Steuerentlastungsgesetz 2022 Energiepreispauschale (EPP) abrechnen

Anspruchsvoraussetzungen

Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitnehmer die Energiekostenpauschale unter folgenden Voraussetzungen vom Arbeitgeber ausbezahlt bekommen:

• Der Arbeitnehmer steht in einem gegenwärtigen ersten Dienstverhältnis
  und
• Der Lohnsteuerabzug erfolgt nach Steuerklassen 1 bis 5 oder pauschal gem. § 40a Abs. 2 EStG.
  und
• Der Arbeitgeber gibt eine Lohnsteuer-Anmeldung ab.
  Hinweis: Die ausbezahlte EPP wird mit der abzuführenden Lohnsteuer verrechnet.

Anspruchsberechtigt sind u. a auch Arbeitnehmer in einem aktiven Dienstverhältnis, die dem Progressionsvorbehalt unterliegende Lohnersatzleistungen beziehen.
Dies sind z. B. Beschäftigte in Elternzeit mit Elterngeldbezug, Beschäftigte die Krankengeld erhalten.

 Wichtige Hinweise:

• Der Anspruch entsteht ab dem 01.09.2022 (§114 EStG). Arbeitgeber sollen die Energiepreispauschale gem. §117 EStG mit der ersten, nach dem 31.08. vorzunehmenden regelmäßigen Lohnzahlung auszahlen (i. d. R. September). 
• Wenn die Auszahlung aus abrechnungstechnischen Gründen nicht im September bzw. Oktober 2022 erfolgen kann, können Sie die Energiepreispauschale selbstverständlich auch in einem späteren Abrechnungsmonat des Jahres 2022 ausbezahlen.
• Das Bundesfinanzministerium hat FAQs zur Energiepreispauschale veröffentlicht, in welcher Einzelfragen beantwortet werden. Dort finden Sie auch eine Auflistung der anspruchsberechtigten Personen. Auf der Homepage der Deutschen Rentenversicherung finden Sie Antworten 
  zur  'Energiepreispauschale für Rentnerinnen und Rentner'.
  Bei weiteren Fragen zu den anspruchsberechtigten Mitarbeitern, fragen Sie Ihren steuerlichen Berater oder das Finanzamt. 

Energiepauschale auch für Minijobber

Minijobber sollen zwar grundsätzlich eine Energiepreispauschale bekommen. Sie dürfen die EPP jedoch nur auszahlen, wenn der Beschäftigte vor der Auszahlung schriftlich bestätigt hat, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Damit soll verhindert werden, dass der Mitarbeiter die Energiepreispauschale von mehreren Arbeitgebern erhält.
Bewahren Sie die Bestätigung zusammen mit dem Lohnkonto gut auf.

Tipp: Nutzen Sie das Formular der Minijob-Zentrale: 'Muster für die Bestätigung des ersten Dienstverhältnisses'.

Hinweis: Die Energiepreispauschale ist steuerpflichtig. Bei geringfügig Beschäftigten soll aus Vereinfachungsgründen auf eine Besteuerung verzichtet werden.

Abzug in der LSt-Anmeldung

• Zur Finanzierung sollen Arbeitgeber die gezahlten Beträge bei der Lohnsteuer-Anmeldung gesondert absetzen können (§117 Abs.2 EStG). Die gezahlte Energiepreispauschale (EPP) wird in der Lohnsteuer-Anmeldung (Zeile 22a) abgezogen. 
• Gesetzlich geregelt ist der Zeitpunkt des Abzugs in der LSt-Anmeldung. Wann Sie die Energiepreispauschale abziehen können ist davon abhängig, in welchem Zeitraum Ihre Firma normalerweise die Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt einreichen muss. 
• Bei monatlichem und vierteljährlichem Abgabezeitraum wird der in der LSt-Anmeldung abzuziehende Betrag durch die Eingabe der anspruchsberechtigen Mitarbeiter im Programm gesteuert. (siehe 2. Schritt unter 'Vorgehen') 

Übersicht:

* Besonderheit bei jährlicher LSt-Anmeldung: Sie haben ein Wahlrecht, ob Sie die Energiepreispauschale im Zeitraum September - Dezember an die Arbeitnehmer auszahlen. Wenn Sie auf die Auszahlung verzichten, müssen die Beschäftigten die Energiepreispauschale in ihrer ESt-Erklärung geltend machen. 

Beachten Sie:
Der Abzug der Energiepreispauschale in der LStA erfolgt immer im gesetzlich festgelegten Anmeldezeitraum (siehe obige tabellarische Übersicht). Wenn Sie die Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter (siehe nachfolgend unter '2. Schritt') nachträglich ändern, wird eine korrigierte LSt-Anmeldung für den gesetzlich festgelegten Anmeldezeitraum erstellt.

Vorgehen

Kurzübersicht:

1. + 2 Schritt: Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter ermitteln und unter 'Extras - ELSTER - Elektronische Lohnsteuer-Anmeldung - Energiepreispauschale erfassen' eintragen.
Hinweise:

• Dadurch wird die EPP von der Zahllast in der LStA abgezogen.
• Erfassen Sie hier auch die die anspruchsberechtigten Minijobber

3. Schritt: Energiepreispauschale in den neuen Lohnarten abrechnen- diese müssen zuvor in der Lohnartenansicht 'eingeblendet' werden.
-'1095 Energiepreispauschale bei steuerpflichtigem Arbeitslohn'
-'1096 Energiepreispauschale geringfügig Beschäftigte'

1. Schritt: Ermitteln Sie zunächst die Mitarbeiter, die die oben genannten Anspruchsvoraussetzungen erfüllen.

Tipp: Sie können dazu das Lohnjournal der Mitarbeiter nutzen oder als 'Entscheidungsvorlage' eine 'Excel-Datei' erstellen. Dazu eignet sich am besten der Export der Mitarbeiterstammdaten.
Wie Sie die Daten exportieren und die 'Excel-Datei' am besten anpassen, haben wir für Sie im verlinkten Video erklärt.

2. Schritt: Erfassen Sie die Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter 

Damit die in der LStA abzuziehende Energiepreispauschale berechnet und im vorgesehenen Abgabezeitraum auf der LStA ausgewiesen werden kann, müssen Sie die 'Anzahl der Mitarbeiter' eintragen.  

• Bei monatlicher Abgabe der LSt-Anmeldung sollten Sie die Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter bereits im Abrechnungsmonat August erfassen. 
• Bei vierteljährlicher Abgabe der LSt-Anmeldung ist die Angabe der anspruchsberechtigten Mitarbeiter spätestens im Abrechnungsmonat September erforderlich.
• Bei jährlicher Abgabe der LSt-Anmeldung ist die Angabe der anspruchsberechtigten Mitarbeiter unter 'Extras - ELSTER - Elektronische Lohnsteuer-Anmeldung - Energiepreispauschale erfassen' nicht erforderlich bzw. nicht möglich. 
  Die im Zeitraum September-Dezember abgerechnete EPP wird vom Programm automatisch in der jährlichen Lohnsteuer-Anmeldung 2022 abgezogen.
  Sie können den nachfolgend beschriebenen 2. Schritt überspringen und mit dem 3. Schritt fortfahren.

Wichtig: Wenn Sie die eingetragene Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter in einem späteren Abrechnungsmonat korrigieren, wird eine korrigierte LSt-Anmeldung des Abgabezeitraums August 2022, 3.Quartal 2022 bzw. des Jahres 2022 erstellt. 

Vorgehen:

1. Rufen Sie unter 'Extras - ELSTER - Elektronische Lohnsteuer-Anmeldung - Energiepreispauschale erfassen' den Assistenten auf.
2. Erfassen Sie die Anzahl der anspruchsberechtigten Mitarbeiter.
   Hinweis: Die abzuziehende Energiepreispauschale wird anhand der eingetragenen Anzahl der Mitarbeiter automatisch berechnet und in der LStA August bzw. der LStA des 3. Quartals berücksichtigt. 
   In unserem Beispiel sind das 1.500 EUR.
   
3. Klicken Sie auf 'Speichern'.

3. Schritt: Abrechnung der Energiepreispauschale

Hinweis: Um die Energiepreispauschale abzurechnen, stehen Ihnen ab dem Abrechnungsmonat September zwei neue Lohnarten zur Verfügung.
Weil der Anspruch erst ab dem 01.September entsteht, kann die EPP auch erst ab diesem Monat abgerechnet werden.
Nur wenn Sie diese Lohnarten nutzen, wird z. B. der Großbuchstabe 'E' auf der LStB des Mitarbeiters ausgewiesen. 

Damit Sie die neuen Lohnarten in den Einzelabrechnungen verwenden können, müssen Sie die unten aufgeführten Lohnarten in den Listeneinstellungen hinzufügen. Dieser Schritt ist nur einmalig je abgerechneter Firma notwendig.   

1. Öffnen Sie in den 'Lohndaten' eines beliebigen Mitarbeiters den Bereich 'Einmalzahlung'.
2. Klicken Sie auf 'Lohnarten ein-/ausblenden' und fügen die beiden neuen Lohnarten hinzu.
   -'1095 Energiepreispauschale bei steuerpflichtigem Arbeitslohn'
   -'1096 Energiepreispauschale geringfügig Beschäftigte'
   
3. Speichern Sie die Einstellung. 
4. Erfassen Sie die Energiepreispauschale bei allen anspruchsberechtigten Mitarbeitern.

Wie Sie die Energiepreispauschale abrechnen, erklären wir im verlinkten Video.

Tipp: Importieren der Lohndaten

Um bei mehreren Mitarbeitern die Energiepreispauschale abzurechnen, können Sie in einer Textdatei die Abrechnungsdaten vorbereiten und nach Lexware lohn+gehalt importieren.
Hinweise zum Import von Lohndaten finden Sie in der Programmhilfe und auf der Lexware. de/support-Seite unter dem Stichwort  Import 

Die Datei kann auch in Excel vorbereitet und im *.csv-Format (CSV-Trennzeichen getrennt *.csv) abgespeichert werden. Dies bietet den Vorteil, dass die Trennzeichen automatisch erzeugt werden.
Die Textdatei für die Energiepreispauschale hat folgenden Aufbau:
 

Überprüfung der Auszahlung 

Im Assistenten 'Energiepreispauschale' weist das Programm die Anzahl der Mitarbeiter aus, für die Sie ab September 2022 eine Energiepreispauschale erfasst haben.
Die Anzahl der Mitarbeiter die eine Enerpreispauschale erhalten haben, muss mit der eingetragenen Anzahl der 'Mitarbeiter für die eine Energiepreispauschale vorfinanziert werden soll' (Abzug in der LStB) übereinstimmen.    
Andernfalls weist Sie eine Meldung (wie im Fall 2) auf die Unstimmigkeit hin. 

Fall 1: Korrekte Abrechnung

Fall 2: Abweichung abgezogene EPP / abgerechnete EPP
In unserem Fall ist die eingetragene Anzahl der 'Mitarbeiter für die eine Energiepreispauschale vorfinanziert werden soll' (Abzug LStA) um 600 EUR höher als die an die Mitarbeiter ausgezahlte EPP. 

Abhilfe:

1. Prüfen Sie, ob Sie die 'Anzahl der Mitarbeiter für die eine Energiepreispauschale vorfinanziert werden soll' falsch eingetragen haben oder bei einem oder mehreren Mitarbeitern vergessen haben die Energiepreispauschale in den neuen Lohnarten zu erfassen.
2. Korrigieren Sie entweder
   -Die 'Anzahl der Mitarbeiter für die eine EPP vorfinanziert werden soll'.
   In diesem Fall wird automatisch eine korrigierte LStA des Abgabezeitraums erstellt, in dem die EPP von der zu zahlenden LSt abgezogen wurde.
   oder
   - Erfassen Sie die Energiepreispauschale bei den anspruchsberechtigten Mitarbeitern.   

Darstellung der Energiepreispauschale auf der Lohnabrechnung/Lohnsteuerbescheinigung

Lohnabrechnung:

Die ausgezahlte Energiepreispauschale stellt arbeits- und sozialversicherungsrechtlich kein Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt dar und wird deshalb nicht im Gesamtbrutto ausgewiesen. Daraus folgt, dass die ausgezahlte EPP bei einkommensabhängigen Sozialleistungen nicht als Einkommen berücksichtigt wird und auch nicht gepfändet werden kann. 

• Die Auszahlung der EPP i.H.v. 300 EUR wird auf der Lohnabrechnung in der Lohnart '6921 Energiepreispauschale' als Nettobezug ausgewiesen.
• Da die Energiepreispauschale als sonstiger Bezug der Lohnsteuerpflicht unterliegt, muss die EPP zusätzlich im Steuer-Brutto auf der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. 

Die Erläuterung zur Abrechnung der Energiepreispauschale können Sie ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter auszuhändigen.

Eine Erläuterung zur Darstellung auf der Lohnabrechnung finden Sie hier

Lohnsteuerbescheinigung:

Die ausgezahlte Energiepreispauschale wird in der Lohnsteuerbescheinigung 2022 mit dem Großbuchstaben 'E' ausgewiesen.

 

Buchungsliste:

1. Verbuchung der Auszahlung an die Arbeitnehmer:

Für die Verbuchung der Energiepreispauschale sind in der Buchungsliste folgende Konten hinterlegt:

Hinweis:
Um die Einnahmen mit den Ausgaben besser abstimmen zu können, können Sie im Bereich Personalaufwendungen ein neues Sachkonto (Aufwandskonto) anlegen z. B. 'Sonstige steuerpflichtige Abgaben'.
Hinterlegen Sie das Konto in der Kontenverwaltung in Lexware lohn+gehalt und Lexware buchhaltung.
 

2.  Verbuchung des Abzug in der LSt-Anmeldung (Erstattung)

Überblick:

• Die Erstattung der Energiepreispauschale (EPP) über die Lohnsteuer-Anmeldung ist eine Betriebseinnahme.
• Die Auszahlung der EPP stellt eine Betriebsausgabe dar.
• Die Zahlungsvorgänge bleiben bei den Unternehmen ohne Gewinnauswirkung.
• Die Buchung der Einnahmen und Ausgaben über ein Verrechnungskonto ist nicht vorgesehen.

In der Kontenverwaltung / Buchungsliste werden für die Lohnart '9050 Energiepreispauschale' (Auszahlung/Verrechnung über die LSt) folgende Sachkonten verwendet:

SKR 03: '2520 Periodenfremde Erträge' bzw.
SKR 04: '4839 - Sonstige Erträge unregelmäßig'