Personalkosten berechnen: Wie viel kosten meine Mitarbeiter?

Personalkostenermittlung im Unternehmen: Kosten-Nutzen-Analyse
Aktualisiert am: 07.10.2015

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, entstehen Personalkosten. Und die sind höher, als viele Unternehmer glauben. Sie müssen nämlich nicht nur Bruttogehalt und gesetzliche Sozialabgaben berücksichtigen, sondern auch weitere Kosten, z. B. für Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildung, Ausfallzeiten oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes. Wie Sie die Personalkosten vollständig ermitteln und feststellen können, ob sich die Beschäftigung eines Mitarbeiters für Sie lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Personalkosten richtig berechnen

Um die Personalkosten eines Beschäftigten vollständig berechnen zu können, müssen Sie alle nachstehenden Kostenpositionen (wichtig: Jahreswerte berechnen) beachten:

  • Bruttogehalt
  • Gesetzliche Sozialkosten für Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in Abhängigkeit vom Bruttogehalt. Hier müssen Sie aktuell (Stand Kalenderjahr 2015) mit Arbeitgeberanteilen von 9,35 Prozent, 7,3 Prozent, 1,5 und 1,175 Prozent kalkulieren, insgesamt also mit 19,325 Prozent.
  • Umlagen zur Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3). Die Höhe schwankt, weil z. B. Krankenkassen unterschiedliche Sätze erheben. Beiträge zur Berufsgenossenschaft, anteilig pro Mitarbeiter
  • Evtl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13tes Monatsgehalt)
  • Evtl. weitere tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen, z. B. Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen
  • Lohnfortzahlungen, z. B. im Krankheitsfall oder bei anderen Fehlzeiten
  • Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Reise- und Bewirtungskosten, z. B. bei Kundenterminen, Messen usw.

Tipp: Denken Sie bei Ihren Planungen auch an mögliche Tariflohnsteigerungen. Um deren Höhe verlässlich einzuschätzen, können Sie sich z. B. am Durchschnitt der Abschlüsse der letzten 2 bis 3 Jahre orientieren.

Neben den direkten Personalkosten müssen Sie auch die indirekten Personalkosten einbeziehen, beispielsweise die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Hier sind v. a. folgende Positionen zu nennen:

  • Abschreibungen für notwendige Ausstattung, z. B. Büromöbel, Computer, Firmenwagen
  • Büromieten und Nebenkosten, z. B. Energie, Reinigung, anteilige Abgaben
  • Weitere Kosten, z. B. Fachliteratur, Büro-, Verbrauchsmaterial, Betriebskosten für ein KFZ
  • Ggf. Kosten, deren Höhe Sie nicht genau absehen können, z. B. für Geschenke oder Sachbezüge. Hier können Sie einen Pauschbetrag als „Puffer“ ansetzen.

Personalkosten berechnen und überschlägig ermitteln

Haben Sie die gesamten Personalkosten einmal ermittelt, können Sie die Gesamtkosten eines (neuen) Mitarbeiters überschlägig berechnen, indem Sie die Gesamtkosten ins Verhältnis zum Jahresbruttoentgelt setzen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält ein Jahresentgelt von 40.000 EUR. Die Gesamtkosten für den Beschäftigten belaufen sich auf 68.000 EUR. Werden die Werte ins Verhältnis gesetzt, ergibt sich ein Faktor von 1,7. Soll jetzt z. B. ein weiterer Mitarbeiter mit einem Jahresentgelt von 30.000 EUR eingestellt werden, belaufen sich seine Gesamtkosten auf rund 51.000 EUR (30.000 x 1,7).

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Personalkosten bewerten und Wirtschaftlichkeit abschätzen

Jeder Mitarbeiter kostet Sie Geld. Dafür erwarten Sie von jedem Beschäftigten eine Gegenleistung, einen Nutzen, der die Personalkosten deutlich übersteigt. Nur dann können Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter seinen Teil dazu beiträgt, dass Sie einen Gewinn erzielen und betriebswirtschaftlich erfolgreich sind. Außerdem wollen Sie die Mitarbeiter ja langfristig beschäftigen und auch dann halten, wenn es einmal nicht so gut läuft. Daher muss jeder Mitarbeiter in guten Zeiten quasi „vorverdienen“, damit es Ihnen möglich ist, ihn auch in schlechten Zeiten zu beschäftigen, wenn er zumindest zeitweise weniger erwirtschaftet als er kostet.

Faustregel: In Dienstleistungsbetrieben und bei Unternehmen ohne nennenswerte variable Kosten ist es meist ausreichend, wenn jeder Mitarbeiter etwa das 2-fache seiner Personalkosten an zusätzlichem Umsatz erwirtschaftet. Dann trägt er nicht nur seine eigenen Kosten, sondern leistet darüber hinaus auch einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten im Unternehmen.

In Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen verursachen Mitarbeiter zusätzlich variable Kosten - beispielsweise Kosten für Material oder Waren im Einkauf. Diese variablen Kosten müssen auf den oben ermittelten Umsatz (2-fache der Personalkosten) aufgeschlagen werden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter kostet 70.000 EUR pro Jahr und verkauft Waren, die im Einkauf zusätzlich ca. 20.000 EUR pro Jahr kosten. Dann sollte er einen Zusatzumsatz  in Höhe von 160.000 EUR (Personalkosten x 2 plus 20.000 EUR Wareneinkauf) erzielen.

Wenn sich diese Werte nicht erreichen lassen, sollten Sie darüber nachdenken, wie sie Personalkosten senken können.

Der Nutzen kann darin bestehen, dass der Mitarbeiter direkt oder indirekt Umsatz bringt oder Kosten spart. Der Nutzen muss je Betrieb individuell berechnet werden. Die Tabelle folgende zeigt, wie Sie den Nutzen berechnen oder schätzen können.

Nutzen
Nutzen Berechnung/ Schätzung Ihre eigenen Werte
Mehrumsatz, z.B. Neukundengewinnung Plan-Verkaufsmenge/ Planpreis in Euro
Kosteneinsparung, z.B. Verbesserung von Bearbeitungszeiten Kostenreduktion in Euro
Entlastung anderer Mitarbeiter Mehrumsatz der neuen Mitarbeiter, der durch die Entlastung möglich wird
Praxis-Beispiel: Personalkosten berechnen für ein Fernseh- und Radiogeschäft

Peter Schulte betreibt ein kleines Fernseh- und Radiogeschäft. Er hat sich auf das Angebot hochwertiger Ware mit umfassendem Service spezialisiert (z. B. Lieferung, Installation und Programmierung), um sich gegen Ketten und billige Internet-Angebote durchsetzen zu können. Hinzu kommen Reparaturaufträge und Zubehörverkauf. Das Konzept geht auf und die Geschäfte laufen seit langem gut. Wöchentlich verkauft Schulte im Schnitt 14 Fernseher und 6 Radioanlagen.

Die Nachfrage nach den Geräten ist aber konstant fast doppelt so hoch. Häufig kann Schulte Wünsche nicht zeitnah befriedigen, was dazu führt, dass er Kunden verärgert und auch verliert. Er beschließt zu prüfen, ob es sich lohnt, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, um möglichst viele Aufträge zeitnah abwickeln zu können. Der Mitarbeiter soll ein Jahresgehalt (ohne Urlaubs-/Weihnachtsgeld) von 48.000 EUR bekommen. An gesetzlichen Sozialabgaben fallen inkl. Umlagen rund 9.800 EUR an. Hinzu kommen Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie geschätzte Kosten für Fehlzeiten und Fortbildung in Höhe von 6.000 EUR. Schulte berücksichtigt auch, dass er dem neuen Mitarbeiter Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Ein Büro benötigt der Mitarbeiter nicht, wohl aber einen PKW, damit er die Kunden vor Ort besuchen und Fernseher und Radios installieren oder reparieren kann. Schulte veranschlagt für den Wagen Kosten von noch einmal 6.000 EUR. Zusammen fallen für den neuen Mitarbeiter jährlich also Personalkosten von knapp 70.000 EUR an.

Natürlich erwartet Schulte, dass ihm der Mitarbeiter einen Nutzen bringt, der die Personalkosten deutlich übersteigt. Da Schulte langfristig plant und er den Mitarbeiter auch dann beschäftigen will, wenn es nicht so gut läuft, erwartet er, dass der Mitarbeiter ihm einen Zusatzumsatz pro Jahr von mindestens 91.000 EUR bringt, auch, um einen „Puffer“ für schlechte Zeiten zu erwirtschaften.

Da der Mitarbeiter zusätzliche Waren verkauft, und hierfür variable Kosten für die Warenbeschaffung anfallen, müssen diese Kosten natürlich einberechnet und gedeckt werden.

Schulte überschlägt, wie viele Fernseher und Radios der Mitarbeiter dafür verkaufen müsste, damit sich der Mitarbeiter dauerhaft für ihn rechnet. Für Fernseher erzielt Schulte im Mittel einen Nettopreis von 1.450 EUR, für Radioanlagen 700 EUR. Schulte geht davon aus, dass der neue Beschäftigte langfristig pro Jahr 140 Fernseher und 60 Radios verkaufen kann, was einem Umsatz von rund 245.000 EUR entspricht. Außerdem erwartet er, dass der neue Mitarbeiter Reparaturen mit einem jährlichen Volumen von 5.000 EUR übernehmen kann. Der zu erwartende zusätzliche Umsatz beträgt also rund 250.000 EUR.

Die Bezugskosten der Fernseher liegen im Schnitt bei 650 EUR, für die Radios bei 300 EUR pro Stück. In Summe fallen also 109.000 EUR für zusätzliche Warenbeschaffung an. Der neue Mitarbeiter würde also einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten in Höhe von ca. 71.000 EUR leisten (Umsatz minus Personalkosten minus zusätzliche variable Kosten). Die Investition in einen neuen Mitarbeiter lohnt sich für Schulte daher in jedem Fall.

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