Entgeltfortzahlung: Wann müssen Sie Gehalt zahlen, obwohl Ihr Mitarbeiter nicht arbeitet?

Leeres Büro, wann müssen Sie Ihren Mitarbeitern Lohn bezahlen, obwohl sie nicht arbeiten?
Aktualisiert am: 22.02.2017

Als Arbeitgeber kennen Sie das vielleicht: Von ihren acht Mitarbeitern sind heute gerade mal vier da. Einer hat sich krankgemeldet, ein zweiter sitzt im Zug auf halber Strecke fest. Der Dritte wird nicht kommen, weil er heute heiratet und jetzt hat sich der Vierte auch noch abgemeldet. Er muss mal eben zum Arzt. Ihre Bürokraft meint, Gehalt müssen Sie ihnen trotzdem allen zahlen. Stimmt das?

Gehalt ohne Leistung kann es in diesen Fällen geben


Vom Grundsatz „ohne Arbeit keinen Lohn“ gibt es zahlreiche Ausnahmen. Der Arbeitgeber kann z. B. auch ohne Arbeitsleistung zur Gehaltszahlung verpflichtet sein, wenn

  • der Mitarbeiter wegen Krankheit arbeitsunfähig ist,
  • ein Arzttermin nur während der Arbeitszeit möglich ist,
  • der Mitarbeiter aus persönlichen Gründen verhindert ist zu arbeiten, z. B. weil er jeden Moment mit Nachwuchs rechnet oder seine Frau schwer krank ist,
  • wegen eines Feiertags im Betrieb nicht gearbeitet wird,
  • er nach einer Kündigung freigestellt wurde oder
  • der Arbeitgeber ihn nicht arbeiten lässt.

 

Bei Krankheit ist das Gehalt normalerweise weiterzuzahlen

Ist ein erkrankter Mitarbeiter schon länger als 4 Wochen im Betrieb beschäftigt, hat er Anspruch auf Gehaltsfortzahlung. Der Arbeitgeber muss bis zu 6 Wochen den Lohn oder das Gehalt weiterzahlen. Als Kleinunternehmer sind Sie hier im Vorteil. Sie erhalten einen Teil des fortgezahlten Gehalts auf Antrag von der Krankenkasse erstattet.

Die Gehaltsfortzahlung entfällt nur im absoluten Ausnahmefall, wenn der Mitarbeiter seine Krankheit durch ganz besonders unvernünftiges Verhalten selbst verschuldet hat. Ein Sportunfall gilt grundsätzlich als unverschuldet, auch wenn der Mitarbeiter eine „gefährliche“ Sportart wie z. B. Kickboxen ausübt. Nur wenn sich Ihr Mitarbeiter z. B. betrunken ans Steuer setzt und deshalb verunglückt, hat er keinen Anspruch auf Gehaltsfortzahlung.

Tipp: Lassen Sie bei Verkehrsunfällen den Fremdverursacher zahlen
Wird Ihr Mitarbeiter bei einem Verkehrsunfall verletzt, den ein anderer verursacht hat, muss Ihnen der Verursacher bzw. dessen Versicherung die Gehaltsfortzahlung erstatten.

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So können Sie die Entgeltfortzahlung vertraglich einschränken

Nach dem Gesetz bleibt der Gehaltsanspruch bestehen, wenn ein Mitarbeiter für eine nicht unerhebliche Zeit unverschuldet aus persönlichen Gründen wie Heirat oder Arztbesuch nicht arbeiten kann. Diese Gehaltsfortzahlung können Sie aber durch eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag verhindern oder einschränken.

Beispiel: Ausschluss durch Arbeitsvertrag
Steht im Arbeitsvertrag sinngemäß „Gehaltsfortzahlungsansprüche nach § 616 Satz 1 BGB wegen persönlicher Verhinderung bestehen nicht, bezahlt wird nur für geleistete Arbeit“, müssen Sie nicht zahlen.

Eventuell enthält Ihr Arbeitsvertrag auch eine ganz genaue Regelung darüber, wann und wie lange Sie Ihren Mitarbeiter bezahlt freistellen. Gilt für Ihren Betrieb ein Tarifvertrag, sollten Sie auch dort nachsehen. Tarifverträge enthalten oft Regelungen, in denen genau festgelegt wird, dass der Arbeitnehmer z. B. bei seiner Hochzeit oder einem Todesfall in der Familie eine bestimmte Anzahl von Tagen bezahlt frei bekommt.

Auf der sicheren Seite bei Sonderfällen

Bei der Entgeltfortzahlung gibt es einige Ausnahmen und Sonderfälle. In der Online-Datenbank Lexware lohn + gehalt wissen finden Sie zahlreiche Praxisbeispiele und Arbeitshilfen. Auch zu Sonderfällen wie Praktikanten oder Feiertagszuschlägen.

Wann ist das Gehalt wegen „persönlicher Verhinderung“ fällig?

Haben Sie die Gehaltsfortzahlung im Arbeitsvertrag nicht ausgeschlossen oder anders geregelt, müssen Sie z. B. zahlen, wenn

  • Ihr Mitarbeiter heiratet,
  • er einen Arzttermin unbedingt in der Arbeitszeit wahrnehmen muss,
  • sein Kind schwer erkrankt ist,
  • ein naher Angehöriger verstorben ist oder beigesetzt wird,
  • er als Zeuge zu einem Gerichtstermin geladen wurde.

Beispiel: Arztbesuch ist nur in der Arbeitszeit möglich
Arbeitet Ihr Mitarbeiter von 6 Uhr bis 14 Uhr und muss zu einer Untersuchung nüchtern erscheinen, ist es ihm nicht zuzumuten, diese erst nach Feierabend durchführen zu lassen. Er kann in der Arbeitszeit gehen. Sie müssen das Gehalt oder den Lohn fortzahlen.

Der Arbeitgeber muss dagegen nicht zahlen, wenn sein Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen kann, weil die Busfahrer streiken oder die Straßen wegen starken Schneefalls unpassierbar sind.

Wie lange muss der Arbeitgeber das Gehalt fortzahlen?

Wie lange der Arbeitgeber bei einer „Verhinderung aus persönlichen Gründen“ den Lohn oder das Gehalt weiter zahlen muss, ist im Gesetz nicht geregelt. Zur Orientierung: Zur Geburt des eigenen Kindes ist in Tarifverträgen meist 1 Arbeitstag vorgesehen, bei Tod des Ehegatten, der Eltern oder eines Kindes 2 Arbeitstage.

Tipp: Freistellung bei krankem Kind
Wenn die bezahlte Freistellung zur Betreuung eines kranken Kindes im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist, kann Ihr Mitarbeiter sich unbezahlt freistellen lassen. Ist das Kind nicht älter als 12 Jahre, erhält er dafür von seiner Krankenkasse bis zu 10 Tage pro Kind und Jahr Krankengeld.

Auch wenn Sie Ihrem Mitarbeiter kündigen und ihn für die Dauer der Kündigungsfrist freistellen, müssen Sie sein Gehalt weiterzahlen. Anspruch auf Gehaltsfortzahlung besteht ebenfalls, wenn der Mitarbeiter nicht arbeiten kann, weil der Arbeitgeber das erforderliche Material nicht zur Verfügung stellt.

Gehalt zahlen Sie nur für gesetzliche Feiertage

Fällt die Arbeit wegen eines Feiertags aus, muss der Arbeitgeber das Gehalt weiterzahlen. Allerdings nur, wenn es sich um einen gesetzlichen Feiertag handelt. Welche Tage das sind, ist teilweise von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich geregelt. Maßgeblich ist der Ort, an dem sich Ihr Betrieb befindet.

Heiligabend, Silvester und Ostersonntag sind, obwohl häufig behauptet, keine gesetzlichen Feiertage. Wird in Ihrem Betrieb z. B. am 24.12. nicht gearbeitet, fällt die Arbeit nicht wegen eines Feiertags aus. Sie müssen kein Feiertagsgehalt zahlen.

Gehaltsfortzahlung fällt auch nur an, wenn die Arbeit wegen des Feiertags ausfällt. Fällt der Feiertag z. B. auf einen Mittwoch und arbeitet Ihre Teilzeitkraft immer nur dienstags, donnerstags und freitags müssen Sie ihr kein Feiertagsgehalt zahlen.

Tipp: Ihr Mitarbeiter fehlt am Tag davor oder danach
Fehlt Ihr Mitarbeiter unentschuldigt am Tag vor oder am Tag nach dem Feiertag, müssen Sie das Gehalt für den Feiertag nicht zahlen (§ 2 Abs. 3 Entgeltfortzahlungsgesetz).

Beispiel aus der Praxis: Zum Gehalt gehört auch der Dienstwagen

Arbeitgeber A. hat seinem Kundendienstmitarbeiter K. einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt. Jetzt ist K. krank und wird wohl längere Zeit ausfallen. Ein früherer Mitarbeiter, jetzt Rentner, wäre bereit, K. zu vertreten. Er brauchte aber einen Pkw. A. will wissen, ob er den Dienstwagen von K. für die Dauer der Krankheit herausverlangen darf?

Lösung

Das darf er nicht. A. muss K. das Entgelt fortzahlen, das er bekommen hätte, wenn er nicht krank geworden wäre. Dazu gehört auch der Sachbezug „Privatnutzung des Dienstwagens“. Vielleicht ist K. freiwillig dazu bereit, den Dienstwagen herauszugeben, wenn A. ihm dafür eine Nutzungsausfallentschädigung anbietet. Zwingen kann er ihn nicht.

Tipp: Höhe der Nutzungsausfallentschädigung
Die Höhe der Entschädigung ergibt sich aus der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit.

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