Rechnungsstellung einfach erklärt: Auf diese Pflichtangaben und Regeln müssen Sie achten

Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Darunter versteht man die Erstellung eines Dokuments, mit dem eine erbrachte Leistung oder Lieferung gegenüber dem Leistungsempfänger abgerechnet wird. Die Rechnung dokumentiert, welche Leistung zu welchem Preis erfolgt ist, und bildet die Grundlage für die Zahlung sowie die steuerliche Erfassung.

Die Begriffe Rechnungsstellung, Rechnungserteilung, Fakturierung und Ausgangsrechnung werden dabei häufig synonym verwendet. Sie alle bezeichnen denselben Vorgang: eine korrekte Rechnung schreiben, um den Anspruch auf eine Gegenleistung – in der Regel eine Zahlung – rechtlich abzusichern.

Das Grundprinzip für jede Abrechnung ist das Erbringen einer Leistung. Sie können Ihre Rechnung stets sofort ab dem erfolgten Leistungszeitpunkt stellen. Das gilt immer, ganz egal ob Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung fertiggestellt haben, die vom Kunden bereits abgenommen wurde.

Eine korrekte Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein, wenn Sie wissen, worauf es ankommt. Ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibender: Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine rechtssichere und professionelle Rechnung, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Schritt 1: Absender und Rechnungsempfänger angeben
Nennen Sie Ihre vollständige Anschrift sowie die Ihres Kunden. Achten Sie bei Unternehmen auf den offiziellen Firmennamen und die korrekte Rechtsform.

Schritt 2: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer ergänzen
Das Datum der Ausstellung sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer sind verpflichtend.  

Schritt 3: Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
Beschreiben Sie die erbrachte Leistung oder gelieferte Ware möglichst konkret, inklusive Zeitraum oder Lieferdatum. Dies ist besonders wichtig für den Vorsteuerabzug beim Kunden.

 Schritt 4: Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag angeben
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, weisen Sie den Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den Bruttobetrag aus. Bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer genügt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (z. B. „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“).

 Schritt 5: Zahlungsziel und Bankverbindung
Geben Sie ein konkretes Zahlungsziel an, etwa „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“. Nennen Sie außerdem Ihre Bankverbindung oder einen Zahlungslink, falls Sie online abrechnen.

Wer eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert hat, sollte die Rechnungsstellung nicht zu lange aufschieben, denn auch dafür gibt es gesetzliche Vorgaben.

Laut § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Unternehmer in bestimmten Fällen eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung oder Lieferung ausstellen. Diese Regel gilt insbesondere bei Leistungen an andere Unternehmer (B2B) oder an juristische Personen des öffentlichen Rechts.

Wenn Sie Produkte verkaufen, bieten Sie das in der Regel gegen Vorkasse an. Sie als Verkäufer erhalten dann die Zahlung, bevor Sie die Lieferung verschicken, und sind damit zuverlässig abgesichert. Vorkasse-Abrechnung wird auch als „Vorauszahlung“ oder „Zahlung im Voraus“ bezeichnet. Wenn eine Ware nicht sofort bezahlt werden muss, können Sie auch der Lieferung eine Rechnung beilegen oder bereits bei der Bestellung per Mail verschicken.

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sieht bei einer erbrachten Arbeitsleistung in der Regel anders aus als bei einer Ware. Denn wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, können Sie Ihre Rechnung schreiben, nachdem Ihr Kunde die Leistung abgenommen hat. Erst dann schicken Sie die Rechnung. In besonderen Fällen kann es für Sie auch sinnvoll sein, die Rechnung vor Leistungserbringung der Dienstleistung zu stellen – zum Beispiel bei hohen Vorlaufkosten oder für individuelle Anfertigungen.

Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können. Ein Kunde kann auf der bestellten Aufgabe bestehen, bis er zufrieden ist. Sie haben ebenso das Recht darauf, diese Nachbesserung zu machen: Ein unzufriedener Kunde darf nicht einfach Ihr Honorar kürzen. Erst muss er Ihnen Gelegenheit geben, zufriedenstellend zu liefern.

Wenn Sie mit der Rechnung fertig sind, schicken Sie Ihrem Kunden eine vorbereitete Abnahmeerklärung. Die kann er unterzeichnen – oder Mängel und Änderungswünsche angeben, bevor er diese an Sie zurückschickt. Am besten schreiben Sie ein Datum darauf, nach dessen Ablauf die Abnahme automatisch eintritt. „Vierzehn Tage nach Zusendung dieser Abnahmeerklärung betrachten wir die Abnahme als automatisch eingetreten.“ Dann wird auch der Rechnungsbetrag fällig.

Auch ohne eine Abnahmeerklärung können Sie kommentarlos eine Rechnung schicken. Die Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Kunde sich innerhalb einer angemessenen Frist nach Fertigstellung nicht meldet. Meist werden 14 Tage als übliche Frist betrachtet. Diese Regelung zur automatischen Abnahme ist rechtlich zulässig, wenn sie vorab vertraglich vereinbart wurde, etwa in den AGB oder im Angebot.

Wenn Ihr Kunde plötzlich noch Änderungswünsche hat, werden Sie es zweifellos erfahren. Dann können Sie darauf verweisen, dass Sie sich an der Regelung der angemessenen Frist orientiert haben. Kleinigkeiten können Sie mal eben übernehmen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Bei größeren plötzlichen Nachbesserungswünschen sollten Sie abwägen, ob Sie dafür ein neues Angebot schreiben oder ob es noch in den abzurechnenden Auftrag fällt.

Egal ob Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Regelunternehmer schreiben: Bestimmte Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben. Nur wenn Ihre Rechnung vollständig und korrekt ausgestellt ist, kann sie vom Rechnungsempfänger steuerlich geltend gemacht werden.

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers – Ihre vollständigen Kontaktdaten
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers – Adresse des Kunden bzw. Unternehmens
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – je nach Unternehmensform verpflichtend
• Ausstellungsdatum der Rechnung – das Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutig und einmalig zur Nachvollziehbarkeit
• Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung – falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungen – genaue Beschreibung, ggf. mit Zeitraum
• Nettobetrag je Position – Einzelpreise ohne Umsatzsteuer
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – in der Regel 19 % oder 7 %, alternativ Hinweis auf Steuerbefreiung (§ 19 UStG); es muss zudem klar sein, wer die Steuerschuld trägt
• Bruttobetrag – Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer (sofern fällig) 

Die digitale Rechnungsstellung ist heute als Rechnungsform eigentlich Standard. Wer regelmäßig Rechnungen erstellt, profitiert von der Möglichkeit, diesen Prozess teilweise oder vollständig zu automatisieren.

Eine korrekte Rechnungsstellung ist die Grundlage für jede geschäftliche Abrechnung – egal, ob als Freiberufler, Kleinunternehmer, Privatperson oder regelbesteuerter Unternehmer. Wer die gesetzlichen Pflichtangaben kennt, auf vollständige und fehlerfreie Rechnungen achtet und bei Bedarf digitale Lösungen nutzt, schafft rechtliche Sicherheit und spart Zeit. Mit der passenden Rechnungsvorlage, einer automatischen Rechnungsstellung und einem klaren Blick auf Fristen und Formvorgaben gelingt die Rechnungsstellung fehlerfrei.