Was bedeutet „Buchhaltung machen“?
Buchhaltung bedeutet, alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch zu erfassen. Dazu zählen insbesondere Rechnungen sowie Einnahmen und Ausgaben, die im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit anfallen. Ziel der Buchhaltung ist es, jederzeit einen Überblick über Umsatz, Kosten und Finanzen zu behalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Für Einzelunternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer heißt das: Sie müssen Ihre Buchungen sauber sortieren und alle Informationen lückenlos erfassen.
Im ersten Schritt sollten Sie Rechnungen und Belege nach bestimmten Vorgaben sortieren und aufbewahren. Das ist die Voraussetzung für eine solide Buchführung. Anschließend wird jeder einzelne Beleg nach bestimmten Eingaberegeln in der Buchhaltungssoftware erfasst. Erst dann haben Sie, Ihr Steuerberater oder auch Ihr Buchhalter einen Überblick über alle notwendigen Informationen und die aktuellen Zahlen.
Mehr Details zu den Grundlagen der Buchhaltung und welche Schritte dabei wirklich wichtig sind, sehen Sie in diesem Video:
Kann ich die Buchhaltung wirklich selbst machen?
Natürlich! Die eigene Buchhaltung zu erledigen, ist heute einfacher denn je – vorausgesetzt, Sie nutzen die richtigen Tools. Während früher umfangreiches Fachwissen nötig war, übernehmen moderne Buchhaltungsprogramme die komplexen Aufgaben automatisch:
- Sie erkennen Belege automatisch per Foto
- Sie ordnen Geschäftsvorfälle richtig zu
- Sie berechnen die Umsatzsteuer korrekt
- Sie bereiten alle Daten für Ihre EÜR oder Bilanz auf
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Für wen ist es sinnvoll, die Buchhaltung selbst zu machen?
Die eigenständige Buchhaltung eignet sich besonders für:
- Einzelunternehmer und Freiberufler mit überschaubarem Belegaufkommen
- Kleinunternehmer, die ihre Finanzen im Blick behalten möchten
- Gründer, die Kosten für den Steuerberater reduzieren wollen
Auch Selbstständige profitieren davon, ihre Geschäftsvorfälle direkt selbst zu erfassen – schließlich kennen sie ihre Belege am besten.
Weniger geeignet ist dieser Weg jedoch für Unternehmen mit komplexer Bilanzierung oder vielen Mitarbeitern sowie für Branchen mit sehr speziellen steuerlichen Anforderungen.
Welche Vor- und Nachteile hat es, die Buchhaltung selbst zu machen?
| Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|
| Kosten sparen | Sie sparen jeden Monat die Honorare für externe Buchhaltung. | Zeitaufwand: Gerade am Anfang investieren Sie mehr Zeit, um sich einzuarbeiten. |
| Volle Kontrolle | Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen und alle Geschäftsvorfälle. | Fehlerpotenzial: Ohne Fachwissen können Sie Fehler machen, wenn Sie Belege erfassen. |
| Entwicklungen früh erkennen | Sie kennen Ihre Zahlen aus erster Hand und können schneller reagieren. | Fristendruck: Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Sie Fristen einhalten. |
| Flexibilität | Sie arbeiten unabhängig von festen Terminen. | Gesetzliche Änderungen: Sie müssen sich selbst über neue Vorgaben informieren. |
Die meisten Nachteile lassen sich mit der richtigen Buchhaltungssoftware deutlich reduzieren: Moderne Programme führen Sie Schritt für Schritt durch Ihre Buchungen, erinnern an Fristen, minimieren Fehlerquellen und sorgen stets für eine rechtssichere Buchführung.
Welche gesetzlichen Pflichten und Fristen muss ich beachten?
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen, müssen Sie auch dafür sorgen, dass Sie gesetzliche Vorgaben einhalten. Das klingt erstmal einschüchternd, ist aber überschaubarer als gedacht.
Die wichtigsten gesetzlichen Pflichten
- Aufbewahrungspflicht: Belege, Rechnungen und Buchungsunterlagen müssen Sie 8 Jahre lang aufbewahren – digital oder in Papierform.
- Vollständigkeit: Sie müssen jeden Geschäftsvorfall dokumentieren, dabei gilt: keine Buchung ohne Beleg.
- GoBD-Konformität: Ihre digitale Buchhaltung muss unveränderbar, vollständig archiviert und nachvollziehbar sein.
- Trennung privat und geschäftlich: Private und betriebliche Ausgaben müssen Sie sauber trennen, am besten mit einem separaten Geschäftskonto.
Diese Fristen müssen Sie im Blick behalten
- Jährlich bis 31. Juli: Steuererklärung inklusive EÜR oder Jahresabschluss
- Monatlich oder quartalsweise: Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Bis 10. des Folgemonats: Fälligkeit der Umsatzsteuer bei monatlicher Abgabe
Die passende Buchhaltungssoftware unterstützt Sie dabei, gesetzliche Pflichten und Fristen zuverlässig einzuhalten. Sie erinnert an Abgabetermine, prüft Buchungen auf Vollständigkeit und hilft, Belege korrekt zu archivieren.
Buchhaltung selbst machen mit diesen 5 Schritten
Sie möchten Ihre Buchhaltung selbst machen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Diese 5 Schritte bringen Sie vom Einstieg bis zur fertigen EÜR.
- Die richtige Buchhaltungssoftware wählen
Finden Sie ein Buchhaltungsprogramm, das zu Ihren Anforderungen und Ihrer Unternehmensform passt. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie eine einsteigerfreundliche Software wählen, die Sie intuitiv bedienen können und die GoBD-konform arbeitet. - Geschäftskonto anlegen und verknüpfen
Damit Sie Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen ohne großen Aufwand trennen können, lohnt es sich, ein extra Geschäftskonto anzulegen. Verknüpfen Sie dieses Konto anschließend mit Ihrer Buchhaltungssoftware – so importiert das Programm alle Umsätze automatisch und ordnet sie den passenden Einnahmen oder Ausgaben zu.
Bei Lexware können Sie Ihr Geschäftskonto online eröffnen und anschließend direkt mit der Buchhaltungssoftware verknüpfen – ohne manuelle Schnittstellen. - Belege organisieren
Sammeln Sie alle Belege zu Ihren Einnahmen und Ausgaben und bringen Sie diese in eine strukturierte Form. Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen Sie mit Funktionen zur digitalen Belegverwaltung, wie beispielsweise einer automatischen Belegerkennung und einer digitalen Archivierung. - Einnahmen und Ausgaben prüfen
Kontrollieren Sie die zugeordneten Geschäftsvorfälle. Wenn etwas unklar ist, bieten die meisten Programme Hilfestellungen an und sorgen dank automatischer Zuordnung für Durchblick. - Mit dem Steuerberater abstimmen
Übermitteln Sie Ihre Daten regelmäßig an Ihren Steuerberater. Er prüft Ihre Arbeit, gibt Feedback und übernimmt ggf. am Jahresende die EÜR sowie Ihre Steuererklärungen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie die Voranmeldungen ebenfalls selbst erstellen oder ebenfalls vom Steuerberater erledigen lassen.
Welche Software eignet sich am besten für Einsteiger?
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware entscheidet darüber, ob Sie die Buchhaltung selbst machen können – oder ob Sie frustriert aufgeben. Mittlerweile sind Buchhaltungsprogramme so aufgebaut, dass Sie sich als Einsteiger schnell zurecht finden.
Buchführung selbst machen ist kein Hexenwerk
Eine Software für die Buchhaltung oder eine Cloud-Lösung zu bedienen, die Sie komplett online benutzen können, ist reine Übungssache. Und da die meisten Belege – Kundenrechnungen, Eingangsrechnungen, Abbuchungen oder Tankquittungen – sehr häufig anfallen, bekommen Sie sehr schnell Routine.
Mit der Software können Sie die Zahlen jederzeit problemlos an Ihren Steuerberater übermitteln. So kann er Ihre Eingaben gegebenenfalls kontrollieren und hat Ihre Zahlen im Blick. Das sind die besten Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit.
Wie arbeiten Buchführungsprogramme?
Jede Software oder Cloud für die Buchhaltung hat eigene Eingabemasken, aber alle verlangen von Ihnen mindestens, dass Sie Folgendes angeben:
Für jeden Beleg müssen Sie zwei Kontonummern (eine im „Soll“ und eine im „Haben“), den Umsatzsteuersatz, einen Buchungstext sowie den Betrag inklusive Umsatzsteuer eingeben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie die beiden Konten in einer bestimmten Reihenfolge erfassen. Dann erledigt die Buchhaltungssoftware im Hintergrund alles andere automatisch. Sie öffnet die erforderlichen Konten, ermittelt die Salden, schließt die Konten wieder und speist die neuen Daten auch direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Einnahmen-Überschussrechnung ein.
Darauf sollten Sie bei der Software-Wahl achten
Nicht jede Buchhaltungssoftware ist für Einsteiger geeignet. Achten Sie auf diese Kriterien, um Zeit und Frust zu sparen:
- Sie können die Software intuitiv bedienen und sie bietet verständliche Sprache
- Wiederkehrende Aufgaben im Alltag erledigt die Software automatisch
- Steuerberater-Zugang beispielsweise über eine DATEV-Schnittstelle
- Die Software arbeitet GoBD-konform und archiviert rechtssicher und revisionssicher
- Guter Support hilft Ihnen direkt bei Fragen per Telefon, Chat oder E-Mail.
Viele moderne Buchhaltungsprogramme bündeln diese Anforderungen in einer Lösung. Anbieter wie Lexware Office richten sich dabei gezielt an Einsteiger, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und komplexe Buchungsschritte vereinfachen. So behalten Sie Ihre Finanzen im Blick, ohne sich intensiv mit buchhalterischen Details beschäftigen zu müssen.
Info
Mit diesen Funktionen unterstützt Lexware Office, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst machen
Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen viele Routineaufgaben ab und sorgt dafür, dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Lexware Office unterstützt Sie dabei konkret mit folgenden Funktionen:
- Belege per App automatisch erfassen und speichern
- Bankumsätze automatisch importieren und passenden Buchungen zuordnen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und Daten mit wenigen Klicks mithilfe unseres Partners smartsteuer in ELSTER übertragen
- Integriertes Kassenbuch
- Immer rechtssicher arbeiten
- Alle Buchhaltungsdaten per übersichtlichem Dashboard im Blick behalten
Sie greifen von überall auf Ihre Daten zu dank cloudbasierter Software nach höchsten Sicherheitsstandards
Die Rolle des Steuerberaters
Doch auch mit der besten Software stellt sich die Frage: Was macht eigentlich der Steuerberater, wenn ich die Buchhaltung selbst mache?
Es gibt Pflichten, die ein Steuerberater erfüllen muss, etwa:
- die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Laufe des Jahres
- die Gewinnermittlung/der Jahresabschluss am Jahresende
Diese Aufgaben haben absoluten Vorrang, weil Sie Probleme mit dem Finanzamt bekommen, wenn Sie bestimmte Informationen nicht oder nicht rechtzeitig weitergeben. In der Regel wird sich Ihr Steuerberater darum kümmern, dass Ihre Buchführung in diesen Punkten keine Lücken aufweist.
Es gibt aber auch die Kür, die darin besteht, dass der Steuerberater oder Buchhalter Sie berät. Anhand Ihrer Zahlen kann er kreativ werden und Ihnen frühzeitig Tipps geben und Fragen beantworten. Und er kann mit Ihnen eine Strategie erarbeiten, wie Sie möglichst wenig Steuern zahlen.
Dafür gibt es im deutschen Steuerrecht erhebliche, völlig legale Gestaltungsspielräume, die man allerdings kennen muss, um davon zu profitieren. Nicht zuletzt auch deshalb, weil manche – auf den ersten Blick positive – steuerliche Gestaltungen sich an anderer Stelle negativ auswirken können.
Das Gesamtpaket aus Pflicht und Kür kostet in der Regel viel Geld. Viele Unternehmer verhandeln mit dem Steuerberater und kaufen anschließend nur die Buchhaltung – und verzichten gänzlich darauf, dass er sie berät. Das ist schade, denn im Grunde ist der umgekehrte Weg meist der bessere. Die Pflichtaufgaben sind lästig, aber meist nicht sehr anspruchsvoll. Außerdem erfordern sie in der Regel weniger ausgeprägtes fachliches Know-how. Die Beratungsleistung eines guten Steuerberaters ist dagegen häufig viel mehr Wert – und vor allem nicht durch den Unternehmer selbst zu leisten.
Ein einfacher Vergleich zeigt, warum diese Aufgabenteilung sinnvoll ist:
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Ihr Know-how für Ihre Buchführung einbringen
Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine Webagentur, Ihnen einen Internetshop einzurichten. Die Stärke des Programmierers oder Webdesigners ist es, den Shop einfach und übersichtlich zu gestalten. Doch wer soll die Produkte einpflegen? Der Programmierer? Wäre es nicht viel einfacher, wenn Sie das selbst machen? Sie haben den Überblick, kennen Ihre Produkte, die Preise und können sofort erkennen, was wohin passt. Sie können sich sicher vorstellen, wie viele Fragen der Programmierer stellen wird, bis er alle Produkte eingepflegt hat. Von den Kosten mal ganz abgesehen.
Genauso ist es in der Buchführung, wenn Sie Ihre Belege sortieren und erfassen. Es sind Ihre Belege aus Ihrem Unternehmen und keiner kennt diese so gut wie Sie selbst. Die Mitarbeiter des Steuerbüros müssen immer wieder nachfragen:
- Ist die Rechnung tatsächlich noch offen oder wurde sie bereits bar bezahlt?
- Handelt es sich bei dem Einkauf um Material, das Sie verarbeiten oder um Ware, die Sie weiterverkaufen?
- Ist die Versicherung für das Unternehmen oder für private Zwecke?
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Lassen Sie sich zeigen, wie die Belege zu sortieren sind, und informieren Sie sich, wie eine Buchführungssoftware funktioniert. So läuft die Zusammenarbeit ab:
- Kontrolliert lernen: Sobald Sie Ihre ersten Belege erfasst haben, können Sie die Daten an den Steuerberater übermitteln. Er kann Ihre Eingaben kontrollieren und Ihnen Feedback geben. Sind alle Eingaben korrekt, können Sie selbst mit der Software oder Cloud-Lösung die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln.
- Routine entwickeln: Sie werden sehen: Schon nach kurzer Zeit sind Sie in der Lage, die regelmäßigen Pflichtaufgaben selbstständig zu erledigen.
- Lassen Sie sich laufend beraten: Wenn Sie Ihrem Steuerberater weiterhin regelmäßig Ihre Zahlen übermitteln, kann er Sie rechtzeitig beraten und auf Ihre Fragen fundiert antworten.
- Jahresabschluss vom Profi: Am Jahresende kann der Steuerberater aus Ihren Buchführungsdaten den Jahresabschlussund die Steuererklärungen erstellen. Wenn Sie bei der Buchführung sauber gearbeitet und alle wichtigen Informationen übermittelt haben, ist der Aufwand dafür überschaubar.
Häufig gestellte Fragen zum Thema „Buchhaltung selbst machen
FAQs
Wie fange ich mit der Buchhaltung an, wenn ich keine Erfahrung habe?
Wenn Sie Ihre Buchhaltung zukünftig selbst machen möchten, gehen Sie am besten so vor:
- Einsteigerfreundliche Software wählen
Nutzen Sie kostenlose Testversionen und achten Sie darauf, dass Sie die Software intuitiv bedienen können und guten Support erhalten. - Erstgespräch mit dem Steuerberater
Lassen Sie sich zeigen, wie Belege zu sortieren sind und welche Besonderheiten in Ihrer Branche gelten. - Mit einfachen Buchungen starten
Beginnen Sie mit häufigen Geschäftsvorfällen wie Kundenrechnungen oder Materialausgaben. - Erste Buchungen prüfen lassen
Übermitteln Sie nach dem ersten Monat Ihre Daten zur Kontrolle an den Steuerberater.
Nach 2-3 Monaten sind Sie routiniert, arbeiten schneller und müssen nicht mehr so oft Rücksprache mit dem Steuerberater halten.
Wie erkenne ich, ob ich meine Buchführung selbst machen kann oder professionelle Hilfe brauche?
Sie schaffen Ihre Buchführung in der Regel selbst, wenn Ihr Belegaufkommen überschaubar bleibt, Sie regelmäßig buchen und mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, die Sie Schritt für Schritt unterstützt. Auch wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen können und Fristen zuverlässig einhalten, spricht vieles dafür, die Buchhaltung selbst zu übernehmen.
Professionelle Hilfe lohnt sich, wenn Ihre Geschäftsvorfälle komplexer werden, Sie unsicher bei steuerlichen Fragen sind oder Ihnen die Zeit für eine saubere Buchführung fehlt. In vielen Fällen bewährt sich auch ein Hybrid-Modell: Sie erledigen die laufende Buchhaltung selbst und ziehen für Kontrolle, Beratung oder den Jahresabschluss einen Steuerberater hinzu.
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?
Sobald Sie Bargeschäfte tätigen, müssen Sie ein Kassenbuch führen und alle Bareinnahmen und -ausgaben lückenlos dokumentieren.
Wenn Sie allerdings alle Zahlungen über ein Geschäftskonto abwickeln, benötigen Sie kein Kassenbuch.
Wie verhindere ich, dass sich private und betriebliche Buchführung vermischen?
Um private und betriebliche Buchführung sauber zu trennen, sollten Sie von Anfang an klare Strukturen schaffen. Das erleichtert die laufende Buchhaltung und vermeidet Rückfragen durch das Finanzamt.
- Separates Geschäftskonto nutzen: Wickeln Sie alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über ein eigenes Konto ab. So können Sie und das Finanzamt alle Geschäftsvorfälle eindeutig zuordnen.
- Belege zeitnah erfassen: Buchen Sie Einnahmen und Ausgaben regelmäßig und vermeiden Sie Sammelbuchungen.
- Private Ausgaben konsequent trennen: Bezahlen Sie private Ausgaben auch ausschließlich über Ihr privates Konto.
- Überschneidungen sauber kennzeichnen: Lassen sich private und betriebliche Zahlungen nicht vermeiden, trennen und dokumentieren Sie diese eindeutig.
Ist Buchhaltung einfach für Anfänger?
Es ist für Anfänger gut möglich, ihre Buchhaltung selbst zu machen, wenn das Unternehmen überschaubar bleibt und sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, die sie durch die einzelnen Schritte führt. Sie müssen kein tiefes Fachwissen mitbringen, sondern sich vor allem mit den Grundlagen auseinandersetzen und regelmäßig buchen, um eine Routine zu entwickeln.
Wird das Belegaufkommen größer oder die Buchführung komplexer, steigt auch der Aufwand. In diesem Fall sollten Sie sich zunächst von einem Steuerberater helfen lassen oder auf ein Hybrid-Modell setzen.
Fazit: Buchhaltung selbst machen kann sich lohnen
Buchhaltungsprogramme machen es Einzelunternehmern, Freiberuflern und Kleinunternehmern heute leicht, die laufende Buchhaltung selbst zu übernehmen. Sie sparen Kosten, behalten den Überblick über Ihre Finanzen und können Ihren Steuerberater gezielt für Beratung und Jahresabschluss einsetzen.
Bereit anzufangen? Lexware Office richtet sich gezielt an Einsteiger und unterstützt Sie dabei, Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt aufzubauen. Sie können die Software 30 Tage kostenlos testen – ohne automatische Verlängerung.
