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Geldwerter Vorteil: Meist attraktiver als Gehaltserhöhung

Kinder beim spielen in einer Kindertagesstätte. Zuschüsse für Kitas sind beliebte geldwerte Vorteile.
Von Klaus Linke
Aktualisiert am: 04.05.2020

Gerade kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer, guten Mitarbeitern die eigentlich längst verdiente Gehaltserhöhung zu gewähren. Ärgerlich ist auch, dass ein ordentlicher Teil des Mehrverdienstes gar nicht beim Mitarbeiter ankommt, sondern beim Finanzamt. Leichter realisierbar und für den Mitarbeiter attraktiver sind sogenannte geldwerte Vorteile. Alles Wissenswerte zum Thema lesen Sie hier.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von geldwerten Vorteilen

Geldwerte Vorteile stellen kein Arbeitsentgelt dar und sind für den Empfänger gerade deshalb ein Gewinn. Mit dem geldwerten Vorteil lässt sich die Abgabenlast spürbar verringern. Auch der Betrieb gewinnt, denn er kann die Ausgaben von der Steuer absetzen und spart hohe Sozialabgaben, die bei einem Gehaltsplus anfallen würden.

Es kann also für Fachkräfte und Betriebsinhaber lukrativ sein, steuerfreie oder steuerbegünstigte Gehaltsextras auszuhandeln. Spendiert der Chef z. B. Zuschüsse für Fahrten zur Arbeit, zu den Kindergartenkosten, zum Mittagessen oder zur Gesundheitsvorsorge, bleibt davon unterm Strich mehr als von einer Gehaltserhöhung.

Bei dieser „intelligenten Gehaltsgestaltung“ sind im Rahmen der Lohnbuchhaltung unterschiedliche Vorgaben zu beachten.

Geldwerter Vorteil - die Gestaltungsmöglichkeiten

Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten:

1 Altersvorsorge

2020 kann der Arbeitgeber bis zu 6624 EUR/Jahr im Rahmen einer Pensionskasse, eines Pensionsfonds oder einer Direktversicherung lohnsteuerfrei zur Altersvorsorge seines Mitarbeiters beisteuern. Das entspricht 8% der Beitragsbemessungsgrenze (West). Sozialversicherungsfrei sind 2020 höchstens 4% also 3312 EUR im Jahr.

Werden die Beiträge im Rahmen einer Entgeltumwandlung gezahlt, muss der Arbeitgeber zusätzlich 15% des umgewandelten Entgelts als Arbeitgeberzuschuss an die Versorgungseinrichtung zahlen. Bei geringverdienenden Arbeitnehmern wird die betriebliche Altersversorgung mit steuerlichen Zuschüssen gefördert.

2 Arbeitgeberdarlehen

Eine gute Möglichkeit, den Arbeitnehmer langfristig an den Betrieb zu binden, ist das Arbeitgeberdarlehen. Wird das Darlehen zum marktüblichen Zins vergeben, hat der Arbeitnehmer keinen lohnsteuerpflichtigen Zinsvorteil. Verlangt der Arbeitgeber einen geringeren als den marktüblichen Zins, ist der Zinsvorteil als Sachbezug zu versteuern. Zinsersparnisse bei Kleindarlehen bis zu 2600 EUR sind generell abgabenfrei. Auch wenn der Zinsvorteil zusammen mit eventuellen anderen Sachzuwendungen unter der Freigrenze von 44 EUR/Monat bleibt, ist er abgabenfrei.

3 Arbeitskleidung

Stellt der Arbeitgeber Berufskleidung zur Verfügung, die auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten ist (z. B. Kittel) oder nach ihrer uniformartigen Beschaffenheit oder etwa durch ein aufgesticktes Emblem objektiv eine berufliche Funktion erfüllt, liegt kein geldwerter Vorteil vor. Ob die Berufskleidung nur leihweise überlassen wird oder beim Mitarbeiters verbleibt, spielt keine Rolle.

4 Beihilfen in besonderen Fällen

Aus besonderem Anlass kann eine steuerfreie Beihilfe bis zu 600 EUR/Jahr ausgezahlt werden. In einem „besonderen Notfall“ kann ausnahmsweise auch ein höherer Betrag steuerfrei bleiben. Für die Beurteilung eines besonderen Notfalls werden Einkommensverhältnisse und Familienstand zugrunde gelegt. Steuerfreiheit besteht, wenn die Unterstützung dem Anlass nach gerechtfertigt ist. Beispiele: Krankheit, Unglücksfall.

5 Betriebliche Gesundheitsförderung

Pro Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber bis zu 600 EUR steuer- und sozialabgabenfrei für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung aufwenden. Das gilt sowohl für innerbetriebliche Aktionen (z. B. Kursus „Stressbewältigung am Arbeitsplatz“) als auch für extern durchgeführte Maßnahmen (z. B. Raucherentwöhnungskurs). Unterstützt der Betrieb die Gesundheitsvorsorge mit mehr als 600 EUR im Jahr, so ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Die einzelnen unterstützten Aktionen und Maßnahmen müssen allerdings von einer Krankenkasse als förderungswürdig (nach § 20a SGB V) eingestuft sein. Der Förderkatalog (Präventionsleitfaden der Spitzenverbände der Krankenkassen) ist umfangreich.

6 Dienstwohnung

Dienstwohnungen gelten als Vorteil aus dem Dienstverhältnis und sind als Sachbezug vom Mitarbeiter zu versteuern. Bei der Bewertung von Wohnraum, den der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellt, sind bestimmte Quadratmeterpreise anzusetzen. Ab 2020 gilt: Zahlt der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete und nicht mehr als 25 EUR pro Quadratmeter, bleibt die gestellt Dienstwohnung lohnsteuerfrei.

7 Direktversicherung

Für Direktversicherungen gelten durch das seit 2018 geltende Betriebsrentenstärkungsgesetz steuerlich dieselben Regeln wie für Pensionskassen und -fonds. D. h. die Beiträge des Arbeitgebers für eine Direktversicherung seines Mitarbeiters sind bis zu einer Höhe von 8% der Beitragsbemessungsgrenze (West) steuerfrei. 2020 sind das 6624 EUR/Jahr. Sozialversicherungsfrei sind jedoch nur 4%, 2020 also 3312 EUR/Jahr.

8 Fahrkostenzuschuss

Zusätzlich zum Arbeitslohn kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Zuschuss (30 Cent/Kilometer) für die Nutzung des eigenen PKW für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte gewähren. Führt er pauschal 15% Lohnsteuer ab, fallen keine Sozialabgaben an.

Jobtickets und Zuschüsse zur Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittel dürfen seit 2019 abgabenfrei vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt oder bezuschusst werden. Um lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu sein, muss das Jobticket zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Alternativ ist eine Pauschalversteuerung mit 25% möglich, mit der Folge, dass der Arbeitnehmer seine Entfernungspauschale unvermindert geltend machen kann.

9 Firmenwagen

Zunehmend wird Mitarbeitern ein Geschäftswagen nach dem Prinzip der Gehaltsumwandlung angeboten. Dabei verzichtet der Arbeitnehmer auf Teile des Gehalts und erhält dafür einen geleasten Dienstwagen, den er auch privat nutzen darf. Er spart so die Finanzierung des privaten Autos. Wenn er den Wagen auch privat nutzt, muss er den privat genutzten Anteil als geldwerten Vorteil versteuern.

Zur Errechnung dieses Vorteils kann wahlweise die Pauschalierungs- oder die Nachweismethode herangezogen werden. Für jeden Einzelfall sollte genau durchgerechnet werden, wie sich die Gehaltsumwandlung für den Arbeitnehmer generell rechnet und welche Methode günstiger ist. Als Faustregel gilt: Wer viel privat unterwegs ist, fährt mit der pauschalen 1-Prozent-Regelung günstiger. Wer den Wagen überwiegend dienstlich nutzt, kommt mit dem Fahrtenbuch günstiger weg.

Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer ein Dienstfahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Das kann auch ein E-Bike mit einer Leistung bis zu 25 km/h sein. Voraussetzung ist, dass dies zusätzlich zum sowieso geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Wird das Dienstfahrrad über eine Gehaltsumwandlung – auch zur privaten Verwendung – gestellt, ist der geldwerte Vorteil mit einem Viertel des Listenpreises zu versteuern. Beide Steuererleichterungen sind befristet bis Ende 2030.

10 Gelegenheitsgeschenke

Freiwillige Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder dessen Angehörigen aus besonderem Anlass gewährt (z. B. Blumen, Pralinen, Bücher, CDs zu persönlichen Ereignissen, wie Geburtstag, Hochzeit, Beförderung oder bestandene Prüfung) sind bis zu 60 EUR lohnsteuerfrei. Dazu gehören auch Getränke und Genussmittel in geringem Umfang, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Wichtig: Geldgeschenke sind stets steuerpflichtig!

11 Gutscheine

Erhalten Arbeitnehmer neben dem Arbeitslohn von ihrem Arbeitgeber Gutscheine für Waren oder Dienstleistungen zur Einlösung bei Dritten, sind diese Zuwendungen grundsätzlich lohnsteuer - und sozialabgabenpflichtig. Sie bleiben nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn alle vergleichbaren Sachbezüge beim Arbeitnehmer insgesamt 44 EUR im Kalendermonat nicht übersteigen.

12 Kinderbetreuung

Zusätzlich zum Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern bleiben in unbegrenzter Höhe steuerfrei. Das gilt für die Betreuung (Gebühren und Verpflegung) in Kindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen und Horten wie auch für die Betreuung durch Tagesmütter. Hierzu zählt auch eine kostenlose Betreuung in firmeneigenen Einrichtungen. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen hierfür Steuern und Sozialabgaben entrichten. Der Betrieb kann die Ausgaben sogar Gewinn mindernd von der Steuer absetzen.

13 Kommunikation

Grundsätzlich lohnsteuerfrei bleiben Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Computern oder Telekommunikationsgeräten. Wichtig: Die Ausstattung darf nur leihweise überlassen werden (nicht geschenkt), sonst entfällt die Steuerfreiheit!

14 Mittagessen

Der Essenszuschuss des Arbeitgebers bleibt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts trägt. Beispiel: Der amtliche Sachbezugswert ändert sich jährlich. 2020 beträgt er 3,40 EUR für ein Mittag- oder Abendessen bzw. 1,80 EUR für ein Frühstück.

Ist der Eigenanteil des Mitarbeiters kleiner als der amtliche Sachbezugswert, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Erlaubt ist eine pauschale Versteuerung durch den Arbeitgeber in Höhe von 25%. Auch auf diese Weise fallen für den Arbeitnehmer keine Abzüge an.

15 Tankgutscheine

Damit die Tankfüllung steuer- und abgabenfrei bleibt, müssen Arbeitgeber einige Regeln beachten. Der Betrieb darf bis 44 EUR im Monat für Tankgutscheine ausgeben. Darüber hinausgehende Beträge werden zu steuer- und abgabepflichtigen Lohn. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinem Mitarbeiter einen Gutschein mit ausgewiesenem Geldbetrag oder auch einen Geldbetrag mit der Auflage zum Erwerb einer Sachleistung auszuhändigen.

16 Umzugskostenzuschuss

Ist der Umzug des Arbeitnehmers beruflich bedingt, kann der neue Chef einen Zuschuss gewähren, der nicht als Lohn versteuert werden muss. Der Zuschuss ist für die Reisekosten zum neuen Wohnort, Maklerkosten für eine Mietwohnung, Kosten für Möbeltransport und Renovierungskosten steuer- und abgabenfrei.

Das Fazit

Von geldwerten Vorteilen haben Arbeitnehmer überwiegend netto mehr als von einer entsprechende Gehaltserhöhung. Auch für den Arbeitgeber wirken sie sich nicht selten positiv aus. Sie sind für beide Seiten eine gute Alternative zur üblichen Lohnerhöhung.

Freigrenzen, Freibeträge und andere Steuerregelungen ändern sich regelmäßig. Fragen Sie deshalb vor Einführung z. B. Ihren Steuerberater, was aktuell und mit welchen Vorgaben möglich ist.

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