakturierung
Rücksprache wegen Datenformat
Ggf. Prüfung, inwieweit Unterstützung der Kundschaft erforderlich ist und ggf. erfolgen kann.
Anfrage eines Lieferanten, ob Sie mit elektronischer Rechnung einverstanden sind Kann das Datenformat in Ihrem Betrieb gelesen und archiviert werden?
Ist zusätzliche Software notwendig?
Reicht die Speicherkapazität des bisherigen Systems?
Kann der bisherige Prüfpfad für Papierrechnungen übernommen werden?
Müssen Sie am bisherigen Prüfpfad Veränderungen vornehmen (z. B. Informationsfluss, EDV-Zugriffsberechtigungen)?
Reicht die vorhandene Hardware aus, um Verarbeitung und Archivierung vorzunehmen?
Falls die Buchführung bei der Steuerberatung gefertigt wird: Rückfrage bezüglich elektronischem Rechnungserhalt und zusätzlich erforderlicher Maßnahmen