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Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter monatlich eine Gehaltsabrechnung zu erstellen und diese dem jeweiligen Mitarbeiter auszuhändigen. Viele werfen lediglich einen flüchtigen Blick auf den Gehaltszettel. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten jedoch die Bedeutung der Gehaltsabrechnung nicht unterschätzen. Für Beschäftigte fungiert sie in vielerlei Hinsicht als wichtiges Nachweisdokument oder zur Kontrolle – beispielsweise für das Finanzamt. Deshalb dürfen Sie als Arbeitgeber beim Erstellen der Gehaltszettel auch keine Fehler machen und sollten sich strikt an alle gesetzlichen Vorgaben halten. Andernfalls riskieren Sie Ärger mit dem Finanzamt.
Um Sie bei dieser komplexen Aufgabe zu unterstützen, haben wir in unserem Ratgeber alles zusammengestellt, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen – übersichtlich und einfach erklärt. Erfahren Sie zum Beispiel, welche Konsequenzen drohen, wenn Sie fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen oder was Sie hinsichtlich Aufbau und Inhalt beachten sollten. Zudem zeigen wir Ihnen, wann sich das Auslagern lohnt und wann es sinnvoller ist, die Gehaltsabrechnung selber zu erstellen. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die Vorteile und Funktionen unserer Gehaltsabrechnungssoftware vor.
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Jeder Arbeitnehmer oder Angestellte erhält in der Regel einmal pro Monat nach der Auszahlung seines Verdienstes eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber – häufig auch Monats-, Entgelt- oder Lohnabrechnung genannt. Sie belegt in Textform, wie sich das Gehalt des Angestellten zusammensetzt.
Oft wird die Bedeutung der monatlichen Gehaltsabrechnung jedoch unterschätzt. In vielen Situationen benötigt man das Dokument nämlich als Einkommensnachweis, zum Beispiel bei der:
Die monatliche Lohnabrechnung ist darüber hinaus essentiell, um die Einkommensteuer zu berechnen. Aus dem Formular gehen die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, hervor:
Aus diesem Grund dient das Dokument in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.
Die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt grundsätzlich immer nach diesem Schema:
Detaillierte Informationen, wie Sie Löhne und Gehälter korrekt abrechnen, finden Sie hier.
In der Gewerbeordnung (GewO) ist festgelegt, dass ein Betrieb jedem Arbeitnehmer bei Zahlung seines Arbeitsentgelts eine Abrechnung des Gehalts bzw. Lohns in Textform erteilen muss. Dementsprechend ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, das Gehalt seiner Beschäftigten monatlich abzurechnen und ihnen eine genaue Aufstellung darüber auszuhändigen. Da es sich hierbei um wichtige, steuerrelevante Dokumente handelt, müssen alle Daten und Angaben darauf absolut korrekt sein.
Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler auf der Gehaltsabrechnung ein. Dadurch können einem Mitarbeiter beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuern vom Verdienst abgezogen werden. Zwar dürfen Sie als Arbeitgeber so entstandene Fehler binnen eines Zeitraums von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann ganz schön viel zeitintensiver Papierkrieg auf Sie zu.
Ernsthafte Konsequenzen drohen Ihnen, wenn Sie versehentlich vergessen, fällige Beiträge fristgerecht an die zuständigen Behörden und das Finanzamt zu entrichten. Behalten Sie eine fehlende Zahlung nachträglich für länger als drei Lohnzahlungen ein, ist das strafbar. Schlimmstenfalls kann das hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt auf die Richtigkeit jeder Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung achten.
Es gibt im Grunde keine verbindlichen Regelungen darüber, wie eine Gehaltsabrechnung inhaltlich bzw. vom Aufbau her auszusehen hat. Einige wichtige Pflichtangaben sollten aber unbedingt auf jedem Lohnzettel stehen, wenn Sie gesetzeskonforme Lohnabrechnungen erstellen wollen. So gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter und Dritte stets nachvollziehen können, wie sich das Monatsentgelt der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen im Detail zusammensetzt.
Die beiden Begriffe werden genau wie Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym gebraucht. Unter Lohn bzw. Gehalt versteht man grundsätzlich die Bezahlung eines Arbeitnehmers für dessen geleistete Arbeit. Allerdings kann man hier noch weiter differenzieren:
Wenn Sie eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie die jeweils angewendete Form der Bezahlung entsprechend darauf vermerken. Es gibt aber keinen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen. Je nachdem welche Form des Entgelts (Lohn oder Gehalt) Sie an Ihre Beschäftigten ausbezahlen, müssen Sie in der Abrechnung jeweils alle erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.
Die auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtigste Angabe für jeden Arbeitnehmer ist mit Sicherheit der Auszahlungsbetrag, der ihm am Ende des Monats auf sein Konto überwiesen wird: der Nettolohn. Was Beschäftigten vom Bruttolohn übrig bleibt, hängt in erster Linie von der Höhe der monatlichen Abzüge ab.
Diese Übersicht zeigt, dass Arbeitnehmern durchschnittlich 59 % des Bruttogehalts als Nettogehalt ausgezahlt werden. Wie hoch die Abgaben bei jedem Einzelnen sind, steht auf der Gehaltsabrechnung.
Sie müssen folgende Posten berücksichtigen, wenn Sie Gehaltsabrechnungen erstellen:
Lohnsteuer: Jeder deutsche Arbeitnehmer muss monatlich Lohnsteuer abführen. Wie hoch der Betrag ausfällt, hängt von seinem individuellen Einkommen ab. Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist außerdem die Lohnsteuerklasse:
Kirchensteuer: Nur Religionsgemeinschaften, die staatlich anerkannt sind, dürfen Kirchensteuer erheben. Sie ist grundsätzlich direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und fällt abhängig vom jeweiligen Bundesland unterschiedlich hoch aus. Während die Kirchensteuer in Baden-Württemberg und Bayern beispielsweise 8 % beträgt, liegt sie in den anderen deutschen Bundesländern bei 9 %.
Solidaritätszuschlag: Seitdem der Solidaritätszuschlag Anfang der 90er Jahre eingeführt wurde, um den Osten Deutschlands aufzubauen, birgt er nicht nur bei der Bevölkerung, sondern auch in der Politik Diskussionspotenzial. Alle Arbeitnehmer sind grundsätzlich dazu verpflichtet, 5,5 % von ihrer Lohnsteuer als Soli abzuführen.
Beim Erstellen der Gehaltsabrechnungen müssen die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag berücksichtigt werden.
Eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual bei der Berechnung der Beiträge beziehen. Das heißt: Der Anteil, den ein Arbeitnehmer über den Höchstbetrag verdient, wird dabei nicht beachtet. Jedes Jahr beschließt die Bundesregierung jeweils einen Höchstbetrag für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung wird bei der Festlegung der Beitragsbemessungsgrenze immer noch zwischen Ost und West unterschieden.
Arbeitslosenversicherung: Die Arbeitslosenversicherung ist auf der Gehaltsabrechnung eine der wichtigsten Angaben. Wenn Sie einem Beschäftigten kündigen müssen, ist dieser dadurch weiterhin abgesichert und erhält auch während der Arbeitslosigkeit ein Einkommen. Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung beläuft sich auf 3 % des Bruttolohns, wovon sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer jeweils die Hälfte übernehmen – also 1,5 %.
Rentenversicherung: Die Beiträge zur Rentenversicherung liegen bei 18,6 % des Bruttolohns. Auch hier wird der Beitrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Beide Parteien übernehmen jeweils 9,3 %.
Krankenversicherung: Gesetzliche Krankenkassenbeiträge teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer ebenfalls zur Hälfte. Der Satz liegt derzeit bei 14,6 Prozent des Bruttolohns, das heißt jeder bezahlt 7,3 %. Bei den Beiträgen zur gesetzlichen Krankenkasse gibt es allerdings eine Ausnahme: Diese ist dazu berechtigt, Zusatzbeiträge zu erheben. Der Beschäftigte ist dafür allein zuständig.
Pflegeversicherung: Mit zu den Sozialversicherungen gehört weiterhin die Pflegeversicherung. Wird ein Beschäftigter im Laufe seines Lebens pflegebedürftig, wird dies mit dem einbezahlten Geld mitfinanziert. Der Beitragssatz liegt bei 2,55 % des Bruttolohns (für Kinderlose bei 2,8 %). Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen hiervon erneut die Hälfte, das heißt jeder zahlt 1,275 % (Kinderlose 1,525 %).
Zu den Sozialversicherungen zählen die Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und die Pflegeversicherung.
In erster Linie dient die Gehalts- und Lohnabrechnung als Kontrollmöglichkeit über die Zusammensetzung des Einkommens eines Arbeitnehmers. Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber höchste Sorgfalt walten lassen, wenn Sie Gehaltsabrechnungen erstellen. Wichtig ist, dass die Formulare alle relevanten Informationen über Art und Höhe der geleisteten Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge im jeweiligen Abrechnungszeitraum beinhalten. Außerdem müssen Sie Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen in korrekter Höhe vermerken. Am Ende der Gehaltsberechnung bzw. Lohnabrechnung steht der Nettolohn, der beim Arbeitnehmer ankommt – also der Auszahlungsbetrag.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung selber erstellen, müssen Sie außerdem beachten, dass diese nicht nur für Sie und Ihre Arbeitnehmer, sondern auch für das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehbar sein muss. Vollständigkeit und Korrektheit aller Angaben sind daher zwingend notwendig. Deshalb müssen Ihre Abrechnungen gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) unbedingt folgende Angaben enthalten:
Der Gesetzgeber schreibt also eine Menge Pflichtangaben vor, die auf der Gehaltsabrechnung stehen müssen. Doch an welcher Stelle sind sie hier zu finden? Wir zeigen es Ihnen an einem Beispiel. Die Muster-Gehaltsabrechnung wurde mit Lexware lohn+gehalt erstellt.
Um die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden – Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen in jedem Fall pünktlich erstellen. Andernfalls kann das zu Frust und Motivationsmangel bei Ihren Mitarbeiter bzw. sogar zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht führen.
Die Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und komplex. Deshalb gehört sie in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Aufgaben. Hinzu kommt, dass Firmeninhaber oft nicht das nötige Know-how besitzen, um sich eigenständig um die monatlichen Abrechnungen zu kümmern. Viele Betriebe sehen die geeignetere Alternative deshalb darin, die Gehaltsabrechnung auszulagern, um wieder mehr Zeit für ihre Kunden und ihr Kerngeschäft zu haben. Hierfür geben sie die Arbeit zum Beispiel an einen externen Experten:
Die Gehaltsabrechnung auszulagern, kann für größere Unternehmen mit dem entsprechenden Budget eine echte Erleichterung sein. Ihr Arbeitsaufwand fällt deutlich geringer aus und sie müssen sich nicht mehr selbst mit dem Thema auseinandersetzen.
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, fürs Erstellen der Gehaltsabrechnungen externe Fachleute zu engagieren, dann beachten Sie, dass dieser Service nicht kostenlos ist. Im Gegenteil: Er ist mit hohen Kosten verbunden. Dafür können Sie sich durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sicher sein, dass Sie keine Gesetzesänderungen mehr verpassen. Vorausgesetzt natürlich, Sie geraten an einen zuverlässigen Lohnservice, wie zum Beispiel beim Steuerberater. Sobald Sie die Gehaltsabrechnung in fremde Hände geben, betrifft das ebenfalls hochsensible Mitarbeiterdaten. Wählen Sie externe Fachleute daher immer mit Bedacht aus, damit es am Ende nicht zu verzögerten Lohnfortzahlungen oder Fehlern kommt.
Oft kann eine interne Lösung für die Lohnabrechnung sinnvoll sein. Sie können diese Option für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:
Insbesondere Kleinunternehmer müssen aus Kostengründen meist darauf verzichten, ein firmeninternes Lohnbüro aufzubauen, da es ihnen am nötigen Budget für wichtige Fort- und Weiterbildungen mangelt. Die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater oder ein externes Lohnbüro auszulagern, kommt aus diesem Grund oft ebenfalls nicht in Frage.
Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie sich ernsthaft mit dem Gedanken auseinandersetzen, Ihre Gehaltsabrechnungen selber zu erstellen. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn Sie sich für eine dieser Optionen entscheiden, um Ihre Gehaltsabrechnungen selber zu erstellen, müssen Sie die Nettolöhne Ihrer Mitarbeiter unbedingt korrekt berechnen. Beachten Sie, dass sich die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen jährlich ändern. Sie allein sind dann dafür zuständig sicherzustellen, dass alle Angaben vollständig und richtig sind.
Ihnen ist das Auslagern Ihrer Lohnbuchhaltung zu teuer? Eine interne Lösung in Form vorgefertigter Vorlagen aus dem Internet ist Ihnen zu unzuverlässig? Dann greifen Sie zu einer Variante, die Ihnen weit mehr Sicherheit bietet: eine spezielle Lohnsoftware.
Insbesondere unter Kleinunternehmern ist der Einsatz einer Gehaltssoftware eine immer gängigere Alternative. Eine bekannte und weit verbreitete Software, mit der Sie Ihre Gehaltsabrechnungen leicht und sicher selber erstellen, sind die Programme der Lexware lohn+gehalt Reihe.
Damit haben Sie die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnungen für sämtliche Mitarbeiter auf Basis des aktuellen Gesetzesstands zu erstellen. Anschließend können Sie die Daten direkt per integrierter Schnittstelle an das Finanzamt, die Krankenkassen und die Sozialversicherungsträger übermitteln. Lexware Software-Lösungen für die Lohnabrechnung bieten Selbstständigen, Kleinbetrieben und Existenzgründern eine verlässliche Alternative zum Steuerberater oder Lohnbüro – bei überschaubaren Kosten.
Sie möchten Ihre Lohnbuchhaltung in Zukunft mit einer leistungsfähigen Software selbst erledigen und Ihre monatlichen Abrechnungen auf möglichst unkompliziertem und einfachem Weg abwickeln? Dann treffen Sie mit einem Programm von Lexware eine optimale Wahl. Unsere Gehaltsabrechnungssoftware bietet Selbstständigen und Kleinunternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen:
Und ein weiterer entscheidender Vorteil unserer Gehaltsabrechnungssoftware: Sie erhalten diese zu einem fairen Preis-/Leistungsverhältnis. Die Kosten für eine Software-Lizenz von Lexware bleiben absolut überschaubar.
Einer der größten Vorteile unserer Gehaltsabrechnungssoftware besteht darin, dass die Lohnbuchhaltung so einfach ist. Von Existenzgründern über Freiberufler und Selbstständige bis hin zu KMU kann damit jeder Nutzer die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in seinem Betrieb leicht selber erledigen. Hierfür sprechen folgende Punkte:
Haben Sie Ihre monatlichen Abrechnungen erledigt, können Sie alle wichtigen Lohndaten für Ihre Steuererklärung oder den Jahresabschluss unkompliziert und mit nur wenigen Mausklicks an Ihre Finanzbuchhaltung bzw. Ihren Steuerberater übermitteln.
Mit Lexware können Sie Ihre komplette Lohnbuchhaltung im Handumdrehen erledigen:
Hierfür stellen Ihnen unsere unterschiedlichen Programm-Pakete eine ganze Reihe an leistungsfähigen Funktionen zur Verfügung.
Mit den Basis-Funktionen können Sie alle gängigen Beschäftigungs- und Lohnarten in Ihrem Betrieb unkompliziert abrechnen. Hierzu gehören unter anderem diese Sonderfälle:
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, den zuständigen Ämtern und Sozialversicherungsträgern alle Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen Ihrer Angestellten sofort mitzuteilen:
Hierfür besitzen die Lexware Lohnabrechnungsprogramme für Kleinunternehmer ein integriertes Meldeverfahren, mit dem Sie Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen bequem an die zuständigen Behörden übermitteln. Außerdem bieten Ihnen unsere Programme die Möglichkeit, die Stamm- und Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter zentral und effizient zu verwalten.
Unsere Software Lexware lohn+gehalt punktet nicht nur mit allen wichtigen Funktionen für gesetzlich korrekte Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit zahlreichen praktischen Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem Schnittstellen für den Datenimport und -export. Zum Beispiel ist unsere Gehaltssoftware mit ELSTER und ELStAM ausgestattet, um Ihnen einen komfortablen Datenaustausch mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater zu gewährleisten. ELStAM bietet Ihnen als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie Ihre Angestellten elektronisch in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern anmelden können. Dank der dort zentral gespeicherten Steuerabzugsmerkmale können Sie den Lohnsteuerabzug Ihrer Mitarbeiter bequem berechnen. Via ELSTER haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteuer Ihrer Mitarbeiter an das Finanzamt zu übermitteln.
Die monatlich fälligen Sozialabgaben ziehen hingegen die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ein. Hierfür besitzt die Gehaltsabrechnungssoftware von Lexware ein GKV-Zertifikat. Dieses garantiert Ihnen, dass alle Beiträge sicher an die zuständigen Behörden übermittelt werden. Dank regelmäßiger Updates können Sie sich außerdem darauf verlassen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung arbeiten und die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger berücksichtigen.
Unsere Gehaltssoftware ist darüber hinaus mit einem integrierten Online-Banking ausgestattet. Damit können Sie die Auszahlungsbeträge direkt im Programm an Ihre Mitarbeiter überweisen. Außerdem beinhalten sämtliche Varianten unserer Gehaltssoftware eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung. Hierdurch ist gewährleistet, dass Sie mit nur wenigen Mausklicks alle Lohndaten direkt an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Das Thema Lohnbuchhaltung ist ein äußerst wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Deshalb müssen Sie bei uns nicht die Katze im Sack kaufen. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, unsere Software für die Gehaltsabrechnung 4 Wochen kostenlos zu testen. So können Sie sich in Ruhe vom Leistungsumfang überzeugen und entscheiden, ob die Software Ihren Vorstellungen entspricht.
Praktische Zusatz-Funktionen bietet Ihnen unser verlässlicher Gehaltsrechner Lexware lohnauskunft. Das Programm rechnet präzise alle Brutto- und Netto-Gehälter Ihrer Mitarbeiter aus – unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse und aller Steuerabzüge sowie Sozialversicherungsabgaben. Außerdem profitieren Sie von diesen Funktionen:
Damit ist die Software eine optimale Ergänzung zu Lexware lohn+gehalt. In Lexware lohn+gehalt premium ist sie sogar inklusive.