Gesetzliche Vorschriften für die Archivierung von Dokumenten in Unternehmen

Dokumente und Belege in Unternehmen müssen gemäß GoBD-Vorschriften revisionssicher archiviert werden.
Aktualisiert am: 23.01.2018

Durch die Einführung der neuen GoBD-Richtlinien mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 änderten sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung. Dokumente und Belege in Unternehmen müssen gemäß GoBD-Vorschriften revisionssicher archiviert werden. Was aber bedeutet revisionssicher?

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten in Unternehmen bedeutet im Detail Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit sowie eine stringente Aufzeichnung und Aufbewahrung von Daten und Datensätzen.

Die Grundlagen für die Archivierung von Daten und elektronischen Dokumenten sind mit der Einführung von GoBD eindeutig geregelt. Lesen Sie hier, was GoBD in der Praxis für Unternehmer bedeutet. Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergestellt werden, dass dieser Vorfall in der Buchführung oder in den Aufzeichnungen erfasst ist. Das gilt für nahezu alle Arten von Dokumenten:

  • Belegwesen
  • Eingangsrechnungen 
  • Ausgangsrechnungen
  • Sonstige Handelsbriefe
  • Eigenbelege
  • steuerlich relevante E-Mails

Gesetzliche Vorschriften für Archivierung: Was gilt für Software, die im Unternehmen verwendet wird?

Auch für die Software, die zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen gebraucht wird, ist es wichtig, die gesetzlichen Vorschriften der Archivierung zu befolgen. Für die folgenden Systeme ist die Archivierungspflicht nötig:

Hauptsystem

  • Finanzbuchhaltung 

Nebensysteme

  • Anlagenbuchhaltung 
  • Lohnbuchhaltung
  • Kassensystem
  • Fakturierung 
  • Warenwirtschaftssystem für Bewertungen
  • Zahlungsverkehrssystem
  • Materialwirtschaft für Bewertungen 
  • Dokumenten-Managementsystem 
  • Archivsystem 
  • Elektronische Waagen
  • Zeiterfassung 

Lesen Sie hier, worauf das Finanzamt bei der Archivierung von elektronischen Belegen und Dokumenten achtet.

Gesetzliche Vorschriften für Archivierung: Aufzeichnungspflichten

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Für jeden Geschäftsvorfall oder jede Buchung muss ein Beleg vorliegen. Hier gilt weiterhin die Standardregel aller Buchhalter: Keine Buchung ohne Beleg. Zusätzlich dazu müssen Finanzbeamte in der Lage sein, innerhalb angemessener Zeit sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu machen. Sämtliche Buchungen und Geschäftsvorfälle müssen progressiv und retrograd prüfbar sein. Um die Vollständigkeit umzusetzen, müssen Unternehmer eine Verfahrensdokumentation nachweisen.


Vollständigkeit

Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden. Bei Barverkäufen sind Einzelaufzeichnungen der Summen nicht erlaubt. In diesem Fall muss ein Tagesendsummenbon vorliegen. Ein Geschäftsvorfall darf nur einmal verbucht werden.

Richtigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert sein.

Zeitgerechtigkeit
Alle Buchungen und Geschäftsvorfälle müssen laufend verbucht werden. Kasseneinnahmen und –ausgaben müssen täglich dokumentiert werden. Alle Buchungen und Transaktionen, die nicht bar getätigt sind, müssen innerhalb von 10 Tagen verbucht werden. Eine monatliche Verbuchung der unbaren Vorfälle ist möglich, wenn die Vollständigkeit durch organisatorische Rahmenbedingungen sichergestellt ist. Zum Beispiel durch ein Grundbuch.

Ordnung
Buchungen müssen systematisch erfasst und nachvollziehbar sein. Bare und unbare Buchungen erfordern getrennte Aufzeichnungen. Das Gleiche gilt für nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze.

Unveränderbarkeit
Alle Änderungen oder Löschungen in vorhandenen Belegen und Dokumenten müssen lückenlos dokumentiert sein. Mit den neuen Richtlinien wird eine durchgängige Protokollkette von Belegen, Grundaufzeichnungen und Buchungen von den Unternehmern verlangt. Jede Änderung muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein. Auch muss sichergestellt sein, dass die Änderungshistorie nachträglich nicht veränderbar ist.

Belegwesen/Belegfunktion
Das Belegwesen umfasst die Dokumente, auf deren Basis die Gewinnermittlung stattfindet. Liegt kein Fremdbeleg vor, muss ein eigener Beleg für den Geschäftsvorfall erstellt werden. Alle Belege müssen mit fortlaufenden Nummern gekennzeichnet sein. Bei gescannten Dokumenten muss ein Barcode auf das Dokument hinzugefügt werden.

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