Stundenlohn Kleinunternehmer: Was darf meine Arbeit kosten?
Wie kann ich einen Tagessatz ausrechnen, wie hoch ist ein realistischer Stundenlohn Kleinunternehmer oder Dienstleistungen betreffend? Wie decke ich meine Betriebskosten, wenn ich mir selbst ein Gehalt auszahlen will, und wie bereite ich mich auf Auftragsflauten vor? Diese Fragen treiben alle Selbstständigen um, nicht nur diejenigen, die sich in der Gründung befinden.
Was ist überhaupt ein Stundensatz?
Ein Stundensatz ist der Betrag zuzüglich Umsatzsteuer, den du als Kleinunternehmer, Dienstleistungsunternehmen oder Freiberufler für eine Stunde deiner Arbeit in Rechnung stellst. Auf den ganzen Monat gesehen, für alle Arbeitstage unter Berücksichtigung von Zeiten für administrative Tätigkeiten, sollte der Stundenlohn für Kleinunternehmer oder Dienstleister in Summe alle deine laufenden Kosten decken und dir ein angemessenes Monatseinkommen sichern.
Der Stundensatz wird dabei nicht einfach willkürlich gewählt oder irgendwo abgeschrieben, sondern sollte das Ergebnis einer sorgfältigen Kalkulation sein, die viele Faktoren berücksichtigt – auch, ob der Preis zum bestehenden Markt passt. Denn selbst wenn deine Kalkulation umständehalber ergibt, dass du für weniger arbeiten könntest als Mitbewerber, so wäre es doch kurz gedacht, den Preis in einem Marktsegment kaputtzumachen, in dem du dich vielleicht noch lange bewegen willst. Besonders hilfreich zur Orientierung ist ein Freiberufler-Stundensatzrechner, der individuelle Parameter berücksichtigt und bei der Marktanalyse unterstützt.
Frage zur Kalkulation: Was ist ein angemessener Stundensatz?
Ein angemessener Stundensatz hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Branche, deiner Expertise und den spezifischen Marktbedingungen und den Sätzen, die sich aufgrund der Kalkulationen von Marktbegleitern als „normaler Rahmen“ etabliert haben.
Dein angestrebter Stundensatz sollte nicht nur deine Betriebskosten decken, sondern auch Gewinne ermöglichen, die deinen Lebensunterhalt sichern, das Zahlen von Sozialversicherungsbeiträgen und den Aufbau von Rücklagen und eine Altersvorsorge möglich machen.
Warum es oft schwerfällt, einen angemessenen Stundenlohn zu berechnen
Viele Gründer unterschätzen die Anzahl der nicht-produktiven Stunden und übersehen wichtige Kosten wie Versicherung, Steuern oder Ausgaben für Weiterbildung. Sie vergessen Rücklagen oder denken, darauf verzichten zu können – oder wissen gar nicht, was an Steuervorauszahlungen auf sie zukommen wird.
Zudem kann die Konkurrenz am Markt unterschiedlich ausfallen, und es kann von außen, ohne tiefere Marktanalyse, schwierig sein zu beurteilen, was der „richtige“ Preis für die eigene Leistung ist. Der eigene Wert und der des Angebots sind nicht immer leicht zu beziffern, wenn dann noch spezifische Kundenanforderungen und „Vorschläge“ dazukommen, dass einen Teil der Arbeit ja auch KI übernehmen könne.
Wie berechne ich meinen Stundensatz?
Ein Stundensatz setzt sich aus mehreren Teilen zusammen: den Kosten, dem handelsüblichen Preisrahmen und der produktiv verfügbaren Arbeitszeit. Dazu kommen persönliche und marktbasierte Faktoren wie Gewinnspanne, Expertise und Nachfrage in deiner Branche und manchmal auch, ob ein größerer Vertrag abgeschlossen wird und es sich lohnen kann, im Stundensatz etwas herabzugehen, weil anschließend viel Akquiseaufwand für eine Zeit entfällt.
Es wird immer unternehmerische Entscheidungen geben, auch wenn man mit Stundensatzkalkulatoren und Formeln arbeitet. Die Berechnung der produktiven Arbeitszeit ist dabei noch am einfachsten. Die produktive Arbeitszeit ist die Zeit, in der Sie tatsächlich für Kunden arbeiten und Geld verdienen können.
Viele Selbstständige und Freiberufler unterschätzen diese Zahl, da sie auch Zeit in Verwaltung, Akquise, Weiterbildung oder Networking investieren müssen, die dann nicht direkt bezahlt wird, sich aber auch nicht wegplanen lässt.
Wie viele Stunden kannst du produktiv arbeiten?
Zwischen 20 und 45 Prozent einer angenommenen Wochenarbeitszeit gehen für andere Aufgaben drauf – wie viel es wirklich ist, hängt auch vom Automatisierungsgrad der selbstständigen Person ab: Wenn du mit Lexware Office alle Funktionen nutzt, die dir den Rücken freihalten, wird Buchhaltung beispielsweise eine Aufgabe von wenigen Minuten statt mehreren Stunden.
So kannst du deine Kosten als Unternehmer berechnen
Um deinen Stundensatz zu kalkulieren, solltest du möglichst alle anfallenden Kosten berücksichtigen. Dazu gehören Fixkosten, wie Miete, Telekommunikationskosten, Webhosting, Büroausstattung, Sozialversicherungen, wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Berufshaftpflicht, und deine regelmäßigen Verbrauchsmaterialien.
Du musst außerdem bedenken, dass du gelegentlich Ausstattungs-, Material-, Lizenz-, Fahrt- oder Weiterbildungskosten hast und dafür Geld weglegen. Zu den sonstigen Kosten zählen Rücklagen für Altersvorsorge, Krankentage oder Urlaub.
Als selbstständiger Unternehmer musst du zudem Steuervorauszahlungen leisten und Einkommens- und/oder Gewerbesteuer zahlen und das Geld hierfür weglegen, ebenso wie Umsatzsteuer dem Staat gehört und nur durchgereicht wird.
Alle diese Kosten müssen auf die produktiven Stunden umgelegt werden, sodass du nicht nur deine Betriebsausgaben decken, sondern auch ein ausreichendes Einkommen erzielen kannst. Außerdem möchtest du am Ende nicht nur irgendwie die Kosten decken, du willst auch Gewinn erzielen.
Weitere mögliche Einflussfaktoren auf den Stundensatz
Neben der produktiven Zeit und den Rücklagen und Kosten gibt es weitere Einflussfaktoren, die deinen Stundensatz beeinflussen können: die Auslastungsquote, denn wie viel von deiner Arbeitszeit kannst du tatsächlich in Rechnung stellen?
Dein Grad an Expertise und die Branche, in der du dich bewegst: Hochqualifizierte Fachkräfte können in anspruchsvollen Branchen höhere Stundensätze verlangen. Das gesunde Mittelfeld orientiert sich eher an dem, was marktüblich ist – es sei denn, du findest innerhalb des Angebots deine eigene, ganz besondere Nische.
Warum unterscheidet sich der Stundensatz von Freelancern vom Stundenlohn von Angestellten?
Auch wenn es bei Kunden oft nicht bekannt ist und zu erstaunten Rückfragen oder gar Missgunst führt: Angestellte erhalten einen festen Stundenlohn, der in der Regel viel niedriger ist als der Stundensatz eines Selbstständigen.
Der Grund liegt darin, dass Angestellte durch ihren Arbeitgeber viele Vorteile wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge und bezahlten Urlaub erhalten, während sie im Gegenzug keine Akquise leisten und ihre Verwaltung nicht selbst machen müssen. Diese Kosten und den entsprechenden Aufwand muss ein Selbstständiger in seine Kalkulation einbeziehen und selbst tragen. Außerdem wälzen Angestellte die gesamte unternehmerische Verantwortung auf die Arbeitgeberfirma ab, während Selbstständige buchstäblich jede Entscheidung alleine treffen und ausbaden müssen.
Best Practices für die Berechnung des Stundensatzes
- Realistische Einschätzung der produktiven Stunden: Nimm dir die Zeit, deine tatsächlichen Arbeitsstunden zu analysieren, und berechne deinen Stundensatz dann nur auf Grundlage dieser produktiven Zeit.
- Kosten decken und Gewinn erzielen: Kalkuliere alle deine anfallenden Kosten und plane sowohl Puffer als auch eine Gewinnmarge ein.
- Marktanalyse: Prüfe, welche Stundensätze in deiner Branche üblich sind und ob deine Kalkulation daher wettbewerbsfähig ist.
Tipp: Eine gute Anlaufstelle ist der Stundensatzkalkulator auf
www.freelancermap.de/stundensatzkalkulator oder verwende ein Excel-Sheet, in dem du selbstständig den Stundensatz berechnen kannst und nichts übersiehst.
Stundensatz oder Tagessatz: Was ist wann besser?
Der Tagessatz sollte aus acht Stundensätzen bestehen oder höher sein, weil jemand dich und deine Expertise exklusiv bucht. Die Angabe von Tagessätzen in Angeboten für Projekte kann vorteilhaft sein, wenn diese sich über Stunden oder Tage erstrecken – es erspart dir die minutengenaue Zeitabrechnung, die bei Stundensätzen oft gefordert oder erwartet wird.
Einen Unterschied sollte es aber nicht machen, ob du Stundenlohn oder Tagessätze im Angebot angibst – es sei denn, du bekommst den Zuschlag für ein Projekt, weil du einen Rabatt darauf gibst, wenn jemand gleich ganz viele Tage bei dir bucht und du im Gegenzug Akquise-Aufwand einsparst.
Berufserfahrung macht sich bezahlt. So kannst du deine Stundensätze erhöhen
Als Einsteiger und Newcomer in den meisten Projekten setzt man in der Regel nicht den gleichen Stundensatz an wie jemand, der oder die bereits Erfahrung, aktuelles Fachwissen und inzwischen auch berufliches Selbstbewusstsein erworben hat.
Irgendwann ist aber der Moment gekommen, nicht nur irgendwie bei Gelegenheit die Preise anzuheben, sondern sich strategisch mit der eigenen Preispolitik auseinanderzusetzen.
Weiterentwicklung ist unvermeidlich
Höhere Stundensätze als in der Einstiegsphase sind eine logische Entwicklung und wichtig. Den Stundensatz zu erhöhen, ist irgendwann sogar unvermeidlich, wenn Kosten gedeckt und Rücklagen gebildet werden müssen – oder wenn die „Umgebungskosten“ kontinuierlich steigen. Es geht hierbei auch gar nicht darum, mehr Geld zu „brauchen“ oder nur deswegen einen höheren Stundensatz zu berechnen, weil die meisten Kollegen es tun und man mitziehen möchte:
Jeder Auftrag bringt Freiberuflern und anderen Selbstständigen zusätzliche Fähigkeiten und mehr Erfahrung ein, die weiteren Projekten zugutekommen.
Die Erhöhung deiner Stunden- und Tagessätze wird nicht nur durch steigende Lebenshaltungs- und Geschäftskosten gerechtfertigt. Sondern immer auch dadurch, dass dein Kunde einen höheren Gegenwert erhält durch die Zusammenarbeit mit einer professionell agierenden, projekt- und praxiserfahrenen Fachkraft.
Erfahrung bedeutet Mehrwert für jedes Projekt
Routine sowie vertiefte und neu erworbene Kenntnisse führen zu einer höheren Qualität bei der Abwicklung von Projekten. Jede Erfahrung dient dann auch deinem nächsten Kunden und eine bestehende Zusammenarbeit wiederum profitiert von gut eingespielten Abläufen sowie deiner Erfahrung plus deinem Wissen über das Projekt.
Wer Mehrwert und Qualität bietet, „verdient“ eben mehr – sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne. Im Umkehrschluss bedeutet das auch: Wenn ausnahmslos jedes deiner Angebote sofort angenommen wird, ist das leider kein Erfolg. Stattdessen bist du vermutlich viel zu preiswert.
Trotzdem kostet es Überwindung, den nächsten Schritt zu gehen und den Kunden mitzuteilen, dass mit steigenden Kosten zu rechnen ist, weil du deinen Stundensatz erhöhen wirst.
Wirst du Kunden verlieren durch Preiserhöhungen?
Die größte Sorge, wenn du deinen Stundensatz erhöhen möchtest, ist häufig die Absprungrate: Wie viele Kunden werden die Erhöhung akzeptieren, und wie viele werden gehen? Wenn du deine Preise anhebst, hilft eine strukturierte und empathische Kommunikation, etwa mit einem Muster zur Ankündigung der Preiserhöhung des Stundensatzes, das du individuell anpassen und per E-Mail oder Gespräch einsetzen kannst.
Kunden verlieren durch Preiserhöhungen?
Es stimmt: Auch wer überzeugend erläutern kann, warum ein höherer Stundensatz gerechtfertigt ist, wird vermutlich den einen oder anderen Kunden verlieren, dessen Entscheidungen ausschließlich über den Angebotspreis getroffen werden.
Wenn die Erhöhung sich allerdings in einem sinnvollen und nachvollziehbaren Rahmen bewegt, betrifft dies in der Regel ganz kleine Aufträge und dann noch jene Kunden, die sowieso eine grundlegende Wertschätzung in der Zusammenarbeit vermissen lassen:
Die Wochenend-Anrufer, die Zahlungsverzögerer, die Drängler, die Sklaventreiber und die zickenden Zeitfresser sind besonders häufig auch jene Auftraggeber, die möglichst wenig für guten Service zahlen möchten.
Weniger Kundschaft: Mehr Zeit für Qualität
Entfallen jedoch die Projekte, in denen jeder Cent „Ersparnis“ hart verhandelt wird, bleibt mehr Zeit für wertschätzende und geschätzte Kunden.
Weniger Kunden, weniger Stress, höhere Qualität.
Viele kleine Projekte, bei denen man sich um tausend Details kümmern muss, fressen wesentlich mehr Zeit und Nerven als wenige gut eingespielte. Noch ein Grund also, warum deine angemessenen Stundensätze zur inneren Wellness beitragen werden. Nicht zuletzt wirken Preiserhöhungen nach. Als Dienstleister positioniert man sich auf einem höheren Qualitätsniveau und wird gleich ganz anders wahrgenommen als Anbietende, die zum Dumping-Preis arbeiten.
Regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der eigenen Tarife sollten also fester Bestandteil jeder selbstständigen Tätigkeit sein. Den Stundensatz zu erhöhen, ist keine seltene, einmalige Angelegenheit – sondern ein normaler Ablauf im Unternehmeralltag.
Mehr verdienen und sich besser dabei fühlen, Mitarbeiter und Lieferantenfirmen einfacher bezahlen können und Rücklagen bilden sowie höhere Gewinne sind die klaren Vorteile von Tarifanpassungen nach oben. Trotzdem fällt dieser Schritt vielen Selbstständigen sehr schwer und sie würden am liebsten gar nicht viel darüber reden.
Ohne weiteren Kommentar eine Erhöhung der Stundensätze mitzuteilen oder sie gar einfach auf der nächsten Rechnung auszuweisen – wie beim Lebensmittelhändler oder im Supermarkt – wird bei den meisten Projekten nicht funktionieren; denn dann wird dein Kunde mit Recht verwundert und sogar verärgert sein.
Wir haben fünf pragmatische Praxistipps für dich zusammengestellt, die eine Einführung höherer Stundensätze erleichtern sollen.
Fünf Tipps für das reibungslose Erhöhen von Stundensätzen und Preisen
- Der Neukunden-Einstieg: Wie reagieren potenzielle Neukunden auf die angehobenen Sätze? Neue Kunden und Kundinnen erfahren jeweils natürlich nur die höheren Sätze und sind daher perfekt für einen „Reality-Check“ geeignet. Wenn sich herausstellt, dass neue Kunden die höheren Preise anstandslos akzeptieren, ist eine allgemeine Erhöhung auch bei den Bestandskunden dann der zweite logische Schritt.
- Der Umstellungstermin: Für Serviceverträge mit sich wiederholenden Aufgaben, die monatlich oder vierteljährlich abgerechnet werden, ist eine Preiserhöhung vielleicht noch am einfachsten, denn zum Jahreswechsel oder Quartalsanfang wird – zum Beispiel bei Vertragsverlängerung – die längst fällige Preiserhöhung mitgeteilt. Eine solche Ankündigung gibt deinem Kunden die Möglichkeit, sich auf die neuen Tarife einzustellen.
- Der Verhandlungsspielraum: Nicht jeder Kunde wird eine Erhöhung einfach akzeptieren. Einige gehen, einige beginnen zu handeln. Das sollte man nicht persönlich nehmen, für viele Menschen gehört das Feilschen zu einer Absprache einfach mit dazu, damit ist zu rechnen. Nur wer sich schon vorher überlegt hat, wo die eigene Schmerzgrenze liegt, kann entsprechend souverän und gelassen auf Verhandlungsversuche reagieren – und wenn man von Anfang an einen kleinen Puffer eingebaut hat, schmerzt es auch nicht, sich ein wenig „herunterhandeln“ zu lassen. Der Preis ist dann trotzdem höher – und der Kunde zufrieden.
- Der Service-Ansatz: Wer regelmäßig nachfragt, ob Kunden mit der Zusammenarbeit zufrieden sind, aus den Anmerkungen lernt und darauf mit Verbesserungen eingeht, kann gut abschätzen, wie zufrieden jeder Kunde mit der aktuellen Situation ist. Eine Preisanpassung kann durch kleine Extras flankiert werden: kostenlose Zusatzberatung, temporäre Vergünstigungen oder ein Bonusangebot im nächsten Projekt. Das mildert den Effekt der Preissteigerung.
- Die persönliche Kommunikation: Auch wenn es einfacher ist, die Erhöhung von Stundensätzen per Mail zu kommunizieren, ist ein Telefonat in vielen Fällen die bessere Methode. Nur so kann man sicherstellen, dass Rückfragen sofort beantwortet werden können und dass die Information nicht im alltäglichen Arbeitstrubel untergeht, um dann bei der Rechnungsstellung für schlechte Stimmung zu sorgen.
Wir empfehlen dir eine Kombination aus den Punkten 2 und 4: Mit der gleichen Person sprechen, mit der man sich regelmäßig über die Zufriedenheit mit der geleisteten Arbeit unterhält, um Kritikpunkte zügig auszuräumen – und die Kommunikation eines Termins, ab dem die Erhöhung gilt, damit sich der Kunde darauf einstellen kann, zum Beispiel der nächste Quartalsanfang. Für wiederkehrende Projekte oder Vertragsleistungen lohnt es sich, in einem Beratervertrag den Stundensatz sauber zu definieren, um klare Verhältnisse zu schaffen.
Fazit: Als Kleinunternehmer oder Dienstleister bleibt der Stundensatz ein wichtiges Thema
Nur dank einer gründlichen Analyse deiner Arbeitszeit und entstehenden Kosten plus Weiterbildungsaufwand ist die Berechnung eines realistischen Stundenlohns machbar. Du möchtest wettbewerbsfähige Preise haben, aber auch kostendeckend arbeiten und ein faires Einkommen erzielen, das den Aufbau von Rücklagen ermöglicht.
Deshalb ist es auch wichtig, den Stundensatz als Kleinunternehmer oder Dienstleistungsperson regelmäßig zu prüfen und gegebenenfalls anzuheben. Je länger man zu einem sehr niedrigen Preis arbeitet, desto schwieriger wird es später, ihn anzuheben. Nutze Zeiten mit geringerer Auslastung, wie das Sommerloch, bewusst zur strategischen Preisprüfung und -anpassung. Daher ist das eine Aufgabe, die du nicht zu lange herausschieben solltest. Viel Erfolg.
