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Steuern sparen: Was kann ich als Betriebsausgaben ansetzen?

So setzen Sie Betriebsausgaben richtig ansetzen um Steuern zu sparen
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 21.01.2019

Mit Betriebsausgaben lassen sich legal jede Menge Steuern sparen. Wie Sie mit Betriebsausgaben steuerlich richtig umgehen und Betriebsprüfungen und Nachfragen des Finanzamts vermeiden, zeigen wir Ihnen hier.

Das 1x1 der Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die den Gewinn des Unternehmens mindern. Je weniger Gewinn ein Unternehmen ausweist, desto geringer ist die steuerliche Belastung. Möchten Sie als Unternehmer Betriebsausgaben geltend machen, sollten Sie die folgenden Punkte unbedingt beachten. Denn das Finanzamt prüft häufig sehr genau.

Der richtige Umgang mit Betriebsausgaben im Alltag

Ausgaben mit Rechnungen belegen
Die Nachweispflicht über Anschaffungen liegt bei Ihnen! Hat das Finanzamt Zweifel an Ihren Angaben, müssen Sie durch Rechnungen die Höhe nachweisen. Kaufen Sie nie etwas ohne Beleg, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Der Beleg ist jedoch nur die halbe Miete auf dem Weg zum Betriebsausgabenabzug. Sie müssen dem Finanzamt im Zweifel auch nachweisen können, dass die Ausgaben tatsächlich betrieblich veranlasst sind.

Luxus ist tabu…meistens
Als Unternehmer dürfen Sie natürlich frei entscheiden, wofür Sie Ihr Geld ausgeben. Rechnen Sie im Normalfall aber nicht damit, dass übertriebene Ausgaben vom Finanzamt als Betriebsausgabe anerkannt werden. Das goldene Handy oder der Porsche wird äußerst selten akzeptiert. Der Kauf von Luxusgegenständen wird entweder dem Privatbereich zugerechnet oder das Finanzamt unterstellt einen nicht abziehbaren Repräsentationsaufwand.

Ausgaben zwischen privater und beruflicher Nutzung aufteilen
Nicht immer lassen sich Ausgaben strikt zwischen beruflicher und privater Nutzung teilen, wie beispielsweise bei Reisekosten. In diesen Fällen lässt das Finanzamt eine Aufteilung zu. Sie müssen die Betriebsausgaben dafür in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Betrag aufteilen. Steuern werden Sie nur mit den abziehbaren Betriebsausgaben sparen. Sie müssen dem Finanzamt plausible Nachweise zu Ihrem Aufteilungsmaßstab liefern. Bei teils betrieblich, teils privat veranlassten Reisekosten würde das in Form einer Art Tagebuch geschehen.

Bei Anschaffungen immer den Grund vermerken
Machen Sie es sich einfach, vermerken Sie auf sämtlichen Belegen und Rechnungen den Grund der Ausgabe. So verlieren Sie nicht die Übersicht und können auch noch Jahre später oder bei Rückfragen des Finanzamtes eine eindeutige Zuordnung der Ausgabe vornehmen.

5 Tipps: Steuern sparen mit Betriebsausgaben

Tipp 1: Privat-Pkw nutzen

Nutzen Sie Ihren Privat-Pkw im Unternehmen, können Sie die Kosten als Betriebsausgaben abrechnen. Zeichnen Sie auf, an welchem Tag Sie aus welchen Gründen wie viele betriebliche Kilometer gefahren sind, winkt ein Betriebsausgabenabzug von 30 Cent je Kilometer. Alternativ können Sie auch ein Fahrtenbuch führen, jeden Cent Ausgaben aufzeichnen und dem Finanzamt so die tatsächlichen Kosten je betrieblichen Kilometer als Betriebsausgaben präsentieren. Ein weiterer Vorteil der Nutzung des Privat-Pkw: Ohne betrieblichen Firmenwagen sparen Sie die komplizierte Ermittlung des Korrekturbetrags für die Privatnutzung und der Verkauf ist nicht einkommensteuerpflichtig.

Tipp 2: Kosten für Weihnachtsfeier und Geschäftsessen nicht vergessen

Beim Essen werden Geschäfte gemacht. Deshalb können Sie die Bewirtungskosten für Geschäftspartner, aber auch die Ausgaben für die Weihnachtsfeier, beim Finanzamt geltend machen. Aber Vorsicht: Das Finanzamt schaut ganz genau hin. Wichtig ist, dass der Anlass betrieblich ist und die Rechnung die formalen Anforderungen erfüllt. Bei Bewirtungskosten anlässlich der Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden, die nur zu 70% als Betriebsausgabe abziehbar sind, ist zu beachten, dass diese auf einem separaten Konto aufgezeichnet werden. Ohne die Trennung von den übrigen Betriebsausgaben lässt das Finanzamt keinen Cent der Bewirtungskosten zum Abzug zu.

Tipp 3: „Drittaufwände“ sind ebenfalls abziehbar

Sind Sie gerade knapp bei Kasse und Familienmitglieder oder Freunde begleichen betriebliche Zahlungen, sind diese Zahlungen trotzdem als Betriebsausgaben abziehbar. Im Fachjargon spricht man von „Drittaufwand“. Die Argumentation für den Betriebsausgabenabzug: Hätten die Familienmitglieder oder die Freunde Ihnen das Geld vorher geschenkt und Sie hätten die Zahlungen damit veranlasst, würde das Finanzamt auch nicht an Ihrem Betriebsausgabenabzug rütteln.

Tipp 4: Kosten für Berufskrankheit sind voll abziehbar

Sind Sie krank und tragen einen Teil Ihrer Behandlungskosten aus eigener Tasche, können Sie hierfür außergewöhnliche Belastungen geltend machen. Bei einem hohen Gewinn kann es jedoch passieren, dass wegen der zumutbaren Eigenbelastung kein Cent abziehbar ist. Deshalb sollten Sie versuchen, die Kosten zur Heilung und Linderung einer Krankheit in den Betrieb zu ziehen. Das funktioniert, wenn ein Facharzt Ihnen eine Berufskrankheit bescheinigt. Folge: Die Kosten stellen in diesem Fall dann in voller Höhe abziehbare Betriebsausgaben dar.

Tipp 5: Mieten statt kaufen

Warum einen Laptop für die nächste Geschäftsreise kaufen? Sie können sich diesen Laptop doch auch ausleihen. Der Clou dabei: Leihen Sie sich die Gegenstände beispielsweise von Ihrer Frau, stellen die Mietzahlungen bei Ihnen voll abziehbare Betriebsausgaben dar. Ihr Familienmitglied muss keine Einnahmen versteuern, wenn die Mietzahlungen pro Jahr nicht mehr als 256 EUR betragen.

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Beispiel: Dienstreise mit privater Verlängerung

Der Unternehmer Huber fährt nach Rom zu seinem jährlichen Branchen-Treffen um sich auszutauschen. Der Kongress dauert 5 Tage. Nach dem dienstlichen Teil beschließt Herr Huber noch 4 Tage Urlaub in Italien an seinen bis dahin dienstlichen Aufenthalt zu hängen. Die Kosten für An- und Abreise betragen 500 EUR, die Übernachtungskosten belaufen sich auf 1.400 EUR, zusätzlich bezahlte Herr Huber für die Teilnahme an der Veranstaltung 1.000 EUR.

Herr Huber kann die folgenden Betriebsausgaben absetzen:

Nicht abziehbare Aufwendungen Abziehbare Betriebsausgaben
Kongresskosten 1.000 EUR
An- und Abreisekosten 222 EUR (500 EUR x 4/9) 277 EUR (500 EUR x 5/9)
Übernachtungskosten 622 EUR (1.400 EUR x 4/9) 779 EUR (1.400 EUR x 5/9)
Gesamt 844 EUR 2.056 EUR

Zusammenfassung Betriebsausgaben

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Finanzämter bei den Betriebsausgaben für Unternehmen und Betrieb besonders genau hinschauen. Übertreiben Sie nicht und dokumentieren Sie möglichst lückenlos Ihre Betriebsausgaben und den Hintergrund der Anschaffung. Ebenso sind private Ausgaben ausnahmslos als nicht abziehbar zu behandeln. Halten Sie sich an diese einfachen Regeln, können Sie mit Betriebsausgaben Ihre Steuerlast reduzieren - ohne dabei kritische Nachfragen des Finanzamts zu riskieren.


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