Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen: Wichtige Infos und Tipps

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter monatlich eine Gehaltsabrechnung zu erstellen und diese dem jeweiligen Mitarbeiter auszuhändigen. Viele werfen lediglich einen flüchtigen Blick auf den Gehaltszettel. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten jedoch die Bedeutung der Gehaltsabrechnung nicht unterschätzen. Für Beschäftigte fungiert sie in vielerlei Hinsicht als wichtiges Nachweisdokument oder zur Kontrolle – beispielsweise für das Finanzamt. Deshalb dürfen Sie als Arbeitgeber beim Erstellen der Gehaltszettel auch keine Fehler machen und sollten sich strikt an alle gesetzlichen Vorgaben halten. Andernfalls riskieren Sie Ärger mit dem Finanzamt.

Um Sie bei dieser komplexen Aufgabe zu unterstützen, haben wir in unserem Ratgeber alles zusammengestellt, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen – übersichtlich und einfach erklärt. Erfahren Sie zum Beispiel, welche Konsequenzen drohen, wenn Sie fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen oder was Sie hinsichtlich Aufbau und Inhalt beachten sollten. Zudem zeigen wir Ihnen, wann sich das Auslagern lohnt und wann es sinnvoller ist, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die Vorteile und Funktionen unserer Gehaltsabrechnungssoftware vor.

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Lohn- und Gehaltsabrechnung – Definition

Jeder Arbeitnehmer oder Angestellte erhält in der Regel einmal pro Monat nach der Auszahlung seines Verdienstes eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber – häufig auch Monats-, Entgelt- oder Lohnabrechnung genannt. Sie belegt in Textform, wie sich das Gehalt des Angestellten zusammensetzt.

Oft wird die Bedeutung der monatlichen Gehaltsabrechnung jedoch unterschätzt. In vielen Situationen benötigt man das Dokument nämlich als Einkommensnachweis, zum Beispiel bei der:

  • Wohnungssuche
  • Vergabe von Krediten
  • Steuererklärung

Die monatliche Lohnabrechnung ist darüber hinaus essentiell, um die Einkommensteuer zu berechnen. Aus dem Formular gehen die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, hervor:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Ggf. Kirchensteuer
  • Abgaben zur Sozialversicherung (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung

Aus diesem Grund dient das Dokument in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.

Die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt grundsätzlich immer nach diesem Schema:

  • Gesamtbruttolohn ermitteln
  • Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
  • Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln
  • Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen
  • Auszahlungsbetrag ermitteln
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Welche Konsequenzen drohen, wenn ich fehlerhafte Gehaltsabrechnungen erstelle?

In der Gewerbeordnung (GewO) ist festgelegt, dass ein Betrieb jedem Arbeitnehmer bei Zahlung seines Arbeitsentgelts eine Abrechnung des Gehalts bzw. Lohns in Textform erteilen muss. Dementsprechend ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, das Gehalt seiner Beschäftigten monatlich abzurechnen und ihnen eine genaue Aufstellung darüber auszuhändigen. Da es sich hierbei um wichtige, steuerrelevante Dokumente handelt, müssen alle Daten und Angaben darauf absolut korrekt sein.

Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler auf der Gehaltsabrechnung ein. Dadurch können einem Mitarbeiter beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuern vom Verdienst abgezogen werden. Zwar dürfen Sie als Arbeitgeber so entstandene Fehler binnen eines Zeitraums von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann ganz schön viel zeitintensiver Papierkrieg auf Sie zu.

Ernsthafte Konsequenzen drohen Ihnen, wenn Sie versehentlich vergessen, fällige Beiträge fristgerecht an die zuständigen Behörden und das Finanzamt zu entrichten. Behalten Sie eine fehlende Zahlung nachträglich für länger als drei Lohnzahlungen ein, ist das strafbar. Schlimmstenfalls kann das hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt auf die Richtigkeit jeder Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung achten.

Diese Aufgaben und Pflichten fallen beim Erstellen von Gehaltsabrechnungen an

  • Versicherungspflicht der Mitarbeiter prüfen
  • Angestellte bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse fristgerecht an- und abmelden
  • Versicherungsnummern für Arbeitnehmer bei der Krankenkasse beantragen
  • Sozialabgaben (Renten-, Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und fristgerecht überweisen
  • Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung melden
  • Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen
  • Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden
  • Gehalt der Angestellten bei Krankheit bzw. im Mutterschutz weiter ausbezahlen