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Personalkosten berechnen: Wie viel kosten meine Mitarbeiter?

Personalkostenberechnung im Unternehmen: Kosten-Nutzen-Analyse
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 07.01.2020

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, entstehen Personalkosten. Und die sind höher, als viele Unternehmer glauben. Sie müssen nämlich nicht nur Bruttogehalt und gesetzliche Sozialabgaben berücksichtigen, sondern auch weitere Kosten, z. B. für Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildung, Ausfallzeiten oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes. Wie Sie die Personalkosten vollständig ermitteln und feststellen können, ob sich die Beschäftigung eines Mitarbeiters für Sie lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Personalkosten bewerten und Wirtschaftlichkeit abschätzen

Jeder Arbeitnehmer kostet Sie Geld - u.a. durch seinen Lohn bzw. sein Gehalt und die Lohnnebenkosten wie z. B. den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung. Dafür erwarten Sie als Arbeitgeber von jedem Beschäftigten eine Gegenleistung, einen Nutzen, der die Personalkosten deutlich übersteigt. Nur dann können Sie sicherstellen, dass jeder Angestellte seinen Anteil dazu beiträgt, dass Sie einen Gewinn erzielen und betriebswirtschaftlich erfolgreich sind.

Außerdem wollen Sie die Mitarbeiter ja langfristig beschäftigen und auch dann halten, wenn es einmal nicht so gut läuft. Daher muss jeder Mitarbeiter in guten Zeiten quasi „vorverdienen“, damit es Ihnen möglich ist, ihn auch in schlechten Zeiten zu beschäftigen, wenn er zumindest zeitweise weniger erwirtschaftet als er kostet.

Faustregel: In Dienstleistungsbetrieben und bei Unternehmen ohne nennenswerte variable Kosten ist es meist ausreichend, wenn jeder Arbeitnehmer etwa das 2-fache seiner Personalkosten an zusätzlichem Umsatz erwirtschaftet. Dann trägt er nicht nur seine eigenen Kosten, sondern leistet darüber hinaus auch einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten im Unternehmen.

In Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen verursachen Mitarbeiter zusätzlich variable Kosten - beispielsweise für Material oder Waren im Einkauf. Diese variablen Kosten müssen auf den oben ermittelten Umsatz (2-fache der Personalkosten) aufgeschlagen werden.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer kostet 70.000 EUR pro Jahr und verkauft Waren, die im Einkauf zusätzlich ca. 20.000 EUR pro Jahr kosten. Dann sollte er einen Zusatzumsatz in Höhe von 160.000 EUR (Personalkosten x 2 plus 20.000 EUR Wareneinkauf) erzielen.

Wenn sich diese Werte nicht erreichen lassen, sollten Sie darüber nachdenken, wie sie Personalkosten senken können.

Der Nutzen kann darin bestehen, dass der Mitarbeiter direkt oder indirekt Umsatz bringt oder Kosten spart. Der Nutzen muss je Betrieb individuell berechnet werden. Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie den Nutzen berechnen oder schätzen können.

Nutzen
NutzenBerechnung/ SchätzungIhre eigenen Werte
Mehrumsatz, z.B. Neukundengewinnung Plan-Verkaufsmenge/ Planpreis in Euro
Kosteneinsparung, z.B. Verbesserung von Bearbeitungszeiten Kostenreduktion in Euro
Entlastung anderer Mitarbeiter Mehrumsatz der neuen Mitarbeiter, der durch die Entlastung möglich wird

Praxis-Beispiel: Personalkosten berechnen für ein Fernseh- und Radiogeschäft

Peter Schulte betreibt ein kleines Fernseh- und Radiogeschäft. Er hat sich auf das Angebot hochwertiger Ware mit umfassendem Service spezialisiert, um sich gegen Ketten und billige Internet-Angebote durchsetzen zu können. Seine Leistungen umfassen z. B. Lieferung, Installation und Programmierung. Hinzu kommen Reparaturaufträge und Zubehörverkauf. Das Konzept geht auf und die Geschäfte laufen seit langem gut. Wöchentlich verkauft Schulte im Schnitt 14 Fernseher und 6 Radioanlagen.

Die Nachfrage nach den Geräten ist aber konstant fast doppelt so hoch. Häufig kann Schulte Wünsche nicht zeitnah befriedigen, was dazu führt, dass er Kunden verärgert und auch verliert. Er beschließt zu prüfen, ob es sich lohnt, einen neuen Mitarbeiter einzustellen. So möchte er möglichst viele Aufträge zeitnah abwickeln können.

Der Arbeitnehmer soll ein Gehalt (ohne Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld) von 48.000 EUR im Jahr bekommen. Der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsabgaben beträgt inkl. Umlagen rund 9.800 EUR. Hinzu kommen Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld sowie geschätzte Kosten für Fehlzeiten und Fortbildung in Höhe von 6.000 EUR. Schulte berücksichtigt auch, dass er dem neuen Mitarbeiter Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss.

Ein Büro benötigt der Angestellte nicht, wohl aber einen PKW, damit er die Kunden vor Ort besuchen und Fernseher und Radios installieren oder reparieren kann. Schulte veranschlagt für den Wagen Ausgaben von noch einmal 6.000 EUR. Zusammen fallen für den neuen Mitarbeiter jährlich also Personalkosten von knapp 70.000 EUR an.

Natürlich erwartet Schulte, dass ihm der Arbeitnehmer einen Nutzen bringt, der die Personalkosten deutlich übersteigt. Da Schulte langfristig plant und er den Mitarbeiter auch dann beschäftigen will, wenn es einmal nicht so gut läuft, erwartet er, dass der Angestellte ihm einen Zusatzumsatz pro Jahr von mindestens 91.000 EUR bringt. Damit soll dieser einen „Puffer“ für schlechte Zeiten  erwirtschaften.

Da der Mitarbeiter zusätzliche Waren verkauft und hierfür variable Kosten für die Warenbeschaffung anfallen, müssen diese natürlich einberechnet und gedeckt werden.

Schulte erstellt eine Kalkulation, wie viele Fernseher und Radios der Angestellte verkaufen müsste, damit sich der Mitarbeiter dauerhaft für ihn rechnet: Für Fernseher erzielt Schulte im Mittel einen Nettopreis von 1.450 EUR, für Radioanlagen 700 EUR. Schulte geht davon aus, dass der neue Beschäftigte langfristig pro Jahr 140 Fernseher und 60 Radios verkaufen kann, was einem Umsatz von rund 245.000 EUR entspricht. Außerdem erwartet er, dass der neue Mitarbeiter Reparaturen mit einem jährlichen Volumen von 5.000 EUR übernehmen kann. Der zu erwartende zusätzliche Umsatz beträgt also rund 250.000 EUR.

Die Bezugskosten der Fernseher liegen im Schnitt bei 650 EUR, für Radios bei 300 EUR pro Stück. In Summe fallen also 109.000 EUR für zusätzliche Warenbeschaffung an. Der neue Mitarbeiter würde also einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten in Höhe von ca. 71.000 EUR leisten (Umsatz minus Personalkosten minus zusätzliche variable Kosten). Die Investition in einen neuen Mitarbeiter lohnt sich für Schulte daher in jedem Fall.

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Mit dem praktischen Kostenplaner berechnen Sie nicht nur einfach die Personalkosten, sondern behalten auch alle anderen Kostenpositionen Ihres Unternehmens im Blick.

Personalkosten richtig berechnen

Um die Personalkosten eines Beschäftigten vollständig berechnen zu können, müssen Sie alle nachstehenden Kostenpositionen beachten (wichtig: Jahreswerte berechnen):

  • Bruttogehalt bzw. Bruttolohn
  • Arbeitgeberanteil an der gesetzlichen Sozialversicherung (in Abhängigkeit vom Bruttogehalt). 2020 gelten für die Arbeitgeberanteile folgende Werte: Rentenversicherung: 9,3 Prozent, Krankenversicherung: 7,3 Prozent, Arbeitslosenversicherung: 1,2 Prozent und Pflegeversicherung 1,525 Prozent. Daraus ergibt sich insgesamt ein Arbeitgeberanteil von  19,375 Prozent.
  • Umlagen zur Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3). Die Höhe schwankt, weil z. B. Krankenkassen unterschiedliche Sätze erheben. Beiträge zur Berufsgenossenschaft, anteilig pro Arbeitnehmer.
  • Evtl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13tes Monatsgehalt)
  • Evtl. weitere tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen, z. B. Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen
  • Lohnfortzahlungen, z. B. im Krankheitsfall oder bei anderen Fehlzeiten
  • Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Reise- und Bewirtungskosten, z. B. bei Kundenterminen, Messen usw.

Tipp: Denken Sie bei Ihren Planungen auch an mögliche Tariflohnsteigerungen. Um deren Höhe verlässlich einzuschätzen, können Sie sich z. B. am Durchschnitt der Abschlüsse der letzten 2 bis 3 Jahre orientieren.

Neben den direkten Personalkosten müssen Sie auch die indirekten Personalkosten einbeziehen, beispielsweise die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Hier sind v. a. folgende Positionen zu nennen:

  • Abschreibungen für notwendige Ausstattung, z. B. Büromöbel, Computer, Firmenwagen
  • Büromieten und Nebenkosten, z. B. Energie, Reinigung, anteilige Abgaben
  • Weitere Kosten, z. B. Fachliteratur, Büro-, Verbrauchsmaterial, Betriebskosten für ein KFZ
  • Ggf. Ausgaben, deren Höhe Sie nicht genau absehen können, z. B. für Geschenke oder Sachbezüge. Hier können Sie einen Pauschbetrag als „Puffer“ ansetzen.

Personalkosten berechnen und überschlägig ermitteln

Haben Sie die gesamten Personalkosten einmal ermittelt, können Sie die Gesamtkosten eines (neuen) Mitarbeiters künftig schnell überschlägig berechnen. Dazu setzen Sie die gesamten Personalkosten des Beschäftigten ins Verhältnis zu dessen Jahresentgelt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält einen Bruttolohn von 40.000 EUR im Jahr. Die Gesamtkosten für den Beschäftigten belaufen sich auf 68.000 EUR. Werden die Werte ins Verhältnis gesetzt, ergibt sich ein Faktor von 1,7. Soll jetzt z. B. ein weiterer Mitarbeiter mit einem Jahresentgelt von 30.000 EUR eingestellt werden, können Sie davon ausgehen, dass sich seine Gesamtkosten überschlägig auf rund 51.000 EUR (30.000 x 1,7) belaufen.

Personalkosten und Budgets einfach berechnen

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