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Lexware lohn+gehalt basis/plus - V. 24.53 Neu: Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Quarantäne abrechnen.

Wenn Mitarbeiter aufgrund behördlich angeordneter Quarantäne Ihre Arbeitsleistung nicht erbringen können, ist zunächst zu prüfen ob der Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung z. B. gem. § 616 BGB verpflichtet ist. Wird dies verneint, hat der Arbeitnehmer einen Entschädigungsanspruch, der in § 56 Abs.1 Satz 2 Infektionsschutzgesetz (IfSG) geregelt ist.

Voraussetzung:

Ein Entschädigungsanspruch aus dem Infektionsschutzgesetz ergibt sich nur, wenn der Arbeitnehmer keinen anderweitigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. 

Dieser Entgeltfortzahlungsanspruch könnte sich aus § 616 BGB ergeben. In den meisten Fällen dürfte die Weiterzahlung der Vergütung im Arbeitsvertrag jedoch ausgeschlossen sein bzw. das Erfordernis der nur "vorübergehenden Verhinderung" des § 616 BGB nicht erfüllt sein.
Fragen Sie im Zweifel Ihren steuerlichen Berater oder Rechtsbeistand. 

Regelungen des § 56 IfSG:

  • Wenn der Arbeitnehmer seiner Arbeitsverpflichtung während einer behördlich angeordneten Quarantäne nicht nachkommen kann z.B. weil keine Möglichkeit besteht im Homeoffice zu arbeiten, hat der er Anspruch auf Entschädigung.
  • Für die ersten sechs Wochen muss der Arbeitgeber den Verdienstausfall des Arbeitnehmers in voller Höhe für die Behörde an den Arbeitnehmer auszahlen (§ 56 Absatz 5 Satz 1 IfSG). Diese Entschädigung bekommt der Arbeitgeber nicht im Umlageverfahren von der Krankenkasse, sondern auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet (§ 56 Abs. 5 IfSG).
  • Nach Ablauf der 6 Wochen muss der Arbeitnehmer selbst einen Antrag bei der örtlich zuständigen Behörde stellen. Die Entschädigung wird in Höhe des Krankengeldes nach § 47 Absatz 1 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) gewährt.
     
  • "Die Anträge sind innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit, dem Ende der Absonderung oder nach dem Ende der vorübergehenden Schließung oder der Untersagung des Betretens nach Absatz 1a Satz 1 bei der zuständigen Behörde zu stellen..".
    (Auszug aus § 56 IfSG Absatz 11).
    Weitere Informationen rund um den Erstattungsantrag finden Sie im 'Infoportal IfSG'.
  • Das Bundesministerium für Gesundheit hat eine Zusammenstellung der 'Fragen und Antworten zu den Entschädigungsansprüchen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG)' veröffentlicht.

Zuständige Behörde:

In der Regel ist das Gesundheitsamt oder die Landessozialbehörde zuständig. Auf deren Seiten finden Sie auch die Anträge. 

Übersicht der Neuerungen:

Damit Sie die Entschädigungsleistungen bei Quarantäne im Programm abrechnen können, wurden mit der Version 24.53 (Update 2 Juli 2020) die nachfolgenden Neuerungen umgesetzt. Diese neuen Programmfunktionen stehen Ihnen ab dem Abrechnungsmonat März 2020 zur Verfügung. 

  • Neue Fehlzeit Quarantäne (IfSG)
    Hinweis: durch diese Fehlzeit werden die verwendeten Lohnarten nach Arbeitstagen gekürzt, auch wenn in den Lohnarten Dreißigstel oder Kalendertage als Kürzung eingestellt ist. Wenn in der Lohnart unter Kennzeichen bei Kürzung 'keine' eingestellt ist, geben Sie den verminderten Betrag selbst ein.
  • Neuer Assistent Infektionsschutzgesetz
  • Neue Lohnarten:
    -'842 Entschädigung Quarantäne Infektionsschutzgesetz' 
    -'845 Fiktives Entgelt Quarantäne (IfSG): = Differenz aus Sollentgelt (im Beispiel 3.000 EUR) und Istentgelt: (im Beispiel 1.695,65 EUR)
  • Lohnsteuerbescheinigung: Die Lohnart '842 - Entschädigung Quarantäne Infektionsschutzgesetz' wird in Zeile 15 der LStB ausgewiesen.
    Bei ausgetretenen Mitarbeitern müssen Sie ggf. eine korrigierte Lohnsteuersteuerbescheinigung senden und dem Mitarbeiter aushändigen.
  • Beitragsabrechnung: Die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge werden in einem separaten Block unter: 'Beiträge aus Ausfallentgelt IfSG Quarantäne' ausgewiesen. 
    'Arbeitsentgelt': Zu verbeitragende (Brutto-) Differenz zwischen Soll- und Istentgelt. (In unserem Beispiel 1.304,35 EUR) 
    'Entschädigung': Durch die Quarantäne ausgefallenes Nettoentgelt.(In unserem Beispiel 725,48 EUR). Dieser Betrag spielt bei der Berechnung der Beiträge keine Rolle. 
  • Lohnkonto: Die Berechnungsgrundlagen der Entschädigungsleistungen werden auf einer separaten Seite dargestellt.
  • SV-Meldungen: Mit dem 43. Tag der Fehlzeit ist nicht wie gewohnt eine Unterbrechungsmeldung, sondern eine Abmeldung mit Meldegrund 30 zu erstellen.
    Nach Ende der Fehlzeit wird der Mitarbeiter wieder mit Meldegrund 10 angemeldet.
    Hinweis: 
    Durch die Abmeldungen wird sozialversicherungsrechtlich das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet, da alle Beiträge vom Gesundheitsamt übernommen werden. Die SV-Meldung stellt das Ende der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung dar. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen fort.
  • Neuer Bericht: 'Entschädigung bei Quarantäne oder Tätigkeitsverbot'.

Vorgehen im Programm

Die Vorgehensweise im Programm haben wir anhand dieses Beispiels beschrieben: 

  • Gehalt: 3.000 EUR.
  • Arbeitzeit: 40 Stunden/Woche, 5 Arbeitstage.
  • Behördlich angeordnete Quarantäne: 06.07.2020-19.07.2020.

Schritt 1: Angaben zur Arbeitszeit prüfen und neue Fehlzeit 'Quarantäne IfSG' buchen

  1. Öffnen Sie die 'Lohndaten' des Mitarbeiters über die 'Jahresübersicht'.
  2. Erfassen Sie in den 'Stammdaten' unter 'Arbeitszeit', die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit/Arbeitstage.
  3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf.
  4. Klicken Sie auf 'Neue Fehlzeit erfassen'.
  5. Filtern Sie die Fehlzeitenübersicht, indem Sie den Eintrag '14.Arbeitsverhinderung/Freistellung' auswählen.
  6. Wählen Sie die Abwesenheitsart 'Quarantäne (IfSG)' aus. 
     
    Wichtig: Achten Sie auf die korrekte Auswahl der Fehlzeit:
    Bei einem Entschädigungsanspruch aus § 56 IfSG, müssen Sie die in der Abbildung markierte Abwesenheitsart 'Quarantäne IfSG' auswählen. Diese Fehlzeit hat die Farbe 
    Nur bei dieser Abwesenheitsart steht der in Schritt 2 beschriebene 'Asisistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' zur Verfügung.
    Die Abwesenheitsarten  sind den Fällen vorbehalten, in denen der Arbeitnehmer einen Entgeltfortzahlungsanspruch gem. § 616 BGB hat.
    In diesen (eher seltenen) Fällen besteht dann kein Entschädigungsanspruch aus § 56 IfSG.
     
  7. Erfassen Sie die Dauer der Fehlzeit 'Quarantäne (IfSG)' laut Bescheinigung und wenn möglich an einem Stück.
  8. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit 'OK'.
    Anschließend wird Ihnen der 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' angezeigt. 

Schritt 2: Angaben im 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' erfassen

Damit Lexware lohn+gehalt die 'Entschädigung' (ausgefallenes Nettoentgelt zu 100%) berechnen kann, sind folgenden Angaben erfoderlich:

  • Feiertage des Monats
  • Sollentgelt
  • Istentgelt
  1. Kennzeichnen Sie die ' Feiertage des Monats', wenn der Mitarbeiter ohne Quarantäne an diesen Tagen tatsächlich gearbeitet hätte.
    Hinweis: Diese Feiertage werden als Arbeitstage bei der Entgeltkürzung berücksichtigt. 
  2. Erfassen Sie das Sollentgelt des Mitarbeiters.
  3. Erfassen Sie das Istentgelt des Mitarbeiters. Das ist das gekürzte Entgelt bzw. tatsächlich geleistete Stunden * Stundensatz.
    Ergebnis: Lexware lohn+gehalt berechnet die zu zahlende 'Entschädiung'.
  4. Schließen Sie den Assistenten mit 'Fertigstellen'.

Hinweise und Tipps zur Ermittlung des Istentgelts:

  • Das Istentgelt (gekürztes Entgelt) des Mitarbeiters können Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters einsehen (Vorgehensweise siehe unter 'Zwischenschritt')
  • Lexware lohn+gehalt errechnet das anteilige Entgelt anhand der erfassten Arbeitzeit/Arbeitstage und der gebuchten Fehlzeit. 
  • Das anteilige Entgelt ist bei Zahlung von Entschädigungsleistungen immer nach Arbeitstagen zu berechnen.
    In unserem Beispiel: 3.000 EUR / 23 Arbeitstage des Monats (Juli 2020) x 13 Arbeitstage (anwesend) = 1.695,65 EUR. 
  • Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung des Istentgelts auch die Entgeltbestandteile, die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen nicht zu kürzen sind. (z.B VWL). 

Zwischenschritt: Istentgelt aus den Lohnangaben ermitteln:

Um die Lohnangaben und damit die (gekürzten) Entgeltbestandteile des Mitarbeiters zu ermitteln, schließen Sie den 'Assistenten Infektionsschutzgesetz' über die Schaltfläche 'Fertigstellen'.
Achten Sie darauf, dass Sie im Assistenten das 'Sollentgelt' und ggf. Feiertage eingegeben haben.(Berechnungsgrundlagen)

  1. Öffnen Sie die 'Lohnangaben' des Mitarbeiters. Notieren Sie die (gekürzten) Entgeltbestandteile und schließen Sie die Lohndaten wieder
  2. Rufen Sie den Assistenten Infektionschutzgesetz erneut auf, indem Sie in der Fehlzeitenübersicht unter der gebuchten Fehlzeit 'Quarantäne' auf die Schaltfläche 'IfSG Assistent' klicken.
  3. Ergänzen Sie im Assistenten das ermittelte Istentgelt.

    Schritt 3: Bericht 'Antrag für Arbeitgeber drucken/ Erstattungsantrag' online ausfüllen 

    Den Erstattungsantrag bei Quarantäne müssen Sie online bei der zuständigen Behörde stellen. 
    Um Ihnen den Online Antrag zu erleichtern, haben wir für Sie den Bericht 'Antrag für Arbeitgeber' im Menü 'Berichte- Fehlzeiten-Entschädigung bei Quarantäne oder Tätigkeitsverbot' bereit gestellt.
    Sie müssen online lediglich noch fehlende Angaben ergänzen. 

    Wichtig:

    Die im erstellten Bericht unter '5. Zahlung /Erstattung' aufgeführten Beträge können u.U. geringfügig vom Erstattungsbetrag der Gesundheitsbehörde abweichen. Weil die Gesundheitsbehörden den zu erstattenden Betrag selbst berechnen, ist im Online Antrag die Angabe der vom Programm berechneten Entschädigungsleistung nicht vorgesehen. 


    Korrektur bereits abgerechneter Monate

    Wenn Mitarbeiter aufgrund behördlich angeordneter Quarantäne Anspruch auf Entschädigungsleistungen haben, müssen Sie nach der Installation des Updates 2 Juli 2020 ggf. bereits abgerechnete Monate korrigieren.

    Abrechnungsdaten im Korrekturmodus aufrufen:

    1. Öffnen Sie über die Jahresübersicht den Monat, in dem die Quarantäne beginnt.
    2. Wechseln Sie in den Korrekturmodus, indem Sie bei der nachfolgenden Abfrage auf 'korrigieren' klicken.
    3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf und löschen Sie, sofern vorhanden für die Dauer der Quarantäne bereits gebuchte Fehlzeiten. (z.B. die Fehlzeit 'sonstige bezahlte Freistellung').
      Klicken Sie hierzu auf die eingetragene Fehlzeit und anschließend auf die Schaltfläche 'Entfernen'.
    4. Führen Sie, wie oben beschrieben die Schritte 1-4 durch. 

    Händigen Sie dem Mitarbeiter die korrigierte Abrechnung aus.

    Denken Sie daran, dass für ausgeschiedene Mitarbeiter eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen ist.  


    Hinweis zu Korrekturen


    Kostenlose Sonderhotline

    Rufen Sie unsere kostenlose Hotline unter der Telefonnummer 0800 72 34 161 an, wenn für den Mitarbeiter in Quarantäne auch Kurzarbeit beantragt wurde. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen bei dieser komplexen Fragestellung gerne weiter.    

    Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Servicemitarbeiter auch bei allen anderen Fragestellungen rund um das Thema Quarantäne bzw. Schul- und Kita Schließung zur Verfügung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir unter dieser Sonderhotline ausschließlich Fragen zur Abrechnung gem.Infektionsschutzgesetz beantworten können.


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